Selbstmanagement: So organisieren Sie sich als Kleinunternehmer erfolgreich

In Kleinunternehmen ist der Chef oft Mädchen für alles: Unternehmensziele festlegen, Strategien entwerfen, Vertriebs- und Personalentscheidungen treffen – nichts geht ohne ihn. Dann ist gutes Selbstmanagement unerlässlich. Als Chef brauchen Sie gute Nerven und die Fähigkeiten eines Allrounders, denn Sie sollten stets den Überblick über die Organisationsstruktur in Ihrem Kleinunternehmen behalten. Das ist nicht immer einfach. Die gute Nachricht: Es gibt Strategien und Instrumente, mit denen Sie richtig organisieren und sich die Unternehmensführung erheblich erleichtern.

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Frau zeigt auf ein beschriftetes Flipchart
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Was ist Selbstmanagement? Eine Definition

Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Fähigkeit, mit deren Hilfe Sie effizienter arbeiten, um Ihre gesteckten Ziele zu erreichen. Sie optimieren sich selbst, um das Beste aus Ihnen herauszuholen.

Die Bedeutung des Selbstmanagements für Kleinunternehmer

Vor allem in Klein- und Kleinstbetrieben ist der Firmenchef in der Regel auch der Eigentümer. Er trägt das allgemeine Unternehmensrisiko, das mit der Gefahr des Verlusts von persönlichem Vermögen verbunden ist. Der Betrieb ist oftmals seine Lebensaufgabe, es verschmelzen persönliche und Firmenziele. Im geschäftlichen Alltag herrscht meist Zeitdruck, das Tagesgeschäft beansprucht die verfügbare Zeit, dem Chef droht Überlastung. In der Folge werden wichtige Chefaufgaben der Unternehmensführung – wie Strategieentwicklung oder Beachtung von kritischen Erfolgssignalen – häufig vernachlässigt. Hier gehört zum richtigen Organisieren unbedingt ein gutes Selbstmanagement. Dazu sammelt man die Chefaufgaben, die im Laufe des Jahres anstehen, auf einer Checkliste und notiert die dafür nötigen Aktivitäten. Weil in der Unternehmensführung meist mehr Aufgaben anfallen, als Sie bewältigen können, müssen Sie Prioritäten setzen – oder gezielt delegieren. Wichtig ist: zurückgestellte Aufgaben sollten nicht vergessen werden, denn auch sie sind wichtig.

Der Unterschied zwischen Zeit- und Selbstmanagement

Dies hört sich zunächst danach an, als benötigen Sie ausschließlich ein gut funktionierendes Zeitmanagement, um sich richtig zu organisieren. Hierbei werden Selbst- und Zeitmanagement oftmals synonym verwendet – was aber in der Realität nicht der Fall ist! Obwohl die Grenzen oftmals fließend sind, müssen Sie beide Begriffe voneinander unterscheiden:

  • Zeitmanagement: Hierbei planen Sie die Ihnen verfügbare Zeit und teilen sie in einzelne Blöcke, um sie effizient zu nutzen. Sie priorisieren die einzelnen Aufgaben und überlegen sich, wie lange Sie für jedes Projekt brauchen. Wichtig ist: Zeit ist eine fixe Größe.
  • Selbstmanagement: Es hilft Ihnen dabei, den sprichwörtlichen inneren Schweinehund zu überwinden. Oftmals ist es schwierig, durch die Fülle an Aufgaben den Anfang zu finden.

Fürs Zeit- und Selbstmanagement gibt es verschiedene Methoden und Techniken, um Aufgaben zu meistern, Prioritäten zu setzen und die eigene Produktivität zu steigern.

Methoden des Selbstmanagements

Es ist nicht immer einfach, sich sinnvolle und realistische Ziele zu setzen. Je höher der Stress wird, umso schneller verfallen Menschen im Chaos. Ihnen als Kleinunternehmer sollte dies natürlich nicht passieren, weshalb ein Selbstmanagement für Führungskräfte gerade in Ihrer Position enorm wichtig ist. Hierbei gehen Selbstmanagement und Mitarbeiterführung Hand in Hand. Dank folgender Methoden können Sie Ihre Fähigkeiten verbessern. Aber: Nicht jede Technik ist für jeden geeignet. Viele Faktoren sind sehr subjektiv, weshalb Sie nicht sofort die Flinte ins Korn werfen sollten, wenn die erste Methode bei Ihnen nicht anwendbar ist.

  • Pomodoro-Methode:
    Legen Sie einen festen Zeitraum fest und versuchen Sie, Ihre Aufgaben in genau diesem zu erledigen.
  • AMORE-Technik:
    Formulieren Sie Ihre Ziele realistisch, aber dennoch ambitioniert. Die Schwierigkeit liegt hier darin, das richtige Gleichgewicht zu finden.
  • 80-20 Pareto-Prinzip:
    Das Pareto-Prinzip ist keine Selbstmanagement-Methode für Anfänger. Sie versuchen, in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgabe zu schaffen. Dies ist jedoch nur mit enormer Planung im Vorfeld machbar.
  • Eisenhower-Methode:
  • Es bringt Ihnen nichts, wenn Sie sich auf ein unwichtiges Projekt stürzen und anschließend keine Zeit mehr für dringende Angelegen haben. Clustern Sie Ihre Aufgaben daher nach Gewichtung:

    • Wichtig/eilig

    • Wichtig/nicht eilig

    • Unwichtig/eilig

    • Unwichtig/ nicht eilig

  • ABC-Methode:
    Beim Selbstmanagement mit der ABC-Methode findet ebenfalls eine Einteilung statt wie beim Eisenhower-Prinzip. Im Rahmen der ABC-Analyse teilen Sie beim Selbstmanagement alle Aufgaben nach folgendem Prinzip ein:

    • Sehr wichtig

    • Weniger wichtig

    • Kaum/gar nicht wichtig

  • SMART-Methode:
    Viele Aufgaben können Sie priorisieren. Dabei spielen verschiedene Kriterien eine Rolle:

    • Ist es eine spezifische Aufgabe?
    • Ist das Projekt messbar?
    • Handelt es sich um ein aktionsorientiertes To do?
    • Ist das Ziel realistisch?
    • Ist die Aufgabe terminiert?

  • GTD-Prinzip:
  • Die Getting Things Done-Methode von David Allen unterteilt jedes Projekt in einzelne Schritte. Die entsprechenden Meilensteine kategorisieren und priorisieren Sie nach 3 Fragen. Für ein agiles und effektives Selbstmanagement stellen Sie sich diese Fragen jeden Tag aufs Neue und passen Ihre Ziele den jeweiligen Gegebenheiten an.

    • Wann muss die Aufgabe fertig sein?
    • Wie müssen Sie das Projekt durchführen?
    • Wo findet das To do statt?

  • ALPEN-Methode:
    Dieses Prinzip eignet sich hervorragend, um Zeit- und Selbstmanagement miteinander zu kombinieren. Am Anfang des Tages erstellen Sie eine To do-Liste sowie den zeitlichen Rahmen. Anschließend priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben. Am Ende des Tages sehen Sie, was Sie alles geschafft haben; den Rest verschieben Sie auf den nächsten Tag.

Das Ziel jeder einzelnen Methode ist es, dass Sie Ihre Tätigkeiten im Alltag strukturieren und Sie Ihren Fähigkeiten anpassen. Entscheidend für den Erfolg ist es, dass Sie ausreichend Puffer und Pausen einbauen. In diesen Momenten können Sie sich mit Kollegen unterhalten, einen Kaffee trinken oder einen Spaziergang machen. Selbstmanagement soll Ihnen dabei helfen, sich weniger von Dingen ablenken zu lassen und sowohl Erfolg als auch Motivation zu erreichen. Ein gutes Selbstmanagement ist jedoch nicht nur dahingehend zielführend, dass Sie Ergebnisse im Arbeitsalltag erzielen. Es verhilft Ihnen zudem zu einer besseren Work-Life-Balance, wodurch Sie die Arbeit auf Arbeit lassen und sich besser auf Ihre Freizeit konzentrieren können.

Tipp

Holen Sie sich Hilfe und Unterstützung

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aus diesem Grund gibt es für Selbstmanagement entsprechende Trainings, Seminare und Coachings. Experten unterstützen Sie dabei, vorhandene Probleme zu erkennen und durch den richtigen Selbstmanagement-Ansatz Erfolge zu erzielen.

Methoden des Selbstmanagements zur Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen anwenden

Zum richtigen Organisieren sollten Sie zunächst einmal zwischen unbedingten Chefaufgaben und Aufgaben, die Sie delegieren und dann überwachen können, unterscheiden. Welche das sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Das ist abhängig von Faktoren wie Branche, Produktpalette, Unternehmensgröße oder Unternehmensstruktur. Grundsätzlich lassen sich aber strategische von operativen Aufgaben unterscheiden.

Strategische Aufgaben

Zu den langfristigen Chefaufgaben zählen unter anderem:

  • Entwicklung, Vorgabe und Durchsetzung der Unternehmensziele
  • Formulierung einer Strategie
  • Planung ihrer Umsetzung
  • Schaffung und Erhaltung einer geeigneten Organisationsstruktur fürs Kleinunternehmen

Im Mittelpunkt des Selbstmanagements steht die Frage: Wie soll mein Unternehmen in den kommenden Jahren aussehen? Diese Aufgaben sind in der Regel unbedingte Chefaufgaben und erfordern – wenn sie delegiert werden – eine genaue Kontrolle. Schließlich stellen Sie hier die Weichen für die Zukunft Ihres Unternehmens.

Operative Aufgaben richtig organisiseren

Zu den Chefaufgaben im Unternehmensalltag gehören u. a.:

  • Führung der Mitarbeiter,
  • Kontakte zu wichtigen Kunden und Lieferanten,
  • Entscheidungen über Investitionen,
  • Finanzierungen,
  • Gespräche mit Banken,
  • Überblick über die Auftragslage, die Gewinnentwicklung und die Finanzen.

Wenn Sie mittels Selbstmanagements hier alles richtig organisieren, erleichtern Sie sich das operative Tagesgeschäft enorm.

Tipp

Gönnen Sie sich selbst eine Regenerationsphase

Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe nicht mehr bewältigen können, ist es besser, sie zu delegieren, als sie nicht anzugehen. Viele Mitarbeiter erweisen sich als leistungsbereiter, wenn man ihnen Verantwortung in der Unternehmensführung überträgt und ihnen zutraut, die Unternehmensziele zu erfüllen. Ist Ihre Auswahl sorgfältig, erledigt Ihr Mitarbeiter die Aufgabe eventuell sogar besser, als Sie es unter Zeitdruck gekonnt hätten. Fazit: Richtig organisieren ist ohne Delegieren nicht möglich.

Führung und Unternehmensstruktur im Kleinunternehmen

Führung hat eine persönliche und eine fachliche Seite. In personeller Hinsicht delegiert der Firmenchef die Arbeit an seine Mitarbeiter und kontrolliert ihre Erfüllung. Um diese Aufgabe erfolgreich zu erledigen, sind neben eines authentischen Selbstmanagements Fähigkeiten wie Kommunikations- und Teamfähigkeit, Delegationsfähigkeit und freundlicher Umgang mit den Mitarbeitern wichtige Voraussetzungen. Zur fachlichen Seite gehören Grundkenntnisse in kaufmännischen und juristischen Themen. Bei Produktions- und Handwerksbetrieben kommen technische Kenntnisse hinzu. Zu den Themengebieten, in denen jeder Unternehmer über ein Basiswissen verfügen sollte, gehören:

  • Planung und Organisationsstruktur im Kleinunternehmen
    Hierzu gehören die Planung des Leistungsprogramms und die Organisation der Geschäftsprozesse in sämtlichen Bereichen.
  • Personalwirtschaft
    Als Unternehmer sollten Sie über ein Grundwissen im Arbeits- und Sozialrecht verfügen. Das ist wichtig bei der Einstellung eines Mitarbeiters, beim Abschluss des Arbeitsvertrags und v. a. bei der Kündigung eines Mitarbeiters.
  • Rechnungswesen, Steuern, Recht
    Für diese Bereiche sind in der Regel Mitarbeiter oder externe Berater im Einsatz. Als Firmenchef übernehmen Sie aber meist eine Steuerungsfunktion. Deshalb sollten Sie auch hier über Grundkenntnisse z. B. der Steuerarten (Einkommensteuer, Lohnsteuer, Umsatzsteuer etc.), des Vertrags-, Handels- und Wettbewerbsrechts verfügen.
  • Investition und Finanzierung
    Entscheidungen über Investitionen und ihre Finanzierung sind wichtige Aufgaben der Unternehmensführung. Dazu gehört auch der persönliche Kontakt zur Bank.

Ebenso wichtig wie das Basiswissen rund um ein Kleinunternehmen sind zusätzlich Kompetenz und Selbstmanagement. Sie müssen Ihre eigenen Fähigkeiten kennen und diese realistisch einschätzen können. Viele Kleinunternehmer scheitern an Selbstüberschätzung. Reflektieren Sie Ihre Kenntnisse und Fertigkeiten, holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung oder bilden Sie sich auf den Gebieten weiter, in denen Ihnen das notwendige Know-how fehlt.

Richtig organisieren durch klare Prioritäten

Die Chefaufgaben sind vielfältig und anspruchsvoll. Folgende vier Regeln zum richtigen Selbstmanagement können Ihnen die Unternehmensführung aber erheblich erleichtern:

  • Menschen vor Sachen:
    Entscheidungen werden in der Regel unter sachlichen Gesichtspunkten gefällt. Oft sind davon allerdings Personen betroffen. An diese Seite sollte der Chef denken. 
  • Gewinn vor Umsatz:
    Vergessen Sie nicht die Aufwendungen, die mit dem Umsatz verbunden sind. Eine Steigerung des Umsatzes ist wünschenswert, allerdings nicht zu jedem Preis. Unternehmensziel muss es immer sein, Gewinn zu erwirtschaften. Verzichten Sie lieber auf Wachstum, wenn das Ihren Gewinn dauerhaft senkt.
  • Liquidität vor Rentabilität:
    Wer die Finanzen vergisst, gerät schnell in eine Liquiditätsfalle. Dann drohen Zahlungsunfähigkeit oder sogar der schnelle Konkurs. Im Zweifel sollten Sie also ein Geschäft mit hoher Zahlungssicherheit (und normaler Rendite) einem Auftrag mit hoher Rendite (und höherem Zahlungsrisiko) vorziehen.
  • Bestandssicherung vor Expansion:
    Wer zu schnell wächst, bekommt die Rechnung oft durch ebenfalls schnell wachsende Folgekosten serviert. Wachstum ist ein Unternehmensziel - aber nicht zu jedem Preis. Kritisch wird es auch dann, wenn Ihre Organisationsstrukturen oder Kapazitäten in der Unternehmensführung nicht mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten oder gar zusammenbrechen (z. B. Versand- oder Produktionslogistik).

Das eigene Selbstmanagement reflektieren

Den Jahreswechsel nutzen viele, um mit einer Sache abzuschließen oder ein neues Kapitel zu beginnen. Auch als Unternehmer:in sollten Sie diese Zeit nutzen, um das abgelaufene Jahr noch einmal Revue passieren zu lassen und für sich persönlich Bilanz zu ziehen. Berücksichtigen Sie hierbei nicht nur die klaren Fakten, die Sie schwarz auf weiß auf Papier haben. Reflektieren Sie ebenfalls die eigenen Strukturen und Handlungen – mit anderen Worten: Besinnen Sie sich Ihres Selbstmanagements und überlegen Sie sich, ob Sie dieses zielführend umgesetzt haben. Tipp: Ziehen Sie nicht nur beruflich eine Bilanz. Selbstmanagement verhilft Ihnen zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Jungunternehmer neigen dazu, ihren beruflichen Alltag dem Privatleben überzuordnen und vergessen sich dabei oft selbst.

Gedankenimpulse

Beim Revue Ihrer Leistung und Ihres Selbstmanagements sollten Sie Antworten auf folgende Fragen finden:

  • Was ist Ihnen besonders gut gelungen?
  • An welchen Stellen können oder wollen Sie etwas verbessern?
  • Setzen Sie sich konkrete Unternehmensziele für das nächste Jahr. Sicher haben Sie sich auch für das zu Ende gehende Jahr persönliche und Unternehmensziele gesetzt. Doch haben Sie geprüft, ob Sie diese Ziele erreicht haben?
  • Haben Sie sich auch bewusst die Zeit genommen, um private oder berufliche Erfolge zu genießen?
  • Haben Sie gehandelt, als Sie Gefahr liefen, ein Ziel nicht zu erreichen?
  • Oder haben Sie die Dinge eher laufen lassen?

Dann wissen Sie nicht genau, wo Sie im Moment stehen.

Erreichung der Unternehmensziele prüfen

Als verantwortungsbewusster und erfolgreicher Unternehmer haben Sie sich sicher Ziele gesetzt und festgelegt, welchen Umsatz und Gewinn oder welchen Kundenzuwachs Sie erreichen wollten.

  • Wenn Sie konkrete Zahlen geplant haben, z. B. 500.000 EUR Jahresumsatz, 50.000 EUR Gewinn oder Kundenzuwachs von 10 %: Haben Sie die Werte erreicht, oder werden Sie sie in diesem Jahr noch erreichen können?
  • Wenn Sie keine konkreten Zahlen geplant haben: Sind Sie mit dem erreichten Umsatz, Gewinn und Kundenzuwachs zufrieden?
  • Haben Sie sich neben diesen überwiegend finanziell ausgerichteten Zielen weitere Ziele gesetzt, etwa regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern oder wichtigen Kunden zu sprechen oder die 2-3 größten Wettbewerber und deren Angebot zu analysieren?
  • Was waren die neben der eigentlichen Zielerreichung aus Ihrer Sicht besten drei bis fünf beruflichen Ergebnisse oder Arbeiten, die Sie in diesem Jahr geschafft haben? In Betracht kommen etwa die erfolgreiche Akquisition eines Großkunden, die Realisierung wichtiger Projekte oder die Umorganisation des Unternehmens.
  • Mit welchen 3-5 Entwicklungen sind Sie weniger zufrieden? Was möchten Sie tun, um das zu ändern? Haben Sie bei der Akquise weniger Erfolg gehabt als gedacht? Haben Sie mehr Projektausschreibungen verloren als in den Vorjahren? Oder hat sich die Produktqualität verschlechtert? Wollen Sie Ihr Werbekonzept ändern, um Kunden besser zu erreichen? Wollen Sie Ihr Ausschreibungskonzept überarbeiten? Wollen Sie eine neue Maschine kaufen, um die Qualität zu verbessern? Sollten Sie Ihr Selbstmanagement und Ihre Projektplanung überdenken?

Persönliche Zielerreichung überprüfen

Sie sollten nicht nur für den Beruf leben, sondern auch darauf achten, dass das Private nicht zu kurz kommt. Reflektieren Sie daher auch diesen Bereich. Besonders für Kleinunternehmer ist dieses Selbstmanagement ein entscheidender Erfolgsfaktor.

  • Haben Sie sich ausreichend Zeit genommen, um auch private Ziele zu verfolgen, also sich mehr der Familie zu widmen oder ein neues Hobby zu beginnen?
  • Was waren die aus Ihrer Sicht besten oder schönsten privaten Ergebnisse oder Ereignisse in diesem Jahr?
  • Mit welchen Entwicklungen sind Sie weniger zufrieden, und was möchten Sie tun, um das zu ändern? Fehlte wie in den Jahren zuvor die Zeit, sich mehr um private Dinge zu kümmern? Mussten Sie wegen Terminengpässen oder verstärkten Kundenanfragen private Planungen zurückstellen? Wollen Sie mehr Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, um für sich neue Freiräume zu schaffen? Oder ist es möglich, neue Mitarbeiter einzustellen und ihnen diese Arbeiten zu übergeben?

Private und Unternehmensziele setzen

Damit das kommende Jahr noch besser für Sie verläuft, setzen Sie sich möglichst konkrete berufliche und private Ziele. Halten Sie je 3-6 für Sie besonders wichtige Ziele schriftlich fest, und versuchen Sie, Messgrößen und Prüftermine zumindest für die beruflichen Ziele zu finden. Im Privaten sollten Sie hierauf verzichten, weil der Privatbereich möglichst nicht so streng geplant und kontrolliert werden soll wie die beruflichen Dinge. Selbstmanagement ist wichtig, sollte allerdings nicht in einen Zwang ausarten.

In der Tabelle finden Sie Vorschläge für mögliche Ziele, die Sie übernehmen oder an Ihre Vorstellungen anpassen können. 

Berufliche / Unternehmensziele

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Ziel
ZielBeispielMessgröße/Kennzahl
Umsatz Steigerung um 5 % oder 20.000 EUR Umsatz lfd. Jahr / Umsatz Vorjahr
Gewinn Steigerung um 6 % oder 6.000 EUR Gewinn lfd. Jahr / Gewinn Vorjahr
Liquiditätsreserven aufbauen Ständig 100.000 EUR Liquidität verfügbar Stand Liquiditätskonto
Kunden Kundenstamm von 120 auf 150 ausbauen, mit den wichtigsten 10 % der Kunden Gespräche führen Anzahl Kunden, Anzahl Kundengespräche
Mitarbeiter Jährlich je Mitarbeiter ein Gespräch führen Anzahl Mitarbeitergespräche

Private Ziele

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Ziel
ZielBeispielMessgröße/Kennzahl
Arbeitszeit reduzieren Im Schnitt nicht mehr als 9 Stunden am Tag Arbeitszeit pro Tag (erfassen)
Familie 3 Abende pro Woche für Familie freihalten
Hobby Hobby beginnen oder intensivieren
Freunde 1 Abend pro Woche mit Freunden verbringen

Verlassen Sie das Hamsterrad

Selbstmanagement beginnt mit kleinen Dingen: Einer aufgeräumten Ablage, einer groben Priorisierung Ihrer Aufgaben oder das Aufbringen der notwendigen Konzentration, um in den Tag zu starten. Das Zauberwort ist hier Konsequenz. Es kommt nicht darauf an, dass Sie von Anfang an alle Aufgaben sofort erledigen. Wichtiger ist, dass Sie eine Methode finden, die zu Ihnen passt und diese stringent durchziehen. Die Planung, Entwicklung und Umsetzung von Entscheidungen erfolgen in Ihrem Rhythmus. Vergessen Sie das nicht. Je konzentrierter Sie arbeiten, umso schneller und effizienter werden Sie mit der Zeit arbeiten.