Zusammenfassung
Kreditorenbuchhaltung in der Übersicht
- Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich auf Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern konzentriert.
- Sie dient der Verwaltung externer Lieferungen und Dienstleistungen.
- Alle Auftragsdetails werden dokumentiert, von der Bestellung bis zur Zahlung.
- Zu den Aufgaben gehören auch administrative Tätigkeiten wie Stammdatenpflege, Eingangsrechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung.
- Der Bereich trägt entscheidend zur Liquiditätsplanung des Unternehmens bei.
Definition
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Bearbeitung und Verwaltung von Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber externen Dienstleistern und Lieferanten, den sogenannten Kreditoren. Sie dokumentiert sämtliche relevanten Prozesse, von der Bestellung bis zur Zahlung, und sorgt für Transparenz in der Abwicklung.
Ein zentraler Aspekt der Kreditorenbuchhaltung ist die enge Verknüpfung mit dem Einkauf, da sämtliche eingehenden Rechnungen, Angebote und Zahlungsbedingungen geprüft und abgeglichen werden. Die Aufgaben gehen jedoch über die reine Buchhaltung hinaus und schließen auch die Pflege von Lieferantenbeziehungen sowie die Erfassung von Reisekostenabrechnungen ein.
Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung umfasst zahlreiche Aufgaben, die allesamt auf eine effiziente Verwaltung der Verbindlichkeiten ausgerichtet sind. Diese Aufgabenbereiche werden im Folgenden detailliert beschrieben.
Kreditorenstammsatzpflege
Die Kreditorenstammsatzpflege umfasst die Erfassung und Verwaltung aller relevanten Informationen über Lieferanten und Dienstleister, mit denen das Unternehmen regelmäßig oder langfristig zusammenarbeitet.
- Für die Stammdatenpflege wird in der Regel ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) genutzt. Dieses ermöglicht die Einbindung von Datenbanken und einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.
- In der Kreditorendatenbank werden wesentliche Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung, Gesellschaftsform und Tätigkeitsfeld erfasst und gepflegt.
- Jeder Kreditor erhält eine individuelle Kreditorennummer, die eine schnelle Zuordnung und Suche ermöglicht, z. B. wenn bestimmtes Material benötigt wird und der passende Lieferant identifiziert werden muss.
Zusätzlich bietet die Kreditorendatenbank Funktionen zur Erfassung von Rabatten und zur Verwaltung offener Rechnungen. Durch diese Struktur sorgt die Kreditorenstammsatzpflege nicht nur für Übersichtlichkeit, sondern auch für eine effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen zwischen den beteiligten Unternehmen.
Erfassung kreditorischer Eingangsrechnungen
Die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen gliedert sich in drei Hauptschritte:
- Zuordnung zur Kreditorennummer: Die Eingangsrechnung wird einem bestimmten Kreditor zugeordnet, wodurch relevante Daten automatisch verfügbar werden.
- Trennung der Beträge: Der Nettobetrag und die Umsatzsteuer werden getrennt erfasst.
- Zuordnung zum Geschäftsvorgang: Die Rechnung wird einer konkreten Bestellung oder Lieferung zugeordnet.
Die Verarbeitung erfolgt ebenfalls häufig über ERP-Systeme, die offene Rechnungen automatisch als Verbindlichkeiten verbuchen und über ein Abstimmkonto ins Hauptbuch integrieren.
Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
Die Rechnungsprüfung ist ein essenzieller Teil der Kreditorenbuchhaltung und teilt sich in zwei Bereiche auf:
- Sachliche Prüfung: Dabei wird die Rechnung inhaltlich mit der Bestellung abgeglichen. Es wird geprüft, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen den vereinbarten Konditionen entsprechen.
- Formelle Prüfung: Hier wird die Rechnung auf Vollständigkeit und rechtliche Richtigkeit kontrolliert. Fehlerhafte Rechnungen werden zurückgewiesen.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Zahlung freigegeben und die Buchung des Zahlungsausgangs initiiert.
Verwaltung offener Posten
In den meisten Unternehmen entstehen durch den Eingang mehrerer Rechnungen täglich neue offene Posten. Diese müssen sorgfältig verwaltet werden, um eine übersichtliche und geordnete Buchhaltung sicherzustellen.
- Offene Posten werden zunächst nach ihrer Fälligkeit sortiert, um Zahlungsvorgänge zu priorisieren.
- Anschließend erfolgt eine systematische Überprüfung der Zahlungsverpflichtungen, um Fehler wie Doppelbuchungen zu vermeiden.
Die Verwaltung der offenen Posten ist ein zentraler Bestandteil der Liquiditätsplanung. Eine hohe Anzahl gleichzeitig fälliger Verbindlichkeiten kann zu finanziellen Engpässen führen. Daher greift die Kreditorenbuchhaltung bei Bedarf auf folgende Maßnahmen zurück:
- Vorübergehende Sperrung von Zahlungen, wenn diese nicht dringend erforderlich sind.
- Anordnung von Zahlungen in einer Reihenfolge, die die Liquidität des Unternehmens erhält.
- Vereinbarung von Ratenzahlungen, um größere Verbindlichkeiten in kleinere, leichter zu bewältigende Beträge aufzuteilen.
Die Übersichtlichkeit und Planbarkeit durch die Verwaltung offener Posten tragen entscheidend dazu bei, dass das Unternehmen rechtzeitig auf finanzielle Risiken reagieren kann. Idealerweise wird genügend Kapital zurückgelegt, um alle offenen Posten bedienen zu können. Sollte dies nicht möglich sein, hilft die Kreditorenbuchhaltung dabei, Maßnahmen einzuleiten, um größere finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden.
Zahlungsveranlassung
Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Zahlung einer Forderung veranlasst:
- Automatisierte Systeme führen Zahlungen über Online-Banking durch.
- Regelmäßige Verbindlichkeiten werden oft per Dauerauftrag abgewickelt.
- Bei besonderen Zahlungen erfolgt eine manuelle Überprüfung, um Fehler auszuschließen.
Archivierung von Eingangsrechnungen
Die Kreditorenbuchhaltung ist für die gesetzeskonforme Archivierung aller Eingangsrechnungen verantwortlich.
- Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
- Das Archivierungssystem muss eine schnelle Auffindbarkeit ermöglichen.
- Bei einem Systemwechsel müssen alle Dokumente ordnungsgemäß übertragen werden.
Die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung – Ein Beispiel
Ein Beispiel aus der Praxis ist die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
- Zunächst werden die eingereichten Belege geprüft. Fehlende Belege oder Ersatzbelege müssen unter Umständen nachgefordert werden.
- Nicht erstattungsfähige Posten werden zurückgewiesen.
- Nach Abschluss der Prüfung erfolgt die Zahlungsanweisung.
Wann lohnt sich eine eigene Kreditorenbuchhaltung?
Die meisten Unternehmen beginnen mit einer zentralen Finanzbuchhaltung, die alle buchhalterischen Aufgaben bündelt. Ob es sinnvoll ist, einzelne Bereiche wie die Kreditorenbuchhaltung separat zu führen, hängt von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Aufgaben ab.
- Wachstum als Entscheidungsfaktor: Mit zunehmender Größe und Komplexität eines Unternehmens steigt der buchhalterische Aufwand. Eine Aufteilung der Finanzbuchhaltung wird dann immer sinnvoller.
- Unternehmerischer und steuerlicher Status: Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und eine Bilanz erstellen müssen, profitieren von einer Trennung. Hier ist der Buchhaltungsaufwand deutlich höher als bei einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die Kleinunternehmer häufig nutzen.
Kleinunternehmer und Trennung der Buchhaltung
Für Kleinunternehmer ist eine separate Kreditorenbuchhaltung meist nicht notwendig, da die Vorteile in der Regel nicht ins Gewicht fallen. Jedoch können Kleinunternehmer zur Bilanzierung verpflichtet werden, wenn sie die Vorgaben der Kleinunternehmerregelung überschreiten:
- Umsatz über 22.000 Euro im Vorjahr.
- Prognostizierter Umsatz über 50.000 Euro im laufenden Jahr.
In solchen Fällen, in denen ein Kleinunternehmen zu einem bilanzierungspflichtigen Unternehmen wird, muss eine Überleitungsrechnung erstellt werden, um von der EÜR auf die Bilanz umzustellen. Hier kann eine getrennte Kreditorenbuchhaltung hilfreich sein, da sie die Buchhaltungsprozesse klarer strukturiert.
Eine Aufteilung der Finanzbuchhaltung bedeutet in der Regel die Einrichtung von einer Kreditorenbuchhaltung und einer Debitorenbuchhaltung.
Die klare Trennung erleichtert nicht nur die interne Organisation, sondern auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Das spart Zeit und kann die Kosten für die Steuerberatung reduzieren.
Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bilden zwei zentrale Bereiche der Finanzbuchhaltung, die in ihrer Ausrichtung und Aufgabenstellung einander gegenüberstehen.
| Kreditorenbuchhaltung | Debitorenbuchhaltung |
|---|---|
| Behandelt und begleicht alle Eingangsrechnungen und Mahnungen aus Einkäufen von Lieferanten sowie Dienstleistern. | Verantwortet die Verwaltung der Ausgangsrechnungen und offenen Forderungen, die durch Verkäufe an Kunden (Debitoren) entstehen und stellt sicher, dass die entsprechenden Zahlungen rechtzeitig eingehen. |
Die Debitorenbuchhaltung ist dabei auch ein wichtiger Bestandteil der Liquiditäts- und Finanzplanung eines Unternehmens. Offene Forderungen in diesem Bereich stellen hier eine Herausforderung dar, da sie nicht als sofort verfügbares Kapital genutzt werden können. Erst nach Zahlungseingang stehen die entsprechenden Mittel zur Verfügung.
Deshalb ist auch die Beurteilung der Kreditwürdigkeit von Kunden ein wesentlicher Bestandteil der Debitorenbuchhaltung. Durch diese Prüfung lässt sich die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls minimieren, was zu einer sichereren Liquiditätsplanung beiträgt.
Die klare Trennung und effiziente Organisation der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ermöglicht Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre finanziellen Beziehungen zu Lieferanten und Kunden.
Ähnlichkeiten und Unterschiede in den Abläufen
Die Abläufe in beiden Buchhaltungsbereichen sind vergleichbar, etwa in der Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen. Ein zentraler Unterschied zeigt sich jedoch im Mahnwesen:
- In der Kreditorenbuchhaltung liegt der Fokus auf der Bearbeitung eingehender Mahnungen und dem Begleichen von Verbindlichkeiten.
- In der Debitorenbuchhaltung geht es um die Erstellung von Mahnungen, um offene Forderungen einzutreiben.
