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Arbeitszeugnis erstellen: Das sollten Sie wissen

Arbeitszeugniss: Diese Regeln sollten Sie kennen
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 29.05.2018

Auch als Kleinunternehmer sind Sie verpflichtet, ausscheidenden Mitarbeitern ein schriftliches Arbeitszeugnis zu erstellen. Die Krux: Die Rechtsprechung verlangt, dass es der Wahrheit entspricht und gleichzeitig wohlwollend ist. Außerdem sollten Sie die gängigen Arbeitszeugnis-Formulierungen verwenden.

Arbeitszeugnis: Anspruch und gesetzliche Regelungen

Jeder Arbeitnehmer – auch der Praktikant, die Aushilfe oder der Minijobber – hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wie lange und in welchem Umfang er beschäftigt war, spielt keine Rolle. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Der Arbeitnehmer kann das Zeugnis noch innerhalb von 3 Jahren nach seinem Ausscheiden verlangen.

Ein Auszubildender muss am Ende der Berufsausbildung ein Arbeitszeugnis mit Angaben zum Ausbildungsberuf, zur Dauer und zu den erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten erhalten.

Zwischenzeugnis: Wann besteht ein Anspruch?

Ob Sie einem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis ausstellen, um ihm die Stellensuche zu erleichtern, ist Ihre Entscheidung. Verpflichtet sind Sie dazu nicht. Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat ein Mitarbeiter nur bei besonderen Interessenlagen.

Einige Beispiele:

  • Der Mitarbeiter erhält einen neuen Aufgabenbereich.
  • Der Mitarbeiter bekommt einen neuen Vorgesetzten.
  • Der Betriebsinhaber wechselt.
  • Dem Mitarbeiter droht die Entlassung, beispielsweise wegen eines bevorstehenden Stellenabbaus.
  • Die Beschäftigung des Mitarbeiters wird für längere Zeit (z. B. durch Elternzeit) unterbrochen.

Tipp: Notieren Sie sich die für ein Zeugnis wichtigen Daten (Tätigkeit, Dauer usw.), wenn eine Mitarbeiterin in Elternzeit geht, auch wenn sie kein Zwischenzeugnis verlangt. Sie erleichtern sich damit später das Ausstellen eines Zeugnisses.

Einfaches Arbeitszeugnis: kurz und bündig

War ein Arbeitsverhältnis sehr kurz, reicht es, wenn Sie ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis erstellen. Ein einfaches Arbeitszeugnis beschränkt sich auf

  • die Art des Arbeitsverhältnisses, z. B. Beschäftigung als Verkäufer,
  • die genauen Aufgaben und
  • die Dauer der Beschäftigung

Leistung, Führung und Verhalten werden nicht bewertet.

Schon ab einer Beschäftigungsdauer von ca. 6 Wochen besteht ein Anspruch auf ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis mit umfassender Beurteilung

Auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt Art, Inhalt und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Dazu kommen Beurteilungen zu

  • Auffassungsgabe
  • Leistungsbereitschaft
  • fachlichem Können
  • Zuverlässigkeit
  • Sozialverhalten und
  • je nach Aufgabengebiet Denk- und Urteilsvermögen und/oder Führungsfähigkeit

Es ist nicht leicht, bei der Bewertung eines Mitarbeiters im Arbeitszeugnis die richtigen Formulierungen zu finden. Denn welche Begriffe erlaubt sind, welcher „Note“ sie entsprechen und was gar nicht geht, hat die Rechtsprechung in zahlreichen Verfahren entschieden. Damit besteht die Gefahr, aus Unkenntnis einen unzulässigen Begriff zu wählen oder den Mitarbeiter mit entsprechenden Formulierungen ungewollt nachteilig zu beurteilen.

Wertvolle Hilfe leisten Formulierungsbeispiele. Sie zeigen Ihnen z. B., wie Sie die Leistung oder das Verhalten Ihres Mitarbeiters rechtssicher beschreiben können. Formulierungsbeispiele von Lexware finden Sie hier. Damit erstellen Sie korrekte Arbeitszeugnisse im Handumdrehen.

Arbeitszeugnis: Die Form

Ein Arbeitszeugnis muss schriftlich ausgestellt und übergeben werden. Ein Arbeitszeugnis per E-Mail oder Fax ist nicht ausreichend. Das Arbeitszeugnis muss vom Betriebsinhaber oder Vorgesetzten unterschrieben sein. Für das Arbeitszeugnis ist aktuelles Firmenpapier zu verwenden. Es darf keinen Fettdruck, keine Unterstreichungen, Ausrufezeichen oder andere Hervorhebungen enthalten.

Normalerweise muss der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis bei Ihnen abholen. Sie müssen es ihm nur schicken, wenn ihm das nicht zuzumuten ist, z. B. weil er weit weg wohnt oder krank ist. Sie dürfen das Arbeitszeugnis knicken, wenn Sie es verschicken. Sie müssen aber sicherstellen, dass beim Kopieren kein Falz zu sehen ist. Am besten benutzen Sie einen ausreichend großen Umschlag mit verstärktem Rücken.

Arbeitszeugnisse im Handumdrehen

Sie haben im Arbeitsalltag nicht die Zeit, sich Stunden mit Formulierungen zu beschäftigen, wollen Ihrem Mitarbeiter aber ein korrektes Arbeitszeugnis ausstellen? Dann nehmen Sie sich unsere Arbeitszeugnis-Formulierungen zur Hilfe und erstellen Sie innerhalb kürzester Zeit genau das Zeugnis, das Sie wollen.

Ein Arbeitszeugnis muss wahr und wohlwollend sein

Einerseits gehört in ein Arbeitszeugnis alles, was ein eventueller zukünftiger Arbeitgeber wissen muss, um den Bewerber beurteilen zu können. Andererseits darf das weitere Fortkommen des Arbeitnehmers durch das Arbeitszeugnis nicht unnötig erschwert werden. Einmalige Vorkommisse und bloße Annahmen gehören nicht hinein.

Arbeitszeugnisse dürfen weder missverständliche noch zweideutige Formulierungen enthalten. Im Zeugnis übliche Sätze z. B. zum Verhalten des Arbeitnehmers dürfen nicht weggelassen werden. Ein Dritter könnte daraus schließen, dass das Verhalten des Arbeitnehmers eben nicht in Ordnung war.

Bei Mitarbeitern, die mit Firmengeldern umgehen, z. B. Kassiererinnen, Verkaufsfahrern oder Buchhaltern muss das Arbeitszeugnis auf Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit hinweisen. Was ins Zeugnis gehört, kann auch von der Branche oder dem Beruf abhängen. Müssen z. B. Mitarbeiter in einem Beruf besonders stressresistent sein, kann im Weglassen ein verstecktes Zeichen für einen anderen Arbeitgeber liegen.

Formulierungen, Aufbau und Zeugnissprache

Ein Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Mehrdeutige oder missverständliche Formulierungen sind nicht erlaubt. Dazu gehört auch, dass alle üblichen Formulierungen enthalten sind.

Die Rechtsprechung billigt dem Arbeitgeber einen gewissen Beurteilungsspielraum zu, wenn er ein Arbeitszeugnis erstellt. Er muss sich aber an den in der Praxis üblichen Aufbau und die allgemein verwendete Zeugnissprache halten. Tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer ein neues Zeugnis einklagen.

So ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut:

  • Überschrift: Zeugnis oder Arbeitszeugnis
  • Angaben zur Person: Name, Vorname, Geburtstag und -ort
  • Beschäftigungszeitraum: von … bis
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Beurteilung der Leistung: Fachkenntnis, Arbeitsweise, Erfolge, Leistungsbereitschaft
  • Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kollegen
  • Schlussformel: Dank und gute Wünsche

Mit der Nutzung von Formulierungsbeispielen stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind.

Arbeitszeugnis: Das darf rein und das nicht


Die Aufgaben des Mitarbeiters müssen im Arbeitszeugnis so genau beschrieben werden, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein Bild machen kann. Haben sich die Aufgaben im Laufe der Beschäftigung geändert, sind alle Aufgaben aufzunehmen, die er über einen längeren Zeitraum ausgeführt hat.

Warum das Arbeitsverhältnis endet – z. B. durch Kündigung oder im gegenseitigen Einvernehmen –, darf nur im Arbeitszeugnis stehen, wenn der Arbeitnehmer das ausdrücklich wünscht. Längere Unterbrechungen (etwa wegen Krankheit) dürfen im Zeugnis nicht erwähnt werden. Ausnahme: Sie waren so erheblich, dass ein anderer Arbeitgeber ohne diese Angabe einen falschen Eindruck bekäme.

Nachweisbare und abgeurteilte Straftaten, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, dürfen ins Arbeitszeugnis aufgenommen werden. Manchmal müssen Sie das sogar. Lassen Sie es bewusst weg, kann ein späterer Arbeitgeber Schadenersatz von Ihnen verlangen, wenn der Arbeitnehmer bei ihm rückfällig wird.

Möchten Sie einem geschätzten Mitarbeiter weiterhelfen, bieten Sie ihm an, für Auskünfte gegenüber neuen Arbeitgebern zur Verfügung zu stehen.

Arbeitszeugnis darf „modernere“ Formulierungen enthalten

Die Leistungsbeurteilung erfolgt seit Jahrzehnten anhand der „Zufriedenheitsskala“. Man schreibt z. B.: „Er arbeitete …“

  • Note 1- sehr gut: stets/immer/durchgehend zu unserer vollsten Zufriedenheit
  • Note 2 - gut: zu unserer vollsten Zufriedenheit oder stets/immer/durchgehend zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Note 3 - befriedigend: stets/immer/durchgehend zu unserer Zufriedenheit oder zu unserer vollen Zufriedenheit
  • Note 4 – ausreichend: zu unserer Zufriedenheit
  • Note 5 – mangelhaft: im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit

Manche Arbeitsgerichte störten sich an dieser „sprachlich unmöglichen Ausdrucksweise“. 2014 hat das Bundesarbeitsgericht ein Machtwort gesprochen und festgestellt, dass diese Zufriedenheitsskala weiter gültig ist. Dennoch ist es heute üblich, im Arbeitszeugnis modernere, rechtlich anerkannte Formulierungen zu verwenden.

Arbeitszeugnis: unzufriedener Arbeitnehmer

Enthält ein Zeugnis falsche Tatsachen oder Beurteilungen kann der Arbeitnehmer verlangen, dass Sie ein neues Arbeitszeugnis erstellen. Kommen Sie seinem Wunsch nicht nach, kann er Klage vor dem Arbeitsgericht erheben.

Das Arbeitsgericht darf das Arbeitszeugnis überprüfen und sogar bestimmte Formulierungen festlegen. Es kann den Arbeitgeber dazu verurteilen, ein neues Arbeitszeugnis zu erstellen. Möchte der Arbeitnehmer eine andere Formulierung, muss er darlegen, warum er mit der ursprünglichen nicht einverstanden ist und welche er stattdessen will.

Ist er mit der Beurteilung seiner Leistung oder des Verhaltens als durchschnittlich unzufrieden, muss er darlegen und beweisen, dass er überdurchschnittlich war. Haben Sie ihn im Arbeitszeugnis unterdurchschnittlich – schlechter als befriedigend - beurteilt, müssen Sie beweisen, dass das den Tatsachen entspricht.

Vorformulierte Arbeitszeugnisse

Gerade in kleineren und mittleren Betrieben kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeugnisse selbst erstellen. Sie kommen mit Wunschformulierungen zu Ihnen und bitten Sie, den Text so zu übernehmen. Sind Sie mit dem Inhalt einverstanden, können Sie das tun.

Sie sollten es aber genau lesen, denn Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass der Inhalt richtig ist. Kommt ein anderer Arbeitgeber zu Schaden, weil Sie ein falsches Arbeitszeugnis erstellt haben, kann er Schadensersatz verlangen. Haben Sie z. B. Ihrem Buchhalter gekündigt, weil er nachweislich Firmengelder unterschlagen hat, dürfen Sie ihm nicht Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit bescheinigen.

Gehen Sie auch davon aus, dass Ihr Mitarbeiter ungeübt ist und machen Sie ihn auf eventuelle Unstimmigkeiten und Fehler bei den Formulierungen aufmerksam.

 

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