Arbeitszeugnis: Das sollten Sie wissen

Regeln, Formulierungen und Bewertungen für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses
Aktualisiert am: 01.09.2015

Auch als Kleinunternehmer müssen Sie hin und wieder ein Arbeitszeugnis beurteilen oder formulieren. Dafür brauchen Sie keine umfangreichen Fachkenntnisse. Einige Regeln, Formulierungen und Bewertungen sollten Sie aber kennen.

Anspruch und gesetzliche Regelungen

Jeder Mitarbeiter – auch der Praktikant, die Aushilfe oder der Minijobber – kann von seinem Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis verlangen. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Der Arbeitnehmer kann das Zeugnis noch innerhalb von 3 Jahren nach seinem Ausscheiden verlangen. Ein Auszubildender muss am Ende der Berufsausbildung ein Arbeitszeugnis mit Angaben zum Ausbildungsberuf, zur Dauer und zu den erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten erhalten.

Ob Sie einem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis ausstellen, um ihm die Stellensuche zu erleichtern, ist Ihre Entscheidung. Verpflichtet sind Sie dazu nicht. Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat ein Mitarbeiter nur bei besonderen Interessenlagen. Einige Beispiele:

  • Der Mitarbeiter erhält einen neuen Aufgabenbereich.
  • Der Mitarbeiter bekommt einen neuen Vorgesetzten.
  • Der Betriebsinhaber wechselt.
  • Dem Mitarbeiter droht die Entlassung, beispielsweise wegen eines bevorstehenden Stellenabbaus.
  • Die Beschäftigung des Mitarbeiters wird für längere Zeit (z. B. durch Elternzeit) unterbrochen.

Tipp: Notieren Sie sich die für ein Zeugnis wichtigen Daten (Tätigkeit, Dauer usw.), wenn eine Mitarbeiterin in Elternzeit geht, auch wenn sie kein Zwischenzeugnis verlangt. Sie erleichtern sich damit später das Ausstellen eines Zeugnisses.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das sogenannte einfache Arbeitszeugnis ist auf die Art und Dauer der Tätigkeit des Arbeitnehmers beschränkt.

Beispiel:  „Frau …, geboren am …  in …, war vom … bis … als Küchenhilfe in unserem Betrieb tätig. Ihre Beschäftigung war von vornherein auf die Feriensaison beschränkt. Wir danken  Frau …  für ihre tatkräftige Unterstützung und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute.“

Im Gegensatz dazu beurteilt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auch die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters.

Beispiel: „Herr … hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war immer einwandfrei …“

Arbeitszeugnis: Der Aufbau

Ein professionelles (qualifiziertes) Zeugnis erkennen Sie an folgendem Aufbau:

  • Überschrift: Zwischenzeugnis, Zeugnis, Ausbildungszeugnis
  • Angaben zur Person: Name, Vorname, Geburtstag und -ort, Beschäftigungsdauer (von … bis …)
  • Beschreibung der ausgeführten Tätigkeit
  • Leistungsbeurteilung: z. B. Fachkenntnisse, Arbeitserfolg, Arbeitsweise, Leistungsbereitschaft, Verhandlungsgeschick
  • Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden
  • Schlusssatz: Dank und Bedauern, Zukunftswünsche, beim Zwischenzeugnis Grund der Ausstellung

Arbeitszeugnis: Die Form

Ein Arbeitszeugnis muss schriftlich ausgestellt und übergeben werden. Ein Zeugnis per E-Mail oder Fax ist nicht ausreichend. Das Arbeitszeugnis muss vom Betriebsinhaber oder Vorgesetzten unterschrieben sein. Für das Zeugnis ist aktuelles Firmenpapier zu verwenden. Es darf keinen Fettdruck, keine Unterstreichungen, Ausrufezeichen oder andere Hervorhebungen enthalten.

Normalerweise muss der Arbeitnehmer das Zeugnis bei Ihnen abholen. Sie müssen es ihm nur schicken, wenn ihm das nicht zuzumuten ist, z. B. weil er weit weg wohnt oder krank ist. Sie dürfen das Zeugnis knicken, wenn Sie es verschicken. Sie müssen aber sicherstellen, dass beim Kopieren kein Falz zu sehen ist. Am besten benutzen Sie einen ausreichend großen Umschlag mit verstärktem Rücken.

Arbeitszeugnis: Der Inhalt

Die Aufgaben des Mitarbeiters müssen so genau beschrieben werden, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein Bild machen kann. Haben sich die Aufgaben im Laufe der Beschäftigung geändert, sind alle Aufgaben aufzunehmen, die er über einen längeren Zeitraum ausgeführt hat.

Warum das Arbeitsverhältnis endet – z. B. durch Kündigung oder im gegenseitigen Einvernehmen –, darf nur im Arbeitszeugnis stehen, wenn der Arbeitnehmer das ausdrücklich wünscht. Längere Unterbrechungen (etwa wegen Krankheit) dürfen im Zeugnis nicht erwähnt werden. Ausnahme: Sie waren so erheblich, dass ein anderer Arbeitgeber ohne diese Angabe einen falschen Eindruck bekäme.

Beispiel: War Ihre Mitarbeiterin von 4 Beschäftigungsjahren 3 Jahre in Elternzeit, dürfen Sie die Elternzeit im Zeugnis erwähnen.

Formulierungen und Zeugnissprache

Ein Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es muss die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters wohlwollend und zutreffend beschreiben. Mehrdeutige oder missverständliche Formulierungen sind nicht erlaubt. Dazu gehört auch, dass alle üblichen Formulierungen enthalten sind. Wird etwa bei einem Verkäufer das Verhalten gegenüber Kunden nicht erwähnt, könnte daraus geschlossen werden, dass es nicht in Ordnung war.

Formulieren Sie das Zeugnis in Ihren eigenen Worten. Ein geschulter Leser wird nicht erwarten, dass Sie die sogenannte Zeugnissprache beherrschen. Hinzu kommt, dass viele gängige Formulierungen auch von Experten unterschiedlich bewertet werden.

Möchten Sie einem geschätzten Mitarbeiter weiterhelfen, bieten Sie ihm an, für Auskünfte gegenüber neuen Arbeitgebern zur Verfügung zu stehen. 

Arbeitszeugnis: Die Beurteilung der Leistung

In die Leistungsbeurteilung gehören das Leistungsvermögen, Fachkenntnisse, besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, z. B. Verhandlungsgeschick oder Durchsetzungsfähigkeit, die Qualität der Arbeit und das Arbeitstempo. Einen Anspruch auf eine bestimmte Beurteilung hat der Arbeitnehmer nicht. Die Leistung fassen Sie am besten mit einer der allgemein üblichen Formulierungen zusammen:

Sehr gut: „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „Er hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt“ oder „Seine Leistungen waren jederzeit hervorragend“.

Gut: „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „Er hat unsere Erwartungen immer und in bester Weise erfüllt“ oder „Er zeigte jederzeit gute Leistungen“.

Befriedigend: „Er erledigte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „Er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen“ oder „Seine Leistungen waren immer zufriedenstellend“.

Ausreichend: „Er erledigte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit“ oder „Er hat unseren Erwartungen entsprochen“ oder „Seine Leistungen waren zufriedenstellend“.

Mangelhaft: „Er erledigte seine Aufgaben im Großen und Ganzen zufriedenstellend“ oder „Er hat unseren Erwartungen im Großen und Ganzen entsprochen“.

Vorformulierte Arbeitszeugnisse

Legt Ihnen Ihr Mitarbeiter ein selbst verfasstes Zeugnis zur Unterschrift vor, sollten Sie es genau lesen. Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass der Inhalt richtig ist. Kommt ein anderer Arbeitgeber zu Schaden, weil Sie ein falsches Zeugnis erstellt haben, kann er Schadensersatz verlangen. Haben Sie z. B. Ihrem Buchhalter gekündigt, weil er nachweislich Firmengelder unterschlagen hat, dürfen Sie ihm nicht Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit bescheinigen.

Dass Ihnen ein Bewerber ein selbst geschriebenes Zeugnis vorlegt, erkennen Sie häufig daran, dass es nicht wie üblich aufgebaut ist. Vielleicht kommt nach jeder Tätigkeit gleich die dazugehörige Beurteilung oder der Mitarbeiter wird an mehreren Stellen allzu überschwänglich gelobt.

Wissen Sie nicht, was Sie vom Zeugnis eines Bewerbers halten sollen, fragen Sie ihn, ob Sie den früheren Arbeitgeber anrufen und um Auskunft bitten dürfen.

Jetzt Newsletter abonnieren

Jetzt Newsletter abonnieren


War dieser Beitrag hilfreich?
Bitte tragen Sie einen Kommentar ein.