Wenn der Prüfer des Finanzamts seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nervös. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen können Sie der Betriebsprüfung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen - und das Ergebnis sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich am besten auf die Betriebsprüfung vorbereiten, welche Steuerarten von wem geprüft werden - und mit welchen Tricks und Methoden Betriebsprüfer arbeiten. Wichtig auch: In Zeiten von Corona haben Sie als Unternehmer noch mehr Rechte als sonst.
Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Geprüft werden vor allem Umsatz- und Vorsteuer, sowie in einigen Bundesländern die Bauabzugsteuer. Umsatzsteuer entsteht bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer z. B. private Pkw-Nutzung. Dazu kommt die Lohnsteuer-Außenprüfung, bei der die ordnungsgemäße Zahlung von Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag geprüft wird. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, haben wir - neben diesem Beitrag mit allgemeinen Tipps zur Betriebsprüfung - weitere Fragestellungen für Sie aufbereitet:
Phasen der Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in 3 verschiedene Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Phasen haben Sie besondere Rechte und Pflichten.
| Phase | Beschreibung |
|---|---|
| Phase 1: Prüfer meldet sich an | Bis zum Erhalt der Prüfungsanordnung können Sie noch Selbstanzeige einreichen. Bis zum Beginn der Prüfung sollten Sie zudem Ihre Buchhaltungsunterlagen auf Vordermann bringen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Prüfungsort) können Sie vorgehen. |
| Phase 2: Prüfung läuft | Legen Sie fest, wer Auskünfte erteilen darf. Liefern Sie die geforderten Unterlagen zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen schriftlich mitteilen. |
| Phase 3: Schlussbesprechung | Fordern Sie eine Schlussbesprechung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Eventuelle Steuernachzahlungen sind häufig verhandelbar. |
Praxis-Tipp: Verschiebung oder Unterbrechung der Prüfung wegen Corona
Sind Sie von der Corona-Krise unmittelbar und nicht unerheblich negativ betroffen und haben keine Zeit, sich um die Anfragen des Finanzamtsprüfers zu kümmern, sollten Sie eine Unterbrechung der laufenden Prüfung oder um Verschiebung des bereits vereinbarten Prüfungsbeginns beantragen. Die Prüfer sind wegen der Corona-Krise dazu angehalten, auf solche Anträge großzügig zu reagieren.
Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum sollten Sie vor dem Erscheinen des Betriebsprüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Finden Sie die angeforderten Unterlagen gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für Sie eventuell folgende Konsequenzen:
- Der Prüfer kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
- Der Prüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
- Der Prüfer setzt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, muss das Verzögerungsgeld bezahlt werden.
Bevor sich der Betriebsprüfer an die Arbeit macht, sollten Sie die Ansprechpartner während der Betriebsprüfung bestimmen. Mögliche Ansprechpartner sind der Steuerberater, der Buchhalter und natürlich Sie als Unternehmer. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie einen "Maulkorb" verpassen. Außerdem sollten Sie genau festlegen, welche Aufgaben der Steuerberater während der Betriebsprüfung übernehmen soll und welches Honorar er dafür erhält. Durch die Festlegung einer Honorar-Obergrenze lassen sich böse Überraschungen in Form überzogener Honorarforderungen vermeiden.
Verhalten während der Betriebsprüfung
Behandeln Sie den Prüfer während der Betriebsprüfung mit Respekt - wie einen Kunden auch. Bleiben Sie immer sachlich, auch wenn Sie wegen hoher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt haben.
Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne Anwesenheit des Steuerberaters drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Doch genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist Ihr Hobby und Ihre Frau hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).
Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Nennen Sie dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner. Und nur an diesen darf er sich mit Fragen wenden. Stellen Sie das unmissverständlich gleich zu Beginn der Prüfung klar.
- Bitten Sie darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
- Der Ansprechpartner (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des Prüfers an den Steuerberater schicken und sich mit diesem abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).
- Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lassen Sie den Prüfer zu lange warten, beschäftigt er sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, auf die er sonst gar nicht gestoßen wäre. Am besten haben Sie Ihre Dokumente mit unserer Online-Lösung Lexware archivierung gesichert. Auf diese Weise nutzen Sie den Vorteil der systematischen Online-Ablage und können auf alle Daten jederzeit schnell zugreifen. Dann muss der Prüfer nicht lange warten. Mehr zu Lexware archivierung!
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Wie und wann greift das Finanzamt im Rahmen der Prüfung auf Dokumente zu?
Das Gesetz sieht drei Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.
Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem Steuerprüfer einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der Steuerprüfer selbst greift dann auf Daten des Systems zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.
Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter, der die Datenanforderungen des Steuerprüfers umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte für ihn erledigt.
Beim Z3-Zugriff besorgt das Unternehmen den Datenexport auf einen separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) und übergibt diesen dem Prüfer. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.
Abhängig von der Art der Prüfung ist der Zeitpunkt, zu welchen Sie die Daten parat haben müssen.
Führt das Finanzamt eine Gesamtprüfung (Betriebsprüfung = Außenprüfung), bzw. eine Spezialprüfung (Lohnsteueraußenprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung oder betriebsnahe Veranlagung zur Klärung von Einzelsachverhalten) durch, ist eine Ankündigung dieser Maßnahme erforderlich. In der Regel haben Sie hier je nach Größenklasse Ihres Unternehmens mindestens zwei bis vier Wochen Zeit, Daten und Unterlagen bereitzustellen.
Leider können Sie auch von einer Prüfung „überrascht“ werden. Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassennachschauen werden nicht angekündigt. Folgende Unterlagen müssen hier unmittelbar nach dem Erscheinen des Prüfers vorgelegt werden:
| Prüfung | Unterlagen |
|---|---|
| Umsatzsteuernachschau | Import- / Exportbelege; USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen Eingangsrechnungen, Voranmeldungen, Buchungen |
| Kassennachschau | Datenexport der Kassendaten, Datenbeschreibungen, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentationen |
Legen Sie möglichst vorher schon fest, wer Zugriff das System hat und wie im Falle Ihrer Abwesenheit zu verfahren ist. Auch eine Liste mit Telefonnummern (Verantwortliche, Steuerberater, Kassenaufsteller, Hotline) ist hier hilfreich.
Die Schlussbesprechung
Hat der Prüfer die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Sie eine Schlussbesprechung beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:
- An der Schlussbesprechung nimmt in aller Regel auch der Vorgesetzte des Prüfers teil. Dieser ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber meist aufgeschlossener als der Prüfer.
- In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
- In der Schlussbesprechung kann der Steuerberater so manche Feststellung mit gezielten Argumenten zu Fall bringen oder einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss finden.
Zur Vorbereitung auf die Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und mit Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern.
