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Betriebsprüfung: Tricks und Methoden der Prüfer (Teil 2)

Viele Betriebsprüfer starten die Betriebsprüfung mit Smalltalk.
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 28.05.2020

Eine Betriebsprüfung ist keine angenehme Sache. Denn selbst wenn man sich nichts vorzuwerfen hat: Das deutsche Steuerrecht ist so kompliziert, dass Fehler fast zwangsläufig passieren. Der zweite Teil unserer Reihe zeigt Ihnen, wie Betriebsprüfer arbeiten, wenn es darum geht, Steuervergehen aufzudecken – bewusste oder unbewusste.

Small-Talk kann erste Prüfungshandlung darstellen

Ein erfahrener Betriebsprüfer startet seine Prüfung häufig mit Smalltalk. Aber Vorsicht: Die Gespräche über Auto, Urlaub, Hobby und die Familie sind für den Prüfer bereits erste Amtshandlungen im Rahmen der Betriebsprüfung.

Denn Betriebsprüfer suchen in der Buchhaltung nach Betriebsausgaben, mit denen der Unternehmer seine privaten Vorlieben über sein Unternehmen finanziert hat.

Eine Dienstreise mit anschließendem Familienurlaub? Ein schickes Cabriolet als Geschäftswagen? Eine Spende an den Golfclub? Darauf müssen Sie nicht verzichten, Sie sollten die Aufteilung von privaten und geschäftlichen Ausgaben allerdings stets dokumentieren und im Zweifelsfall schlüssig argumentieren können.

Praxis-Tipp: Steuerberater beim ersten Treffen hinzuziehen

Beim ersten Aufeinandertreffen von Prüfer und Unternehmer empfiehlt es sich, stets den Steuerberater an der Seite zu haben. Dieser wird für eine sachliche Diskussion sorgen und die private Ebene des Unternehmers völlig ausblenden. Eine weitere Möglichkeit, dieser ersten Begegnung aus dem Weg zu gehen, ist die Verlegung der Betriebsprüfung in die Steuerkanzlei. Kann teuer werden, ist aber meist die effektivste Prüfung für den Unternehmer.

In Zeiten der Corona-Krise werde die meisten Prüfer nicht beim Unternehmer oder beim Steuerberater prüfen, sondern eine Prüfung im Amt durchführen. Das Telefonat mit dem Prüfer sollte hier stets der Steuerberater führen. So können Unternehmer den vermeintlichen Small-Talk mit dem Prüfer vermeiden.

Prüfungsort gezielt wählen

Betriebsprüfer sind eigentlich dazu angehalten, die Prüfung stets vor Ort im Unternehmen durchzuführen. Doch ist in der Firma kein Platz oder hat ein Unternehmer gar keine eigenen Büroräume, sondern arbeitet von zu Hause aus, kann der Prüfungsort auch in der Steuerkanzlei oder im Finanzamt stattfinden. Dazu ist Folgendes zu beachten:

  • Prüfung in der Kanzlei: Eine optimale Lösung, weil der Steuerberater versiert alle Anfragen des Prüfers beantworten kann. 
  • Prüfung im Finanzamt: Die so genannte Amtsprüfung sollte wenn möglich verhindert werden. Denn hier hat der Prüfer unendlich viel Zeit, sich Ihren Buchhaltungsunterlagen zu widmen.

Registrierkasse 1: Kassenmanipulation durch Zapper

In bargeldintensiven Branchen mit elektronischen Registrierkassen werden Manipulationen der Betriebseinnahmen von Haus aus unterstellt. Deshalb widmen sich manche Betriebsprüfer hier ausschließlich den Betriebseinnahmen. Es gibt nämlich eine Software, auch unter dem Namen „Zapper“ bekannt, mit der die Kassenaufzeichnungen nachträglich über einen USB-Stick manipuliert werden können. Die Finanzämter prüfen mit Vorliebe die Hersteller und Händler solcher Zapper. Damit fallen ihnen nämlich alle Käuferdaten in die Hände. Und die Käufer dieser Manipulations-Software sind die nächsten auf der Prüfungsliste.

Registrierkasse 2: Neue Prüfungstechniken

Fast jedes Finanzamt hat inzwischen speziell ausgebildete Kassenprüfer, die elektronische Registrierkassen auslesen und somit fast jeder Manipulation auf die Spur kommen. Bei diesem als „neue Prüfungstechniken“ bezeichneten Daten-Check wird mit zahlreichen scheinbar steuerlich nicht relevanten Firmendaten jongliert. Doch das hat Methode: Denn ist beispielsweise in einem Restaurant an einem bestimmten Abend nur erfahrenes Personal im Einsatz, so ist nicht plausibel, warum über mehrere Stunden nur der Trainingsspeicher der Kasse benutzt wurde (Hintergrund: Bei Benutzung des Trainingsspeichers werden die eingegebenen Daten nicht als Kasseneinnahmen erfasst).

Selbstanzeige von mehreren Steuerhinterziehern

Geht es darum, seinen eigenen Kragen zu retten, denkt jeder zunächst an sich selbst. Das gilt auch für Steuersünder, die kalte Füße bekommen, und ihre Steuersünden beim Finanzamt freiwillig im Rahmen einer Selbstanzeige offenlegen. Das Ziel ist die Strafbefreiung. Dumm nur, wenn mehrere Personen die Steuersünden begangen haben, und nur einer davon reinen Tisch macht. In dem Moment, in dem das Finanzamt über die steuerlichen Vergehen durch eine Selbstanzeige informiert wird, ist es für die Mittäter an der Steuerhinterziehung für eine strafbefreiende Selbstanzeige zu spät. Diese müssen in der Folge mit Fahndungs- oder Betriebsprüfungen und entsprechenden Strafen rechnen.

Ruft ein Prüfer bei einem Unternehmer an und kündigt eine Prüfung an, beginnt die Uhr in Sachen Selbstanzeige zu ticken. Denn sobald die schriftliche Prüfungsanordnung im Briefkasten des Unternehmers landet, ist es für seine strafbefreiende Selbstanzeige zu spät. Hat ein Unternehmer also aus welchen Gründen auch immer, ein steuerlich schlechtes Gewissen, sollte er umgehend nach dem Telefonat mit dem Prüfer seinen Steuerberater aufsuchen und das Projekt Selbstanzeige angehen.

Lieblingszahlen überführen Steuersünder

Wussten Sie, dass jeder Mensch unbewusst Lieblingszahlen hat, die er überdurchschnittlich häufig (z.B. in Passwörtern, beliebigen Zahlenkolonnen usw.) verwendet? Dieses Wissen macht sich auch das Finanzamt zunutze und prüft Fahrtenbuch- oder Kassenaufzeichnungen mit dem so genannten Chi-Quadrattest. Das funktioniert so: Der Betriebsprüfer speist die steuerlichen Datenkolonnen in die Prüfersoftware IDEA ein, und erhält auf Knopfdruck in wenigen Minuten eine Rückmeldung, wenn bestimmte Zahlen auffällig häufig verwendet wurden -  möglicherweise eben die unbewussten Lieblingszahlen des Unternehmers.

Praxis-Tipp: Chi-Quadrattest lediglich Indiz für Betriebsprüfer

Selbst wenn der Chi-Quadrattest scheinbare Manipulationen durch erfundene Daten auswirft, gibt das dem Finanzamt noch lange nicht das Recht, bei Gewinn oder Umsatz Hinzuschätzungen vorzunehmen. Das Testergebnis ist lediglich ein Indiz für den Betriebsprüfer, gegebenenfalls genauer hinzuschauen. Zuschätzungen sind nur zulässig, wenn weitere Indizien für eine fehlerhafte Buchführung vorliegen.

Geldverkehrsrechnung bei aufwändigem Lebensstil

Passt der Lebensstil nicht zu den erklärten Gewinnen eines Unternehmers, wird der Prüfer eine so genannte Geldverkehrsrechnung durchführen. Dabei stellt er alle betrieblichen und privaten Einnahmen und Ausgaben des Unternehmers gegenüber. Stellt sich dabei heraus, dass eigentlich kein Geld für teure Reisen oder die neue Küche vorhanden gewesen sein kann, ist der Unternehmer in der Beweislast. Können keine plausiblen Nachweise erbracht werden (z.B. Geldgeschenke aus der Familie), drohen Zuschätzungen bei Gewinn und Umsatz.

Elektronische Plausibilitätskontrollen

Das Formular EÜR und die Bilanzdaten von Unternehmern sollen nicht nur elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden, um dem Unternehmer die Arbeit zu erleichtern. Der wichtigste Nutzen für das Finanzamt ist, dass sich hiermit Plausibilitätskontrollen durchführen lassen, die Auffälligkeiten zeigen. Dadurch landen scheinbar harmlose Steuerfälle, deren Daten aber von der Norm abweichen oder deren Eintragungen Fehler vermuten lassen, auf dem Tisch des Betriebsprüfers.

Risikomanagement im Finanzamt

Die Überprüfung elektronisch eingegangener Einnahmen-Überschussrechnungen und Bilanzen nimmt in der Regel der Finanzamts-Computer vor. Dort werden verschiedene Plausibilitätskontrollen und ein Risikomanagement durchgeführt. Weicht der Steuerfall vom Üblichen ab, landet er zur Intensivkontrolle auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters im Finanzamt. Dieser wird entweder Fragen stellen und den Fall an die Betriebsprüfung melden.

Verunsicherung schüren mit angekauften Steuer-CDs

Ein probates Mittel, um Steuermehreinnahmen zu generieren, ist der medienwirksam verbreitete Ankauf so genannter Steuer-CDs mit Steuersündern, die Kapitalvermögen im Ausland (v.a. in der Schweiz) angelegt haben. Schon allein die Meldung über den Ankauf einer solchen CD in der Tagespresse hat häufig zahlreiche Selbstanzeigen zur Folge.

Bereits seit einigen Jahren durchforsten speziell geschulte Finanzbeamte mit der Software XPIDER das Internet auf der Suche nach Online-Aktivitäten, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Bereits 2006 wurden auf diese Weise mehrere tausend Internetseiten pro Tag analysiert (kleine Anfrage der Bundestagsabgeordneten Gisela Piltz und der Fraktion der FDP, BT-Drucks. 17/7782 v. 16.1.2008).

Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau auch unangekündigt

Lohnsteuerprüfern und Umsatzsteuerprüfern des Finanzamts ist es wie bei der Kassen-Nachschau erlaubt, unangekündigt im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau bzw. einer Umsatzsteuer-Nachschau vor der Tür zu stehen, und lohnsteuerlich relevante Daten anzufordern. Dieser Überraschungsbesuch soll bewirken, dass ein Unternehmer keine Zeit hat, sich auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten und seine Aufzeichnungen „aufzubereiten“. Dadurch erhält der Prüfer natürlich einen schnellen Überblick, ob – und falls ja, wo – etwas nicht korrekt angegeben wurde.

Praxis-Tipp: Vorsicht Betrüger!

Steht ein Lohnsteuerprüfer überraschend vor der Tür, sollten Sie ihm nur im Beisein des Steuerberaters Unterlagen aushändigen. Fordert der Lohnsteuerprüfer während einer Lohnsteuer-Nachschau Bargeld von Ihnen, rufen Sie die Polizei. Der Grund: Bereits bei der Einführung der Umsatzsteuer-Nachschau haben Betrüger sich als Prüfer des Finanzamts ausgegeben, und die Stresssituation von Unternehmern ausgenutzt, indem sie anboten, die vermeintliche Prüfung gegen Geldzahlungen zu stoppen.

Kassen-Nachschau seit 2018

Kleinere Betriebe mussten in der Vergangenheit nur alles 30 bis 40 Jahre damit rechnen, Besuch vom Finanzamt zu bekommen. Das soll nun bei bargeldintensiven Betrieben mit Kassen anders werden. Im Rahmen der Kassen-Nachschau kann ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür stehen, die Kassendaten anfordern und den Kassenspeicher auslesen. Dadurch soll die Intensität der Prüfungen auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich erhöht werden.

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