E-Bilanz: Die elektronische Bilanz fürs Finanzamt /fileadmin/_processed_/d/2/csm_E-Bilanz_256659471_S2_9e62fab6be.jpg 2019-03-28 Lexware

E-Bilanz: Die elektronische Bilanz fürs Finanzamt

Von Robert Kracht und Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 28.03.2019

Die E-Bilanz ist für alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Sie erleichtert dem Finanzamt Plausibilitätskontrollen und ermöglicht einen automatisierten Datenabgleich. Bei der elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten müssen Unternehmer jedoch einige Besonderheiten beachten. Denn die Finanzverwaltung weitet die zu übermittelnden Bilanzdaten jedes Jahr aus. Im folgenden Praxisbeitrag verraten wir Ihnen, wie sich Rückfragen bei Übermittlung der E-Bilanz vermeiden lassen, welche neuen Vorgaben es in der Taxonomie gibt und wie Lexware Sie in Punkto E-Bilanz unterstützt.

E-Bilanz: Wer ist zur elektronischen Übermittlung verpflichtet?

Zur elektronischen Übermittlung ihrer Bilanzdaten sind nur bilanzierende Unternehmen verpflichtet. In der Praxis gehören dazu:

  • Land-und Forstwirte, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren,
  • Freiberufler, die freiwillig Bücher führen,
  • Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (soweit keine Befreiung möglich ist für Einzelkaufleute wegen Unterschreitung der Grenzwerte der Umsatzerlöse bzw. des Jahresüberschusses) und
  • Gewerbetreibende, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun.
  • Betriebsaufgabe/Betriebsveräußerung: Wer seinen Gewinn bisher nach der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermittelt hat und seinen Betrieb aufgibt oder veräußert, muss eine Aufgabebilanz erstellen. Auch diese Bilanz ist elektronisch ans die Finanzbehörde zu übermitteln.
  • Eröffnungsbilanz: Für Eröffnungsbilanzen bei Gründung eines Unternehmens oder beim Wechsel der Gewinnermittlungsart von der Einnahmen-Überschussrechnung zur Bilanzierung gelten ebenfalls die Grundsätze zur E-Bilanz. 

E-Bilanz: Welche Daten sind elektronisch zu übermitteln?

Die Finanzverwaltung legt fest, welche Mindestdaten elektronisch zu übermitteln sind. Das vorgeschriebene Datenschema für die Bilanz sowie für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird als Taxonomie bezeichnet. Das Bundesfinanzministerium erweitert die zu übermittelnden Daten Jahr für Jahr (siehe u. a. BMF, Schreiben v. 06.06.2018). Eine Übersicht der Taxonomien finden Sie unter www.esteuer.de.

Taxonomien: Diese Vorgaben gelten

Der Datensatz umfasst das Stammdaten-Modul und das Jahresabschluss-Modul. In den Stammdaten werden beispielsweise Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Steuernummer, Wirtschaftsjahr, Angaben zu Gesellschaftern usw. erfasst. Enthalten sind hier zahlreiche Felder, die es auszufüllen gilt. Im Jahresabschluss-Modul ist ein Datenschema zur Übermittlung der erforderlichen Berichte enthalten.

Folgende Berichtsbestandteile gehören u.a. zu den Muss-Bestandteilen:

  • Einheitsbilanz oder Handelsrechtliche Bilanz inkl. Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz
  • Gewinn-und Verlustrechnung
  • Ergebnisverwendung
  • Angaben zum Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG (ab 2018 Mussfeld, vorher freiwillig)
  • Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften)
  • Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
  • Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder)

Daneben existierende Berichte können freiwillig elektronisch übermittelt werden.

Praxis-Tipp: Befüllung der Felder in den Lexware Buchhaltungsprogrammen
Bei der Befüllung der Mussfelder wird so viel wie möglich automatisiert. Wo dies nicht möglich ist, stellen die Lexware-Produkte Ihnen eine Ausfüllhilfe zur Seite. Nutzen Sie also ein Lexware-Produkt, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, welche Mussfelder bei Übermittlung der E-Bilanz zu befüllen sind. Das Programm führt Sie.

So vermeiden Sie Rückfragen zur E-Bilanz durch das Finanzamt

In Ausnahmefällen kann es jedoch sinnvoll sein, den Finanzbehörden freiwillig mehr E-Bilanz-Daten zu übermitteln als vorgeschrieben. Denn insbesondere, wenn dem Finanzamt folgende Infos fehlen, sind Rückfragen an den Unternehmer vorprogrammiert (Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung v. 15.12.2015, Az. O 2245.2.1-3/46 St 15):

  • Kontennachweise
  • Anlagespiegel
  • Weitere Informationen über die Zusammensetzung erheblicher Beträge in den Auffangpositionen bzw. über Zu- und Abgänge im Anlagevermögen.

Die freiwilligen Zusatzinfos müssen Sie nicht elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Sie können diese auch auf dem Postweg an den zuständigen Sachbearbeiter im Finanzamt schicken.

E-Bilanz: In welcher Form erfolgt die Übermittlung der Daten

Damit die Daten einheitlich übermittelt werden, hat sich die Finanzbehörde auf eine Übermittlung im XBRL-Datenformat verständigt (XBRL = e Xtensible Business Reporting Language; www.xbrl.de). Die Daten selbst bekommen über die sog. Taxonomie ihre Struktur.

Steuerpflichtige müssen sich grundsätzlich an die Kerntaxonomie halten. In bestimmten Branchen wird die Kerntaxonomie durch spezifische Spezialtaxonomien ersetzt. Das ist z. B. bei Versicherungsunternehmen und Zahlungsinstituten der Fall.

Für die Übermittlung der Jahresabschlüsse aller Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2018 beginnen, muss die Taxonomie 6.2 verwendet werden (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 06.6.2018). Es ist jedoch möglich, diese Taxonomien auch für das Wirtschaftsjahr 2018 oder 2018/2019 zu verwenden.

Hinweis: XBRL ist Standard bei Lexware
XRBL ist ein einfaches Datenformat, welches bereits zum jetzigen Zeitpunkt in der Lexware Software integriert ist. Somit können Sie sich entspannt zurücklehnen. Im Falle des Falles ist alles parat.

Härtefallregelung auf Antrag

Die Anpassung der EDV-Buchhaltung an die elektronischen Übermittlungsvorgaben, die Schulung des Personals in der Finanzbuchhaltung und die Abstimmung mit dem Steuerberater werden Zeit und Geld kosten. Der Gesetzgeber hat eine Härtefallregelung vorgesehen. Das Finanzamt kann auf Antrag des Unternehmers auf die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten verzichten, wenn die Verpflichtung für ihn eine unbillige Härte darstellt. Eine unbillige Härte liegt vor, wenn die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Da die Finanzverwaltung mittels der elektronischen Übermittlungsverpflichtung der Bilanzdaten, über Verknüpfungen und Kennzahlen Auffälligkeiten etc. "per Knopfdruck" prüfen möchte, müssen Härtefallanträge überzeugend begründet werden. Hier einige Gründe, mit denen argumentiert werden kann:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich nach § 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Abs. 8 AO, dass ich wegen eines Härtefalls von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten befreit werde. Es ist für mich derzeit wirtschaftlich und persönlich unzumutbar, die Vorgaben zu erfüllen. Nachfolgend die Gründe für das Vorliegen des Härtefalls:

  • Ich habe nicht das Personal und nicht die finanziellen Mittel, meine EDV-Buchhaltung in absehbarer Zeit auf die gesetzlichen Vorgaben umzustellen. Siehe hierzu die Angebote des Steuerberaters und des Softwareanbieters und einen Auszug aus meiner Gewinnermittlung 2011.
  • Ich gebe meinen Betrieb in … Jahren auf.
  • Ich bin Existenzgründer und habe nicht die finanziellen Rücklagen, die vom Gesetzgeber gewünschten Vorgaben in absehbarer Zeit umzusetzen.
  • Ich bin Einzelunternehmer und habe derzeit weder die Zeit noch das technische Know-how für die Umsetzung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten.

Hinweis: Unternehmer, die ihre Finanzbuchhaltung komplett vom Steuerberater erledigen lassen, werden kaum von der Härtefallregelung Gebrauch machen können. Soweit Schnittstellenlösungen zwischen Unternehmer und Steuerbüro erforderlich sind, kann ein Antrag vom Steuerberater für den Mandanten u. U. erfolgreich gestellt werden.

Gespräch mit dem Steuerberater suchen

Das Gespräch mit dem Steuerberater ist unerlässlich. Schließlich muss dieser die an das Finanzamt zu übermittelnden Bilanzdaten prüfen, sortieren und den Datensatz an die Finanzbehörde übersenden.

Praxis-Tipp: Kontenrahmen frühzeitig anpassen
Läuft Ihr XBRL-fähiges Buchhaltungsprogramm, sollte mit dem Steuerberater der Kontenrahmen auf die jedes Jahr aktualisierten Vorgaben der Finanzverwaltung abgestimmt werden. Wird während des Jahres in dem bisherigen Kontenrahmen gebucht, kann es bei der Vorbereitung zur elektronischen Übermittlung viel Zeit und Geld sparen, die geforderten Gliederungstiefen nachträglich herzustellen.

Auch nach dem Gespräch mit dem Steuerberater bieten sich mehrere Optionen zur weiteren Vorgehensweise:

  • Auslagerung: Ist ein Unternehmen zeitlich und wissensmäßig nicht in der Lage, die buchhalterischen Umstellungsarbeiten zu erbringen, ist die vollständige Auslagerung der Buchhaltung in der Umstellungs-und Anfangsphase an den Steuerberater sinnvoll. Das ist zwar mit zusätzlichen Kosten verbunden, aber die Unternehmer können sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
  • Kontrolle: Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, die Anpassungsarbeiten zusammen mit dem Softwareanbieter und dem Steuerberater umzusetzen und die Buchhaltung weiter vor Ort im Unternehmen abzuwickeln, sollte der Steuerberater zumindest in der Anfangsphase stärker eingebunden werden und mit Kontrollaufgaben beauftragt werden.
  • Schulung des Personals: Da sich Steuerberater ohnehin intensiv mit den gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz auseinandersetzen (müssen), sollte der Steuerberater das Personal schulen.

Schulungen sind unverzichtbar

In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter in aller Regel nur die handelsrechtlichen Buchungen vornehmen. Die Anpassung an die steuerlichen Vorschriften erledigte meist der Steuerberater.

Künftig gilt: Bereits unterjährig auch "steuerlich" buchen
Da neben der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung auch die Überleitungsrechnung bei Abweichungen zwischen Handels-und Steuerbilanz auf elektronischem Weg übermittelt werden muss, sollten die Mitarbeiter bereits unterjährig auch steuerlich buchen. Damit werden schon während des Jahres die korrekten Gliederungstiefen der zu übermittelnden Bilanzdaten festgelegt.

Praxis-Tipp: Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz nehmen zu
Da die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz aufgrund des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetztes (BilMoG) zunehmen dürften, sollten die Mitarbeiter des Finanz- und Rechnungswesens gezielt geschult werden. Die ist zwar mit Kosten verbunden, verhindert jedoch, dass der Steuerberater zeitaufwendige Umbuchungen oder Überleitungsrechnungen von der Handels- auf die Steuerbilanz vornehmen muss. Die Schulung des Personals minimiert also die Honorarforderung des Steuerberaters.


Bewerten Sie diesen Artikel:
(0)
4 3.2 1 5