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GmbH-Geschäftsführer-Haftung: 10 goldene Regeln

GmbH-Geschäftsführerin, die Haftung als Geschäftsführerin sollte möglichst gering wird
Von Manfred Wissmann
Aktualisiert am: 01.07.2019

GmbH-Geschäftsführer leben rechtlich gefährlich. Bei Pflichtverletzungen haften sie für jede Form der Fahrlässigkeit, auch für leichte Fahrlässigkeit. Nicht die Gesellschafter müssen nachweisen, dass der Geschäftsführer konkret falsch gehandelt hat. Es genügt, dass die Gesellschafter erklären, sie hätten den Verdacht, er könne falsch gehandelt haben. Die 10 folgenden Regeln helfen Ihnen, damit Ihre Haftung als Geschäftsführer möglichst verkleinert wird.

1. Als GmbH-Geschäftsführer müssen Sie die geschäftlichen Risiken erkennen, analysieren und ihre Lösung dokumentieren.

Lesen Sie dazu: >> Darauf sollten Geschäftsführer bei Risikogeschäften achten

2. Bei mehreren GmbH-Geschäftsführern hilft eine Geschäftsordnung, die gegebenenfalls Ressorts festlegt.

Grundsätzlich sind Sie als Geschäftsführer für "alles" zuständig. Das bedeutet, dass Sie auch für "alles" haften. Mehrere Geschäftsführer haften, wie die Juristen sagen, "als Gesamtschuldner", also nach Köpfen. Anerkannt ist, dass von Gesellschaftern aufgestellte Zuständigkeitseinteilungen haftungsbegrenzend wirken. Dies geschieht meistens im Rahmen einer Geschäftsordnung. Wenn also außerhalb des eigenen Ressorts ein Haftungsfall entsteht, ist nur derjenige haftbar, der das entsprechende Ressort auch verantworten muss.

Achtung: Eine Gesamtverantwortung sämtlicher Geschäftsführer gibt es für die wirtschaftlichen und finanziellen Daten der Gesellschaft, wenn ein Gesellschafter den "Verdacht" haben muss, dass im Nachbarressort etwas schiefläuft, bei Steuerschulden, bei Sozialversicherungsbeiträgen, bei Kassen- oder Warenfehlbeträgen und bei Lieferungen an insolvente Gesellschaften.

3. Dokumentieren Sie Weisungen von Gesellschaftern an GmbH-Geschäftsführer sorgfältig.

Als Geschäftsführer sind Sie Weisungen der Gesellschafter (die durch Gesellschafterbeschluss mit einfacher Mehrheit entscheiden) unterworfen (§ 37 GmbH-Gesetz, kurz: GmbHG). Dabei dürfen die Gesellschafter auch Weisungen im Tagesgeschäft geben, nicht nur die Richtlinien der Politik bestimmen. Der Geschäftsführer, der aufgrund einer Weisung der Gesellschafter handelt, haftet allerdings nicht für hieraus resultierende Schäden. Daher ist dringend zu empfehlen, Weisungen zu dokumentieren.

Tipp: Ideal ist natürlich eine Unterschrift der Gesellschafter. Kann diese nicht erreicht werden, sollte man sich wenigstens eine entsprechende Notiz machen oder im Rahmen eines Mailverkehrs die Weisung erläutern. Übrigens: Weitere hilfreiche Tipps für GmbH Geschäftsführer finden Sie in unserem eBook GmbH-Geschäftsführer.

An Weisungen müssen Sie sich nicht halten, wenn sie dazu führen, dass der Geschäftsführer strafbar handeln würde oder sich schadenersatzpflichtig machen würde. Weisungen sind nur zulässig, wenn ein Gesellschafterbeschluss vorliegt. Die bloße Anweisung eines Mehrheitsgesellschafters genügt nicht (weil dadurch die Möglichkeit der Minderheitsgesellschafter umgangen würde, eine Anfechtungsklage bei Gericht einzureichen). Weisungen der Gesellschafter dürfen auch "wirtschaftlich unsinnig" sein bis zur Grenze des systematischen in die Insolvenz Führen der Gesellschaft. Als Geschäftsführer müssen Sie auf die wirtschaftlichen Nachteile des Weisungshandelns hinweisen, dann aber die Weisung ausführen.

4. Die Entlastung des GmbH-Geschäftsführers durch die Gesellschafter  

Meistens wird bei Vorlage eines Jahresabschlusses nicht nur dieser festgestellt, häufig mit einem Gewinnausschüttungsbeschluss versehen, sondern auch der Geschäftsführer entlastet. Diese Entlastung  bedeutet Ausspruch von Vertrauen in zukünftiges Handeln des Geschäftsführers, aber auch Verzicht auf Schadenersatzansprüche, soweit diese zum Zeitpunkt der Entlastungsentscheidung erkannt werden oder aber hätten erkannt werden können. Diese Entlastung ist für den Geschäftsführer von großer Bedeutung, weil nach einer entsprechenden Entlastung die Gesellschafter keinen Schadenersatz mehr für die Fälle einklagen können, die eben bekannt sind oder bekannt sein könnten.

5. Vereinbaren Sie Haftungsbegrenzungen und Haftungshöchstsummen im Dienstvertrag.  

Die Geschäftsführerhaftung für Vorsatz kann nie eingeschränkt werden. Die Haftung für (einfache) Fahrlässigkeit kann aber eingeschränkt werden; bei der Haftung für grobe Fahrlässigkeit ist dies umstritten. Dementsprechend könnte die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ganz ausgeschlossen werden. Schadenersatzansprüche gegen den Geschäftsführer müssen innerhalb von 6 Monaten nach Fälligkeit und bei Beendigung des Dienstvertrags innerhalb von 3 Monaten nach dessen Beendigung schriftlich geltend gemacht werden, andernfalls sind sie erloschen. Zu einer Begrenzung auf eine Schadenersatzhöhe gibt es bislang keine gerichtliche Entscheidung.

Tipp: Es ist möglich, die Geschäftsführerhaftung der Höhe nach zu begrenzen etwa auf 10 % des Schadens bzw. das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung, je nach dem, welcher Betrag der geringere ist.

6. Fremd-Geschäftsführer: Vereinbaren Sie eine D&O-Versicherung  

Seit einigen Jahren gibt es eine Spezial-Vermögenshaftpflichtversicherung für Geschäftsleiter und Aufsichtsräte. Da sie aus Amerika kommt, hat man die dortige Bezeichnung "D&O" also "Directors and Officers"-Haftpflichtversicherung übernommen. Es gibt ca. 40 Versicherer mit unterschiedlichen Bedingungen. Dabei werden die Vermögensschäden der Gesellschaft wie auch die Anwaltskosten zur Anspruchsabwehr ersetzt (bis zu einem zu vereinbarenden Höchstbetrag). Damit werden Haftungsansprüche gegen den Geschäftsführer ersetzt, was nicht nur für den Geschäftsführer hilfreich ist, sondern regelmäßig auch für die Gesellschaft, weil die Ersatzansprüche häufig über das Vermögen eines Geschäftsführers hinausgehen.

Lesen Sie auch: Geschäftsführer-Haftung: Worauf Geschäftsführer bei D&O-Versicherungen achten sollten

7. Unangemessene Leistungen dürfen nicht an Gesellschafter fließen, soweit sie nicht durch Gewinn oder Rücklagen gedeckt sind.

Ein Geldabfluss an die Gesellschafter darf nicht dazu führen, dass der GmbH ein Verlust entsteht. Das kann z. B. geschehen, wenn Forderungen gegen Gesellschafter begründet werden, die wirtschaftlich wertlos sind, oder dass verdeckte Gewinnausschüttungen an den Gesellschafter gewährt werden. Wenn diese Zahlungen nicht von den Gesellschaftern zurückverlangt werden können, haftet der Geschäftsführer hierfür.

Achtung: An Geschäftsführer oder Prokuristen dürfen keine Darlehen gegeben werden, falls diese Darlehen nicht rechnerisch von Gewinn oder freien Rücklagen "gedeckt" sind (§ 43a GmbH-Gesetz).

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8. Seien Sie bei Anzeichen einer Krise besonders wachsam und holen Sie eventuell sachverständigen Rat ein.

Der Geschäftsführer hat die Pflicht, die wirtschaftliche Lage des Unternehmens laufend zu beobachten und sich bei Anzeichen einer krisenhaften finanziellen Entwicklung durch Aufstellung einer Zwischenbilanz (oder ähnlich) einen Überblick über den Vermögensstand zu verschaffen. Kann der Geschäftsführer dies selbst nicht erledigen, so hat er einen Sachverständigen zu beauftragen. Dieser muss gegebenenfalls sogar unabhängig sein, sodass von der Gesellschaft angestellte Rechtsanwälte oder Aufsichtsräte, die Rechtsanwälte sind, hierzu nicht genügen.

 

9. Zahlen Sie Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung immer bei Fälligkeit.

Die Vorenthaltung von Arbeitnehmerbeiträgen zur Sozialversicherung ist strafbar.

Achtung: Wer diese Arbeitnehmerbeiträge nicht an die Sozialversicherungsträger zahlt, haftet persönlich.

Diese Beträge sind vorrangig zu leisten. Dabei ist ausschließlich die Fälligkeit der Beiträge maßgeblich, nicht etwaige Auszahlung des Lohns an Arbeitnehmer, auch nicht etwaige Teilauszahlung.

10. Führen Sie die Lohnsteuer immer entsprechend den ausgezahlten Nettolöhnen an das Finanzamt ab.

Die Lohnsteuer richtet sich höhenmäßig nach den Beträgen, die an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden. Ist zu wenig frei verfügbares Geld vorhanden, neigen Geschäftsführer dazu, Nettobeträge an den Arbeitnehmer auszuzahlen, "vergessen" aber die Lohnsteuer an das Finanzamt zu zahlen. Werden an die Arbeitnehmer gegenüber dem normalen Anspruch gekürzte Beträge gezahlt, so reduziert sich die Lohnsteuer anteilig. Der Geschäftsführer haftet dann so, wie wenn er "richtig" gehandelt hätte und dem Finanzamt die richtig ausgerechneten Beträge an Lohnsteuer zur Verfügung gestellt hätte.

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