Geschäftsbrief

Sicherlich haben Sie bereits in Ihrem beruflichen Alltag einen Geschäftsbrief erhalten oder stehen vor der Aufgabe, einen solchen zu verfassen. In diesem Artikel erfahren Sie, für welche Zwecke Geschäftsbriefe erstellt werden, für wen sie relevant sind und welche festgeschriebenen Bestandteile diese enthalten müssen. Außerdem erhalten Sie Einblicke in die Struktur eines optimalen Geschäftsbriefs und können mit der abschließenden Checkliste Ihren nächsten Geschäftsbrief schnell und einfach überprüfen.

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Ein Geschäftsbrief umfasst die Korrespondenz von einem Unternehmen zum Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleister.
Der Absender muss immer ein Unternehmen sein, der Empfänger kann sowohl Privatperson als auch Unternehmen sein.
Geschäftsbriefe regeln die notwendigen Schritte einer Geschäftsabwicklung.
Eine Unterschrift bei einem Geschäftsbrief sollte prinzipiell gegeben sein, welche von der Person die für den Inhalt verantwortlich ist, vorgenommen wird.
Ein Geschäftsbrief enthält Pflichtangaben. Diese sollten nicht vergessen werden, da Sie ansonsten bei Missachtung oder fehlenden Angaben abgemahnt werden können.

Ein Geschäftsbrief bezeichnet die Korrespondenz von einem Unternehmen zu Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Auch E-Mails und Textdokumente als PDF-Dateien können als Geschäftsbriefe gelten und sollten daher die vorgeschriebenen Pflichtangaben beinhalten.

Wichtig dabei ist, dass der Absender zwar immer ein Unternehmen sein muss, der Empfänger jedoch auch eine Privatperson sein kann.

Ausnahme: Wenn eine Privatperson an eine Behörde oder ein Unternehmen schreibt, handelt es sich dabei um einen privaten Geschäftsbrief. Dieser private Geschäftsbrief unterliegt denselben Auflagen wie ein normaler Geschäftsbrief, benötigt jedoch keinen Vordruck.

Wofür werden Geschäftsbriefe geschrieben?

Geschäftsbriefe regeln die notwendigen Schritte einer Geschäftsabwicklung - von einer unverbindlichen Anfrage bis zur Rechnung. Und auch bei einer anfallenden Mahnung oder bei einer Benachrichtigung zur Bearbeitung einer Reklamation schreiben die Beteiligten Geschäftsbriefe.

Was für Arten an Geschäftsbriefen gibt es?

Geschäftsbriefe können aufgrund dieser neun Sequenzen einer Geschäftsabwicklung verfasst werden:

Anfrage
Angebot
Auftrag oder Bestellung
Auftragsbestätigung
Lieferschein
Rechnung
Mahnung
Zwischenbescheid
Reklamationsbearbeitung

Wer schreibt Geschäftsbriefe?

Geschäftsbriefe werden von Unternehmen geschrieben. Dies schließt auch Freiberufler, Freelancer, Einzelunternehmen sowie kleine bis mittlere Unternehmen mit ein.

Ein Geschäftsbrief enthält prinzipiell eine Unterschrift. Dabei sollte diese von der für den Inhalt verantwortlichen Person stammen. Die Unterschrift kann elektronisch erstellt sein, wichtig ist dabei jedoch, dass Minimalanforderungen an die Lesbarkeit erfüllt werden.

Was ist ein Geschäftsbrief nach DIN 5008?

In Deutschland regelt die Norm DIN 5008, wie Geschäftsbriefe aufgebaut und gestaltet sind. Außerdem schreibt die Norm vor, welche Informationen nicht fehlen dürfen.

DIN 5008 regelt bei einem Geschäftsbrief demnach:

Layout
Aufbau
Pflichtangaben

Einen Geschäftsbrief schreiben: Pflichtangaben, Aufbau und Layout

Die Vorschriften der DIN 5008 geben Ihnen klare Vorgaben dazu, wie Sie Ihren Geschäftsbrief formatieren und aufbauen sollten. Zudem existieren Pflichtangaben, die in jedem Geschäftsbrief enthalten sein müssen.

Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Sie dürfen die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs keinesfalls unterschätzen, da Sie bei Missachtung oder fehlenden Angaben abgemahnt werden können. Der Unterschied bei den Pflichtangaben ergibt sich daraus, ob das Unternehmen im Handelsregister registriert ist oder nicht:

Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister registriert sind:

Vorname und Nachname
vollständige Anschrift
bei einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) sollten Sie auch den Zusatz GbR erwähnen

Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen im Handelsregister registriert sind:

Firmenname
Rechtsform
Handelsregisternummer und Registergericht
handelt es sich um eine GmbH: Namen des Geschäftsführers sowie den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats
handelt es sich um eine AG: die Namen der Vorstandsmitglieder und den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Geschäftsangaben, wie die Kontoverbindung, Steuer-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Kontaktdaten und Internetpräsenz, können Sie in der Fußzeile des Geschäftsbriefs angeben.

Aufbau eines Geschäftsbriefs

Geschäftsbriefe bestehen prinzipiell aus acht Textbausteinen:

Briefkopf
Betreffzeile
Anrede
Einleitungssätze
Haupttext
Schluss
Gruß
Geschäftsangaben

Layout eines Geschäftsbriefs

Die Norm DIN 5008 definiert ebenso das Layout des Geschäftsbriefs in Bezug auf:

Seitenränder
Gestaltung des Briefkopfs

Schriftart und Schriftgröße sind nach DIN 5008 nicht festgeschrieben. Dennoch sollte der Leser die Informationen möglichst schnell und einfach lesen können. Daher verwenden viele Unternehmen leicht lesbare Standardschriftarten wie Times New Roman oder Arial. Bei der Schriftgröße greifen sie meist auf 12 pt zurück, Sie können aber auch 11 pt problemlos nutzen.

Die Seitenränder des Geschäftsbriefs nach DIN 5008

Die Seitenränder des Geschäftsbriefs sind nach der DIN 5008 standardisiert:

Der Seitenrand liegt oben bei 4,5 cm.
Unten hat der Seitenrand 2,5 cm.
Auf der linken Seite ist der Rand ebenso auf 2,5 cm festgesetzt.
Der rechte Seitenrand ist auf 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm) begrenzt.

Die Gestaltung des Briefkopfs bei Geschäftsbriefen nach DIN 5008

Die richtige und fehlerfreie Gestaltung des Briefkopfs ist entscheidend. Daher hat der Briefkopf des Geschäftsbriefs mit DIN 5008 genaue Formatierungsvorgaben.

Wichtige Bestandteile des Briefkopfs sind:

Anschrift des Adressaten
Anschrift des Empfängers
Rücksendeangabe (bei Bedarf)
Datum, an dem der Geschäftsbrief verfasst wurde
Ort, an dem der Geschäftsbrief geschrieben wurde (nur wenn er vom Wohnort abweicht)
Optional: Zusatzinformationen zur Orientierung des Empfängers („Ihr Zeichen“, „Mitgliedsnummer“, „Rechnungsnummer“, etc.)

Die Anschrift des Adressaten kann rechts- oder linksbündig, aber auch zentriert platziert werden. Die Angaben dürfen auf drei Zeilen verteilt sein und geben Auskunft über den Namen des Senders (des Unternehmens), die Anschrift und die Telefonnummer. Ebenso fügen viele mittlerweile die E-Mail-Adresse hinzu.

Die Anschrift des Empfängers wird unter der Anschrift des Senders platziert und darf eine maximale Breite von 8,5 cm haben. So wird sichergestellt, dass die Empfängeradresse in den Sichtschlitz eines Standardbriefs passt.

Die Rücksendeangabe steht direkt über der Anschrift des Empfängers. Sie besteht aus einer Zeile und ist in der Schriftgröße 8 pt gehalten.

Zusatzinformationen wie eine Bestellungsnummer, eine Mitgliedschaftsnummer, das Geschäftszeichen oder ähnliche Indikatoren werden mit einer Leerzeile Abstand unter der Anschrift platziert.

Die eigene Anschrift, die Anschrift des Empfängers sowie die Rücksendeangabe sollten sich auf (maximal) neun Zeilen oder 4,5 cm verteilen.

Das Datum wird rechtsbündig platziert. Zwischen der Anschrift des Empfängers und dem Datum ist eine Leerzeile Abstand. Weicht der Ort vom Wohnort ab, wird dieser vor dem Datum erwähnt (z.B. „Berlin, den [Datum]“).

Checkliste für Ihren nächsten Geschäftsbrief

Damit Ihnen das Schreiben Ihres nächsten Geschäftsbriefs noch einfacher fällt, finden Sie hier eine Checkliste, an der Sie sich orientieren können:

1. Briefkopf

Adresse des Adressaten
Adresse des Empfängers
Rücksendeinformation
Datum
Ort (optional)
mögliche Zusatzinformationen

2. Betreffzeile

Hebt sich die Betreffzeile gut und leicht lesbar vom Fließtext ab?
Gibt die Betreffzeile einen deutlichen Indikator zum Thema des Schreibens oder macht neugierig auf den Inhalt?

3. Anrede

Ist die Begrüßung an den Empfänger und die Thematik des Geschäftsbriefs angepasst?

4. Einleitungssätze

Haben Sie darauf geachtet, klar verständliche und kurze Sätze zu verwenden?
Wird sofort deutlich, weshalb Sie dem Leser/Empfänger schreiben?

5. Haupttext

Haben Sie alle wichtigen Informationen erfasst?
Sind unnötige Nebensätze gekürzt und auf das Wesentliche beschränkt?

6. Schluss

Haben Sie eine positive Zusammenfassung dessen, was Sie von Ihrem Empfänger wünschen, formuliert?
Integrieren Sie eine Aufforderung. Ein sog. Call-to-Action kann zum Beispiel sein: „Bei Fragen melden Sie sich gerne bei uns unter

7. Gruß

Haben Sie darauf geachtet, eine Grußformel zu verwenden, die zu Ihrer Zielgruppe und dem Anliegen Ihres Schreibens passt?

8. Geschäftsangaben

Sind die Geschäftsangaben mit den Vorgaben der DIN 5008 abgestimmt?
Sind alle Informationen vollständig?

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