Geschäftsbrief
Sicherlich haben Sie bereits in Ihrem beruflichen Alltag einen Geschäftsbrief erhalten oder stehen vor der Aufgabe, einen solchen zu verfassen. In diesem Artikel erfahren Sie, für welche Zwecke Geschäftsbriefe erstellt werden, für wen sie relevant sind und welche festgeschriebenen Bestandteile diese enthalten müssen. Außerdem erhalten Sie Einblicke in die Struktur eines optimalen Geschäftsbriefs und können mit der abschließenden Checkliste Ihren nächsten Geschäftsbrief schnell und einfach überprüfen.
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Zusammenfassung
Geschäftsbrief im Überblick
- Ein Geschäftsbrief umfasst die Korrespondenz von einem Unternehmen zum Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleister.
- Der Absender muss immer ein Unternehmen sein, der Empfänger kann sowohl Privatperson als auch Unternehmen sein.
- Geschäftsbriefe regeln die notwendigen Schritte einer Geschäftsabwicklung.
- Eine Unterschrift bei einem Geschäftsbrief sollte prinzipiell gegeben sein, welche von der Person die für den Inhalt verantwortlich ist, vorgenommen wird.
- Ein Geschäftsbrief enthält Pflichtangaben. Diese sollten nicht vergessen werden, da Sie ansonsten bei Missachtung oder fehlenden Angaben abgemahnt werden können.
Definition
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief bezeichnet die Korrespondenz von einem Unternehmen zu Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern. Auch E-Mails und Textdokumente als PDF-Dateien können als Geschäftsbriefe gelten und sollten daher die vorgeschriebenen Pflichtangaben beinhalten.
Wichtig dabei ist, dass der Absender zwar immer ein Unternehmen sein muss, der Empfänger jedoch auch eine Privatperson sein kann.
Ausnahme: Wenn eine Privatperson an eine Behörde oder ein Unternehmen schreibt, handelt es sich dabei um einen privaten Geschäftsbrief. Dieser private Geschäftsbrief unterliegt denselben Auflagen wie ein normaler Geschäftsbrief, benötigt jedoch keinen Vordruck.
Wofür werden Geschäftsbriefe geschrieben?
Geschäftsbriefe regeln die notwendigen Schritte einer Geschäftsabwicklung - von einer unverbindlichen Anfrage bis zur Rechnung. Und auch bei einer anfallenden Mahnung oder bei einer Benachrichtigung zur Bearbeitung einer Reklamation schreiben die Beteiligten Geschäftsbriefe.
Was für Arten an Geschäftsbriefen gibt es?
Geschäftsbriefe können aufgrund dieser neun Sequenzen einer Geschäftsabwicklung verfasst werden:
- Anfrage
- Angebot
- Auftrag oder Bestellung
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Rechnung
- Mahnung
- Zwischenbescheid
- Reklamationsbearbeitung
Wer schreibt Geschäftsbriefe?
Geschäftsbriefe werden von Unternehmen geschrieben. Dies schließt auch Freiberufler, Freelancer, Einzelunternehmen sowie kleine bis mittlere Unternehmen mit ein.
Info
Wer sollte den Geschäftsbrief unterschreiben?
Ein Geschäftsbrief enthält prinzipiell eine Unterschrift. Dabei sollte diese von der für den Inhalt verantwortlichen Person stammen. Die Unterschrift kann elektronisch erstellt sein, wichtig ist dabei jedoch, dass Minimalanforderungen an die Lesbarkeit erfüllt werden.
Was ist ein Geschäftsbrief nach DIN 5008?
In Deutschland regelt die Norm DIN 5008, wie Geschäftsbriefe aufgebaut und gestaltet sind. Außerdem schreibt die Norm vor, welche Informationen nicht fehlen dürfen.
DIN 5008 regelt bei einem Geschäftsbrief demnach:
- Layout
- Aufbau
- Pflichtangaben
Einen Geschäftsbrief schreiben: Pflichtangaben, Aufbau und Layout
Die Vorschriften der DIN 5008 geben Ihnen klare Vorgaben dazu, wie Sie Ihren Geschäftsbrief formatieren und aufbauen sollten. Zudem existieren Pflichtangaben, die in jedem Geschäftsbrief enthalten sein müssen.
Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief
Sie dürfen die Pflichtangaben eines Geschäftsbriefs keinesfalls unterschätzen, da Sie bei Missachtung oder fehlenden Angaben abgemahnt werden können. Der Unterschied bei den Pflichtangaben ergibt sich daraus, ob das Unternehmen im Handelsregister registriert ist oder nicht:
Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister registriert sind:
- Vorname und Nachname
- vollständige Anschrift
- bei einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) sollten Sie auch den Zusatz GbR erwähnen
Pflichtangaben, wenn Sie oder Ihr Unternehmen im Handelsregister registriert sind:
- Firmenname
- Rechtsform
- Ort der Niederlassung
- Handelsregisternummer und Registergericht
- handelt es sich um eine GmbH: Namen des Geschäftsführers sowie den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats
- handelt es sich um eine AG: die Namen der Vorstandsmitglieder und den Namen des Vorsitzenden des Aufsichtsrats
Tipp
Nutzen Sie die Fußzeile für weitere Informationen
Geschäftsangaben, wie die Kontoverbindung, Steuer-ID, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Kontaktdaten und Internetpräsenz, können Sie in der Fußzeile des Geschäftsbriefs angeben.
Aufbau eines Geschäftsbriefs
Geschäftsbriefe bestehen prinzipiell aus acht Textbausteinen:
- Briefkopf
- Betreffzeile
- Anrede
- Einleitungssätze
- Haupttext
- Schluss
- Gruß
- Geschäftsangaben
Layout eines Geschäftsbriefs
Die Norm DIN 5008 definiert ebenso das Layout des Geschäftsbriefs in Bezug auf:
- Seitenränder
- Gestaltung des Briefkopfs
Tipp
Wählen Sie eine passende Schriftgröße und gut lesbare Schriftart
Schriftart und Schriftgröße sind nach DIN 5008 nicht festgeschrieben. Dennoch sollte der Leser die Informationen möglichst schnell und einfach lesen können. Daher verwenden viele Unternehmen leicht lesbare Standardschriftarten wie Times New Roman oder Arial. Bei der Schriftgröße greifen sie meist auf 12 pt zurück, Sie können aber auch 11 pt problemlos nutzen.
Die Seitenränder des Geschäftsbriefs nach DIN 5008
Die Seitenränder des Geschäftsbriefs sind nach der DIN 5008 standardisiert:
- Der Seitenrand liegt oben bei 4,5 cm.
- Unten hat der Seitenrand 2,5 cm.
- Auf der linken Seite ist der Rand ebenso auf 2,5 cm festgesetzt.
- Der rechte Seitenrand ist auf 2 cm (nicht weniger als 1,5 cm) begrenzt.
Die Gestaltung des Briefkopfs bei Geschäftsbriefen nach DIN 5008
Die richtige und fehlerfreie Gestaltung des Briefkopfs ist entscheidend. Daher hat der Briefkopf des Geschäftsbriefs mit DIN 5008 genaue Formatierungsvorgaben.
Wichtige Bestandteile des Briefkopfs sind:
- Anschrift des Adressaten
- Anschrift des Empfängers
- Rücksendeangabe (bei Bedarf)
- Datum, an dem der Geschäftsbrief verfasst wurde
- Ort, an dem der Geschäftsbrief geschrieben wurde (nur wenn er vom Wohnort abweicht)
- Optional: Zusatzinformationen zur Orientierung des Empfängers („Ihr Zeichen“, „Mitgliedsnummer“, „Rechnungsnummer“, etc.)
Die Anschrift des Adressaten kann rechts- oder linksbündig, aber auch zentriert platziert werden. Die Angaben dürfen auf drei Zeilen verteilt sein und geben Auskunft über den Namen des Senders (des Unternehmens), die Anschrift und die Telefonnummer. Ebenso fügen viele mittlerweile die E-Mail-Adresse hinzu.
Die Anschrift des Empfängers wird unter der Anschrift des Senders platziert und darf eine maximale Breite von 8,5 cm haben. So wird sichergestellt, dass die Empfängeradresse in den Sichtschlitz eines Standardbriefs passt.
Die Rücksendeangabe steht direkt über der Anschrift des Empfängers. Sie besteht aus einer Zeile und ist in der Schriftgröße 8 pt gehalten.
Zusatzinformationen wie eine Bestellungsnummer, eine Mitgliedschaftsnummer, das Geschäftszeichen oder ähnliche Indikatoren werden mit einer Leerzeile Abstand unter der Anschrift platziert.
Achtung
Beachten Sie unbedingt folgende Layoutvorgaben
Die eigene Anschrift, die Anschrift des Empfängers sowie die Rücksendeangabe sollten sich auf (maximal) neun Zeilen oder 4,5 cm verteilen.
Das Datum wird rechtsbündig platziert. Zwischen der Anschrift des Empfängers und dem Datum ist eine Leerzeile Abstand. Weicht der Ort vom Wohnort ab, wird dieser vor dem Datum erwähnt (z.B. „Berlin, den [Datum]“).
Betreffzeile
Im Betreff bringen Sie auf den Punkt, worum es in Ihrem Geschäftsbrief geht, z. B. um ein exklusives Angebot. Der Betreff sollte immer kurz und prägnant sein, denn er entscheidet darüber, ob sich der Leser das Schreiben aufmerksam liest oder nicht.
Tipp
Hilfreiches rund um den Betreff
- Vermeiden Sie es unbedingt, das Wort „Betreff“ vorneweg zu stellen.
- Der Betreff steht immer zwei Zeilen unterhalb des Datums.
- Ein Betreff ist entweder gefettet oder in größerer Schrift gestaltet.
- Er sollte nicht länger als zwei Zeilen sein.
Anrede
Zwei Zeilen nach dem Betreff kommt die Anrede. Wenn Sie konkrete Namen und Titel von Adressaten kennen, sollten Sie Ihren Geschäftsbrief am besten personalisieren, z. B. mit „Sehr geehrter Herr Meyer“ bzw. „Sehr geehrte Frau Meyer“ oder „Guten Tag Herr Meyer“ bzw. „Guten Tag Frau Meyer“.
Wesentliches zum Anschreiben
Das eigentliche Anschreiben erfolgt eine Leerzeile unter der Anrede. Beim Aufbau des Geschäftsbriefs sollten Sie zur optischen Gliederung auf ausreichend Abstände bzw. Absätze achten. Auch Fettungen und Aufzählungen sind sinnvoll für einen optimalen Lesefluss.
Eine korrekte Rechtschreibung sowie Interpunktion spielen hier ebenfalls eine wesentliche Rolle. Inhaltlich lassen sich zum Anschreiben keine konkreten Vorgaben machen, denn jeder Geschäftsbrief behandelt ein anderes Anliegen.
Wichtig ist, dass Sie am Ende einen griffigen Schlusssatz formulieren. Wenn das Ziel des Geschäftsbriefs z. B. darin besteht, dass der Adressat sich bei Ihnen meldet, dann fordern Sie ihn oder sie im Schlusssatz freundlich dazu auf.
Grußformel
Die Grußformel mit nachfolgender Unterschrift bildet den Abschluss des Geschäftsschreibens. Sie liegt eine Leerzeile unterhalb des Anschreibens. Hier können Sie klassisch „Mit freundlichen Grüßen“ schließen oder sich etwas Individuelleres für sich als Absender überlegen. In jedem Fall stellt sie ein abschließendes Stimmungssignal dar und möchte den Leser freundlich verabschieden, z. B. mit „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ oder „Viele Grüße aus Musterstadt“.
Fußzeile
Je nach Anlass des Schreibens und Art Ihres Unternehmens ist es wichtig, in der Fußzeile alle relevanten Angaben zu Ihnen bzw. zu Ihrer Firma zu machen. Dazu zählen:
- Firmenadresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Webadresse
- Bankverbindung
- Umsatzsteuer-ID
- Registergericht
- Handelsregisternummer
Tipp
Formatierung der Fußzeile
Die Fußzeile kann ruhig in kleinerer Schriftgröße formatiert werden, z. B. in 9 oder 10 Punkt. Sie sollte zudem die Seitenränder (2-2,5 cm) einhalten.
Checkliste für Ihren nächsten Geschäftsbrief
Damit Ihnen das Schreiben Ihres nächsten Geschäftsbriefs noch einfacher fällt, finden Sie hier eine Checkliste, an der Sie sich orientieren können:
1. Briefkopf
- Adresse des Adressaten
- Adresse des Empfängers
- Rücksendeinformation
- Datum
- Ort (optional)
- mögliche Zusatzinformationen
2. Betreffzeile
- Hebt sich die Betreffzeile gut und leicht lesbar vom Fließtext ab?
- Gibt die Betreffzeile einen deutlichen Indikator zum Thema des Schreibens oder macht neugierig auf den Inhalt?
3. Anrede
- Ist die Begrüßung an den Empfänger und die Thematik des Geschäftsbriefs angepasst?
4. Einleitungssätze
- Haben Sie darauf geachtet, klar verständliche und kurze Sätze zu verwenden?
- Wird sofort deutlich, weshalb Sie dem Leser/Empfänger schreiben?
5. Haupttext
- Haben Sie alle wichtigen Informationen erfasst?
- Sind unnötige Nebensätze gekürzt und auf das Wesentliche beschränkt?
6. Schluss
- Haben Sie eine positive Zusammenfassung dessen, was Sie von Ihrem Empfänger wünschen, formuliert?
- Integrieren Sie eine Aufforderung. Ein sog. Call-to-Action kann zum Beispiel sein: „Bei Fragen melden Sie sich gerne bei uns unter
7. Gruß
- Haben Sie darauf geachtet, eine Grußformel zu verwenden, die zu Ihrer Zielgruppe und dem Anliegen Ihres Schreibens passt?
8. Geschäftsangaben
- Sind die Geschäftsangaben mit den Vorgaben der DIN 5008 abgestimmt?
- Sind alle Informationen vollständig?
Geschäftsbriefe – und was sonst noch relevant ist
Bei Geschäftsbriefen und deren Aufbau sollten Sie vor allem darauf achten, dass diese, allen Formalien zum Trotz, nicht zu steif wirken. Denken Sie daran, dass jedes Schreiben Werbung für Sie ist. Deswegen sollten Sie neben möglichst kurzen und klaren Sätzen auch auf verbindliche Formulierungen achten, die Ihre Kunden oder Zielgruppe positiv stimmen. Ebenso wichtig ist es, dass Sie klassische Flüchtigkeitsfehler vermeiden, wie beispielsweise:
- Mangelhafte Beschriftung des Briefkuverts: Geben Sie z. B. die Adresse falsch an, erhalten Sie den Brief als unzustellbar zurück. Dasselbe gilt für eine falsche Frankierung. Es ist peinlich, wenn der Empfänger das fehlende Porto auslegen muss. Geht der Brief ins Ausland, vergessen Sie nicht, das Ziel-Land auf Englisch anzugeben.
- Nichtssagende Beschreibung des Sachverhalts: Verwirren Sie nicht mit verschachtelten Sätzen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Ihrer Botschaft, so wirken Sie professionell und wenn Sie dann noch den Leser mit Namen ansprechen, haben Sie seine ungeteilte Aufmerksamkeit.
- Bedrucken der Rückseite des Briefbogens: Wenn der Brief länger gerät, dann drucken Sie niemals wichtige Aussagen auf die Rückseite des Anschreibens. Nutzen Sie in diesem Fall immer ein zweites Blatt. So stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird.
