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Grundlagen zur Betriebsprüfung: Das Wichtigste für Unternehmer

Rechte und Pflichten von Unternehmern bei der Betriebsprüfung
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 16.03.2016

Das Finanzamt hat verschiedene Möglichkeiten, Ihre steuerlichen Angaben zu prüfen. Die klassische Form ist die Außenprüfung, die der Prüfer des Finanzamts vorher ankündigen muss. Die Ausnahme ist die sogenannte Nachschau (Lohnsteuer und Umsatzsteuer), bei der der Prüfer unangekündigt vor der Tür steht und Einsicht in Ihre Unterlagen fordert. In diesem Beitrag finden Sie alles Wissenswerte zur Betriebsprüfung, vor allem Infos zu Ihren Rechten und Pflichten.

Diese Arten von Betriebsprüfungen gibt es

Je nachdem, welchen Schwerpunkt das Finanzamt bei seinen Prüfungen setzt, hat es folgende Möglichkeiten:

  • Lohnsteuer-Außenprüfung. Hier beschränkt sich die Prüfung ausschließlich auf die Lohnsteuer, die Sie für Ihre Mitarbeiter abgeführt haben.
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Bei dieser Prüfung schaut sich der Prüfer des Finanzamts nur die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug an.
  • Betriebsnahe Veranlagung. Diese Sonderstelle im Finanzamt führt nur stichprobenartige, thematisch sehr eng gefasste Überprüfungen durch, die meist nur ein paar Stunden oder einen Tag dauern (z. B. Besichtigung des häuslichen Arbeitszimmers).
  • Klassische Betriebsprüfung. Bei einer klassischen Betriebsprüfung kann der Prüfer alle Steuerarten (meist jedoch nicht die Lohnsteuer) prüfen.
  • Lohnsteuer-Nachschau. Bei dieser Form der Außenprüfung erscheint der Prüfer ohne vorherige Ankündigung und fordert Einsicht in Ihre Lohnbuchhaltung.
  • Umsatzsteuer-Nachschau. Hier erscheint der Prüfer ebenfalls als „Überraschungsgast“ und nimmt die Unterlagen zu allen umsatzsteuerlichen Vorgängen unter die Lupe.

Hinweis:
Bei den ersten 4 Prüfungsvarianten – auch als Außenprüfungen bezeichnet – muss sich der Prüfer vorab per schriftlicher Prüfungsanordnung ankündigen. Eine Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, gegen den Sie theoretisch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe mit einem Einspruch vorgehen können. Nur bei der Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau setzen die Prüfer auf den Überraschungsmoment, melden ihren Besuch weder telefonisch noch schriftlich an und geben Ihnen so auch nicht die Möglichkeit, Ihre steuerlichen Unterlagen aufzubereiten.

Wer muss mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt rechnen?

Welche Unternehmen vom Finanzamt geprüft werden, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Der gewichtigste Faktor für die Wahrscheinlichkeit (bzw. Häufigkeit) einer Prüfung ist jedoch die Größenklasse des Unternehmens. Wird ein Unternehmen im Finanzamt als Großbetrieb eingestuft, finden Prüfungen meist regelmäßig statt:

Einordnung eines Betriebs in die Größenklasse „Großbetrieb“

Art des Betriebs
Art des BetriebsBetriebsmerkmalGroßbetrieb
Handelsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 8 Mio. Euro über 310.000 Euro
Fertigungsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 4,8 Mio. Euro über 280.000 Euro
Freiberufler Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 5,2 Mio. Euro über 650.000 Euro
Anderer Leistungsbetrieb Umsatz oder steuerlicher Gewinn über 6,2 Mio. Euro über 370.000 Euro

Aber auch Unternehmen, die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt erfasst sind, können aus den folgenden Gründen geprüft werden:

  • Auffälligkeit: Der Sachbearbeiter im Finanzamt, der die Steuererklärungen bearbeitet, hat Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten; oder bestimmte Sachverhalte sind so kompliziert, dass sie vom Schreibtisch aus nicht beurteilt werden können.
  • Zufallsprinzip: Einige Fälle landen auch per Zufallsprinzip auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers. So möchte man erreichen, dass jeder Unternehmer – unabhängig von der Größenklasse – immer damit rechnen muss, geprüft zu werden.

Tipp:Ist Ihr Unternehmen aufgrund der Umsätze und Gewinne nicht als Großbetrieb eingestuft, gibt es ein wichtiges Merkmal, das eine bevorstehende Prüfung ankündigt. Stehen nämlich sämtliche Bescheide unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO“ (in der Betreffzeile der Steuerbescheide zu finden), bereitet das Finanzamt häufig eine Prüfung vor.

Der Betriebsprüfer kündigt seinen Besuch an – was tun?

Im Normalfall kündigt der Betriebsprüfer seinen Besuch durch eine schriftliche Prüfungsanordnung an. Da er für die Prüfungsanordnung jedoch einige Details wie Prüfungsbeginn oder Prüfungsort braucht, wird er sich vorab mit Ihnen oder mit Ihrem steuerlichen Berater telefonisch in Verbindung setzen. 

Dieser erste Kontakt kann eine besondere Brisanz haben. Denn sobald Sie sich mit dem Prüfer über Prüfungsbeginn und Prüfungsort „einig“ sind, wird der Prüfer eine schriftliche Prüfungsanordnung verfassen und Ihnen diese per Post zusenden. Sobald Sie aber die Prüfungsanordnung in Händen halten, können Sie keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr beim Finanzamt einreichen.

Tipp:Ziehen Sie die Einreichung einer strafbefreienden Selbstanzeige in Erwägung, muss nach dem Telefonat mit dem Prüfer alles sehr schnell gehen. In diesem Fall sollten Sie sich auf jeden Fall sofort mit Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen.

Aber auch wenn Ihre Bücher in Ordnung sind, sollten Sie vorab die Unterlagen sichten und die Prüfung organisatorisch vorbereiten (Ansprechpartner klären, Räumlichkeiten bereitstellen etc.). Durch einen reibungslosen Ablauf stellen Sie sicher, dass die Prüfung Sie und Ihre Mitarbeiter nicht länger in Anspruch nimmt als unbedingt notwendig.

Die Inhalte der Prüfungsanordnung

In der Prüfungsanordnung, die Ihnen der Betriebsprüfer vor seinem Besuch per Post zuschickt, finden Sie folgende Angaben:

  • Umfang der Betriebsprüfung: Angabe zu den zu prüfenden Steuerarten
  • Prüfungszeitraum: meist drei zusammenhängende Jahre
  • Ort der Prüfung: meist beim Unternehmen
  • Prüfungsbeginn
  • Die Person des Prüfers

Sind Sie mit einzelnen Teilen der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie dagegen theoretisch formalen Einspruch einlegen. Die Betonung liegt auf „theoretisch“, denn wenn schon vor dem Beginn der Prüfung schlechte Stimmung herrscht, ist das nicht in Ihrem Sinne. Es droht eine kleinliche und nicht mehr objektive Prüfungsatmosphäre. Deshalb ist es besser, die Punkte offen anzusprechen, die Sie stören.

Beispiel:Sie vereinbaren mit dem Prüfer telefonisch, dass er aus Platzgründen und aus organisatorischen Gründen bei Ihrem Steuerberater prüfen soll. In der Prüfungsanordnung besteht der Prüfer jedoch auf eine Prüfung vor Ort bei Ihnen in der Firma. In diesem Fall ist es ratsam, das Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers zu suchen, plausible Gründe für eine Prüfung in den Räumlichkeiten beim Steuerberater zu nennen und eine formlose Änderung der Prüfungsanordnung zu beantragen. Bei einem formalen Einspruch muss der Prüfer dagegen eine Stellungnahme schreiben und hat einen erheblichen bürokratischen Aufwand.

Umfang der Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung wird das Finanzamt bzw. der Betriebsprüfer (besonders in kleineren Unternehmen) meist alle Steuerarten prüfen, mit denen Sie als Unternehmer konfrontiert sind. Eine Ausnahme bildet die Lohnsteuerprüfung. Sie wird in aller Regel von einem auf Lohnsteuer spezialisierten Betriebsprüfer durchgeführt. In der Praxis wird immer häufiger auch die Grunderwerbsteuer beim Kauf einer Immobilie geprüft, weil es bei dieser Steuerart zahlreiche Fehlerquellen gibt.

Prüfungszeitraum

Bei einer Betriebsprüfung werden normalerweise  die letzten drei zusammenhängenden Jahre geprüft. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer ausfallen (z. B. Prüfung der Jahre 2012 bis 2014 im Rahmen einer Betriebsprüfung, die 2016 beginnt). Allerdings darf der Prüfer nur die Jahre unter die Lupe nehmen, für die im Zeitpunkt des Erlasses der Prüfungsanordnung bereits Steuererklärungen beim Finanzamt eingegangen sind. Erlässt der Prüfer beispielsweise 2016 eine Prüfungsanordnung, und sind bisher nur die Jahre 2011 bis 2013 beim Finanzamt eingegangen, kann er auch nur diese Jahre prüfen. Der Prüfer darf mangels Erklärungseingang weder das Jahr 2014 mitprüfen, noch hat er das Recht, sich die laufende Buchhaltung des Jahres 2016 anzusehen.

Ort der Prüfung

Nach der Betriebsprüfungsordnung soll die Betriebsprüfung in der Regel im Unternehmen stattfinden. Nur wenn Sie in Ihrem Unternehmen definitiv keinen Platz für den Prüfer haben (oder aus plausiblen Gründen überhaupt keine Zeit), sind 2 Alternativen denkbar:

  • Prüfung in der Kanzlei Ihres Steuerberaters. Vorteil: Der Steuerberater nimmt Ihnen die Last der Prüfung ab. Durch seine Erfahrung mit Betriebsprüfern sicherlich nicht verkehrt. Nachteil: Die Prüfung in Räumlichkeiten des Steuerberaters ist meist sehr kostspielig. Die Beratungskosten, die auf Sie zukommen, sollten Sie bei diesem Prüfungsort stets vorab vereinbaren.
  • Prüfung im Finanzamt. Vorteil: Sie bringen Ihre gesamten Buchhaltungsunterlagen ins Finanzamt und müssen erst mal nur abwarten. Nachteil: Der Prüfer hat möglicherweise mehr Zeit zum Prüfen als bei Ihnen vor Ort.

In jedem Fall gilt: Soll die Prüfung nicht in Ihrer Firma stattfinden, müssen Sie dem Prüfer das schriftlich plausibel erläutern. Gerade bei Platzproblemen wird der Prüfer aber in der Regel kein Problem damit haben, einen anderen Prüfungsort zu akzeptieren.

Prüfungsbeginn

In der Prüfungsanordnung wird das Kommen des Prüfers an einem bestimmten Tag angekündigt. Bei Unternehmen mit der Betriebsgrößenklasse „Großbetrieb“ sollen zwischen Datum der Prüfungsanordnung und Beginn der Prüfung mindestens 4 Wochen liegen. Das ist beabsichtigt, um dem Unternehmen etwas Zeit zu geben, die Buchhaltungsunterlagen für die Prüfung aufzubereiten. Kleineren Unternehmen (die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt eingestuft sind) wird in der Regel eine Vorlaufzeit von 2 Wochen eingeräumt. 

Sind Sie (oder Ihr Steuerberater) an dem in der Prüfungsanordnung vermerkten Prüfungsbeginn verhindert, teilen Sie dem Prüfer das am besten telefonisch mit und bitten ihn um einen Ausweichtermin. Ist die Verschiebung nicht zu kurzfristig, wird der Prüfer damit in der Regel kein Problem haben. 

Die Person des Prüfers

Kompliziert wird es, wenn Sie mit dem Prüfer des Finanzamts nicht einverstanden sind. Sie haben zwar keine formale Möglichkeit, den angesetzten Prüfer abzulehnen. Wenn es allerdings in der Vergangenheit bereits Vorfälle gegeben hat, oder wenn der Prüfer beispielsweise mit einem Ihrer Konkurrenten verwandt ist, sollten Sie aktiv werden. In diesem Fall wenden Sie sich am besten schriftlich an den Leiter der Betriebsprüfungsstelle und schildern Sie diesem sachlich Ihre Bedenken. Sind diese Bedenken plausibel, wird er meist Fingerspitzengefühl beweisen und einen anderen Prüfer beauftragen.

Abschluss der Betriebsprüfung

Nach Abschluss der Prüfungshandlungen haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Bei dieser abschließenden Besprechung können Sie noch versuchen, den einen oder anderen Kompromiss auszuhandeln – denn in der komplexen Materie einer Betriebsprüfung gibt es selten nur Schwarz und Weiß; vieles ist Interpretationssache, und Verhandlungsspielraum daher meist vorhanden.

Nach dieser Schlussbesprechung wird der Prüfer Ihnen einen Prüfungsbericht zusenden. Die Feststellungen dieses Prüfungsberichts sind dann maßgeblich für die aufgrund der Betriebsprüfung geänderten Steuerbescheide.

Tipp: Gegen die geänderten Steuerbescheide können Sie Einspruch einlegen – selbst wenn Sie im Rahmen der Schlussbesprechung den Feststellungen zunächst zugestimmt haben. Im Einspruchsverfahren ist der Fall dann wieder offen und Sie können weitere Feststellungen widerlegen.

Sind Sie jedoch in der Größenklasse „Großbetrieb“ beim Finanzamt eingestuft und ist damit klar, dass der Prüfer nach Ablauf von 3 Steuerjahren zu einer erneuten Prüfung kommen wird, sollten Sie mit nachträglichen Einsprüchen vorsichtig sein. Denn bei der nächsten Prüfung dürften für den Prüfer Kompromisse im Rahmen der Schlussbesprechung tabu sein.

Ablauf der Betriebsprüfung

Im Rahmen der Prüfung sollten Sie dem Prüfer bestimmte Personen nennen, an die er sich mit Rückfragen oder bei der Suche nach Buchhaltungsunterlagen wenden kann. Das sollten in der Regel der Steuerberater und der Buchhalter sein. Allen anderen Mitarbeitern verbieten Sie, dem Prüfer Auskünfte zu erteilen. Bitten Sie den Prüfer außerdem bei Feststellungen um eine schriftliche Ausführung mit Fundstellen und steuerlichen Konsequenzen. Das ist wichtig, weil Sie dann zusammen mit Ihrem Steuerberater gezielt Gegenargumente ausarbeiten können.

Ausführliche Infos und ein Verhaltensknigge für die Zeit der Prüfung finden Sie hier.

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