Produktanalyse: Wie rentabel sind meine Produkte?

Geschäftsführer erstellt Produktanalyse
Aktualisiert am: 01.09.2015

Ein großes Sortiment ist kein Garant für ein gutes Ergebnis. Gerade kleine Unternehmen sind meist dann erfolgreich, wenn sie sich auf Produkte beschränken, bei denen sie besonderes Know-how besitzen oder die sie besonders kostengünstig herstellen können. Denn dort ist der Gewinn am größten. Wie Sie eine Produktanalyse erstellen und anschließend Ihr Sortiment optimieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Deckungsbeitrag: So messen Sie den Erfolg eines Produkts

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind Produkte (auch Aufträge, Leistungen) grundsätzlich erfolgreich, wenn sie einen positiven Deckungsbeitrag (DB) erwirtschaften. Der DB ergibt sich, wenn Sie vom Nettopreis eines Artikels dessen variable Kosten abziehen. Variable Kosten sind Kosten, die nur anfallen, wenn Sie einen Artikel herstellen und verkaufen. Typische variable Kosten sind Materialeinsatz, Löhne oder im Handel die Kosten für den Wareneinsatz.

Verbleibt ein positiver DB, trägt dieser anteilig dazu bei, die Fixkosten (z. B. Mieten, Abschreibungen, Gehälter usw.) zu decken. Je höher der DB, desto profitabler ist das Produkt – und umgekehrt. Produkte mit negativem DB führen dazu, dass Sie beim Verkauf dieser Artikel Geld verlieren.

Mehrstufiger Deckungsbeitrag in der Praxis

Bei der einfachen Deckungsbeitragsrechnung wird allerdings nicht berücksichtigt, dass durch Herstellung und Verkauf von Produkten weitere Kosten entstehen, die zwar nicht variabel sind, aber anfallen, weil Sie genau dieses Produkt produzieren, lagern und verkaufen (z. B. bestimmte Maschinen, Personalkosten). Um diese Kosten den Produkten zurechnen zu können, müssen Sie einen mehrstufigen Deckungsbeitrag ermitteln.

Tipp: Schätzung genügt meist. Eine genaue Berechnung ist dabei meist nicht nötig. Fast immer genügt es, eine Schätzung vorzunehmen und sich dabei auf die Personalkosten zu konzentrieren. Denn dies sind die größten Kostenpositionen, die z. B. für Bestellung oder Auftragsbearbeitung anfallen. Fast immer genügt es, wenn Sie die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten erfassen und mit dem in Ihrem Betrieb üblichen Kostensatz für eine Personalstunde (Gehalt und Sozialkosten) multiplizieren.

Beispiel: Ein Kunde bestellt ein Produkt A. Für die Auftragsbearbeitung benötigt der Verkaufsmitarbeiter 30 Minuten. Der Stundensatz des Mitarbeiters beträgt 50 EUR. Es fallen Bearbeitungskosten von 25 EUR an. Um A herstellen zu können, muss der Einkäufer im Mittel 3 Bestellungen bei Lieferanten vorneh-men, was im Schnitt 45 Minuten dauert. Der Stundensatz des Einkäufers beträgt 40 EUR. Für den Einkauf müssen 30 EUR angesetzt werden. Stichproben zeigen, dass die Bearbeitungszeiten immer in etwa gleich sind. Lagerkosten oder andere Ausgaben fallen nicht an. Der Netto-Verkaufspreis für A beträgt 130 EUR, die variablen Kosten 70 EUR. Es bleibt ein DB I von 60 EUR, von dem die Kosten für Einkauf und Vertrieb abgezogen werden müssen. Am Ende steht ein positiver DB von nur noch 5 EUR. Ergebnis: Das auf den ersten Blick profitable Produkt trägt weit weniger zur Fixkostendeckung und zum Gewinn bei als auf den ersten Blick vermutet.

Wenn Sie in größerem Umfang Waren oder Material lagern müssen, sollten Sie noch Kosten für Lagerplatz und Kapitalbindung (Liquidität) berücksichtigen. Auch hier müssen Sie nicht mit absolut genauen Werten arbeiten. Stattdessen können Sie Schätz- oder Näherungszahlen verwenden. Zudem kann es je nach Produkt, Auftrag und Geschäftsmodell sein, dass weitere Kosten anfallen, z. B. für Versicherungen oder Fracht.

 

Deckungsbeitrag richtig ermitteln

Um zu berechnen, wie hoch der tatsächliche Deckungs- oder Erfolgsbeitrag Ihrer Produkte ist, können Sie wie folgt vorgehen:

  1. Ermitteln Sie für jedes Produkt den tatsächlichen Netto-Verkaufspreis (Preis minus Umsatzsteuer, Rabatte und andere Nachlässe)
  2. Ermitteln Sie die variablen Kosten für jedes Produkt
  3. Ermitteln Sie den DB I (Netto-Verkaufspreis minus variable Kosten) für jedes Produkt
  4. Ermitteln Sie für jedes Produkt weitere zurechenbare Kosten, z. B. Bearbeitungskosten für Einkauf und Verkauf. Berechnen Sie aus Vereinfachungsgründen nur die Personalkosten.
  5. Wenn Sie in größerem Umfang Waren lagern, z. B. Material oder Produkte, sollten Sie auch Lagerkosten ansetzen. Diese können Sie vereinfacht berechnen, indem Sie die benötigte Lagerfläche ermitteln und mit dem Kostensatz je Quadratmeter (qm) multiplizieren. Den Kostensatz je qm erhalten Sie z. B., indem Sie die monatlichen Kosten der Kostenstelle „Lager“ durch die Anzahl Quadratmeter dividieren. Nicht zuletzt sollten Sie Kosten für Kapitalbindung berücksichtigen. Diese entstehen, wenn Sie Material kaufen und lagern oder Verkaufsprodukte vorrätig halten. Für die Zeit der Lagerung wird Ihr Geld „gebunden“; d. h. Sie können es nicht anderweitig verwenden. Die Kapitalbindung berechnen Sie vereinfacht, indem Sie den Warenwert (Einkaufspreis bei Material, Herstellkosten bei Verkaufsartikeln) mit dem an die Bank zu zahlenden Zinssatz und der Zahl der Tage, die Material oder Produkt im Schnitt im Lager verweilen, multiplizieren.

    Beispiel:
    Ein Unternehmen kauft Material für 10.000 EUR und verwendet es nach 30 Tagen. Der Betrieb zahlt 10 Prozent Bankzinsen. Es entstehen Kapitalbindungskosten von rund 83 EUR (10.000 EUR * 10 Prozent / 360 Tage * 30 Tage).

  6. Berechnen Sie den tatsächlichen Erfolgs-/Deckungsbeitrag je Artikel. Verwenden Sie dazu z. B. nachstehende Tabelle.

Tipp: Wichtige Artikel zuerst berechnen. Wenn Ihnen der Aufwand zur Berechnung des DB IV für alle Produkte zu aufwendig erscheint, sollten Sie dies zuerst für wichtige Artikel tun. Führen Sie die Berechnungen für die Produkte durch, die Sie häufig verkaufen und mit denen Sie hohe Umsätze erzielen. Außerdem können Sie, wenn Ihnen die Berechnungen zu umständlich sind, Lager- und Kapitalbindungskosten zunächst ebenfalls außen vor lassen. Erst wenn Sie die DB IV für alle Produkte ermittelt haben, machen Sie sich an die Berechnung dieser Kosten.

Artikelbezeichnung
Artikelbezeichnung Produktname
Position Ihre Erläuterungen EUR
Nettopreis z. B. Preis minus Umsatzsteuer, Rabatt, Skonto, Bonus
- variable Kosten z. B. Material, Lohn, Beschaffungspreis
= DB I
- Bearbeitungskosten Einkauf z. B. Bearbeitungszeit Materialbestellung
- Sonstige Zeiten Einkauf z. B. Zeit für Lagerbearbeitung, Prüfung
= DB II
- Bearbeitungskosten Verkauf z. B. Auftragsbearbeitungszeit
- Besuchszeiten Verkauf z. B. bei erklärungsbedürftigen Produkten
- Sonstige Zeiten Verkauf z. B. Zeit für Lagerbearbeitung, Prüfung
= DB III
- Lagerkosten z. B. Kosten je Quadratmeter
- Kapitalbindungskosten z. B. Zinskosten bei regelmäßigen Einlagerungen
- Sonstige Kosten z. B. Frachten, Verpackung, Versicherungen
= DB IV (Erfolgsbeitrag Produkt)

So optimieren Sie Ihre Produktpalette

Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen mit nur 20 Prozent Ihrer Artikel positive DB IV erzielen. Bei weiteren 30-50 Prozent ist der DB IV Null oder minimal positiv. Die restlichen Produkte „erwirtschaften“ negative DB IV. Diese Produkte sollten Sie aus betriebswirtschaftlicher Sicht aus dem Sortiment nehmen. Ist das nicht möglich – etwa, weil Sie Ihren Kunden ein Vollsortiment anbieten müssen –, sollten Sie über folgende Maßnahmen nachdenken:

  1. Preise erhöhen
  2. Kosten senken, z. B. intensiver mit Lieferanten verhandeln, Produktionszeiten verkürzen (Lohnkosten).
  3. Versuchen, Kunden mehr Produkte zu verkaufen, um Bearbeitungskosten relativ zum Auftragsvolumen zu senken.
  4. Prozesse verbessern, um z. B. Bearbeitungszeiten zu reduzieren.
  5. Vereinfachungsmaßnahmen umsetzen (z. B. nur Anrufe statt Vertreterbesuche, Durchführung von Sammelbestellungen bei Kundenaufträgen etc.).
  6. Kunden bestimmte Kosten separat berechnen, z. B. Lieferung oder Verpackung.
  7. Kein aktives Anbieten schlechter (DB IV-negativer) Produkte durch Sie oder den Vertrieb.

Eine Sortimentsbereinigung führt u. a. dazu, dass Sie frei werdende Kapazitäten, z. B. im Ein- oder Verkauf, dazu verwenden können, verstärkt profitable Artikel herzustellen und zu verkaufen. Das führt auf mittlere Sicht zu einer deutlichen Steigerung des Betriebsergebnisses. Außerdem profitieren Sie von einer abnehmenden Komplexität, weil z. B. weniger Besonderheiten, etwa bei Bestellungen oder in der Produktion, berücksichtigt werden müssen.

Tipp: Produktanalyse regelmäßig wiederholen. Wiederholen Sie die Produktbewertung jährlich, wenn sich Ihr Produktportfolio ändert (z. B. viele Neuentwicklungen), es größere Kostenänderungen gibt (z. B. sinkende/steigende Materialpreise) oder wenn Sie Verbesserungsmaßnahmen umsetzen (z. B. Prozessoptimierung).

Beispiel aus der Praxis

Peter Müller verkauft Geschenkartikel für Geschäftskunden. Sein Sortiment umfasst 1.200 Artikel. Mit allen Produkten erwirtschaftet er positive DB I (Nettopreis – variable Kosten). Trotz guter Verkaufszahlen bleibt sein Verdienst hinter den Erwartungen zurück. Müller berät sich mit einem befreundeten Unternehmer, der ihm erklärt, dass er nicht nur den DB I betrachten darf, sondern eine mehrstufige Berechnung vornehmen muss, weil die Artikel auch spezifische Fixkosten tragen müssen, um wirklich profitabel zu sein. Er müsse einen DB II errechnen, der positiv ausfallen muss, wenn ein Produkt das Betriebsergebnis verbessern soll.

Müller beginnt mit der Sortimentsanalyse. Er will die Bearbeitungszeiten für Beschaffung und Auftragserledigung berechnen. Da Müller kaum Lagerware hat, will er auf den Ansatz dieser Kosten verzichten. Er beginnt, die Zeiten zu erfassen, die er im Schnitt benötigt, um einen Kundenauftrag zu bearbeiten. Er stellt fest, dass er für alle Aufträge ähnliche Bearbeitungszeiten benötigt. Die Zeiten will er mit dem aktuellen Personalkostensatz multiplizieren. Da sich die Aufträge oft aus mehreren Artikeln zusammensetzen, ist es schwierig, Zeiten und Kosten direkt einzelnen Produkten zuzurechnen. Er behilft sich damit, dass er berechnet, wie hoch die Bestellkosten insgesamt sind. Dann setzt er diese in Relation zum Umsatz.

Es ergibt sich ein Prozentsatz für Bestellungen von 10 Prozent und für die Verkaufsbearbeitung von 15 Prozent. Müller setzt 10 und 15 Prozent des Nettopreises eines Artikels als spezifische Beschaffungs- bzw. Auftragskosten an und zieht diese Werte vom DB I ab. So erhält er den DB II. Das Ergebnis überrascht: Nur gut 25 Prozent der Artikel bringen Müller nach Abzug der Bearbeitungskosten einen hohen, positiven DB II, mit etwa 40 Prozent der Artikel verdient er wenig oder gar nichts (DB II liegt zwischen 0 und 2 EUR). Mit den restlichen Produkten erzielt er sogar negative DB II.

Als Geschenkartikelhändler kann Müller sein Sortiment nicht reduzieren; er möchte das Portfolio im Gegenteil sogar aufstocken, um mehr Kundenwünsche erfüllen zu können. Müller muss also andere Maßnahmen umsetzen, damit er mehr Gewinn erzielt. Er plant, ein Maßnahmenbündel umzusetzen: Bei rund 50 Produkten möchte er die Preise anheben, bei weiteren 200 Produkten verhandelt er mit Lieferanten um niedrigere Preise. Außerdem will er Kunden, die Aufträge von unter 100 EUR erteilen, ab sofort einen Pauschalbetrag von 7 EUR für Verpackung und Porto in Rechnung stellen. Bereits nach wenigen Monaten stellt Müller fest, dass sein Betriebsergebnis steigt. Die Analyse will er jährlich wiederholen.

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