Steuerliche Nachteile bei fehlenden oder falschen Belegen /fileadmin/_processed_/1/c/csm_Steuerliche_Nachteile_Fehlende_Belege_c70402c7b0.jpg 2016-05-24 Lexware

Steuerliche Nachteile bei fehlenden oder falschen Belegen

Belege und Aufzeichnungen über steuerliche relevante Tatsachen: So geht's!
Von Lexware-Redaktion
Aktualisiert am: 24.05.2016

Als Selbstständiger sollten Sie während des Jahres für finanzielle Transaktionen Belege sammeln und Aufzeichnungen machen. Die wichtigsten Belege, die Sie als Steuerzahler betreffen, sollten Sie kennen, damit Ihnen Steuerrückzahlungen nicht verlorengehen. Je detaillierter später die Aufzeichnungen für Ihre Steuererklärung sind, desto eher erkennt das Finanzamt einzelne Aufwendungen an.

Belege über steuerlich relevante Tatsachen

Belege sind u.a. Rechnungen, Quittungen. Kaufverträge, Kassenzettel, Fahrkarten, Spendenbescheinigungen, Parkscheine. Aus Ihnen muss ersichtlich sein, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben. Zu den Belegen gehören auch sonstige Unterlagen über „steuerlich erhebliche Tatsachen“. Das können z. B. sein Bescheinigungen über die Teilnahme an Fortbildungslehrgängen oder ein Attest über die Notwendigkeit einer Reha-Maßnahme oder Kur.

Eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten

Um die steuerlichen Nachweise für die Steuererklärung vollständig und rechtzeitig beisammen zu haben, empfiehlt es sich, nach einer Checkliste vorzugehen. Hier ein Beispiel:

  • Persönliche Angaben (z. B. Familienstandsänderungen, Scheidungsurteil)
  • Kinder (z. B. Betreuungskosten, Unterhaltszahlungen, Kindergeldbescheid, Ausbildungsnachweis)
  • Vorsorgeaufwendungen/ Sonderausgaben (z. B. Policen oder Quittungen über Privatversicherungen, Nachweise über vermögenswirksame Leistungen, private Altersvorsorge, Spenden, Unterhalt für    bedürftige Personen)
  • Außergewöhnliche Belastungen (z. B. Nachweis bei Behinderung, Nachweis über die Pflege von hilflosen Personen, Aufwendungen für beruflich genutztes Arbeitszimmer)
  • Vermietung/ Verpachtung/ Wohneigentum (z. B. bei eigen- und fremdgenutzten Immobilien, Darlehens- und Bausparkontenauszüge, Grundsteuer, Erhaltungsmaßnahmen)
  • Kapitalvermögen (z. B. Zinseinnahmen, ausländische Einkünfte, Bausparguthaben)
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen/Sonstiges (z. B. Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, Pflege von alten, kranken und pflegebedürftigen Personen)

Eingangsrechnungen exakt prüfen

Typische Fehler, die Ihre Steuererstattung zunichte machen:

  • Das Entgelt wird falsch angegeben.
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und/ oder -ausstellers fehlen oder sind fehlerhaft.
  • Der Steuerbetrag wird falsch aufgeführt.
  • Der Zeitpunkt der Leistung wird falsch angegeben.
  • Es werden Leistungen/ Lieferungen aufgeführt, die nicht erbracht wurden.
  • Die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird nicht mitgeteilt.
  • Der Bruttobetrag und der Umsatzsteuerbetrag werden nicht genannt.

Beachten Sie: Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR) gelten vereinfachte Bedingungen.

Fehlerhafte oder verlorene Unterlagen "retten"

Als Leistungsempfänger dürfen Sie eine empfangene Rechnung ausnahmsweise berichtigen oder ergänzen, aber nur, wenn der Aussteller sie mit Datum und Unterschrift abzeichnet. Auch wenn Belege verlorengegangen sind, müssen Sie nicht auf den Betriebsausgabenabzug verzichten. Sie können ggfs. einen Eigenbeleg erstellen, der folgende Angaben enthalten muss:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
  • genaue Bezeichnung des Gegenstands/der Leistung, der/die bezahlt wurde,
  • Datum der Aufwendung,
  • Bruttopreis, den Sie gezahlt haben,
  • glaubhafte Begründung, dass Sie die Ausgabe tatsächlich getätigt haben,
  • Ausstellungsdatum des Eigenbelege,
  • eigenhändige Unterschrift.

Wenn die Höhe der Kosten nicht nachweisbar ist, muss das Finanzamt schätzen. Der Eigenbeleg ist nur eine Notlösung und sollte die Ausnahme bleiben.

Achtung: Das Ausstellen unrichtiger Belege oder das „Berichtigen“ eines Belegs ist kein Kavaliersdelikt. Sie machen sich hier der Steuerhinterziehung strafbar.

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