Telefonieren statt schriftlich mahnen: So überzeugen Sie säumige Schuldner

Forderungsmanagement: So gelingt die Gesprächsführung mit säumigen Zahlern
Aktualisiert am: 10.06.2016

Säumige Schuldner können recht kreativ sein, wenn es darum geht, nicht zu bezahlen. Wenn Sie sich auf ein solches Kundentelefonat jedoch gut vorbereiten, kann der Schritt, zum Inkassobüro oder zum Rechtsanwalt zu gehen, vielleicht ausbleiben. Wir zeigen Ihnen anschaulich, wie Sie Ihr Forderungsmanagement verbessern – und an Ihr Geld gelangen.

Gesprächsführung mit säumigen Zahlern

Einige Kunden versuchen in so einer Telefonsituation, für sich Zeit zu gewinnen. Es werden plötzlich Einwände gegen Ihre Forderung erhoben, die zuvor nicht bekannt waren. Auf den Einwand des Kunden sollte immer angemessen reagiert werden.

Ein paar Beispiele von möglichen Kundendialogen:

Kunde: Ihre Lieferung weist Mängel auf.
Antwort: Bei der Annahme der Ware haben Sie mit Ihrer Unterschrift bestätigt, dass unsere Lieferung frei von Mängeln ist. Unser Techniker wird sich umgehend bei Ihnen melden. Zu welchem Termin können wir mit der Bezahlung unsere Rechnung rechnen?

Kunde: Wir benötigen noch weitere Ware von Ihnen, um den gesamten Kundenauftrag von uns abzuwickeln.
Antwort: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zuerst Ihre Bezahlung dieses Auftrages abwickeln, danach können Sie gerne wieder erneut bei uns bestellen.

Kunde: Die Lieferung von Ihnen ging viel zu spät bei mir ein.
Antwort: Ich kann Ihre Verärgerung über die verspätete Lieferung gut verstehen, jedoch ist Ihre Rechnung bereits seit 4 Wochen in Zahlungsverzug. Wir haben Sie bisher, wegen der verspäteten Lieferung, nicht gemahnt. Jetzt lassen Sie uns über die Bezahlung unsere Lieferung sprechen. Wann können wir mit Ihrer Zahlung rechnen?

Kunde: Wenn Sie so schnell Ihr Geld wollen, werde ich mich wohl nach einen neuen Lieferanten umsehen.
Antwort: Zum Zeitpunkt der Bestellung kannten Sie unsere Zahlungsbedingungen und haben diese akzeptiert. Wir garantieren Ihnen eine hohe Qualität. Wenn Sie längere Zahlungsziele für sich in Anspruch nehmen möchten, dann können wir das nur über eine deutlich erhöhte Mengenabnahme besprechen. Sollten Sie bei Ihrem bisherigen Bestellmengenverfahren bleiben und ein längeres Zahlungsziel benötigen, lässt sich das nur über einen höheren Preis realisieren. Wie sollen wir jetzt verbleiben?

Kunde: Die Zahlung wird von unserer Finanzbuchhaltung vorgenommen.
Antwort: Diese Qualität zu dem Ihnen garantierten Preis ist nur umsetzbar, wenn von Ihrer Seite eine fristgerechte Bezahlung der Rechnungen gewährleistet ist. Klären Sie das bitte in Ihrem Unternehmen und teilen mir mit, wann ich mit der Begleichung unserer Rechnung rechnen kann.

Kunde: Ich habe Ihre Rechnung gar nicht erhalten.
Antwort: Ich werde sie Ihnen sofort zufaxen. Da Sie unsere Lieferung bereits erhalten haben, möchte ich wissen, wann die Rechnung angewiesen wird?

Kunde: Ihre Rechnung haben wir gestern überwiesen.
Antwort: Das ist ja schön, dann senden Sie mir doch bitte umgehend eine Kopie des Zahlungsbeleges per Fax oder E-Mail zu, damit wir den Fall abschließen können.

Kunde: Ich warte noch auf die Zahlung eines Kunden, dann bezahle ich Ihre Rechnung umgehend.
Antwort: Eine Stundung können wir Ihnen leider nicht gewähren. Wir können auch nicht auf unsere Zahlungseingänge warten, um unsere Lieferantenrechnungen zu bezahlen. Wenn Sie uns keinen verbindlichen Zahlungstermin nennen, sehen wir uns gezwungen, unseren Inkassopartner einzuschalten.

Wenn der Kunde partout nicht zahlen will

Sollte Ihr Kunde trotzdem nicht zahlen, dann sollten Sie den Vorgang an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt weiterleiten. Inkassodienstleister, die beim Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. Mitglied sind, was ein sogenanntes Gütesiegel für seriöses Inkasso darstellt, sind unter www.BDIU.de gelistet.

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