Welche Anmeldungen sind bei der Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich?

Neue Mitarbeiterin im Einstellungsgespräch, es werden einige Unterlagen benötigt
Aktualisiert am: 01.03.2017

Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie zahlreiche Daten von ihm, die Sie an verschiedene Einrichtungen und Behörden melden müssen. Aufwendig wird es, wenn die Unterlagen nicht vollständig sind. Welche Sie benötigen, wo und wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter anmelden müssen, erfahren Sie hier.

Anmeldung neuer Mitarbeiter: Diese Unterlagen brauchen Sie

Der neue Mitarbeiter muss folgende Unterlagen und Daten vorlegen:

  • seine Steueridentifikationsnummer
  • den Sozialversicherungsausweis
  • eine Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse
  • Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • bei ausländischen Arbeitnehmern – falls erforderlich - eine Arbeitserlaubnis
  • bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertennachweis
  • je nach Mitarbeiter und Tätigkeit spezielle Unterlagen wie z. B. die Gesundheitsbescheinigung (bei Minderjährigen), die Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz oder den Staplerschein.

Hier müssen Sie den neuen Mitarbeiter anmelden

Sie melden den neuen Mitarbeiter beim Finanzamt an

Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale Ihres neuen Mitarbeiters, z. B. seine Lohnsteuerklasse, beim Finanzamt abfragen zu können, müssen Sie ihn über ihre Lohnabrechnungssoftware oder das Programm ELSTER beim Finanzamt für das sogenannte ELStAM-Verfahren anmelden. Dazu benötigen Sie folgende Daten von ihm:

  • das Geburtsdatum
  • seine Steueridentifikationsnummer
  • Sie müssen wissen, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt

Tipp: Allgemeines zu Steuerklassen
Auf unserer Partnerseite www.steuerklassen.net finden Sie wertvolle Informationen für die richtige Wahl der Steuerklasse. Dort erhalten Sie neben einer detaillierten Beschreibung der einzelnen Steuerklassen auch eine Übersicht über die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Ausnahme: Ein Minijobber, dessen Lohnsteuer pauschal berechnet und abgeführt wird, muss nicht beim Finanzamt angemeldet werden.

Tipp: Steueridentifikationsnummer unbekannt
Die Steueridentifikationsnummer wurde jedem Bürger Ende 2011 vom Finanzamt zugesandt. Der neue Mitarbeiter findet sie z. B. auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers. Ist sie nicht auffindbar, kann er sie beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.identifikationsmerkmal.de erfragen.

Sie melden den neuen Mitarbeiter zur Sozialversicherung an

Sie müssen den neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden und ihn sozialversicherungsrechtlich einordnen. Anzumelden ist jeder neue Mitarbeiter, der in der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung pflichtversichert ist.

Im Einzelnen sind das z. B. 

  • Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall;
  • Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind;
  • Arbeitnehmer, die Altersrente beziehen. Hier entfällt der Beitragsanteil zur Rentenversicherung für den Mitarbeiter – nur der Arbeitgeberanteil ist zu entrichten;
  • Arbeitnehmer nach Vollendung des 65. Lebensjahres, für die zur Arbeitslosenversicherung kein Arbeitnehmeranteil zu entrichten ist;
  • Arbeitnehmer in Altersteilzeit;
  • Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben (Minijobber);
  • Studenten, die während ihres Studiums arbeiten und nicht als Minijobber abgerechnet werden können.

Die Krankenkassen sind die zentralen Meldestellen für die Sozialversicherung. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie an die zuständigen Stellen wie z. B. die Rentenversicherung weiter.

Die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters müssen Sie mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung, vornehmen. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die Software „sv-net“ möglich.

Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig

Bevor Sie einen Minijobber einstellen, müssen Sie wissen, ob ein Minijob möglich ist. Zur Beurteilung des Verhältnisses hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann abgerufen werden unter: www.arbeitgeber.de/www/arbeitgeber.nsf/id/DE_Checkliste_Minijobs

Die Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gehen an die Minijob-Zentrale bei der Bundesknappschaft. Auch die Anmeldung dort muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt oder ob er Ihnen einen Befreiungsantrag übergeben hat.

In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben

In bestimmten Branchen ist der Beginn der Beschäftigung durch eine sogenannte Sofortmeldung an die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers bzw. die Minijob-Zentrale zu melden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die Software sv-net.

Sofortmeldungen sind in folgenden Betrieben zu erstatten:

  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Messeauf- und abbau
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Unternehmen der Forstwirtschaft

Achtung: „Normale“ Anmeldung ist trotzdem nötig
Die Sofortmeldung ersetzt die Anmeldung bei der Krankenkasse nicht. Diese muss zusätzlich erfolgen.

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Sie stellen das erste Mal einen neuen Mitarbeiter ein

Stellen Sie in Ihrem Betrieb zum ersten Mal einen Mitarbeiter ein, müssen Sie zuerst eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Sie erhalten sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesanstalt für Arbeit in Saarbrücken. Sie kann unkompliziert per E-Mail, Telefon oder Fax beantragt werden:

Tel.: 0800 / 4 5555 20Fax: 0681 / 988 429 – 1300E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Ihren Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden und für alle Beitragszahlungen und zukünftigen Meldungen.

Tipp: Mit der Meldung warten
Warten Sie mit der Anmeldung Ihres Mitarbeiters ca. 3 Arbeitstage. Bis dahin hat die Agentur für Arbeit die Betriebsnummer auch an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet, so dass die Anmeldung dort gleich richtig zugeordnet werden kann.

Sie müssen Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden

Beim 1. Mitarbeiter ist zu unterscheiden: Möchten Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen, müssen Sie zuerst Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden. Diese Anmeldung ist nicht erforderlich, wenn

  • Ihr 1. Mitarbeiter Minijobber ist und die Lohnsteuer pauschal abgerechnet wird oder
  • die Lohnabrechnung von einem Dritten, z. B. Ihrem Steuerberater durchgeführt wird.

Lassen Sie die Entgeltabrechnung von einem Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt. Er führt dann auch die Anmeldung des Mitarbeiters beim Finanzamt durch. Beim Minijobber ist die pauschale Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale und nicht ans Finanzamt abzuführen.

Tipp: Sie erhalten einen Code
Nach erfolgter Registrierung wird Ihnen auf dem Postweg ein Aktivierungscode zugesandt. Die gesamte Registrierung dauert ca. 1 Woche.

Alle Meldungen müssen elektronisch erfolgen

Wenn Sie die Entgeltabrechnung selbst machen möchten, brauchen Sie auch ein Programm für die Sozialversicherungsmeldungen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie erstatten die Meldungen über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder nutzen die kostenlose Ausfüllhilfe „sv-net“ der Informationstechnischen Service-Stelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH.

Anders als in den anderen Sozialversicherungszweigen, ist eine namentliche Anmeldung des Mitarbeiters bei der Berufsgenossenschaft nicht erforderlich. Die Meldung erfolgt einmal jährlich durch die Jahres(entgelt)meldung.

Beispiel aus der Praxis

Falsche Angaben zur Sozialversicherung über einen Arbeitnehmer können für Unternehmen zu Bußgeldern und hohen Nachforderungen führen. In einem Fall hatte ein Arbeitnehmer bei der Einstellung auf die Frage nach weiteren Beschäftigungen „nein“ angekreuzt und damit falsche Angaben gemacht. Dies hatte eine falsche sozialversicherungsrechtliche Einordnung durch den Arbeitgeber zur Folge. Die Vorlage eines schriftlichen Fragebogens und das Ausfüllen durch den Arbeitnehmer bewahrten das Unternehmen vor einer Strafe. Dem Arbeitgeber waren deshalb weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit bei der Anmeldung des neuen Mitarbeiters vorzuwerfen.

Tipp: Wenn der neue Mitarbeiter bei der Einstellung wissentlich falsche Angaben macht, kann der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag anfechten und das Arbeitsverhältnis je nach Sachlage sogar fristlos beenden.

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