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Welche Anmeldungen sind bei der Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich?

Von Dr. Manfred Buchner, Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 24.05.2019

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie zahlreiche Daten von ihm, die Sie an verschiedene Einrichtungen und Behörden melden müssen. Aufwendig wird es, wenn die Unterlagen nicht vollständig sind. Welche Sie benötigen, wo und wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter anmelden müssen, erfahren Sie hier.

Anmeldung neuer Mitarbeiter: Diese Unterlagen brauchen Sie

Der neue Mitarbeiter muss folgende Unterlagen und Daten vorlegen:

  • seine Steueridentifikationsnummer
  • den Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis der Elternschaft, wenn nicht aus Kinderfreibetrag ersichtlich – wegen Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose
  • eine Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse
  • Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern: Arbeitsgenehmigung
  • bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertennachweis
  • je nach Mitarbeiter und Tätigkeit spezielle Unterlagen wie z. B. die Gesundheitsbescheinigung (bei Minderjährigen), die Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz oder den Staplerschein

Hier müssen Sie den neuen Mitarbeiter anmelden

Anmeldung neuer Arbeitnehmer beim Finanzamt

Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale Ihres neuen Mitarbeiters, z. B. seine Lohnsteuerklasse, beim Finanzamt abfragen zu können, müssen Sie ihn über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder das Programm ELSTER beim Finanzamt für das sogenannte ELStAM-Verfahren anmelden. Dazu benötigen Sie folgende Daten von ihm:

  • das Geburtsdatum
  • seine Steueridentifikationsnummer
  • Sie müssen wissen, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt

Tipp: Allgemeines zu Steuerklassen
Auf unserer Partnerseite www.steuerklassen.net finden Sie wertvolle Informationen für die Wahl der richtigen Steuerklasse. Dort erhalten Sie neben einer detaillierten Beschreibung der einzelnen Steuerklassen auch eine Übersicht über die jeweiligen Vor- und Nachteile.

Ausnahme: Ein Minijobber, dessen Lohnsteuer pauschal berechnet und an die Minijob-Zentrale abgeführt wird, muss nicht beim Finanzamt angemeldet werden.

Tipp: Steueridentifikationsnummer unbekannt
Der neue Mitarbeiter findet seine Steueridentifikationsnummer z. B. auch auf der Lohnsteuerbescheinigung des alten Arbeitgebers. Ist sie nicht auffindbar, kann er sie beim Bundeszentralamt für Steuern unter www.identifikationsmerkmal.de erfragen.

Hat der z. B. aus dem Ausland zugezogene Arbeitnehmer noch keine Steueridentifikationsnummer, können Sie übergangsweise für bis zu 3 Monate die Lohnsteuer nach den Ihnen bekannten voraussichtlichen Steuermerkmalen berechnen.

Anmeldung zur Sozialversicherung

Sie müssen den neuen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) anmelden.

Angemeldet werden müssen z. B. 

  • Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung pflichtversichert sind. Das ist der Regelfall;
  • Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind;
  • Arbeitnehmer, die eine geringfügige Beschäftigung ausüben (Minijobber)

Bei Rentnern gelten je nach Sachlage unterschiedliche Regelungen. Dasselbe gilt für Studenten. Auskünfte erteilt die zuständige Krankenkasse.

Zentrale Meldestellen für die Anmeldung zur Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Sie ziehen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie an die zuständigen Stellen wie z. B. die Rentenversicherung weiter.

Die Anmeldung des neuen Mitarbeiters muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die maschinelle Ausfüllhilfe „sv-net“ möglich.

Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig

Bevor Sie einen Minijobber einstellen, müssen Sie wissen, ob ein Minijob möglich ist. Zur Beurteilung des Verhältnisses hilft ein Personalfragebogen, der die Angaben des Arbeitnehmers erfasst. Der Fragebogen kann hier abgerufen werden.

Die Meldungen und Beiträge für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gehen an die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Die Anmeldung des Minijobbers dort muss mit der 1. Entgeltabrechnung, spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt oder ob er Ihnen einen Befreiungsantrag übergeben hat.

In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben

In bestimmten Branchen ist der Beginn der Beschäftigung durch eine sogenannte Sofortmeldung an die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers bzw. die Minijob-Zentrale zu melden. Damit sollen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpft werden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt über Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder die Software sv-net.

Sofortmeldungen sind in folgenden Betrieben zu erstatten:

  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Messeauf- und abbau
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe

Achtung: „Normale“ Anmeldung ist trotzdem nötig
Die Sofortmeldung ersetzt die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse nicht. Diese muss zusätzlich erfolgen.

eBook: Mitarbeiter einstellen

Im praktischen eBook Mitarbeiter einstellen erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber zum Thema Mitarbeiter wissen müssen.

Sie stellen das erste Mal einen neuen Mitarbeiter ein

Stellen Sie in Ihrem Betrieb zum ersten Mal einen Mitarbeiter ein, müssen Sie zuerst eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Sie erhalten sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie wird unkompliziert online beantragt: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Ihren Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden und für alle Beitragszahlungen und zukünftigen Meldungen.

Tipp: Postweg einplanen

Beantragen Sie die Betriebsnummer frühzeitig. Sie erhalten sie aus Datenschutzgründen nur auf dem Postweg.

Sie müssen Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden

Beim 1. Mitarbeiter ist zu unterscheiden: Möchten Sie die Entgeltabrechnung selbst durchführen, müssen Sie zuerst Ihren Betrieb beim Finanzamt in Mein Elster registrieren. Sie benötigen die Registrierung, um Ihren Mitarbeiter anzumelden und seine Lohnsteuerdaten abfragen zu können. Diese Registrierung ist nicht erforderlich, wenn

  • Ihr 1. Mitarbeiter Minijobber ist und die Lohnsteuer pauschal abgerechnet wird oder
  • die Lohnabrechnung von einem Dritten, z. B. Ihrem Steuerberater durchgeführt wird.

Lassen Sie die Entgeltabrechnung von einem Dritten durchführen, reicht dessen Registrierung beim Finanzamt. Er führt dann auch die Anmeldung des Mitarbeiters beim Finanzamt durch. Beim Minijobber entfällt die Anmeldung, weil die pauschale Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale und nicht ans Finanzamt abzuführen ist.

Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie ein Zertifikat, mit dem Sie sich zur Abfragung der Lohnsteuerdaten authentifizieren müssen

Alle Meldungen müssen elektronisch erfolgen

Wenn Sie die Entgeltabrechnung selbst machen möchten, brauchen Sie auch ein Programm für die Sozialversicherungsmeldungen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie erstatten die Meldungen über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder nutzen die kostenlose Ausfüllhilfe „sv-net“ der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH.

Bei der Berufsgenossenschaft erfolgt anders als in den anderen Sozialversicherungszweigen keine namentliche Anmeldung des Mitarbeiters. Diese Meldung erfolgt einmal jährlich für alle Mitarbeiter gemeinsam durch eine Jahres(entgelt)meldung.

Achtung: Urlaubs- und Lohnausgleichskasse

In Branchen mit Urlaubs- und Lohnausgleichskasse z. B. dem Bauhauptgewerke oder dem Malerhandwerk ist der Arbeitnehmer zusätzlich dort anzumelden.

Praxisbeispiel: Falsche Angaben im Arbeitsvertrag

Falsche Angaben zur Sozialversicherung über einen Arbeitnehmer können für Unternehmen zu Bußgeldern und hohen Nachforderungen führen. In einem Fall hatte ein Arbeitnehmer bei der Einstellung auf die Frage nach weiteren Beschäftigungen „nein“ angekreuzt und damit falsche Angaben gemacht. Dies hatte eine falsche sozialversicherungsrechtliche Einordnung durch den Arbeitgeber zur Folge. Die Vorlage eines schriftlichen Fragebogens und das Ausfüllen durch den Arbeitnehmer bewahrten das Unternehmen vor einer Strafe. Dem Arbeitgeber waren deshalb weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit beim Anmelden des neuen Mitarbeiters vorzuwerfen.

Themenseite „Mitarbeiter finden und einstellen“

Für kleine Unternehmen ist es oft nicht leicht, qualifizierte neue Mitarbeiter zu finden und für den eigenen Betrieb zu begeistern. Das A und O ist dabei ein professioneller Einstellungsprozess. Auf unserer Themenseite finden Sie hierzu geballtes Fachwissen und kostenlose Arbeitshilfen.

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