Wie stelle ich Rechnungen im Ausland richtig?

Im Ausland Rechnungen richtig stellen
Aktualisiert am: 10.10.2017

Rechnungen zu schreiben, ist eine schöne Aufgabe für Unternehmer. Die Regeln für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind dabei meistens kein Problem. Doch was müssen Sie bei einer Rechnung ins Ausland beachten? Rechnungen, die ein deutscher Unternehmer an einen ausländischen Betrieb stellt oder andersherum von einem ausländischen Betrieb empfängt, unterliegen gesonderten Bestimmungen. Dieser Beitrag zeigt das Wichtigste auf einen Blick.

Rechnungen ins EU-Ausland richtig stellen

Rechnungsangaben innerhalb der EU

Neben den üblichen Pflichtangaben in nationalen Rechnungen  (z. B. fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe des Lieferzeitpunktes, Datum der Rechnung) müssen Sie bei der Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union die folgenden Punkte berücksichtigen:

Nicht nur Inlandsrechnungen, sondern auch Rechnungen ins EU-Ausland oder an Unternehmen in sog. Drittländern müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Da innerhalb und außerhalb der EU unterschiedliche Vorschriften gelten, sollten Sie vor einer Rechnungsstellung immer erst prüfen, in welchem Land der Abnehmer Ihrer Ware oder Dienstleistung ansässig ist. Die folgenden Punkte sind dabei von besonderer Bedeutung:

  • Der Rechnungsausweis erfolgt ohne deutsche Umsatzsteuer: Lieferungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten werden grundsätzlich im Herkunftsland ohne Umsatzsteuer ausgewiesen und unterliegen beim Empfänger im Bestimmungsland der Erwerbsbesteuerung.

    Beispiel
    : Kauft ein französischer Betrieb bei einem in Berlin ansässigen Unternehmen Ware ein, stellt der Deutsche eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer und der Franzose berechnet die französische Steuer für diese Lieferung und führt sie ab. Da der Franzose diese Steuer zugleich wieder als Vorsteuer abziehen kann, ist das für ihn – abgesehen von ein wenig Arbeit – ein Null-Summen-Spiel.
  • Sie müssen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben.
  • Zudem müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden angeben.

    Wichtig
    : Das Finanzamt verlangt von Ihnen als Rechnungssteller, die USt-IdNr. und die Adressdaten Ihrer Kunden auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies können Sie auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern in wenigen Minuten erledigen. Unterlassen Sie dies und stellt sich später heraus, dass die Angaben falsch sind, müssen Sie schlimmstenfalls für die Umsatzsteuer geradestehen.
  • Außerdem müssen Sie die steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung unter der USt-IdNr. des Kunden in Ihren „Zusammenfassenden Meldungen“ angeben.

Wenn Sie elektronische Rechnungen einsetzen, werden die Rechnungsstellung, der Versand und die Verarbeitung vereinfacht. Auch hierbei gilt es, wichtige Regelungen zu beachten. Alles hierzu erfahren Sie in der Online-Schulung "Elektronische Rechnungen - rechtssichere Einführung in der Praxis".

Vorschriften gelten auch für Lieferungen innerhalb eines Unternehmens

Liefern Sie einen Gegenstand zu Ihrer eigenen Verfügung „an sich selbst“, weil Sie zum Beispiel in einem anderen Mitgliedstaat ein Tochterunternehmen führen, gelten dieselben Regelungen. Das Finanzamt verlangt in solchen Fällen, dass Sie eine „Pro-forma-Rechnung“ ausstellen und den Erwerb in dem anderen Land selbst versteuern.

Sonderregeln bei Kleinunternehmern

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, d. h. bestimmte Umsatzgrenzen in Deutschland nicht überschreiten, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und können von den genannten umsatzsteuerlichen Vereinfachungsregelungen somit auch keinen Gebrauch machen. Außerdem müssen Sie als deutscher Unternehmer die länderspezifisch unterschiedlichen Lieferschwellen des jeweils anderen EU-Staates prüfen und berücksichtigen. Fällt der andere Unternehmer unter die dort geltende Kleinunternehmerregelung, ist die Lieferung wie gegenüber einem Verbraucher in Deutschland steuerpflichtig (ausgenommen der Versandhandel).

Ausnahmeregelung bei sonstigen Leistungen

Handelt es sich nicht um eine klassische Lieferung von Waren, sondern um eine sogenannte Sonstige Leistung, kommt es in speziellen Fällen zu einer anderen umsatzsteuerlichen Behandlung, welche einzelfallbezogen geprüft werden muss. Solche Ausnahmeregelungen greifen z. B. bei Veranstaltungsleistungen von Künstlern und Sportlern, einer Montageleistung sowie Personenbeförderungs- oder Restaurationsleistungen.

Rechnungen außerhalb der EU (Drittland) richtig stellen

Kauft ein ausländischer Unternehmer aus einem Drittland, wie z. B. aus China, Waren bei einem deutschen Unternehmen ein, gilt ebenfalls: Sie stellen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass Sie für Rechnungen, die Sie außerhalb der EU an ausländische Unternehmen stellen, keine Umsatzsteuer abführen müssen.

Ausländische Umsatzsteuerpflicht prüfen

Manche Drittländer, wie etwa die Schweiz, können vergleichbare Umsatzsteuersysteme haben. So können beispielsweise eine umsatzsteuerliche Registrierung oder die Einschaltung eines Fiskalvertreters im betroffenen Land nötig sein. Sie sollten deshalb unbedingt prüfen, ob die Lieferung oder Sonstige Leistung nach dem ausländischen Recht umsatzsteuerpflichtig ist und Sie eine Umsatzsteuer abführen müssen.

Ausländische Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe

Bekommen Sie die ausländische Steuer nicht erstattet oder machen Sie von Ihrem Erstattungsrecht keinen Gebrauch, müssen Sie die ausländische Umsatzsteuer zusammen mit den anderen Aufwendungen als Betriebsausgabe buchen.

Tipp: Ausländische Steuer separat buchen
Buchen Sie die ausländische Steuer auf einem separaten Konto, um den Überblick zu behalten.

Elektronische Rechnungen im Ausland einsetzen

Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld. Wie Sie elektronische Rechnungen auch grenzüberschreitend rechtssicher einsetzen, erfahren Sie im Webinar „Elektronische Rechnungen - rechtssichere Einführung in der Praxis“.

Rechnungen ins Ausland stellen: So funktioniert die Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland

Ausländische Verbraucher in anderen EU-Staaten werden in der Regel genauso behandelt wie inländische Verbraucher, d. h. als deutsches Unternehmen stellen Sie die Rechnung an den ausländischen Verbraucher nach den deutschen Vorgaben. Die Umsatzsteuerpflicht bleibt im Inland. Nur in seltenen Fällen wird hiervon abgewichen (z. B. bei Fahrzeugen).

Achtung: Umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich
Überschreiten Sie als Unternehmer die Lieferschwelle des anderen EU-Staates, in welchem der Verbraucher wohnt und die Ware in Empfang nimmt, müssen Sie sich umsatzsteuerlich registrieren lassen und mit der Umsatzsteuer des betreffenden Staates abrechnen (sogenannte Versandhandelsregelung).

Gutschriften erfolgen nach nationalen Vorgaben

Vereinbaren die beiden Unternehmen, dass nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Leistung abrechnet (Gutschrift), bleibt es bei den allgemeinen Grundsätzen der Rechnungserteilung nach dem jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht, d.h. in Deutschland nach den §§ 14, 14a UStG.

Gutschrift erleichtert Abrechnung bei fehlenden Informationen

Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Sie wird gern eingesetzt, wenn es für den Leistungsempfänger einfacher ist, die zur Abrechnung erforderlichen Informationen zu beschaffen. Vereinbaren Sie folglich, dass Ihr französischer Kunde die von Ihnen gelieferte Ware per Gutschrift abrechnet, sind Sie von Ihrer Pflicht zur Rechnungstellung entbunden. Der Franzose rechnet unterdessen per Gutschrift ab.

Eine Stornierung ist keine Gutschrift

Die (im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete) Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung ist keine kaufmännische Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Verwenden Sie in diesem Zusammenhang trotzdem den Begriff „Gutschrift“, hat dies umsatzsteuerlich keine Folgen.

Achtung: Angabe von „Gutschrift“ verpflichtend
Rechnungen müssen im Falle einer Gutschrift neuerdings die Pflichtangabe „Gutschrift“ beinhalten. Dies gilt auch für „gemischte“ Rechnungen, in denen empfangene Leistungen (Gutschrift) und ausgeführte Leistungen miteinander verrechnet werden.

Pflichtangaben in anderen Amtssprachen möglich

Seit kurzem erkennt die deutsche Finanzverwaltung bestimmte in Rechnungen verwendete Begriffe und Formulierungen, wie z. B. „Gutschrift“, in anderen Amtssprachen an. Das erleichtert die Arbeit im Rechnungswesen und hilft, schwer zu berichtigende Fehler zu vermeiden. In ihrem BMF-Schreiben vom 25.10.2013, S. 7-9, hat die Finanzverwaltung alle zugelassenen Formulierungen aufgelistet.

Folgen von falschen oder fehlenden Angaben

Falsche oder fehlende Angaben in Auslandsrechnungen können umsatzsteuerliche Folgen für Sie haben. Schlimmstenfalls müssen Sie für die Umsatzsteuer geradestehen, wie etwa, wenn sich die USt-IdNr. des Kunden hinterher als falsch herausstellt. Auch wenn Sie beispielsweise versehentlich den Begriff „Gutschrift“ vergessen, riskieren Sie den Vorsteuerabzug. Kleine begriffliche Unschärfen bleiben jedoch ohne Folge, sofern die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen bei ausländischen Rechnungen

Halten Sie unbedingt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ein. Es empfiehlt sich, für diese Fälle in einem separaten Ordner ein Rechnungs-Doppel abzuheften. Außerdem müssen Sie als liefernder Unternehmer mittels Belegen nachweisen können, dass der Liefergegenstand tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Sie sollten deshalb – falls vorhanden – neben der Rechnung auch Empfangsbestätigungen, Transportversicherungen, Frachtbriefe, Posteinlieferungsscheine oder Bescheinigungen von Spediteuren aufbewahren. Auch können Sie sich die innergemeinschaftliche Lieferung vom Endabnehmer über ein ausgefülltes Musterformular, die sog. Gelangensbestätigung, nachweisen lassen.

Beispiel aus der Praxis: Probleme mit der Auslandsrechnung 

Der Fall:

Der deutsche Unternehmer D mit Sitz in Deutschland verkauft an den französischen Unternehmer F Spielwaren. D stellt an F eine Rechnung in deutscher Sprache, mit allen Pflichtangaben und mit deutscher Umsatzsteuer. F moniert daraufhin, dass er die Rechnung nicht lesen könne und fordert von D, die Rechnung nochmals in französischer oder wenigstens in englischer Sprache zu verfassen. Er wirft D vor, nicht kundenorientiert zu arbeiten. Außerdem weist er darauf hin, dass die in der Rechnung angegebene USt-IdNr. völlig falsch ist. D möchte F nicht noch weiter verärgern und sucht nach einer glimpflichen Lösung.

Die Lösung:

1) D muss die Rechnung nach den in Deutschland geltenden Vorgaben ausstellen. F hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in seiner Landessprache. Bestimmte anderssprachige Formulierungen und Begriffe sind zwar zulässig, hier aber ohne Belang.

2) D hat in der Rechnung fälschlicherweise die deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind jedoch im Herkunftsland umsatzsteuerbefreit. D muss deshalb den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber F berichtigen. Andernfalls ist er verpflichtet, den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber dem Finanzamt zu begleichen.

3) D hätte die USt-IdNr. des Franzosen auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern auf ihre Richtigkeit hin prüfen müssen. Da er dies nicht getan hat, trägt er die Verantwortung und muss schlimmstenfalls für die Umsatzsteuer aufkommen. Die Rechnung muss folglich auch in diesem Punkt berichtigt werden.

4) Um F nicht noch weiter zu verärgern und womöglich als Kunden zu verlieren, könnte D dem Franzosen F vorschlagen, per Gutschrift abzurechnen. Das hätte zur Folge, dass D von der Rechnungsstellung entbunden wäre und F per Gutschrift in seiner Landessprache und nach französischen Vorgaben abrechnen könnte. Das Problem mit der Rechnungsberichtigung wäre damit auch gelöst.

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