Proforma Rechnung
Wenn Sie regelmäßig Waren ins Ausland exportieren oder Vorauszahlungen akzeptieren, sollten Sie wissen, was eine Proforma-Rechnung ist und wie sie verbucht wird. Wann eine Proforma-Rechnung ausgestellt wird und welche inhaltlichen und formellen Anforderungen erfüllt sein müssen, erfahren Sie hier.
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Zusammenfassung
Proforma-Rechnung im Überblick
- Die Proforma-Rechnung weist den Warenwert einer Sendung nach.
- Sie enthält keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger.
- Die Proforma-Rechnung wird nur für steuerliche Zwecke und als Vorlage für den Zoll erstellt.
- Die Proforma-Rechnung wird häufig bei Auslandsgeschäften geschrieben.
- In Deutschland ist sie eine Auftragsbestätigung.
Definition
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist per Definition keine ordnungsgemäße Handelsrechnung. Sie ist nur ein Beleg für die Buchhaltung und eine Auftragsbestätigung.
Proforma-Rechnungen werden zum einen erstellt, wenn Waren kostenlos in Drittländer versendet werden. Zwar schlüsselt sie den Warenwert einer Sendung auf, aber der Empfänger muss sie nicht bezahlen. Sie dient hier als Dokument für die Zollabfertigung. Zum anderen sind Proforma-Rechnungen bei Vorauszahlungen (Vorkasse), wenn noch keine Handelsrechnung existiert, ein Beleg für die Buchhaltung und eine Kaufbestätigung.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer normalen Rechnung?
Im Gegensatz zu einer ordentlichen Rechnung fordert die Proforma-Rechnung den Empfänger nicht zur Zahlung der Waren auf. Stattdessen nennt sie den Wert der Warenlieferung und schlüsselt ihn auf. Aus diesem Grund wird sie oft zu steuerlichen Zwecken verwendet, da sie eine korrekte Grundlage zur Berechnung des Warenwerts für den Zoll oder für den Empfänger ist.
Wann braucht man eine Proforma-Rechnung?
Grundsätzlich werden Proforma-Rechnungen erstellt, wenn:
- kein Kaufgeschäft vorliegt.
- Waren ohne Handelswert versendet werden.
- bei Vorkasse noch keine Handelsrechnung vorhanden ist.
Info
Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?
Auch wenn eine Proforma-Rechnung nicht als richtige Rechnung gilt, im Sinne einer Auftragsbestätigung ist sie trotzdem für den Kunden rechtlich bindend.
In der Regel sind Proforma-Rechnungen für grenzüberschreitende Handelsgeschäfte und Warensendungen typisch. Versenden Sie Waren oder Produkte ohne Handelswert, wie z. B. bei Mustersendungen, benötigen Sie eine Proforma-Rechnung mit dem aufgeschlüsselten Warenwert.
In diesen Fällen müssen Sie eine Proforma-Rechnung erstellen:
- Versand kostenloser Waren ins Ausland
- Versand von Warenmustern
- Versand von Geschenken
- Versand von Ersatzteilen
- Versand von Waren, die nicht wiederverkauft werden
- Austauschen von Waren in Garantiefällen
- Spenden
- Lieferungen nach vereinbarter Vorkasse und Anzahlungen
- Eröffnen eines Akkreditivs
Wenn Sie Ersatzteile austauschen oder Geschenke versenden, müssen Sie in der Proforma-Rechnung den jeweiligen effektiven Warenwert angeben. Damit geben Sie einfach vor, als ob Sie diese Waren verkaufen würden.
Proforma-Rechnung: Beispiel-Situationen
1. Für Handelsgeschäfte mit einem Nicht-EU-Land
Wenn Sie beispielsweise Waren in ein Drittland wie die Schweiz oder Norwegen versenden, müssen Sie sie beim Zoll anmelden. Für die Zollanmeldung brauchen Sie mehrere Dokumente, das sind unter anderem die Zollwertanmeldung, die Liste der Packstücke, die Beförderungspapiere, die Handelsrechnung – sowie ggf. die Proforma-Rechnung.
Selbst wenn Sie Ihre Ware unentgeltlich versenden, müssen Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, die den Gegenwert der Ware ausweist. Sie haben auch dann eine Deklarationspflicht, wenn Sie Waren und Produkte innerhalb der Garantiezeit kostenlos umtauschen. Nur so kann Ihre Sendung zollrechtlich geprüft werden.
2. Als Vorabkopie einer Rechnung
Der Empfänger bezahlt ein Produkt vollständig per Vorkasse und erhält er eine Proforma-Rechnung als Auftragsbestätigung.
Bei Vorkasse ist die Beantragung eines Akkreditivs üblich. Der Käufer stellt einen Akkreditivantrag und beauftragt damit seine Bank, in seinem Namen eine Zahlung an den Verkäufer zu leisten. So wird sichergestellt, dass der Verkäufer erst bezahlt wird, wenn er die vereinbarte Ware geliefert hat.
3. Zur kreditorischen und debitorischen Rechnungsabgrenzung
Eine Proforma-Rechnung kann eine fehlende Handelsrechnung ersetzen, zum Beispiel wenn sie erst nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahrs zugestellt oder geschrieben wird, aber dennoch für den Jahresabschluss benötigt wird.
Formal wird im entsprechenden Geschäftsjahr eine Buchung anhand dieser Proforma-Rechnung vorgenommen, damit die Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung den Betrag ausweist. Trifft die Handelsrechnung ein, wird die Proforma-Buchung in dem Geschäftsjahr storniert, in dem die Handelsrechnung eintrifft.
4. Bei Spenden
Eine Organisation, die Spenden empfängt und von einem deutschen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt ist, darf eine Proforma-Rechnung als Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung über den jeweiligen Betrag ausstellen.
Proforma-Rechnung erstellen: Angaben
Die Angaben entsprechen denen auf einer Standardrechnung. Diese Informationen müssen in der Vorlage einer Proforma-Rechnung enthalten sein:
- Hinweis, dass es sich um eine Proforma-Rechnung handelt
- Vollständige Rechnungsadresse
- Lieferanschrift (wenn abweichend von der Rechnungsadresse)
- Rechnungsnummer
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Ursprungserklärung (wenn das Ursprungsland der Ware in der EU liegt)
- Bezeichnung der Ware und Menge
- Aufgeschlüsselter Preis (Einzel- und Gesamtpreis)
- Kosten für Verpackung, Versicherung und/oder Transport
- Ihre Umsatzsteuer-ID
- Ggf. Handelsregisternummer und EORI-Nummer
- Lieferbedingungen
Info
Hat eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Jede Proforma-Rechnung besitzt eine eindeutige Rechnungsnummer. Der einzige Unterschied zu einer Standardrechnung besteht darin, dass die Proforma-Rechnung keine Zahlungsaufforderung enthält.
So stellen Sie eine Proforma-Rechnung korrekt aus
Wie jede andere Rechnung auch muss die Proforma-Rechnung in der Sprache des Ziellandes oder auf Englisch sein. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Proforma-Rechnung folgende Formulierungen enthält:
1. Der Begriff „Proforma-Rechnung“ muss enthalten sein.
Eine Proforma-Rechnung ist keine Handelsrechnung und darf deshalb nicht als solche verwechselt werden. Schreiben Sie immer das Wort „Proforma-Rechnung“ (oder „Proforma Invoice“) auf Ihren Beleg. Im schlimmsten Fall drohen rechtliche Konsequenzen, wie ein Bußgeld oder Probleme mit dem Zoll.
Tipp
Was ist, wenn ein Land keine Proforma-Rechnung akzeptiert?
Informieren Sie sich vor dem Export Ihrer Waren über die spezifischen Zollbestimmungen und Anforderungen. Wird eine Proforma-Rechnung nicht akzeptiert, kann in diesem Fall sie einfach als Versandrechnung („Shipping Invoice“) oder Transportrechnung („Transport Invoice“) bezeichnet werden.
2. Geben Sie immer den Grund an.
Je nachdem, aus welchem Grund Sie Ihre Produkte versenden, verwenden Sie folgende Standardformulierungen in Deutsch oder Englisch in der Proforma-Rechnung:
| Kein Handelswert | No Commercial Value |
|---|---|
| Wert nur für Zollzwecke | Value for Customs Purposes only |
| Nicht zum Ver- oder Weiterverkauf | Not for Sale or Resale |
| Nur für Zollzwecke | For Customs Purposes only |
| Kostenlose Muster | Free Samples |
| Kostenloses Geschenk | Free of Charge Gift |
| Ersatzlieferung (Garantie) | Replacement (Guarantee) |
Tipps zur Ausstellung von Proforma-Rechnungen
Achten Sie beim Schreiben von Proforma-Rechnungen auf Folgendes:
- In der Proforma-Rechnung muss der tatsächliche Wert der Ware angegeben werden.
- Wenn der tatsächliche Warenwert höher ist als 1.000 Euro, brauchen Sie eine elektronische Ausfuhranmeldung.
- Führen Sie immer eine Exportkontrolle: Prüfen Sie die Genehmigungspflichten, Beschränkungen oder Sanktionslisten.
Denken Sie daran, dass Sie für die Exportzollabfertigung Ihrer Sendung das Original sowie drei Kopien der Proforma-Rechnung dazulegen müssen. Das dient dazu, dass alle Parteien für ihre Buchhaltung eine Dokumentation über das Geschäft besitzen:
- Das Original der Proforma-Rechnung ist für den Empfänger im Ausland bestimmt.
- Die drei Kopien gehen in der Regel an den Spediteur, an den Exporteur und an das eigene Unternehmen.
- Legen Sie je eine Proforma-Rechnung in das Paket und bringen Sie gut sichtbar eine außerhalb des Pakets an.
Wie bucht man Proforma-Rechnungen?
Je nach Zweck der Proforma-Rechnung wird sie unterschiedlich verbucht: Wurde sie als Bestätigung für eine Vorauszahlung (Vorkasse) ausgestellt, muss die Proforma-Rechnung als Anzahlung verbucht werden.
Eine Proforma-Rechnung, die zur Rechnungsabgrenzung ausgestellt wird, ist wie ein Eigenbeleg zu buchen: Wenn ein Unternehmen vor seinem Jahresabschluss eine Rechnung noch nicht erhalten hat, kann für die Buchhaltung eine Proforma-Rechnung als Ersatz verwendet werden. Dadurch kann die erwartete Rechnung dem letzten Geschäftsjahr korrekt zugeordnet und periodengerecht verbucht werden. Sobald die Rechnung vorliegt, wird diese anstelle der Proforma-Rechnung verwendet.
Info
Proforma-Rechnungen nach Muster in Lexware erstellen
Wie Sie eine Proforma-Rechnung in Ihrem Lexware-Programm erstellen, erfahren Sie in der Programmhilfe „Proforma-Rechnung“.
Wann ist ein Vorsteuerabzug bei Proforma-Rechnungen möglich?
Ein Vorsteuerabzug ist bei Proforma-Rechnungen nicht möglich, selbst wenn die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Das hat mehrere Gründe:
- Eine Proforma-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung.
- Es fehlt die Zahlungsaufforderung an den Empfänger.
- Das Unternehmen ist (noch) nicht im Besitz der ordentlichen Rechnung.
Laut Umsatzsteuergesetz ist ein Unternehmen erst dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Proforma-Rechnung entweder tatsächlich bezahlt wurde oder wenn eine Zahlungsverpflichtung besteht.
