Zahlungsausfälle verhindern: Zehn Tipps für die Praxis!

Erfolgreiches Forderungsmanagement: 10 Tipps für die Minimierung der Ausfallquote
Aktualisiert am: 01.09.2015

Das kennen Sie bestimmt: Sie liefern schnell, wunschgemäß und zu einem guten Preis – und der Kunde zahlt einfach nicht! Säumige Schuldner sind ein Ärgernis, sie kosten Zeit, Geld und Nerven. Deshalb ist es wichtig, die Ausfallquote zu minimieren. Wie Ihnen das gelingt - von der richtigen Vertragsgestaltung bis zum Aufbau eines automatisierten Mahnwesens -, erfahren Sie hier. Neben zehn konkreten Tipps für die Praxis haben wir diverse Beiträge und Arbeitshilfen aus dem Themenbereich Rechnung/Mahnung/Forderungsmanagement zum kostenlosen Download vorbereitet - damit Sie sich ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Einen Großteil der Zahlungsausfälle können Sie bereits im Vorfeld verhindern, beispielsweise indem Sie Ihren Kunden keinen "Spielraum" für verspätete oder reduzierte Zahlungen ermöglichen. Das geht am einfachsten durch präzise AGB, eine entsprechende Vertragsgestaltung und vor allem korrekte Rechnungen. Der zweite Baustein ist ein strukturiertes, im Idealfall automatisiertes Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement. Das sorgt dafür, dass kein Schuldner mehr übersehen wird.

Außerdem sollten Sie klar festlegen, was mit Kunden geschieht, die auch die dritte Mahnung ignorieren. Eine umfassende Anleitung, wie Sie ein effizientes Forderungsmanagement einführen, finden Sie in der Arbeitshilfe Liquiditätssicherung.

Zehn Expertentipps für die Praxis

  • Tipp 1: Vermeiden Sie Fallstricke in der Vertragsgestaltung und in den AGB. Viele Verträge enthalten Formfehler oder Ungenauigkeiten, die es einem findigen Schuldner erlauben, Geld zurückzuhalten oder gar nicht zu bezahlen. Achten Sie daher auf exakte, eindeutige und formal richtige Formulierungen und Inhalte - im Vertrag, den AGB und auf den Rechnungsunterlagen. Bei Musterformulierungen oder -verträgen sollten Sie in jedem Fall prüfen, ob eventuell einzelne Bestandteile für Ihren Zweck angepasst werden müssen.
  • Tipp 2: Dokumentieren Sie alle geschäftlichen Vorgänge. Ebenso wichtig wie der Vertrag selbst sind Nachweise über seine Erfüllung. Deshalb sollten Sie alle Lieferungen, Abnahmen, zusätzliche oder später getroffene mündliche Absprachen, Nachweise ausliefernder Mitarbeiter oder erbrachte (auch zusätzliche) Dienstleistungen, Service- oder Garantiefälle etc. dokumentieren. Im Zweifel können Sie damit Ihre erbrachten Leistungen bis ins kleinste Detail belegen - notfalls auch vor Gericht.
  • Tipp 3: Stellen Sie Rechnungen immer zeitnah. Stellen Sie die Rechnung immer zeitnah, am besten unmittelbar nach der Lieferung/Erbringung der Leistung. Das schont Ihre Liquidität, und der Kunde hat noch einen frischen Eindruck der von Ihnen erbrachten Leistung, was bei zufriedenen Kunden häufig eine positive Wirkung auf die Zahlungsbereitschaft hat.
  • Tipp 4: Machen Sie Sofortzahlungen attraktiv. Versuchen Sie, den Anteil von Sofortzahlungen zu erhöhen. Das lässt sich über die von Ihnen angebotenen Bezahlverfahren (z.B. Einzugsermächtigungen, Lieferung gegen Nachnahme etc.) steuern, oder auch über entsprechende Rabatte/Skonto, wodurch Sofortzahlungen für Kunden attraktiver werden.
  • Tipp 5: Prüfen Sie die Bonität. Bei Neukunden oder Geschäften mit einem besonders großen Auftragsvolumen sollten Sie die Bonität Ihrer Kunden vor Vertragsabschluss prüfen. Das geht entweder über diverse Wirtschaftsauskunfteien (z.B. buergel, schufa) oder mit einer entsprechenden Selbstauskunft Ihres Geschäftspartners (beispielsweise indem er seine Zahlungsfähigkeit plausibel belegen kann, etwa mit Sicherheiten, eigenen Forderungen etc.).
  • Tipp 6: Etablieren Sie ein festes Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement. Bauen Sie ein strukturiertes, mehrstufiges Mahnwesen auf mit festen Fristen, Musteranschreiben und klaren Zuständigkeiten. Scheuen Sie sich nicht, als letzten Schritt auch gerichtliche Maßnahmen gegen einen Kunden einzuleiten. Es gibt Kunden, die damit rechnen, dass gerade kleine Unternehmen vor diesem Schritt zurückschrecken.
  • Tipp 7: Behalten Sie die Kosten im Blick. Die Anwaltskosten orientieren sich im Allgemeinen an dem Wert und der Komplexität des Gegenstands bzw. des Verfahrens. Allerdings können Sie durchaus davon abweichende Vergütungsvereinbarungen mit Ihrem Anwalt treffen, v.a. wenn Sie beispielsweise häufig wiederkehrende, sehr ähnlich gelagerte Fälle haben, die wenig Aufwand verursachen. Dann können Sie auch erwarten, dass Ihr Rechtsanwalt Ihnen sein Honorar genau beziffern kann. Keinesfalls sollten Sie sich mit vagen Andeutungen oder Schätzungen der Kosten zufrieden geben.
  • Tipp 8: Handeln Sie Zwischenzahlungen aus. Bei Auftrags- oder Projektgeschäft ist es ratsam, einen Zahlungsplan zu vereinbaren, in dem Anzahlungen oder Zwischenzahlungen gemäß dem Arbeitsfortschritt festgelegt werden.
  • Tipp 9: Analysieren Sie das Zahlungsverhalten. Legen Sie zumindest von Ihren größten/wichtigsten Kunden jeweils ein Profil an, in dem Sie deren Zahlungsverhalten erfassen. Dank dieses "Frühwarnsystems" können Sie entsprechend reagieren, wenn ein Kunde häufiger auffällig wird. Die Maßnahmen reichen dann von einem freundlichen Gespräch bis zum Kürzen der Kreditlinie.
  • Tipp 10: Trennen Sie sich von den Unverbesserlichen. Kein Unternehmer verzichtet gern auf Umsatz. Trotzdem sollten Sie sich im Extremfall nicht scheuen, sich von einem Kunden zu trennen, wenn dieser Ihre Zahlungen mehrfach oder besonders lange hinauszögert, und auch auf entsprechende Bitten nicht reagiert. Beziehen Sie bei der Bewertung einer solchen Situation auch ein, welchen Aufwand (Zeit, Portokosten für die Mahnung, Anwaltskosten, evtl. Kosten für Zwischenfinanzierung, etc. - ganz zu Schweigen von Ihren Nerven) der Kunde bei Ihnen verursacht.
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