Personalakte

Mit Personalakte ist eine Akte oder eine elektronisch gespeicherte Sammlung von Daten gemeint, die ein Arbeitgeber über seinen Arbeitnehmer führt. Die Personalakte (in Papierform oder elektronisch) enthält Angaben zur Person des Arbeitnehmers und zu dessen Arbeitsverhältnis im Unternehmen.

Als Unternehmen sind Sie nicht dazu verpflichtet Personalakten zu führen. Sie müssen lediglich einige Unterlagen, wie z.B. eine Entgeltabrechnung einige Jahre aufbewahren. Für die Form einer Personalakte gibt es daher auch keine gesetzlichen Vorgaben. Eine Personalakte zu führen ist aber durchaus von Vorteil, denn sie haben dadurch alle notwendigen Unterlagen jederzeit griffbereit. Das kann zum Beispiel dann besonders hilfreich sein, wenn Ihr Mitarbeiter ein Zeugnis verlangt oder Sie die Sozialversicherung prüfen möchten. Es empfiehlt sich also eine Personalakte anzulegen, sobald Ihr Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschrieben hat. Erfahren Sie mehr darüber im Beitrag Personalakte: So pflegen Sie Mitarbeiterdaten richtig.

Achten Sie jedoch darauf, dass in der Personalakte nur Unterlagen aufgenommen werden, die in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Dazu gehören z.B. der Arbeitsvertrag oder Abmahnungen. Mehr dazu erfahren Sie auch in der Checkliste Personalakte.

Personalakten unterliegen selbstverständlich dem Datenschutz, daher gilt es diese sehr sorgfältig aufzubewahren. Auch darf eine Personalakte nur demjenigen zugänglich sein, der diese auch wirklich für seine Arbeit benötigt. Im Regelfall haben weder der Betriebsrat noch Behörden Zugriff auf eine Personalakte.
Ihre Mitarbeiter haben aber das Recht die eigene Personalakte einzusehen. Das gilt für jeden Betrieb - auch für kleine Betriebe, die unter fünf Arbeitnehmern beschäftigen. Auch muss der Mitarbeiter keine Begründung angeben, warum er seine Personalakte einsehen möchte. Wenn der Mitarbeiter wünscht, dass ein Mitglied des Betriebsrats bei der Einsicht dabei ist, so muss ihm das auch gestattet werden. Das Betriebsratsmitglied hat dann selbstverständlich Stillschweigen über den Inhalt der Personalakte zu bewahren. Beachten Sie, dass ein Mitarbeiter einen Berichtigungsanspruch bei der Personalakte hat. Das bedeutet, dass Unterlagen auf Verlangen des Mitarbeiters wieder aus der Personalakte herausgenommen werden müssen. Zum Beispiel, wenn die Unterlagen für die Beurteilung des Mitarbeiters nicht mehr relevant sind. Das kann sogar der Fall sein, wenn die Unterlagen ursprünglich richtig waren.

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Personalakte anlegen: So pflegen Sie Mitarbeiterdaten richtig

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