Definition
Definition: Was bedeutet Homeoffice?
Unter dem Begriff „Homeoffice“ verstehen viele Menschen ein privates Büro. Es gibt zwar keine gesetzliche Definition, aber der Duden definiert Homeoffice beispielsweise als Arbeitsplatz im privaten Wohnraum.
Das Konzept des Homeoffice ist dem der Telearbeit sehr ähnlich. Es handelt sich hierbei um eine flexible Arbeitsform, bei welcher Mitarbeiter teilweise oder vollständig ihren Beruf in einem privaten Umfeld bzw. außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten ausführen können.
Der Name „Telearbeit“ leitet sich davon ab, dass die Arbeit mithilfe von Telekommunikation wie dem Internet oder Telefon geleistet werden kann. Deshalb ist Homeoffice auch nicht in jedem Job möglich.
Auch zeitliche Flexibilität wird oft mit Homeoffice gleichgesetzt. Wichtig ist aber: Nur weil Mitarbeitende nicht vor Ort sind, heißt das nicht, dass alle völlig frei über ihre Arbeitszeit verfügen. Erfolgreiche Remote-Arbeit erfordert klare Vereinbarungen, insbesondere zu Fristen, Erreichbarkeiten und Zielvorgaben.
Drei Formen der Telearbeit mit Homeoffice
Homeoffice beziehungsweise Telearbeit lässt sich in drei Formen unterteilen. Durch diese Unterteilung wird auch klar, dass Homeoffice nicht bedeutet, dass Angestellte zwingend von zu Hause aus arbeiten.
Die Teleheimarbeit
Die Teleheimarbeit beschreibt das, was unter dem Begriff „Homeoffice“ verstanden wird. Ein Arbeitnehmer verrichtet alle Aufgaben in Vollzeit zu Hause oder im privaten Umfeld. Bei der Teleheimarbeit ist es nicht notwendig, ein Büro aufzusuchen oder im Unternehmen selbst anwesend zu sein. Es sei denn, das ist ausdrücklich erforderlich. Abgesehen von diesen Ausnahmen verrichtet ein Angestellter in Teleheimarbeit aber alles im Homeoffice. Das beinhaltet die aufgetragenen Aufgaben, Besprechungen, Telefonate, Meetings über das Internet und alles Weitere, was innerhalb des Jobs anfällt.
Die alternierende Telearbeit
Am weitesten verbreitet ist die alternierende Telearbeit. Dabei haben Angestellte sowohl einen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch die Möglichkeit, ihre Aufgaben im Homeoffice zu erledigen. In der alternierenden Telearbeit können Mitarbeiter häufig selbst entscheiden, wann sie an den Arbeitsplatz kommen und wann sie im Homeoffice arbeiten. Die Vorgesetzten haben aber weiterhin das Direktionsrecht und dürfen Angestellte an den Arbeitsplatz beordern, wenn das notwendig ist.
Alternierende Telearbeit wird gerne genutzt, um einen Arbeitsplatz mit mehreren Stellen zu besetzen. Beispielsweise werden so Büroarbeitsplätze abwechselnd von mehreren Angestellten genutzt. Die Mitarbeiter sprechen sich dabei im Vorfeld selbst ab und organisieren sich selbst oder Arbeitgeber erstellen einen Arbeitsplan für die Belegschaft. Mit diesem System können Arbeitgeber Aufwand und Kosten für die Organisation reduzieren.
Die mobile Telearbeit
Bewegt sich der Arbeitsplatz mit dem Angestellten, spricht man von mobiler Telearbeit. Mobiles Arbeiten findet vor allem in Branchen mit hohem Reiseaufkommen statt, bei denen die Angestellten sehr viel unterwegs sind. Sie nehmen dann das Homeoffice in Form ihres Laptops und Diensthandys mit. Unterwegs nutzen die Mitarbeiter für mobiles Arbeiten die IT-Infrastruktur des Unternehmens weiter und greifen so auf Kundendaten oder interne Informationen zu.
Mobile Telearbeit kann auch bedeuten, dass Mitarbeitende von verschiedenen Orten aus arbeiten – etwa vom heimischen Balkon oder einem Coworking-Space im Ausland. Wichtig ist: Die technische Ausstattung muss stimmen, der Zugriff auf Tools und Daten reibungslos funktionieren, und die Beschäftigten müssen sich mit den verwendeten Anwendungen sicher auskennen.
Welche neuen Herausforderungen ergeben sich durch die Möglichkeit zum Homeoffice-Arbeitsplatz?
Seit dem Höhepunkt der Corona-Pandemie und der damit einhergehenden Homeoffice-Pflicht ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Mitarbeiter zur Normalität geworden. Auch nachdem die Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten, aufgehoben wurde, wissen Mitarbeiter den Arbeitsplatz zu Hause noch immer zu schätzen. Für Arbeitgeber ist es wichtig zu gewährleisten, dass allen Mitarbeitern am Homeoffice-Arbeitsplatz die notwendige Software sowie Hardware, beispielsweise in Form eines Laptops, zur Verfügung steht, damit sie Ihre Aufgaben genauso gut erledigen können, als wären sie im Büro.
Außerdem darf nicht die Devise gelten: Aus den Augen, aus dem Sinn. Bleiben Sie mit den Mitarbeitern im Homeoffice genauso in Kontakt wie mit Mitarbeitern im Büro. Ermöglichen Sie zudem den Austausch Ihrer Mitarbeiter untereinander, zum Beispiel durch regelmäßige Video-Konferenzen oder Teamchats. Denn regelmäßiger persönlicher Austausch stärkt das Teamgefühl und sorgt für Transparenz.
Ebenso entscheidend ist die Qualität der Kommunikation. Zeitversetzte Kommunikation – also nicht in Echtzeit – ermöglicht flexibleres Arbeiten, erfordert aber klare Strukturen. Planen Sie regelmäßige Updates, Statusberichte und virtuelle Meetings ein, um Missverständnissen vorzubeugen und Projektziele transparent zu halten.
Besonders Führungskräfte sind gefragt, eine Kommunikationskultur zu etablieren, die offene Rückmeldungen, Verantwortlichkeit und aktives Zuhören fördert. Agile Methoden oder hybride Formen des Projektmanagements können hier helfen, Aufgaben und Erwartungen laufend anzupassen und ein Team erfolgreich remote zu führen.
Vertrauen ist ein weiterer Schlüssel zum Gelingen: Mitarbeitende sollten sich auf Zusagen verlassen können – und umgekehrt. Dokumentieren Sie Zwischenergebnisse, Fortschritte und Zuständigkeiten transparent, um Verlässlichkeit sichtbar zu machen.
Die Vor- und Nachteile von Homeoffice-Arbeitsplätzen im Überblick
Ein Homeoffice-Arbeitsplatz bietet genauso viele Vor- wie Nachteile, sowohl für die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber. Es ist daher nicht besser oder schlechter als die traditionelle Arbeit in den Betriebsräumen, sondern stellt eine sinnvolle Alternative dar:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zeitersparnis für Arbeitnehmer, da lange Arbeitswege entfallen | Kommunikation und Informationsfluss gestaltet sich schwieriger |
| Höhere Flexibilität, z. B. bei der Wahl des Arbeitsplatzes; auch Arbeit aus dem Ausland möglich | Selbstdisziplin notwendig |
| Bei richtiger Umsetzung, bessere Work-Life-Balance möglich | Durch mehr Überstunden kann die Work-Life-Balance leiden |
| Weniger Arbeitsausfälle bei fehlender Kinderbetreuung | Mehr Ablenkung durch Kinderbetreuung |
| Eigene Wohlfühlatmosphäre | Soziale Kontakte zu Mitarbeitern fehlen, Isolation möglich |
| Fixkosten für den Arbeitgeber sinken, z. B. keine Kosten für ein stationäres Office | Keine klare Trennung von Beruf und Privatleben |
Checkliste für eine erfolgreiche und produktive Arbeit im Homeoffice
Damit Ihre Mitarbeiter alle Vorteile eines Homeoffice-Arbeitsplatzes effizient nutzen können, geben Sie Ihnen eine Checkliste an die Hand. Wir haben für Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt, auf die Sie Ihre Mitarbeiter hinweisen können. Das hilft ihnen, ihre Arbeit erfolgreich im Homeoffice zu erledigen:
- Feste Arbeitszeiten etablieren: Das sorgt für Struktur und hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einzuhalten und regelmäßige Pausen zu machen. So können sie besser von der Arbeit abschalten, um neue Energie zu tanken.
- Am Schreibtisch arbeiten: Um Produktivität und z. B. Schlafhygiene nicht negativ zu beeinflussen, sollten Ihre Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch im Homeoffice arbeiten. Das hilft auch dabei, Arbeit und Privates in den eigenen Räumlichkeiten nicht zu sehr zu vermischen.
- Gute Lichtverhältnisse: Arbeitnehmer sollten bei der Wahl ihres Homeoffice-Arbeitsplatzes auf eine angenehme Beleuchtung achten oder Tageslicht nutzen.
- To-do-Listen: Um strukturiert arbeiten zu können, kann es Ihren Mitarbeitern helfen, To-do-Listen zu erstellen.
- Regelmäßig trinken: Gerne wird das Trinken mal vergessen, wenn man in die Arbeit vertieft ist. Raten Sie Ihren Mitarbeitern deshalb, sich ausreichend Wasser bereitzustellen, und zwar so, dass sie einen Blick darauf haben, damit sie es nicht vergessen. Auch Apps, die an regelmäßiges Trinken erinnern, können unterstützen.
- Regelmäßige Pausen: Damit Ihre Mitarbeiter gut durch den Arbeitstag kommen, sind regelmäßige Pausen wichtig. Halten Sie sie dazu an, diese wahrzunehmen, und sich dabei bewusst Zeit für Mahlzeiten oder einen kurzen Spaziergang um den Block zu nehmen.
- Dehnübungen: Vor allem bei sitzenden Tätigkeiten ist es wichtig, dass Mitarbeiter regelmäßig aufstehen, um ihre Wirbelsäule zu entlasten. Regelmäßige Dehn- oder Rückenübungen helfen, fit zu bleiben.
- Einen stabilen Internetzugang sicherstellen: Ohne funktionierende Verbindung ist keine effektive remote Zusammenarbeit möglich. Investieren Sie in zuverlässige Netzwerktechnik.
- Zentrale Hardware verwenden: Idealerweise arbeiten Ihre Mitarbeiter mit firmeneigener, zentral gewarteter Technik, z. B. Laptops oder Tablets mit sicherer Software.
- Regelmäßige Backups einrichten: Daten sollten regelmäßig gesichert werden – entweder automatisiert oder in Form von Cloud-Lösungen mit Rechtemanagement.
- Tools aktiv nutzen: Neben Videokonferenzsystemen und Chat-Programmen ist auch Projektmanagementsoftware wichtig, um Aufgaben, Fristen und Fortschritte transparent zu halten.
- Einarbeitung und Schulung: Nicht alle Teammitglieder sind mit neuen Tools sofort vertraut. Bieten Sie technische Schulungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen an, um alle auf denselben Wissensstand zu bringen.
Homeoffice-Arbeitsplatz für einen leichteren Start als Gründer
Je nach Branche sollte abgewogen werden, inwiefern die Heimarbeit und das Einrichten einer geeigneten Arbeitsumgebung, also eines Heimbüros, sinnvoll sind und, ob die Vorteile des Homeoffice die Nachteile überwiegen. Doch gerade für Gründer bietet das Arbeiten im Homeoffice viele Chancen und spart vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit Kosten.
Je nach Branche sollte abgewogen werden, inwiefern die Heimarbeit und das Einrichten einer geeigneten Arbeitsumgebung, also eines Heimbüros, sinnvoll sind und, ob die Vorteile des Homeoffice die Nachteile überwiegen. Doch gerade für Gründer bietet das Arbeiten im Homeoffice viele Chancen und spart vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit Kosten.
Neben der Kosteneffizienz bietet ein Homeoffice-Setup Gründern auch maximale Flexibilität – wichtig, wenn Termine schwanken, Reisen anstehen oder kreative Arbeitsphasen außerhalb klassischer Bürozeiten stattfinden. Voraussetzung ist jedoch ein durchdachtes Zeitmanagement. Klare Zeitblöcke, Tools zur Zeiterfassung und eine realistische Priorisierung der Aufgaben helfen dabei, Deadlines einzuhalten und sich nicht zu verzetteln.
Damit das gelingt, sollten auch im Ein-Mann- oder Kleinstteam klare Ziele definiert werden: Was soll wann erledigt sein? Wer übernimmt was? Diese Klarheit schafft Struktur – selbst wenn niemand „über die Schulter schaut“.
Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann weder angeordnet noch eingefordert werden
So attraktiv Homeoffice für Sie als Arbeitgeber und Ihre Beschäftigten sein kann, müssen Sie jedoch immer die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten. Der allererste Punkt dabei ist, dass Sie als Arbeitgeber das Homeoffice als Arbeitsplatz nicht einfach anordnen können. In Deutschland und Österreich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Das gilt aber genauso für Ihre Beschäftigten: Selbst während Corona hatte kein Arbeitnehmer das Recht auf Homeoffice.
Wo ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich allein nach dem Arbeitsvertrag. Ist dort kein Homeoffice vorgesehen, gilt die Betriebsstätte als zentraler Arbeitsort. Andererseits aber ist das Arbeiten im Homeoffice aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Beschäftigten jederzeit möglich.
Eine gelungene Umsetzung braucht darüber hinaus auch Vertrauen – und das lässt sich nicht einfach „einfordern“. Vertrauen entsteht durch verlässliche Kommunikation, eingehaltene Zusagen und nachvollziehbare Rückmeldungen. Gerade in der ersten Zeit oder bei neuen Mitarbeitenden ist es hilfreich, Fortschritte aktiv zu dokumentieren und regelmäßig gemeinsam zu reflektieren, ob die Zusammenarbeit für beide Seiten gut funktioniert.
Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Homeoffice-Arbeitsplatz?
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten lassen, empfiehlt es sich, eine Zusatzvereinbarung zum regulären Vertrag aufzusetzen, welche das Arbeiten im Homeoffice klar definiert. Diesen sollten Sie sich von Ihren Mitarbeitern unterschreiben lassen. In dieser legen Sie zusätzliche Details zum Homeoffice fest, wie:
- Ausstattung
- Zugangsrecht
- Arbeitszeit
- Arbeitszeitaufzeichnung bzw. Zeiterfassung
Außerdem sollte eine Datenschutzklausel in der Vereinbarung enthalten sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollte ergänzend auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung für das Homeoffice getroffen werden.
Arbeitszeit und Arbeitsplatz im Homeoffice
Beim Homeoffice als Arbeitsplatz gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch, also Ihre im Arbeitsvertrag festgehaltenen Stunden gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Allerdings können und sollten Sie flexible Regelungen vereinbaren, die Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, um beispielsweise familiäre Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können. Denkbar wären Vorgaben wie z. B. bestimmte Zeitfenster oder eine Kernzeit, in der Ihre Beschäftigten arbeiten und erreichbar sind, ansonsten aber ihre Arbeitszeit frei einteilen können.
Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten als Arbeitgeber, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ergeben, nachkommen müssen. Das bedeutet, dass Sie zum einen für einen eingerichteten Arbeitsplatz im Homeoffice sorgen müssen (Soft- und Hardware inkl. Büroausstattung), zum anderen müssen Sie eine Gefährdungsbeurteilung der Gesundheit Ihrer Beschäftigten vornehmen. Um dies tun zu können, benötigen Sie für den Arbeitsschutz ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet. Solche Mitarbeiterkontrollen dürfen Sie nur nach vorheriger Ankündigung ausführen.
Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber wissen müssen
Haben Sie einen weiteren Firmenstandort im Ausland, in welchem Ihre Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein möchten, sollte es keine Probleme geben. Ist dies nicht der Fall, unterscheidet man grundsätzlich, ob es sich um einen dauerhaften Arbeitsplatz im Ausland handelt oder um einen zeitlich begrenzten.
Im ersteren Fall ist der Aufwand deutlich größer, ansonsten greift die 183-Tage-Regelung. Wie beim Homeoffice in Deutschland gibt es keinen allgemeinen Anspruch darauf, im Ausland arbeiten zu dürfen. Daher müssen Sie solchen Bitten nicht nachgeben.
Denken Sie daran, dass beim Arbeiten über Ländergrenzen hinweg nicht nur rechtliche Rahmenbedingungen, sondern auch Zeitunterschiede und kulturelle Aspekte eine Rolle spielen. Damit hier keine Missverständnisse entstehen, braucht es klare Ziele, verlässliche Kommunikationsprozesse und die Bereitschaft, Verantwortung dezentral zu denken.
Homeoffice als Arbeitsplatz: Versicherungsschutz
Ihre Beschäftigten sind während der Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz über die gesetzliche Unfallversicherung sowie die Berufsgenossenschaft abgesichert. Allerdings war in der Praxis die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit oft nur schwer zu treffen.
Ehemals galt folgende Regelung:
Ist ein Beschäftigter in einen Unfall verwickelt und bricht sich das Bein, weil er im Flur ausgerutscht ist, kommt es darauf an, ob er auf dem Weg zum Drucker (dienstlich) oder zur Toilette (im Homeoffice privat) war. Handelt es sich um eine private Tätigkeit, greifen im Homeoffice die privaten Versicherungen des Beschäftigten.
Seit dem 18.06.2021 gelten folgende Regeln:
Der Gesetzgeber erweiterte den Unfallversicherungsschutz bei Tätigkeiten am Homeoffice-Arbeitsplatz. Neu ist, dass nicht nur sogenannte Betriebswege (z. B. der Gang zum Drucker in einem anderen Raum), sondern auch Wege im eigenen Haushalt zur Nahrungsaufnahme oder der Toilettengang versichert sind. Darüber hinaus wurde der Unfallversicherungsschutz auf Wege ausgedehnt, die Ihre Beschäftigten zur Betreuung ihrer Kinder außer Haus zurücklegen.
Homeoffice als Arbeitsplatz: Ausstattungskosten
Normalerweise müssen Sie als Arbeitgeber für sämtliche Aufwendungen und Kosten aufkommen, die für die Ausstattung sowie Nutzung des Homeoffice-Arbeitsplatzes (Möbel, Material und Geräte) entstehen. Dabei ist der Arbeitgeber ebenso dafür verantwortlich, den Homeoffice-Arbeitsplatz ergonomisch zu gestalten – beispielsweise mit höhenverstellbaren Tischen oder Drehstuhl.
Neben Möbeln und Technik gehören auch leistungsfähige digitale Werkzeuge zur Ausstattung. Setzen Sie auf moderne Cloud-Tools für Kommunikation, Projektmanagement und Aufgabenkoordination. Der Vorteil: Anbieter kümmern sich um Wartung, Sicherheit und Updates – Sie als Arbeitgeber müssen nur die richtige Auswahl treffen.
Ein gutes Beispiel: Plattformen mit Benutzerverwaltung, Rechtemanagement und Integrationen für Drittsysteme erleichtern nicht nur die Arbeit, sondern steigern auch Transparenz und Verantwortlichkeit im Team.
Arbeitet Ihr Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice und hat keinen festen Arbeitsplatz im Büro, entsteht durch den Homeoffice-Arbeitsplatz eine wesentliche Einschränkung in der Nutzung der Räumlichkeiten des Arbeitnehmers, so kann es sein, dass Arbeitgeber anteilig z. B. Miete übernehmen müssen. Bei steigenden Aufwendungen für Strom, Internet oder Telefon müssen Arbeitnehmer i. d. R. die gestiegenen Kosten nachweisen. Dann muss der Arbeitgeber sich auch hier beteiligen. Außerdem haften Sie in einem Versicherungsfall. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Arbeitsmittel nicht vorsätzlich beschädigt wurde. Abweichende Regelungen sollten Sie in der Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren.
Info
Praxistipp: Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend machen
Bei der Steuererklärung für Arbeit im Homeoffice ist vor allem die Homeoffice-Pauschale ein wichtiger Faktor. Diese Pauschale hängt nicht mehr von einem Arbeitszimmer ab. Sie darf also auch genutzt werden, wenn das Homeoffice einfach die eigene Küche ist. Ein separates Arbeitszimmerist nicht mehr länger eine Voraussetzung für einen Steuerabzug. Weiterhin dürfen die Kosten für Miete, Strom und Heizung anteilig und abhängig von der gesamten Wohnfläche steuerlich geltend gemacht werden. Von dieser Regelung können auch Selbstständige Gebrauch machen.
Wichtig: Ab dem Steuerjahr 2023 liegt die Homeoffice-Pauschale bei bis zu 1.260 Euro für maximal 210 Tage im Jahr. Für jeden Tag im Homeoffice dürfen Arbeitnehmer 6 Euro in der Steuererklärung geltend machen. Angegeben werden diese als Werbungskosten, für die bis zu einem Betrag von 1.230 Euro keine Belege notwendig sind.
Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz
Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema, weshalb Sie vorhandene Verordnungen berücksichtigen müssen. Ihre Beschäftigten arbeiten schließlich auch hier mit betrieblichen Daten und tauschen diese über die Kommunikationsmittel mit Ihnen sowie anderen Mitarbeitern aus. Dies muss auf möglichst sichere Weise geschehen. Als Arbeitgeber müssen Sie dabei gewährleisten, dass der Datenschutz, den die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert, am Homeoffice-Arbeitsplatz vorhanden ist. Zudem darf es nicht zu einer Vermengung von betrieblichen und privaten Daten bzw. Informationen kommen.
Stellen Sie klare Richtlinien zur Datenverarbeitung auf und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu Themen wie Zugriffsrechte, Passwortsicherheit und Geräteverschlüsselung. So minimieren Sie das Risiko von Datenpannen im Homeoffice.
Im Zweifelsfall haften Sie, nicht Ihre Beschäftigten, sofern diese nicht grob fahrlässig gehandelt haben. Unabhängig davon sollten Sie für Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr treffen sowie Ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass:
- es zu keiner Vermengung von betrieblichen und privaten Daten kommt
- keine Privatgeräte eingesetzt werden
- Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben dürfen
Jeder Mitarbeiter sollte zudem wissen, dass WhatsApp und Facebook nicht für die interne betriebliche Kommunikation genutzt werden sollten.
In 6 Schritten zum Homeoffice-Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter
Für das Homeoffice gelten gewisse Anforderungen. Doch wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren Mitarbeitern kurzfristig die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen möchten? Um möglichst schnell startklar zu sein, empfehlen sich die folgenden 6 Schritte für den Einstieg:
1. Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?
Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, einen externen IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Dieser kann Sie umfassend beraten.
2. Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten Arbeitnehmer nicht mit ihrem privaten PC arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass sich die betrieblichen Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.
3. Netzwerklaufwerk für Daten
Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Mitarbeiter freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.
4. Rufumleitung einrichten
Lassen Sie für Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) Ihrer Beschäftigten einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.
5. Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit
Mit Videokonferenzsystemen wie Zoom oder Microsoft Teams können Ihre Mitarbeiter mit den anderen Teilnehmern im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.
6. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter
Damit Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, effektiv an Ihrem Arbeitsplatz im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technik schulen. Hierbei helfen auch Checklisten, die während der Arbeit im Homeoffice abgehakt werden können oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind, z. B.:
- „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“
- „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit meinen Kollegen?“
- „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“
Außerdem sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.
Tipp: Praktische Tools für den Homeoffice-Arbeitsplatz
- Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, im Team zusammenarbeiten, Dokumente teilen
- Funktionen: Fernzugriff auf andere Bildschirme, digitale Meetings
- Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, in Teams zusammenarbeiten
- Freeware ist zeitlich unbegrenzt und erlaubt Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer; Unterstützung bei der Einrichtung durch Cisco-Partner
- Funktionen: Webinare, E-Learning, Videokonferenzen, digitale Meetings
