Arbeitszeugnis: Das gibt es zu beachten

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, wenn er das Unternehmen verlässt. Die Rechtsprechung verlangt, dass das Zeugnis der Wahrheit entspricht, aber auch wohlwollend ist. Übliche Formulierungen helfen, Missverständnisse von vornherein auszuschließen. Bestimmte Formalien sind einzuhalten. Ist der Arbeitnehmer mit seinem Zeugnis nicht einverstanden, kann er Korrektur verlangen. Hier erfahren Sie das Wichtigste rund um das Thema Arbeitszeugnis.

Allgemeines zum Thema Arbeitszeugnis

Definition

Definition: Was genau ist ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis ist eine vom Arbeitgeber ausgestellte Urkunde über ein Arbeitsverhältnis, die zumindest Angaben über Art und Dauer der Tätigkeit enthält. Der Zeugnisanspruch für arbeitnehmerähnliche Personen, Heimarbeiter, freie Mitarbeiter und bestimmte Handelsvertreter ergibt sich aus § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

§ 109 Abs. 2 Gewerbeordnung

Der Zeugnisanspruch für Arbeitnehmer ergibt sich aus § 109 Gewerbeordnung (GewO). Danach müssen Sie das Arbeitszeugnis folgendermaßen erstellen:

  • klar und verständlich formuliert
  • ohne Merkmale oder Formulierungen, mit denen versteckte Aussagen getroffen werden

Pflicht zur Aushändigung eines Arbeitszeugnisses

Jeder Arbeitnehmer – auch der Praktikant, die Aushilfe oder der Minijobber – hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wie lange und in welchem Umfang er beschäftigt war, spielt keine Rolle. Wenn das Arbeitsverhältnis endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein schriftliches Arbeitszeugnis auszuhändigen. Der Arbeitnehmer kann das Zeugnis noch innerhalb von drei Jahren nach seinem Ausscheiden verlangen.

Ein Auszubildender muss am Ende der Berufsausbildung ein Arbeitszeugnis mit Angaben zum Ausbildungsberuf, zur Dauer und zu den erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten erhalten.

Recht auf Korrektur

Meint der Arbeitnehmer, sein Zeugnis sei nicht korrekt erstellt oder die Beurteilung sei falsch, kann er Korrektur verlangen. Bei Weigerung des Arbeitgebers kann er Klage beim Arbeitsgericht erheben. Das Arbeitsgericht kann den Arbeitgeber dazu verurteilen, ein neues Arbeitszeugnis zu erstellen. Auch wenn der Arbeitgeber gar kein Zeugnis ausstellt, kann der Arbeitnehmer es gerichtlich erzwingen.

Bei Unzufriedenheit mit der Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung muss der Arbeitnehmer belegen, dass z. B. seine Leistung nicht nur – wie im Arbeitszeugnis ausgeführt – befriedigend, sondern gut oder sehr gut war (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13).

Verjährungsfrist

Grundsätzlich gilt für Arbeitszeugnisse die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Der Zeugnisanspruch kann schon früher entfallen, etwa wenn folgende Faktoren vorliegen:

  • Der Arbeitgeber kann kein Arbeitszeugnis mehr ausstellen, weil z. B. niemand mehr im Unternehmen ist, der den Arbeitnehmer objektiv beurteilen kann.
  • Der Anspruch ist verwirkt, weil ihn der Arbeitnehmer längere Zeit nicht geltend gemacht hat und der Arbeitgeber nicht mehr damit rechnen musste.

Ein einfaches Zeugnis, das sich auf Art und Dauer der Tätigkeit beschränkt, kann in der Regel auch nach längerer Zeit noch ausgestellt werden, da diese Daten in der Personalakte hinterlegt sind.

Zeugnisarten

Im Grunde unterscheiden wir Zeugnisse in folgende drei Arten:

  • Einfaches Arbeitszeugnis
  • Qualifiziertes Arbeitszeugnis
  • Zwischenzeugnis

Wir erklären Ihnen die Unterschiede und werfen gleichzeitig einen Blick auf verschiedene Sonderformen.

Unterschied einfaches und qualifiziertes Zeugnis

Bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen reicht es, ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis zu erstellen. Es beschränkt sich auf folgende Inhalte:

  • Art der Beschäftigung
  • genaue Aufgaben
  • Dauer der Beschäftigung

Das einfache Arbeitszeugnis enthält im Gegensatz zum qualifizierten Modell keine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.

Auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt Art, Inhalt und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Dazu kommen Beurteilungen zu:

  • Auffassungsgabe
  • Leistungsbereitschaft
  • fachlichem Können
  • Zuverlässigkeit
  • Sozialverhalten und
  • je nach Aufgabengebiet Denk- und Urteilsvermögen und/oder Führungsfähigkeit

Schon ab einer Beschäftigungsdauer von ca. 6 Wochen besteht ein Anspruch auf ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis nach einer Kündigung oder nach der Probezeit (egal, welche der beiden Parteien das Arbeitsverhältnis beendete).

Arbeitszeugnisse für Geschäftsführer

Auch Fremd-Geschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer können nach der Rechtsprechung ein Arbeitszeugnis beanspruchen. Zuständig für die Ausstellung des Dienstzeugnisses ist die Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter können diese Aufgabe z. B. auf einzelne Gesellschafter oder einen anderen Geschäftsführer übertragen. Dafür ist allerdings ein entsprechender Beschluss notwendig.

Der Grundsatz der Zeugniswahrheit verbietet das Verschweigen schwerwiegender Verfehlungen des Geschäftsführers während seiner Dienstzeit innerhalb des Arbeitszeugnisses. Das gilt insbesondere bei nachweisbaren Verfehlungen, die Grund für die Abberufung bzw. die Beendigung des Anstellungsvertrags waren. Ansonsten besteht Schadenersatzpflicht gegenüber dem neuen Arbeitgeber. Für das Manager-Zeugnis gelten die für „normale Mitarbeiter“ üblichen Regeln.

Achtung

Folgende Ausnahme gilt

Stellt sich im Nachhinein heraus, dass im Zeugnis Misserfolge des Geschäftsführers verschwiegen wurden, die für sein späteres Scheitern in einer neuen Stelle von Bedeutung waren, machen sich die Gesellschafter, die das fehlerhafte Arbeitszeugnis ausgestellt haben, gegenüber dem neuen Arbeitgeber schadensersatzpflichtig.

Zwischenarbeitszeugnis

Ein grundsätzlicher Anspruch besteht nicht. Ein Zwischenzeugnis muss der Arbeitgeber nur ausstellen, wenn der Arbeitnehmer ein besonderes Interesse daran hat, z. B. weil

  • er neue Aufgaben im Unternehmen übernimmt
  • er einen anderen Vorgesetzten bekommt
  • der Betriebsinhaber wechselt
  • er wegen bevorstehenden Stellenabbaus mit einer Entlassung rechnen muss
  • er die Beschäftigung, etwa wegen Elternzeit, für längere Zeit unterbricht

Auch wenn der Mitarbeiter in solchen Fällen kein Arbeitszeugnis verlangt, ist es sinnvoll, zumindest wichtige Daten (genaue Aufgaben, Dauer) in der Personalakte für ein späteres Zwischenzeugnis festzuhalten – vor allem für eine Führungskraft ist das oft relevant Das vereinfacht das eventuell später notwendige Ausstellen eines Endzeugnisses.

Vorläufiges Arbeitszeugnis

Nach einer Kündigung haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich ein wohlwollendes und berufsförderndes sowie vorläufiges Arbeitszeugnis ausstellen zu lassen. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es dafür jedoch nicht. Diese Variante findet oft Verwendung, wenn der Arbeitnehmer innerhalb der Kündigungsfrist noch im Unternehmen tätig ist. Im Gegensatz zum Zwischenzeugnis sind die Angaben des vorläufigen Arbeitszeugnisses verbindlich. Inhalte, die darin verwendet werden, müssen auch im Endzeugnis aufgenommen werden.

Praktikums- und Ausbildungszeugnisse als Sonderform

Azubis ist ein schriftliches Arbeitszeugnis am Ende der Berufsausbildung auszustellen (§ 16 Berufsbildungsgesetz – BBiG). Das Zeugnis muss Angaben beinhalten zu

  • Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie
  • erworbenen beruflichen Fertigkeiten und Fähigkeiten.

Auf Verlangen des Auszubildenden sind auch Verhalten und Leistung zu beurteilen.

Der Anspruch für ein Arbeitszeugnis nach einem Praktikum ergibt sich aus § 26 in Verbindung mit § 16 BBiG. Voraussetzung ist, dass es sich um ein Praktikum handelt, mit dem

  • berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen erworben werden sollen und
  • ein „Mindestmaß an Pflichteinbindung in den Betriebszweck besteht“.

Handelt es sich um ein Pflichtpraktikum (Schüler, Studenten) kann nur ein Tätigkeitsnachweis verlangt werden. Ein Anspruch auf eine Beurteilung besteht nicht, weil die „Ausbildung“ im Vordergrund steht und nicht die zu leistende Arbeit.

Ansonsten gelten für Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse die üblichen Regeln und Formalien.

Formulierungen: Geheimcode und Zeugnissprache

Zeugnissprache ist nicht immer einfach zu deuten. Die Rechtsprechung hatte vielfach zu entscheiden, welche Formulierungen im Arbeitszeugnis erlaubt sind, welcher Note sie entsprechen und was nicht erlaubt ist. Die Gefahr, aus Unkenntnis einen missverständlichen Begriff zu wählen und den Arbeitnehmer ungewollt zu benachteiligen ist groß.

Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht

Ins Arbeitszeugnis gehört alles, was ein zukünftiger Arbeitgeber wissen muss, um den Bewerber beurteilen zu können. Aber: Das Arbeitszeugnis darf das Fortkommen des Arbeitnehmers auch nicht unnötig erschweren.

Die Zeugnisformulierungen müssen unmissverständlich und eindeutig sein. Übliche Sätze dürfen nicht weggelassen werden. Was ins Arbeitszeugnis gehört, kann auch von der Tätigkeit oder der Branche abhängen. Bei Arbeitnehmern, die z. B. Zugriff auf Firmengelder haben, ist auf Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit hinzuweisen. Ein Fehlen könnte als versteckter Hinweis gedeutet werden.

Übersicht: Das bedeuten die Formulierungen im Arbeitszeugnis

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Leistungsbeurteilung
LeistungsbeurteilungMuster-Formulierung
Note 1: Sehr gut Stets / immer zu unserer vollsten Zufriedenheit
Note 2: Gut Stets / immer zu unserer vollen Zufriedenheit
Note 3: Befriedigend Zu unserer vollen Zufriedenheit
Note 4: Ausreichend Zu unserer Zufriedenheit
Note 5: Mangelhaft Im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit

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Verhaltensbeurteilung
VerhaltensbeurteilungMuster-Formulierung
Note 1: Sehr gut Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und KollegInnen war stets / immer einwandfrei / vorbildlich
Note 2: Gut … war einwandfrei / vorbildlich
Note 3: Befriedigend … war gut / in Ordnung
Note 4: Ausreichend … gab keinen Anlass zur Beanstandung
Note 5: Mangelhaft … war im Wesentlichen einwandfrei

Wie Sie sehen, sind die Zufriedenheitsformeln alle ähnlich. Aus diesem Grund ist es bei (qualifizierten) Arbeitszeugnissen, Beurteilungen oder Berufsausbildungszeugnissen für Arbeitnehmer nicht einfach, den Sinn hinter den Formulierungen zu erkennen. Was gut klingt, bedeutet nicht automatisch, dass es wirklich eine gute Beurteilung ist. Arbeitgeber haben jedoch gleichzeitig die Möglichkeit, Missstände zu thematisieren und das Arbeitszeugnis dennoch wohlwollend klingen zu lassen.

Tipp

Arbeitszeugnis bewerten und überprüfen

Um ein Arbeitszeugnis zu verstehen, müssen Sie den Zeugniscode kennen. Erhalten Sie eine Beurteilung, sollten Sie sich im Vorfeld immer mit den Geheimcodes von Arbeitszeugnissen beschäftigen, damit Sie dieses einem Check unterziehen können.

Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist wie folgt aufzubauen:

  • Datum
  • Überschrift „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“
  • Angaben zur Person: Name, Vorname, Geburtstag und -ort
  • Beschäftigungsdauer: von … bis
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Leistungsbeurteilung
  • Verhaltensbeurteilung
  • Schlussformel
  • Unterschrift (und Datum - wenn nicht schon oben)

Formale Vorgaben

Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein „schriftliches“ Zeugnis. Ein elektronisches Zeugnis z. B. als PDF ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 630 BGB, § 109 GewO). Auch die elektronische Signatur (§ 126a BGB) ist damit nicht möglich. Ein Arbeitszeugnis muss – sofern vorhanden – auf Firmenpapier erstellt und im Original übergeben werden. Es darf keinen Fettdruck, keine Unterstreichung, Ausrufezeichen oder andere Hervorhebungen enthalten.

Kann der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis nicht abholen, weil er z. B. weit weg wohnt oder erkrankt ist, muss es ihm zugeschickt werden. Beschädigungen und unschöne Falze werden durch einen passend großen Umschlag mit verstärktem Rücken verhindert.

Leistungsbeurteilung

Zum qualifizierten Arbeitszeugnis gehört die Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers. Dazu gehören z. B.

  • Fachkenntnisse und spezielle Fertigkeiten
  • Arbeitsweise
  • Arbeitsqualität
  • Umgang mit neuen Aufgaben
  • Leistungsbereitschaft
  • Verantwortungsbereitschaft
  • ggf. auch Führungsleistung

Auch die Leistungsbewertung muss wahrheitsgemäß und wohlwollend sein.

Verhaltensbeurteilung

Ins qualifizierte Arbeitszeugnis gehört auch das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten und die Teamfähigkeit gegenüber Kollegen. Hatte der Arbeitnehmer viel Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern, ist das Verhalten gegenüber diesen ebenfalls zu beurteilen.

Straftaten und Strafverfahren dürfen im Arbeitszeugnis nur erwähnt werden, wenn sie unmittelbar mit dem Betrieb zu tun haben. Das ist der Fall, wenn z. B. eine Unterschlagung, eine Körperverletzung oder eine sexuelle Belästigung im Unternehmen erfolgt ist. Gibt das Zeugnis keine Auskunft und wird der Arbeitnehmer beim neuen Arbeitgeber wieder straffällig, kann sich der alte Arbeitgeber schadenersatzpflichtig machen. Straftaten dürfen aber nur ins Zeugnis, wenn sie nachgewiesen sind, z. B. durch ein Urteil, eindeutige Fakten oder ein Geständnis. Ein laufendes Ermittlungsverfahren oder ein bloßer Verdacht haben im Zeugnis nichts zu suchen.

Schlussformel und Unterschrift: Ende mit Aussagekraft

Das Zwischen-/Arbeitszeugnis schließt üblicherweise mit einer Schlussformel. Der Arbeitgeber bedauert das Ausscheiden des Arbeitnehmers, dankt ihm für die geleistete Arbeit und wünscht ihm alles Gute und viel Erfolg für die Zukunft. Ein Anspruch darauf besteht laut Rechtsprechung nicht.

Das Arbeitszeugnis muss eine eigenhändige Unterschrift des Ausstellers enthalten. Ein Kürzel reicht nicht. Darunter gehört sein Name in Maschinenschrift und, wenn er als Vertreter des Arbeitgebers auftritt, seine Funktion. Zur Unterschrift berechtigt sind der Arbeitgeber bzw. sein gesetzliches Vertretungsorgan oder der weisungsberechtigte Vorgesetzte des Mitarbeiters.

Welche Inhalte unzulässig sind

Auch für Arbeitszeugnisse gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Der Arbeitnehmer darf nicht aufgrund der ethnischen Herkunft, Geschlecht, Religion / Weltanschauung, Behinderung oder Alter benachteiligt werden.

Nicht in ein Zeugnis gehören z. B.

  • Schwangerschaft
  • Elternzeit
  • erteilte Abmahnungen
  • Arbeitsunfähigkeitszeiten
  • Betriebsratstätigkeit
  • Kündigungsgrund
  • privates Verhalten
  • warum das Arbeitsverhältnis endet

Ausnahmen:

  • Krankheitsbedingte Fehlzeiten und Elternzeiten, wenn sie mehr als die Hälfte der Beschäftigungszeit ausmachen
  • Alkoholismus eines Berufskraftfahrers
  • Ausschließliche Tätigkeit als Betriebsrat mit Freistellung

Alternativen zum Arbeitszeugnis

Auch Empfehlungs- und Referenzschreiben können die Arbeitssuche erleichtern. Im Gegensatz zum Referenzschreiben ist das Empfehlungsschreiben an einen bestimmten Empfänger gerichtet und empfiehlt den „Bewerber“ für eine ganz bestimmte Stelle.

Das Referenzschreiben ist z. B. interessant für Freiberufler, die keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben und so für sich werben können. Im englischsprachigen Raum sind sie, anstelle der bei uns üblichen Arbeitszeugnisse, allgemein gebräuchlich.

Für beide Schreiben gelten keine Vorgaben. Sie können individuell, ohne zwingenden Inhalt oder Formulierungen gestaltet werden. Sie können so wesentlich aussagekräftiger sein, als das an starre Regeln gebundene Arbeitszeugnis.

Bei Pflichtpraktikanten, die keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, reicht ein Tätigkeitsnachweis. Auch Arbeitnehmer, die sich bewerben möchten, ohne den aktuellen Arbeitgeber aufmerksam zu machen oder ihn gegenüber dem neuen Arbeitgeber zu offenbaren, können sich selbst eine sogenannte Tätigkeitsbeschreibung erstellen. Darin führen sie ihre derzeitigen Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte auf.