Nachweisgesetz: Neue Pflichtangaben und Fristen

Zum 1. August 2022 wird der Katalog der Arbeitsbedingungen, die der Arbeitgeber nach dem Nachweisgesetz schriftlich fixieren und aushändigen muss, erheblich erweitert. Das gilt zumindest bei neuen Arbeitnehmern mit Arbeitsverträgen ab diesem Datum, auch im kleinsten Betrieb. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Arbeitgeber nur auf Nachfrage tätig werden, dann aber sehr schnell. Erfahren Sie hier das Wichtigste zum Thema.

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Frau unterschreibt einen Vertrag
thianchai sitthikongsak via Getty Images

Nachweisgesetz: EU-Richtlinie wird umgesetzt

Die EU hat die Mitgliedsstaaten dazu verpflichtet, die Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen umzusetzen. Bundestag und Bundesrat haben das Gesetz nun verabschiedet und somit tritt es am 1. August 2022 in Kraft. Es beinhaltet zahlreiche Änderungen im Nachweisgesetz, zudem wurden Regelungen z. B. im Berufsbildungsgesetz, in der Handwerksordnung oder im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz angepasst.

Das sind die bisherigen Pflichtangaben

Schon seit den 1990ern müssen Arbeitgeber bestimmte Daten zum Arbeitsverhältnis schriftlich dokumentieren und unterzeichnet an den Arbeitnehmer aushändigen. Diese Pflicht aus dem Nachweisgesetz wird in der Praxis meist mit der Ausstellung eines Arbeitsvertrags erfüllt. Festzuhalten sind:

  • Name und Anschrift der Vertragspartner
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses (Datum)
  • Bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses 
  • Arbeitsort
  • Tätigkeit
  • Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Jährliche Urlaubsdauer
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

Erweiterte Pflichtangaben laut Nachweisgesetz

Mit Wirkung zum 1. August 2022 wurden schon enthaltene Pflichtangaben konkretisiert und ausgebaut und mehrere neue ergänzt. Zu dokumentieren sind danach,

  • bei befristeten Verträgen das Enddatum oder die voraussichtliche Dauer.
  • wenn vereinbart, die freie Wahl des Arbeitsorts.
  • wenn eine Probezeit vorgesehen ist, deren Dauer.
  • die genaue Zusammensetzung des Entgelts, d. h. Zuschläge, Zulagen, Sonderzahlungen, Vergütung von Überstunden, und zwar jeweils getrennt mit Fälligkeit und Art der Auszahlung.
  • die Arbeitszeit mit Ruhepausen und Ruhezeiten. Bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
  • bei Arbeit auf Abruf: Vereinbarung, dass die Arbeitsleistung nach Arbeitsanfall zu erbringen ist, zu vergütende Mindeststunden, Zeitrahmen der Arbeitsleistung und die Frist, die der Arbeitgeber bei Abruf von Arbeitsstunden einzuhalten hat.
  • falls vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
  • ein eventueller Anspruch auf vom Arbeitgeber gestellte Fortbildungen.
  • bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger grundsätzlich dessen Name und Anschrift.
  • allgemein gehaltener Hinweis auf z. B. anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.
  • das bei einer Kündigung von beiden Seiten einzuhaltende Verfahren (mindestens Schriftform), die Kündigungsfristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage.
  • bei einem länger als vier Wochen dauernden Einsatz im Ausland: schriftliche Information über Arbeitsbedingungen (z. B. Arbeitsländer und Währung, in der das Arbeitsentgelt erbracht wird).

Bei einigen Pflichtpunkten reicht der Hinweis auf einen anwendbaren Tarifvertrag oder auf die jeweilige gesetzliche Regelung. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz müssen nach wie vor schriftlich niedergelegt und ausgehändigt werden, die elektronische Form reicht nicht aus.

Neu: Gestaffelte Aushändigungsfrist und Ausdehnung des Geltungsbereichs

Bisher musste der Arbeitgeber seiner Nachweispflicht spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses nachgekommen sein. Ab 1. August 2022 ist die Frist wie folgt gestaffelt:

  • Spätestens am ersten Arbeitstag: Niederschrift zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und zur vereinbarten Arbeitszeit mit Pausen und ggf. Schichtkonzept.
  • Bis zum siebten Kalendertag nach Beginn des Arbeitsverhältnisses: Die meisten Punkte z. B. zur Befristung, zum Arbeitsort oder zur Dauer der Probezeit.
  • Wie bisher spätestens einen Monat nach Arbeitsaufnahme: Nur wenige Daten wie z. B. den Hinweis auf das Kündigungsverfahren.

Achtung

Nachweisgesetz gilt auch bei kurzer Beschäftigung

Bisher waren vorübergehende Aushilfen von höchstens einem Monat vom Nachweisgesetz ausgeschlossen. Ab 1. August 2022 entfällt diese Beschränkung.

Was gilt für bestehende Arbeitsverhältnisse?

Die neuen Vorschriften des Nachweisgesetzes gelten für alle Arbeitsverträge, die ab dem 1. August 2022 geschlossen werden. Bei zu diesem Datum bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen muss die Aushändigung der Niederschrift nur nach Aufforderung durch den einzelnen Arbeitnehmer erfolgen und zwar am siebten Tag bzw. innerhalb eines Monats nach deren Zugang.

Werden im bestehenden Arbeitsverhältnis aber wesentliche Vertragsbedingungen geändert, müssen Sie dem Arbeitnehmer nach der neuen Regelung spätestens an dem Tag schriftlich vorliegen, an dem die Änderung wirksam wird. Ausgenommen sind z. B. Änderungen aufgrund anwendbarer gesetzlicher Vorschriften, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.

Bußgeld bei Nichteinhaltung

Ist der Arbeitgeber bisher seiner Nachweispflicht nicht nachgekommen, musste er lediglich im Arbeitsgerichtsprozess mit Nachteilen, z. B. mit Beweiserleichterungen für den Arbeitnehmer, rechnen. Nach der neuen Regelung handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, wenn der Arbeitgeber seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz verletzt. Das Bußgeld kann bis zu 2000 EUR betragen und kann schon verhängt werden, wenn eine Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht fristgerecht schriftlich ausgehändigt wurde. Wer genau die Einhaltung kontrolliert, ist noch offen. Verantwortlich ist die fachlich zuständige oberste Landesbehörde, die die Aufgabe aber auf eine andere Behörde oder Stelle übertragen kann.

Neue Pflichten für Entleiher und weitere Änderungen

Auch für den Ausbildungsvertrag wurden erweitere Pflichtangaben festgelegt. So ist z. B. bei Minderjährigen u. a. der Name und die Anschrift des gesetzlichen Vertreters anzugeben. Der Entleiher war schon bisher dazu verpflichtet, bei ihm eingesetzte Leiharbeitnehmer über freiwerdende Arbeitsplätze zu informieren. Neu ist: Hat ein Leiharbeitnehmer nach mindestens 6-monatiger Überlassung gegenüber dem Entleiher den Wunsch nach einem Arbeitsvertrag geäußert, muss der Entleiher innerhalb eines Monats nach Zugang schriftlich und begründet antworten. Diese Pflicht entfällt nur, wenn der Leiharbeitnehmer seinen Wunsch in den vergangenen 12 Monaten schon einmal vorgebracht hat. Auch diese Regelungen gelten ab dem 1. August 2022.

FAQs: Häufige Fragen zum Thema

Zu vielen Änderungen im Nachweisgesetz haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zahlreiche Rückfragen. Auf unserem Instagram-Account @Lexware haben wir unsere Follower gefragt, zu welchen Themen sie gerne eine ausführlichere Antwort haben möchten. Hier finden Sie die Rückfragen der Community:

Welche Vorteile hat das neue Nachweisgesetz für Arbeitnehmer?

Die Pflichten aus dem Nachweisgesetz bringen mehr Informationen und Rechtssicherheit für Arbeitnehmer, z. B. wie sich ihr Entgelt genau zusammensetzt, ob und wann Überstunden angeordnet werden können oder welche Vorgaben für die Arbeit auf Abruf gelten.

Muss dann künftig auch der Sachgrund im Vertrag stehen?

Nein, das Nachweisgesetz verlangt die voraussichtliche Dauer oder das Enddatum der Befristung. Auch nach § 14 Abs. 4 TzBfG muss „nur“ die Befristung schriftlich fixiert werden, nicht der Sachgrund. Nur bei der Zweckbefristung z. B. „bis zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit von Mitarbeiter X.“ muss dieser Vertragszweck in den Arbeitsvertrag.

Gibt es eine Pflicht zur digitalen Zeiterfassungspflicht?

Noch nicht. Gerade (Stand: Juli 2022) wird aber ein Gesetzentwurf diskutiert, der vorsieht, dass die verpflichtende Arbeitszeiterfassung nach § 17 MindestlohnG künftig ausschließlich digital erfolgen darf. Ein Gesetz, das die Einrichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung für alle Branchen regeln soll, steht noch aus. Dazu hat der EuGH verpflichtet.

Umsetzung des Nachweisgesetzes in der Praxis

Die meisten Arbeitgeber sind ihrer Pflicht aus dem Nachweisgesetz bisher nachgekommen, indem sie einen Arbeitsvertrag erstellt haben. Viele der jetzt zusätzlichen Punkte wie z. B. Dauer der Probezeit sind dort sowieso schon enthalten. Die jetzt zusätzlich verlangten Ausführungen z. B. zu Pausen und Ruhezeiten können durch Bezug auf den anzuwendenden Tarifvertrag oder die betriebliche Regelung erledigt werden. Betriebliche, für alle Beschäftigten geltenden Regelungen können bei Bedarf auch in einem separaten Standard-Schreiben zusammengestellt und ausgegeben werden. Das ist insbesondere sinnvoll, wenn vermehrte Nachfragen von Beschäftigten mit „alten“ Arbeitsverträgen zu erwarten sind.

Tipp

Schrittweise vorgehen

Das können Unternehmen tun:

  • Eine Bestandsaufnahme machen: Analysieren Sie Ihre Vertragsmuster auf Lücken und prüfen Sie ggf. Altverträge stichpunktartig. Leiten Sie daraus den Handlungsbedarf ab.
  • Im zweiten Schritt die Musterverträge anpassen, sodass diese die Mindestangaben enthalten.
  • Informationsschreiben für Altverträge vorbereiten: So kann die Personalabteilung auf Anfragen von Mitarbeitern schnell reagieren.