Dienstwagen als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Die private Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitnehmer endet häufig im Streit, weil die Nutzungsbedingungen nicht klar geregelt wurden. In die Vereinbarung im Arbeitsvertrag gehören darum z. B.
- der Zeitraum der Überlassung,
- die Beschreibung des Fahrzeugs ( z. B. Typ, Art, Ausstattung, neues oder gebrauchtes Fahrzeug),
- die Möglichkeit der Überlassung des Fahrzeugs an Dritte (z. B. Ehefrau ja, andere Dritte nicht),
- der eingeschränkte Gebrauch für Urlaubsreisen (z. B. nur in EU-Länder),
- die Haftung für Fahrzeugschäden.
Regle auch, wer welche Kosten tragen muss, z. B. für Wartung, Reparatur und Benzin.
Tipp
Widerruf vorbehalten
Du kannst die private Nutzung des Dienstwagens zu einem späteren Zeitpunkt untersagen, wenn du dir den Widerruf vorbehalten hast. Dabei muss genau geregelt sein, in welchen Fällen du widerrufen darfst. Fälle für den Widerruf können z. B. sein:
- der Verlust der Fahrerlaubnis,
- eine wesentlichen Änderung des Aufgabenbereiches oder
- wirtschafliche Gründe.
Weiterbildungskosten als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrags
Macht ein Mitarbeiter auf Kosten des Betriebs eine teure Fortbildung, kannst du dich gegen eine frühzeitige Kündigung absichern. Du kannst vereinbaren, dass der Mitarbeiter die Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wenn er das Unternehmen bis zu einem bestimmten Datum verlässt. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter durch die Fortbildung bei dir oder einem anderen Arbeitgeber mehr verdienen kann. Zudem müssen der Vorteil der Weiterbildung und die Dauer der Bindung ans Unternehmen in einem angemessenen Verhältnis stehen.
Beispiel: Faustregel für erlaubte Bindung
Bei einer Fortbildungsdauer von bis zu 1 Monat darf der Mitarbeiter z. B. 6 Monate an den Betrieb gebunden werden. Bei einer Fortbildungsdauer von 3 bis 4 Monaten ist eine Bindung von 2 Jahren möglich.
Die Rückzahlungssumme muss sich während der Laufzeit der Vereinbarung für jeden Monat oder jedes weitere Jahr der Betriebszugehörigkeit reduzieren. Die Rückzahlung darf nicht für jeden Fall der Arbeitnehmerkündigung vorgesehen werden. Erlaubt ist die Vereinbarung für den Fall, dass der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch oder aufgrund seines Verschuldens aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.
Private Internetnutzung als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Als Arbeitgeber kannst du den Mitarbeitern verbieten, den betrieblichen Internetanschluss privat zu nutzen. Du kannst es auch erlauben. Wichtig ist, dass du eine klare Regelung triffst – am besten schriftlich.
In die Regelung gehört der erlaubte Umfang der privaten Nutzung. Die private Nutzung kann z. B. auf die Pausen beschränkt sein und kostenpflichtige Internetseiten ausschließen. Und schon aus Sicherheitsgründen solltest du das Installieren betriebsfremder Software und das Herunterladen von Dateien untersagen.
Reisekosten als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Unternehmer, deren Mitarbeiter regelmäßig dienstlich reisen, sollten die Erstattung der Reisekosten vorab klar regeln. Gesetzlich ist nur festgelegt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die für die Dienstreise erforderlichen Aufwendungen erstatten muss (§ 670 BGB).
Übernachtungskosten muss der Arbeitgeber in Höhe des durch Vorlage der Rechnung nachgewiesenen Betrags erstatten.
Tipp
Kosten begrenzen
du kannst festlegen, dass z. B. nur die Fahrtkosten für die Bahnfahrt 2. Klasse übernommen werden oder ein Hotelzimmer höchstens den Betrag X kosten darf.
Verpflegungsmehraufwendungen werden in den meisten Betrieben im Rahmen der steuerfreien pauschalen Sätze erstattet.
Teure Arbeitsmittel als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Wenn du als Arbeitgeber deinem Mitarbeiter teure Arbeitsmittel übergibst, z. B. einen Laptop oder ein kostspieliges Werkzeug, solltest du das in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag regeln. Nimm auf, welches Arbeitsmittel du in welchem Zustand, z. B. neu oder gebraucht, überlässt. Lege fest, ob der Mitarbeiter das zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel nur beruflich oder auch privat nutzen darf. Vereinbare, dass er eventuelle Schäden sofort zu melden hat.
Tipp
Liste unterzeichnen lassen
Nur wenn du genau festhältst, welche Gegenstände und Geräte du dem Mitarbeiter in welchem Zustand übergeben hast, kannst du im Streitfall belegen, was du herausverlangen darfst. Erstelle deshalb eine Liste der überlassenen Arbeitsmittel mit genauen Angaben zum jeweiligen Zustand und lass diese vom Mitarbeiter unterschreiben.
Schweigepflicht als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag
Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter eine sog. Verschwiegenheitspflicht. Er darf Geschäftsgeheimnisse nicht ausplaudern, auch wenn das nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag steht. Mitarbeiter, die mit besonders sensiblen Daten umgehen, wie z. B. Personaldaten oder geheimen Produktionsmethoden, sollten regelmäßig schriftlich auf ihre besondere Verschwiegenheitspflicht hingewiesen werden.
Auch wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlassen hat, muss er Betriebsgeheimnisse für sich behalten. Allerdings darf er die bei dir erworbenen Kenntnisse weiter nutzen, auch wenn er dir damit Konkurrenz macht. Verhindern kannst du das nur mit einem sog. nachvertraglichen Wettbewerbsverbot. Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot muss schriftlich vereinbart werden und darf die Dauer von 2 Jahren nicht überschreiten.
Achtung
Wettbewerbsverbot kann teuer werden
Der Abschluss eines Wettbewerbsverbots sollte gut überlegt sein, weil du dich zu einer Entschädigungszahlung verpflichten musst. Die sog. Karenzentschädigung beträgt für jedes Jahr des Verbots die Hälfte des letzten Entgelts des Mitarbeiters.
Dazu kommt, dass du auf ein einmal eingegangenes Wettbewerbsverbot nicht mehr verzichten kannst. Besteht das Arbeitsverhältnis noch, gilt das Verbot ab dem Verzicht des Arbeitgebers noch 1 Jahr weiter. Verzichtet der Arbeitgeber erst nach Austritt des Mitarbeiters auf das Wettbewerbsverbot, muss er für die volle Zeit des Verbots Entschädigung zahlen.
Praxis-Beispiel: Kostenerstattung einer Weiterbildung bei Kündigung
Unternehmer U. möchte seinem Mitarbeiter M. eine 4-wöchige teure Weiterbildung finanzieren. Da der Mitarbeiter die dort erworbenen Kenntnisse in seinem Betrieb nutzen soll, schließt er mit M. eine Rückzahlungsvereinbarung. Er vereinbart, dass M. die Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wenn er vor Ablauf von 2 Jahren aus dem Unternehmen ausscheidet. Als M. 1 Jahr später kündigt, verlangt U. Kostenerstattung in voller Höhe. Darf er das?
Lösung: Nein, U. darf keine Rückzahlung verlangen. Bei einer Fortbildung bis zu 1 Monat darf der Mitarbeiter höchstens 6 Monate an den Betrieb gebunden werden. Durch die viel zu lange Bindung ist die gesamte Vereinbarung hinfällig. Damit ist gar keine Rückzahlungsvereinbarung zustande gekommen. Auch wenn die Vereinbarung gültig wäre, dürfte U. höchstens die Hälfte der Weiterbildungskosten zurückverlangen, weil die Hälfte der Bindungszeit schon abgelaufen ist.
