Software as a Service: Welchen Nutzen bietet SaaS kleinen und mittleren Unternehmen?

SaaS ist die Abkürzung von „Software as a Service“ und bedeutet „Software als Dienstleistung“. Unter SaaS versteht man ein digitales Geschäftsmodell, bei dem Software-Anwendungen als Internetdienst angeboten werden.

Diese Abkürzungen gehören zum sogenannten Cloud-Computing:

1. SaaS (Software as a Service): Bei SaaS betreiben externe Dienstleister die IT-Infrastruktur und Software.
2. IaaS (Infrastructure as a Service): Mit IaaS werden Infrastruktur-Services zur Verfügung gestellt. Solche Infrastruktur-Dienste sind virtualisierte IT-Ressourcen wie Server- und Speichersysteme oder Betriebssysteme.
3. PaaS (Plattform as a Service): Damit sind cloudbasierte Dienstleistungen gemeint, mit denen auf einer SaaS-Plattform Anwendungen erstellt werden. Die benötigte Infrastruktur liegt in der Cloud – und nicht vor Ort beim Unternehmen. Das vereinfacht die Entwicklung von SaaS-Apps.

Beim Software-as-a-Service-Modell wird Software über die Cloud bereitgestellt. Das heißt, der Anbieter oder Serviceprovider hostet die Anwendungen. Oder anders ausgedrückt: Der Anbieter bzw. Servicegeber ist der Eigentümer der SaaS-Anwendung und erlaubt es dir, die Anwendung zu nutzen.

Die Nutzung wird in der Regel mit einem SaaS-Vertrag festgelegt. Dabei wird häufig auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis abgerechnet.

Das ortsunabhängige und zeitflexible Arbeiten nimmt nicht nur seit der Corona-Pandemie an Bedeutung zu. Die Digitalisierung erfährt seitdem einen deutlichen Schub, dem sich kein Unternehmen – egal ob Kleinunternehmen oder große Unternehmen – entziehen kann. Um den Anforderungen an das mobile Arbeiten nachzukommen, setzen daher auch immer mehr Einzelunternehmer, Freelancer und KMU auf SaaS-Lösungen.

Das Software-as-a-Service-Modell ist im Vergleich zu lokal installierten Lösungen oft kostengünstiger und weniger mitarbeiterintensiv. Daher ist es auch für Einzelunternehmer und kleine bis mittelständische Unternehmen ideal und eine gute Investition.

Hier die fünf wichtigsten SaaS-Vorteile für Einzelunternehmer, Freiberufler, KMU und auch Anbieter bzw. Servicegeber im Überblick:

1. Bereitstellung über das Internet
   Das Hosting übernimmt der Anbieter der SaaS-Software. Der Softwareanbieter betreibt auch die SaaS-IT. Somit fallen keine Kosten für die Installation der Anwendungen oder für zusätzliche Hardware an. Der Arbeitsaufwand für das Einrichten ist minimal oder fällt sogar weg.
2. Hohe Skalierbarkeit
   Füge nach Bedarf weitere Arbeitsplatz- oder Nutzerlizenzen hinzu. Oder reduziere die Anzahl der Lizenzen. Du senkst so die laufenden SaaS-Kosten auf ein Mindestmaß und bezahlst nur das, was du wirklich nutzt.
3. Sicherheit durch automatische Updates
   Die Anwendungen werden regelmäßig und ohne dein Zutun aktualisiert. Sicherheitskritische Fixes und Patches werden sofort angewendet. Damit entfallen für dich Kosten und Aufwand einer Systemwartung. Die Software bleibt so auf dem neuesten Stand und Sicherheitslücken werden schnell geschlossen.
4. Geringe IT-Administration
   Es gibt keinen Zeit- und Kostenaufwand für Management und Pflege der Softwarelösungen. Denn der administrative IT-Aufwand ist gering. Es muss kein spezielles technisches Fachwissen im Unternehmen vorhanden sein oder eingekauft werden. Das bedeutet für dich weniger Personalkosten.
5. Ortsunabhängiger, zeitflexibler Zugriff
   Da die Anwendungen über die Cloud bereitgestellt werden, könnt du und deine Mitarbeiter asl Servicenehmer im Unternehmen, im Homeoffice oder unterwegs die Software nutzen. Ein mobiles Gerät mit Internetverbindung reicht aus, um von jedem Ort aus und zu jeder Zeit zu arbeiten.

Die Nachteile beim Einsatz von SaaS-Anwendungen liegen vor allem in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz. Schließlich stellt der Anbieter von SaaS-Diensten nicht nur Software bereit: Er hostet auch deine Daten. Daher gilt es, hier genauer hinzusehen!

1. Deine Daten müssen gesichert und geschützt werden.
   Prüfe vor der Auswahl eines Anbieters, wie er die Daten seiner Kunden sichert. Frage nach, wie häufig eine Datensicherung (Backup) durchgeführt wird. Erkundige dich, welche Maßnahmen zur IT-Sicherheit der Anbieter einsetzt. Ein Provider sollte Sicherheitslücken schnell beseitigen, um Bedrohungen und Angriffe von außen abzuwehren. Eine mangelhafte Sicherung von Daten und eine unzureichende Abwehr von Sicherheitsbedrohungen können im schlimmsten Fall zu Datenverlust führen.
2. Du musst mit der SaaS-Software datenschutzkonform arbeiten.
   Dein Unternehmen ist verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz zu erfüllen. Wenn du SaaS-Software nutzt, werden deine Daten in einer Cloud gespeichert. Dabei können je nach Anbieter die Daten auf externen Servern im Inland oder Ausland eingesehen und verarbeitet werden. Prüfe bei der Auswahl eines Anbieters unbedingt das angebotene Datenschutzniveau. Frage beim Servicegeber nach Zertifikaten oder Prüfsiegeln, die den von dir erforderlichen Datenschutz sicherstellen.

Software as a Service wird heute in zahlreichen Firmen standardmäßig eingesetzt. Die Lösungen eignen sich auch für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU). Mehrere Gründe sprechen dafür, dass insbesondere KMU als Servicenehmer von SaaS-Produkten einen viel höheren Nutzen erzielen als große Player:

1. Du sparst Kosten und stellst dich professioneller auf. 
   Einzelunternehmer und KMU müssen besonders auf ihre Budgets achten. Mit dem Software-as-a-Service-Modell wird Unternehmenssoftware auch für diese Unternehmen bezahlbar. Denn das SaaS-Abonnement ermöglicht eine hohe Kontrolle über die Kosten. Die Chance, mit Business-Lösungen noch professioneller auftreten zu können, stärkt die Wettbewerbsvorteile.
2. Du standardisierst deine Prozesse.
   Der Einsatz spezifischer Software über das SaaS-Modell optimiert Arbeitsvorgänge und macht sie effizienter. Möglicherweise werden sogar Routineaufgaben automatisiert oder digitalisiert. Dadurch werden personelle Ressourcen frei, die in andere wichtige Bereiche investiert werden können. Mit der SaaS-Nutzung konzentrierst du dich stärker auf dein Kerngeschäft. Das fördert auch dein Unternehmenswachstum.
3. Du benötigst in der Regel keine maßgeschneiderte Lösung. 
   Per SaaS werden häufig Standardanwendungen bereitgestellt, die nicht auf individuelle Anforderungen abgestimmt werden können. Aber viele Lösungen müssen auch gar nicht auf ein Unternehmen zugeschnitten sein, vor allem wenn es sich um Einzelunternehmer oder kleine Betriebe handelt. Außerdem haben diese Unternehmen oft nicht die personellen oder finanziellen Kapazitäten, um individuelle Funktionen zu entwickeln. Mehr noch: Standardsoftware ist meist kostengünstiger als angepasste Anwendungen.

SaaS bietet eine hohe Flexibilität, was das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten betrifft. On-Premise-Lösungen, die du herunterlädst und auf deinem Rechner speicherst, werden in deinem Unternehmen gehostet. Diese bieten gegenüber SaaS vor allem bei der Datensicherheit und beim Datenschutz (DSGVO) viele Vorteile, da du die volle Kontrolle über die eigenen Daten behältst.

SaaS wie On-Premise haben also jeweils Vorteile und Nachteile. Aber welche Lösung ist kostengünstiger?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Von welcher Variante Unternehmen eher profitieren, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Dazu musst du die Vor- und Nachteile beider Modelle abwägen. Die meisten davon wirken sich tatsächlich aber auf die Kosten aus:

Die Nutzung von Software as a Service ist sinnvoll, wenn dein Unternehmen auf Standardsoftware setzt. Ein passendes Angebot zu finden, ist aus diesem Grund denkbar einfach: Die Softwareanbieter bzw. Hersteller bieten ihre Produkte oft jeweils als Software- und Cloud-Lösung an.

Es lohnt sich, die jeweiligen Versionen zu vergleichen und die am besten geeignete Lösung auszuwählen.

Die Unterschiede von On-Premise vs. SaaS möchten wir dir daher noch einmal am Beispiel unserer Software für die Buchhaltung erklären:

Lexware buchhaltung - lokale Software/On-Premise-Lösung:

• Die Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung wird lokal installiert.
• Je nach Software-Variante kannst du die Software auf mehreren PCs installieren.
• Da du die Installation selbst vornimmst, erhältst du Unterstützung von einem Schritt-für-Schritt-Assistenten oder dem Lexware Support.
• Über die sichere DATEV-Schnittstelle teilst du deine Daten mit deiner Steuerfachkraft.

Lexware Office - Cloud-/SaaS-Software :

• Die SaaS-Web-Variante Lexware Office für die Finanzbuchhaltung muss nicht installiert werden. Stattdessen greifst du als Servicenhmer über das Internet mit deinen Zugangsdaten auf die Software zu.
• Diese Buchhaltungssoftware erlaubt den Zugriff von überall und somit mobiles Arbeiten.
• Die ISO-Vorschriften von Banken werden eingehalten.
• Die Daten werden in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert.
• Lexware Office als Software as a Service erfüllt die höchsten Anforderungen an den Datenschutz.
• Updates werden automatisch ausgeführt.