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Betriebsprüfung: So behalten Sie alles im Griff

So können Sie der Betriebsprüfung durch das Finanzamt gelassen entgegensehen
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 28.05.2020

Wenn der Prüfer des Finanzamts seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nervös. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen können Sie der Betriebsprüfung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen - und das Ergebnis sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen. Hier erfahren Sie, wie Sie sich am besten auf die Betriebsprüfung vorbereiten, welche Steuerarten von wem geprüft werden - und mit welchen Tricks und Methoden Betriebsprüfer arbeiten. Wichtig auch: In Zeiten von Corona haben Sie als Unternehmer noch mehr Rechte als sonst.

Betriebsprüfung: Was wird geprüft?

Geprüft werden vor allem Umsatz- und Vorsteuer, sowie in einigen Bundesländern die Bauabzugsteuer. Umsatzsteuer entsteht bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer z. B. private Pkw-Nutzung. Dazu kommt die Lohnsteuer-Außenprüfung, bei der die ordnungsgemäße Zahlung von Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag geprüft wird. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, haben wir - neben diesem Beitrag mit allgemeinen Tipps zur Betriebsprüfung - weitere Fragestellungen für Sie aufbereitet:

Phasen der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in 3 verschiedene Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Phasen haben Sie besondere Rechte und Pflichten.

Phase
Phase Beschreibung
Phase 1: Prüfer meldet sich an Bis zum Erhalt der Prüfungsanordnung können Sie noch Selbstanzeige einreichen. Bis zum Beginn der Prüfung sollten Sie zudem Ihre Buchhaltungsunterlagen auf Vordermann bringen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Prüfungsort) können Sie vorgehen.
Phase 2: Prüfung läuft Legen Sie fest, wer Auskünfte erteilen darf. Liefern Sie die geforderten Unterlagen zeitnah. Lassen Sie sich die Feststellungen schriftlich mitteilen.
Phase 3: Schlussbesprechung Fordern Sie eine Schlussbesprechung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Eventuelle Steuernachzahlungen sind häufig verhandelbar.

Bevor der Betriebsprüfer des Finanzamts Ihnen eine offizielle Prüfungsanordnung per Post zuschickt, wird er erst einmal bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater anrufen, Termine absprechen und Ihnen mitteilen, wo geprüft werden soll. Sehen Sie sich hierzu auch unsere Checkliste an. Falls Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen hatten, können Sie in dieser Zeit – also zwischen diesem Telefonat, bei dem die Betriebsprüfung angekündigt wird, und der schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung – eine Selbstanzeige beim Finanzamt einreichen.

Vorteil der Selbstanzeige: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben dafür aber straffrei.

Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt einen Steuerberater einschalten. Andernfalls droht wegen formaler Fehler der Verlust der Straffreiheit.

In der Prüfungsanordnung wird neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung und der Ort festgelegt, an dem der Prüfer die Buchhaltungsunterlagen während der Betriebsprüfung unter die Lupe nimmt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Legen Sie nicht sofort Einspruch ein. Das vergiftet die Stimmung bereits im Vorfeld und dürfte zu einer sehr strengen, kleinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt führen. Erklären Sie dem Prüfer zunächst Ihre Bedenken oder Änderungswünsche telefonisch.
  • Bitten Sie schriftlich um Verschiebung des Termins für die Betriebsprüfung. Begründen Sie diese Bitte (Urlaub des Buchhalters oder des Steuerberaters, Großauftrag muss abgewickelt werden etc.).
  • Haben Sie in der Firma keinen Arbeitsplatz für den Prüfer, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden. Auch hier sollte der Antrag auf Änderung des Prüfungsorts schriftlich begründet werden.

Praxis-Tipp: Verschiebung oder Unterbrechung der Prüfung wegen Corona

Sind Sie von der Corona-Krise unmittelbar und nicht unerheblich negativ betroffen und haben keine Zeit, sich um die Anfragen des Finanzamtsprüfers zu kümmern, sollten Sie eine Unterbrechung der laufenden Prüfung oder um Verschiebung des bereits vereinbarten Prüfungsbeginns beantragen. Die Prüfer sind wegen der Corona-Krise dazu angehalten, auf solche Anträge großzügig zu reagieren.

Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum sollten Sie vor dem Erscheinen des Betriebsprüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Finden Sie die angeforderten Unterlagen gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für Sie eventuell folgende Konsequenzen:

  • Der Prüfer kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
  • Der Prüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
  • Der Prüfer setzt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, muss das Verzögerungsgeld bezahlt werden.

Bevor sich der Betriebsprüfer an die Arbeit macht, sollten Sie die Ansprechpartner während der Betriebsprüfung bestimmen. Mögliche Ansprechpartner sind der Steuerberater, der Buchhalter und natürlich Sie als Unternehmer. Allen anderen Mitarbeitern sollten Sie einen "Maulkorb" verpassen. Außerdem sollten Sie genau festlegen, welche Aufgaben der Steuerberater während der Betriebsprüfung übernehmen soll und welches Honorar er dafür erhält. Durch die Festlegung einer Honorar-Obergrenze lassen sich böse Überraschungen in Form überzogener Honorarforderungen vermeiden.

Verhalten während der Betriebsprüfung

Behandeln Sie den Prüfer während der Betriebsprüfung mit Respekt - wie einen Kunden auch. Bleiben Sie immer sachlich, auch wenn Sie wegen hoher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt haben.

Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. Ohne Anwesenheit des Steuerberaters drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Doch genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist Ihr Hobby und Ihre Frau hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).

Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Nennen Sie dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner. Und nur an diesen darf er sich mit Fragen wenden. Stellen Sie das unmissverständlich gleich zu Beginn der Prüfung klar.
  • Bitten Sie darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
  • Der Ansprechpartner (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des Prüfers an den Steuerberater schicken und sich mit diesem abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).
  • Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lassen Sie den Prüfer zu lange warten, beschäftigt er sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, auf die er sonst gar nicht gestoßen wäre. Am besten haben Sie Ihre Dokumente mit unserer Online-Lösung Lexware archivierung gesichert. Auf diese Weise nutzen Sie den Vorteil der systematischen Online-Ablage und können auf alle Daten jederzeit schnell zugreifen. Dann muss der Prüfer nicht lange warten. Mehr zu Lexware archivierung!

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Wie und wann greift das Finanzamt im Rahmen der Prüfung auf Dokumente zu?

Das Gesetz sieht drei Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.

Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem Steuerprüfer einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der Steuerprüfer selbst greift dann auf Daten des Systems zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.

Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter, der die Datenanforderungen des Steuerprüfers umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte für ihn erledigt.

Beim Z3-Zugriff besorgt das Unternehmen den Datenexport auf einen separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) und übergibt diesen dem Prüfer. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.

Abhängig von der Art der Prüfung ist der Zeitpunkt, zu welchen Sie die Daten parat haben müssen.

Führt das Finanzamt eine Gesamtprüfung (Betriebsprüfung = Außenprüfung), bzw. eine Spezialprüfung (Lohnsteueraußenprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung oder betriebsnahe Veranlagung zur Klärung von Einzelsachverhalten) durch, ist eine Ankündigung dieser Maßnahme erforderlich. In der Regel haben Sie hier je nach Größenklasse Ihres Unternehmens mindestens zwei bis vier Wochen Zeit, Daten und Unterlagen bereitzustellen.

Leider können Sie auch von einer Prüfung „überrascht“ werden. Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassennachschauen werden nicht angekündigt. Folgende Unterlagen müssen hier unmittelbar nach dem Erscheinen des Prüfers vorgelegt werden:

Prüfung
Prüfung Unterlagen
Umsatzsteuernachschau Import- / Exportbelege; USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen Eingangsrechnungen, Voranmeldungen, Buchungen
Kassennachschau Datenexport der Kassendaten, Datenbeschreibungen, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentationen

Legen Sie möglichst vorher schon fest, wer Zugriff das System hat und wie im Falle Ihrer Abwesenheit zu verfahren ist. Auch eine Liste mit Telefonnummern (Verantwortliche, Steuerberater, Kassenaufsteller, Hotline) ist hier hilfreich.

Die Schlussbesprechung

Hat der Prüfer die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Sie eine Schlussbesprechung beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

  • An der Schlussbesprechung nimmt in aller Regel auch der Vorgesetzte des Prüfers teil. Dieser ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber meist aufgeschlossener als der Prüfer.
  • In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
  • In der Schlussbesprechung kann der Steuerberater so manche Feststellung mit gezielten Argumenten zu Fall bringen oder einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss finden.

Zur Vorbereitung auf die Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und mit Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern.

Verabreden Sie mit Ihrem Steuerberater eine Strategie für die Schlussbesprechung. Ein mögliches Vorgehen ist: Sie drohen in der Schlussbesprechung damit, gegen sämtliche strittigen Feststellungen mit einem Einspruch vorzugehen. Alternativ verzichten Sie auf einen Einspruch, wenn der Prüfer einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der Prüfer nach Abschluss der Betriebsprüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Steuertipps für Unternehmer

Wichtige Steuertipps für Unternehmer finden Sie auch auf steuern.de - damit Sie dem Finanzamt immer eine Nasenlänge voraus sind!

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