Betriebsprüfung: Tricks und Methoden der Prüfer (Teil 1)

Ein Blick hinter die Kulissen einer Betriebsprüfung.
Aktualisiert am: 15.06.2018

Viele Unternehmer nehmen das Thema Steuern bewusst oder unbewusst nicht ganz so ernst. Doch das kann fatale Auswirkungen haben. Denn deckt das Finanzamt Fehler oder Vergehen auf, die zu hohen Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen oder sogar zu zivilrechtlichen Strafzahlungen führen, kann das zu existenzbedrohlichen finanziellen Engpässen führen. Wir haben hinter die Kulissen geschaut und die Methoden, Tricks und Prüfungspraktiken zusammengestellt.

Verhängnisvolle Nachkalkulation

Wenn ein Unternehmer nicht alle Betriebseinnahmen korrekt aufgezeichnet hat, erkennt dies der Betriebsprüfer häufig anhand von Stichproben beim Wareneinsatz. Hat beispielsweise der Betreiber eines Imbissstands 500 kg Senf gekauft, der für knapp 33.000 Würstchen reichen müsste, meldet aber bis zum Kauf der nächsten Senfration nur 10.000 verkaufte Würste an, hat er ein ernsthaftes Problem. Dasselbe gilt etwa für Friseure, die Halskrausen für tausende Kunden kaufen – aber nur ein paar hundert Kunden bedient haben wollen. Auch Restaurantbetreiber, deren Wäscherei-Rechnung auf deutlich mehr Gedecke schließen lässt, als anhand des Umsatzes zu erwarten wäre, müssen mit detaillierten Nachfragen rechnen.  

Tipp: Diskrepanzen und Fehler passieren. Wichtig ist in einem solchen Fall eine plausible Erklärung. Die Vermutung des Finanzamts kann beispielsweise widerlegt werden, wenn der Senf verdorben war, oder die Halskrausen wegen Defekt oder Diebstahls nicht mehr zur Verfügung standen. Hier ist jedoch der Unternehmer im Zweifel in der Beweislast (z. B. Fotos von defekter/verdorbener Ware; Anzeige bei der Polizei wegen gestohlener Ware etc.).

Unangekündigte Besuche des Betriebsprüfers

Seit 1.1.2018 kann ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür stehen und einen Unternehmer dazu auffordern, ihn an seine Kassendaten zu lassen. Der Überraschungsbesuch soll Mängel in der Kassenführung aufdecken.

Informationsaustausch über die Grenzen

Brisante Informationen bekommt die deutsche Finanzverwaltung seit 30. September 2017 aus 49 Staaten. Nutzt ein Unternehmer in diesen Staaten Finanzkonten, wird regelmäßig das Bundeszentralamt für Steuern darüber informiert. Dieses leitet die Daten dann an das für den Kontoinhaber zuständige Finanzamt weiter. Noch läuft die Weiterleitung an die Finanzämter noch schleppend. Doch ab Ende 2018 bekommen die Finanzämter die brisanten Informationen.

Neuer Trend: Joint-Audits mit ausländischen Prüfern

Ist ein Unternehmen international aufgestellt, besitzt also in verschiedenen Ländern miteinander verbundene Unternehmen, schaut das Finanzamt ganz genau darauf, dass die Gewinne richtig verteilt werden. Fällt auf, dass der Gewinn in Deutschland arg niedrig ausfällt, obwohl hier der Firmeninhaber die Geschäfte lenkt und in der Schweiz oder in Luxemburg fällt der höchste Gewinn an, obwohl dort nur ein paar Bürokräfte sitzen, droht ein Joint-Audit. Dazu verbünden sich die deutschen und ausländischen Finanzverwaltungen und prüfen gemeinsam.

Stolperfalle Bonusabrechnung

Häufig erhalten Unternehmer – beispielsweise beim Einkauf im Großhandel – am Jahresende für den getätigten Umsatz einen Bonus in Geld oder einen Rabatt für künftige Einkäufe. Dann kann der Betriebsprüfer durch Rückrechnung feststellen, wenn ein Unternehmer „auf zwei Rechnungen“ eingekauft hat: Einmal „offiziell“ für die Waren, die über die Buchhaltung laufen, und einmal „privat“ für alle Verkäufe, die „nebenher“ getätigt werden.

Beispiel: Gastronom Huber bekommt von einem Großhändler für künftige Einkäufe einen Großkundenrabatt, weil er im letzten Jahr für 30.000 EUR Lebensmittel gekauft hat. Das Problem: Im Wareneinsatz der Buchhaltung wurden nur 20.000 EUR erfasst. Damit ist der Prüfer im Bilde, dass weitere Waren mit 10.000 EUR unversteuert über den Tresen gegangen sind.

Gehen Sie kein Risiko ein!

Auch die Verfahrensdokumentation rückt zunehmend in den Fokus der Prüfer. Mit Lexware archivierung sind Sie auf der sicheren Seite: Damit erfüllen Sie automatisch Ihre Archivierungs-Pflicht und schützen Ihre Dokumente vor Verlust.

Klassiker: Anonyme Anzeigen

„Enttäuschte Mitarbeiter, ehemalige Geschäftspartner und betrogene Ehefrauen sind unsere besten Mitarbeiter!“ – In diesem Resümee eines erfahrenen Betriebsprüfers steckt mehr als ein Körnchen Wahrheit. Denn häufig gelangen Betriebsprüfer genau auf diesem Weg zu Insider-Informationen über eine zu prüfende Firma. Stellt der Betriebsprüfer also gezielte Fragen zu Geschäftspraktiken, die eigentlich nur der Geschäftsinhaber und seine Vertrauten wissen können, ist zu vermuten, dass er im Besitz einer anonymen Anzeige ist und konkreten Anschuldigen nachgeht.

Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Achtung: Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer sind darüber im Bilde und erkennen, wenn Sie hinters Licht geführt werden.
Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Auskunftsersuchen schafft Klarheit

Bietet ein Händler seine Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten Auskunftsersuchen an die Betreiber dieser Portale stellen. Auf diese Weise erhält der Betriebsprüfer alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers. Doch nicht nur Händler sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Handwerker, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht. Der Bundesfinanzhof hat es erlaubt, dass Finanzämter Sammelauskunftserfahren an Betreiber von Online-Handelsplattformen wie zum Beispiel ebay stellen dürfen.

Wie zu hören ist, interessiert sich die Finanzverwaltung derzeit für erzielte Vermietungseinnahmen über die Plattform airbnb. Ein Sammelauskunftsverfahren an die ausländische Firmenzentrale entlarvt dabei alle deutschen Vermieter, die ihre airbnb-Umsätze bisher dem Finanzamt noch nicht gemeldet haben.

Internet-Shop: Auch Betriebsprüfer kennen archive.org

Wenn ein Betriebsprüfer den Verdacht hat, dass ein Online-Händler in den vergangenen Jahren bestimmte Waren über seinen Online-Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist leugnen meist zwecklos. Denn das Finanzamt kann prüfen, wie der Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Möglich macht das – die NSA lässt grüßen – das Online-Portal  archive.org. Dort werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jeder kann mit Angabe der Domain nachsehen, wie eine Website zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen, oder welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.

Kontrollmaterial 1

Tauchen in der Buchhaltung eines geprüften Unternehmens Rechnungen von anderen Unternehmen auf, werden dazu stichprobenartig Kontrollmitteilungen verschickt. Damit kann bei den anderen Unternehmen die korrekte Aufzeichnung der Betriebseinnahmen überprüft werden. Im Visier der Betriebsprüfer sind dabei vor allem hohe Rechnungsbeträge, die bar bezahlt wurden.

Kontrollmaterial 2

Die Steueranrechnung für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG für Arbeiten im Privathaushalt bringt den Finanzämtern unzählige Kontrollmöglichkeiten. Mit den Rechnungen, die von den Privatleuten mit ihrer Steuererklärung eingereicht werden, können die Betriebseinnahmen der Rechnungsaussteller gezielt verprobt werden.

Revisionssichere Archivierung

Wenn Sie sichergehen wollen, dass der Betriebsprüfer nicht länger bleibt als unbedingt nötig – dann erleichtern Sie ihm die Arbeit. Das ist weniger widersprüchlich als es sich zunächst anhört. Ein Beispiel: Wenn der Prüfer sich Ihre archivierten Rechnungen und andere Buchhaltungs-Belege anschaut, beurteilt er zumindest unbewusst immer auch Ihre Prozesse und die allgemeine Sorgfalt, mit der in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Wenn Sie ihm also ein Zettelchaos präsentieren, und er in mühevoller Kleinstarbeit Beträge und Belege zuordnen muss, wird ihn das vermutlich eher misstrauisch machen. Findet er die gesuchten Dokumente dagegen auf Knopfdruck, reduziert das nicht nur die Zeit, die er für die Prüfung benötigt. Er wird, nach ein paar unauffälligen Stichproben, auch viel eher bereit sein, die Prüfung abzuschließen.

Mit Lexware archivierung sind Sie bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite, denn mit dem Archivierungsprogramm archivieren Sie alle buchungsrelevanten Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Änderungen dokumentiert werden und Lexware archivierung automatisch eine „Versionierung“ Ihrer Dateien vornimmt. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und Sie können bei der Betriebsprüfung jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorweisen.

Mitarbeitende Angehörige im Visier


Vor allem bei kleinen Handwerks- und Handelsunternehmen arbeiten häufig Ehepartner, Kinder oder auch Eltern mit – im besten Sinne eines funktionierenden Familienunternehmens. Allerdings suchen einige Betriebsprüfer des Finanzamts gezielt das Gespräch mit – beispielsweise in der Buchhaltung angestellten – Verwandten und fragen gezielt nach bestimmten Unterlagen. Kennt sich der oder die Angesprochene in der Firma jedoch nicht aus, und hat keine Ahnung, wo die Unterlagen zu finden sind, dann ist offensichtlich, dass das Arbeitsverhältnis lediglich auf dem Papier besteht, um Steuern zu sparen.

Nicht selten schickt der Unternehmer seine angestellten Mitarbeiter während einer Betriebsprüfung offiziell in Urlaub. Das ist für den Prüfer meist ein Indiz dafür, dass der Verwandte in Wirklichkeit nur auf dem Papier angestellt ist. Nicht selten verzögert der Prüfer hier das Ende der Prüfung solange, bis der „Mitarbeiter“ wieder im Betrieb ist und fühlt ihm auf den Zahn.

Kleine Belege mit großer Wirkung

Oftmals lassen sich Betriebsprüfer Belege vorlegen, die eigentlich wegen des niedrigen Rechnungsbetrags auf den ersten Blick gar nicht überprüfungswürdig erscheinen. Doch diese stichprobenartigen Überprüfungen haben ihren Sinn. Damit soll ausgeschlossen werden, dass der Unternehmer bei der Verbuchung der Ausgaben in der Kommastelle geirrt hat und statt 3,95 EUR dann 395 EUR eingegeben hat oder statt 230 EUR satte 2.300 EUR. So ein Versehen kann natürlich passieren. Kommt es jedoch häufiger vor und hat somit System, dann droht Ärger.

Den zweiten Teil "Betriebsprüfung: Tricks und Methoden der Prüfer, Teil 2" finden Sie hier!

Online-Lösung: Einfach rechtssicher archivieren

mit Lexware archivierung

Jetzt für den Gratis-Newsletter anmelden!
Alles Wichtige zu Buchhaltung & Finanzen, Mitarbeiter & Gehalt, Marketing & Vertrieb u.v.m.

War dieser Beitrag hilfreich?
Bitte tragen Sie einen Kommentar ein.