Was sind Bewirtungskosten und wie werden diese unterteilt?
Bewirtungskosten sind nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) alle Kosten für Speisen, Getränke, Trinkgelder, Garderobengebühren, Tabakwaren und Unterhaltungskosten, die bei einer Bewirtung anfallen. Sie können in der Einkommenssteuer als Betriebsausgaben oder Werbekosten abgesetzt werden. Bewirtungskosten werden unterschieden in:
- Geschäftsessen
- Betriebsfeiern
- Dienstreisen
- Außergewöhnliche Arbeitseinsätze
Geschäftsessen
Bei Geschäftsessen fallen geschäftliche veranlasste Bewirtungskosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden an.
Sie dürfen 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben absetzten. Das gilt auch für Sie als Unternehmer und für Ihre Mitarbeiter, wenn diese an dem Essen teilgenommen haben. Die restlichen 30 % der Bewirtungskosten sind sogenannte “nicht abzugsfähige Bewirtungskosten”. In Ihrer Buchhaltung müssen Sie die abzugsfähigen und die nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten auf gesonderten Konten buchen.
Betriebsfeiern, Dienstreisen und außergewöhnliche Arbeitseinsätze
Hierbei fallen betriebliche veranlasste Bewirtungskosten bei der Bewirtung eigener Arbeitnehmer an.
- Als Unternehmer dürfen Sie diese Kosten für Bewirtung in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen. Bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, bei Dienstreisen über 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) und bei Betriebsfeiern über 110 Euro je Mitarbeiter (inkl. Umsatzsteuer) muss bei der Lohnsteuer für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
- Werden die oben genannten Werte überschritten, dürfen diese dennoch voll aus Betriebsausgaben abgezogen werden.
Achtung
Unangemessene Bewirtungskosten vermeiden
Generell sollten die Bewirtungskosten für Geschäftspartner und Mitarbeiter „angemessen“ sein. In der Praxis ist das meistens kein Problem, da es keine beitragsmäßigen Grenzen gibt. Werden Bewirtungskosten in „unangemessene“ kategorisiert, werden auch diese in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten unterteilt.
Steuerlich gefährlich kann es werden, wenn Sie beispielsweise Geschäftspartner in Nachtlokale mit Varieté einladen. Oft stehen hier die Kosten der verzehrten Speisen und Getränke in keinem Verhältnis zum eigentlichen Wert. Die Rechnung dieser Veranstaltung wird vom Finanzamt in der Regel als unangemessene Kosten kategorisiert und können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.
10 Steuertipps für Bewirtungskosten
Bewirtung von Geschäftspartnern
1. Ein „geschäftlicher Anlass“ liegt fast bei jeder geschäftlichen Besprechung vor
Aus steuerlicher Sicht gelten als Beispiele für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass, wenn Sie betriebsfremde Personen einladen und mit ihnen
- Geschäfte machen.
- Handelsbeziehungen unterhalten.
- Verträge abschließen.
- Geschäftsbeziehungen lediglich pflegen.
- über geplante Projekte sprechen, für die Sie gerne den Zuschlag bekommen möchten.
Geschäftspartner sind alle Besucher Ihres Unternehmens, zum Beispiel: Geschäftspartner, Journalisten, auch Prüfer der Finanzverwaltung oder Vertreter von Behörden. Es hat keine Bedeutung, ob die Geschäftsbeziehungen mit den bewirteten Geschäftspartnern bereits bestehen oder erst geknüpft werden.
2. Geschäftsfreunde sind auch alle Begleiter Ihrer Geschäftspartner
Als Geschäftspartner akzeptiert das Finanzamt nicht nur Ihren konkreten Ansprechpartner. Auch für Begleiter Ihres Geschäftspartners können Sie die Bewirtungskosten in Höhe von 70 % als Betriebsausgabe abziehen:
- Ehepartner,
- zusätzliche Mitarbeiter,
- Assistenz oder
- externe Berater, die für das Projekt nützlich und hilfreich sein können.
Achtung
Private Bewirtungen sind nicht abzugsfähig
Private oder überwiegend private Feiern oder Bewirtungen (z. B. Feier in der Privatwohnung) sind grundsätzlich gar nicht abzugsfähig und werden steuerlich nicht berücksichtigt
Bewirtung von Arbeitnehmern
Nicht geschäftlich, sondern betrieblich veranlasst, ist die Bewirtung von Arbeitnehmern.
3. Familienangehörige von Arbeitnehmern zählen wie Mitarbeiter
Auch die Bewirtung von Angehörigen, Ehepartnern und Kindern der Mitarbeiter gilt als betrieblich veranlasst – auch diese Kosten sind zu 100 % Betriebsausgaben.
4. Bewirtung bei Firmenfeiern, wie Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern, sind voll abziehbar
Betriebsveranstaltungen, wie die obligatorische Weihnachtsfeier oder eine Jubiläumsfeier, werden vom Finanzamt als reine Arbeitnehmerbewirtung eingeordnet und aufkommende Bewirtungskosten sind deshalb komplett abzugsfähig. Das gilt auch, wenn Partner und Kinder zu der Veranstaltung geladen sind. Die dafür anfallenden Kosten sind ebenfalls komplett abzugsfähig. Sind zu Ihrer Veranstaltungen Prominente (steuerlich: Personen des öffentlichen Lebens) geladen, dürfen Sie die Kosten für Essen und Getränke nur bis zu 70 % als Betriebsausgaben abziehen.
Achtung
Besonderheiten beim 110 Euro-Freibetrag beachten
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro Bewirtungskosten pro teilnehmende Arbeitnehmer. Zur Berechnung der Kosten pro Arbeitnehmer teilen Sie die Gesamtkosten der Betriebsfeier (inkl. Umsatzsteuer) durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, die die Betriebsveranstaltung besucht haben. (Sind Arbeitnehmer mit Familie erschienen, werden die Begleitpersonen dem Mitarbeiter zugerechnet.). Wird der Freibetrag überschritten, wird für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer fällig. Die 110 Euro-Regelung gilt übrigens nur für zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Für alle weiteren Betriebsveranstaltungen sind die Kosten je Arbeitnehmer vom ersten Cent an lohnsteuerpflichtig.
Drei Besonderheiten sind hier zu beachten:
- Wird der 110 Euro-Freibetrag im Rahmen einer Betriebsveranstaltung für einen Teilnehmer überschritten, muss für den übersteigen Betrag Lohnsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.
- Der Vorsteuerabzug entfällt komplett.
- Bei Ermittlung des Freibetrags werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Gäste geteilt und nicht durch die Anzahl der eingeladenen Gäste.
Rechnung im Rahmen von Bewirtungskosten richtig ausstellen lassen
5. Die Rechnungen müssen alle vorgeschriebenen Angaben ausweisen
Fehlt auch nur eine vorgeschriebene Angabe auf der Rechnung, geht der Anspruch auf steuerliche Berücksichtigung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben verloren. Die folgenden Angaben muss eine Rechnung enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (z. B. des Restaurants),
- Tag der Bewirtung,
- Art und Umfang sowie Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen,
- Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt,
- Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Rechnungsbetrag),
- bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. USt) von mehr als 250 EUR: Name des Bewirtenden,
- Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nummer,
- eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.
Die oben aufgeführten Angaben sind meist ohne Schwierigkeiten zu erhalten und bei maschinell erstellten Quittungen (z.B. Registrierkassen) ohnehin häufig enthalten. Sollte das von Ihnen ausgesuchte Restaurant keine Quittungen oder Belege mit den erforderlichen Angaben zu den Bewirtungskosten ausstellen können, bitten Sie den Gastwirt am besten um einen handschriftlichen Bewirtungsbeleg; hilfreich ist hier immer auch der schriftliche Hinweis des Gastwirts, dass aus technischen Gründen keine maschinelle Quittung ausgestellt werden konnte.
Bitte beachten Sie: Die Angabe "Speisen und Getränke" sowie die Angabe, der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme, reichen nicht aus. Allerdings sind Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" in Ordnung.
Bitte nicht vergessen! Tragen Sie zeitnah Ihren Namen als Bewirtender und die Namen aller bewirteten Personen auf die Rückseite des Belegs ein. Ebenso muss der Anlass der Bewirtung konkret angegeben sein. Angaben wie beispielsweise "Infogespräch" oder "Arbeitsgespräch" genügen dem Finanzamt nicht.
Tipp
Ab 1.1.2023: Hinweis auf TSE verpflichtend
Spätestens ab dem 01.01.2023 erwartet das Finanzamt übrigens, dass auf dem Bewirtungsbeleg ein Hinweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu finden ist (BMF, Schreiben v. 30.6.2021, Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003). Prüfen Sie dies sicherheitshalber nach.
6. Fehler bei der Registrierung müssen nicht zu Ihren Lasten gehen
Zur Sicherheit bei geschäftlichen Bewirtungen empfehlen wir, immer eine maschinell erstellte Rechnung der entstandenen Bewirtungskosten zu verlangen, die mit einer laufenden Registriernummer versehen ist. Es genügt, wenn die Rechnungsendsumme maschinell registriert wird. Eine Registrierung der Einzelleistungen (Speisen, Getränke, Sonstiges) ist nicht erforderlich. Fehlt die Registriernummer auf einer Rechnung, führt das nicht zwingend zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs der im Übrigen nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen. Entscheidend ist, dass eine Registrierung durch die bewirtende Einrichtung tatsächlich erfolgte (s.o.).
7. Auch das Trinkgeld kann eine „Betriebsausgabe“ sein
Trinkgelder können in der maschinell erstellten und registrierten Rechnung nicht ausgewiesen werden, da diese nicht für die Gaststätte, sondern für die Bedienung bestimmt sind. Lassen Sie sich die Trinkgeldzahlung auf der Rechnung handschriftlich quittieren. Dann können Sie auch hier 70 % als Betriebsausgaben abziehen.
8. Für Bewirtungen im Ausland gelten weniger strenge Vorgaben
Auch für die Rechnungserstellung im Ausland gilt: Grundsätzlich verlangt das Finanzamt auch hier einen maschinell erstellten und registrierten Bewirtungsbeleg. Können Sie aber glaubhaft machen, dass in dem jeweiligen Ausland eine solche formale Rechnung der Bewirtungskosten nicht zu erhalten war, genügt in begründeten Ausnahmefällen für den Betriebsausgabenabzug eine ausländische Gaststättenrechnung, die nur handschriftlich erstellt ist. Mögliche Begründung: „Der Wirt war nicht in der Lage, eine solche Rechnung zu erstellen, er verfügt nicht über eine Registrierkasse…“
Bewirtungskosten auf Dienstreisen
9. Auswärts Betriebsausgabenabzug und volle Verpflegungspauschale
Wenn Sie auf einer Dienstreise Ihre Geschäftsfreunde (Geschäftspartner, deren Angestellte inkl. Assistenz, Berater) bewirten, können Sie 70 % dieser Aufwendungen für Bewirtung als Betriebsausgaben ansetzen. Da Sie sich auf Dienstreise befinden, können Sie zusätzlich die volle Verpflegungspauschale ansetzen. In diesem Fall ist es also möglich sowohl die Verpflegungspauschale als auch 70 % der Bewirtungsaufwendungen nebeneinander als Betriebsausgaben geltend machen.
Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten
10. Die Vorsteuer können Sie immer voll anrechnen
Die Bewirtungskosten können Sie zwar netto nur zu 70 % gewinnmindernd bei den Betriebsausgaben bei der Steuer absetzen. Anders ist das aber bei der Umsatzsteuer. Hier gelten europakonforme, einheitliche Vorschriften. Danach können Sie die Vorsteuer aus der Restaurant-Rechnung in voller Höhe mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen.
Tipp
Machen Sie eine Sicherheitskopie von Ihren Bewirtungsbelegen
Auf einen Stolperstein möchten wir Sie noch hinweisen:
Scannen Sie Bewirtungsbelege unbedingt im Rahmen einer Sicherheitskopie ein und bewahren Sie diese Scans auf. Denn bei vielen Bewirtungsbelegen handelt es sich um Thermobelege. Verblassen diese Belege und der Prüfer des Finanzamts möchte diese bei einer Jahre später stattfindenden Prüfung der Bewirtungskosten anschauen, droht die Kürzung des Betriebsausgaben- und des Vorsteuerabzugs.
Bewirtungskosten buchen
Grundsätzlich lassen sich Bewirtungskosten mit mehreren Buchungssätzen buchen. Wir Sie sie buchen, hat vor allem mit Ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung und der Zusammensetzung der Bewirtungskosten zu tun.
Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt, müssen Sie Ihre Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Bewirtungskosten aufteilen und von den abziehbaren Bewirtungskosten die Mehrwertsteuer als Vorsteuer buchen. Wenn Sie ein Trinkgeld geben, ist das (nicht umsatzsteuerpflichtige!) Trinkgeld zusätzlich zu buchen.
Bewirtungskosten buchen in Standardkontenrahmen (SKR) 04 und 03
Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich werden die Aufwendungen beispielsweise auf gesonderten Konten im Rahmen der Buchführung gebucht. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind die Bewirtungskosten von Beginn an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzuzeichnen.
Es gilt jedoch stets, die Aufwendungen fortlaufend und zeitnah aufzuzeichnen und zu verbuchen. Eine gesonderte Auftrennung nach Bewirtungen aus geschäftlichem und aus betrieblichem Anlass ist jedoch nicht erforderlich. Die abziehbaren 70 % der Bewirtungskosten buchen Sie mit SKR 04 auf 6640 “Bewirtungskosten” und die 30 % nicht abziehbaren Bewirtungskosten buchen Sie auf 6644 “nicht abzugsfähige Bewirtungskosten”. Im SKR 03 ist das Konto “Bewirtungskosten” 4650 und “nicht abzugsfähige Bewirtungskosten” ist das Konto 4654.
Bewirtungskosten und Vorsteuer buchen in SKR 04 und SKR 03
Die Konten für die abziehbare Vorsteuer sind 1570 für SKR 03 und 1400 für SKR 04. Je nach dem, welchen Standardkontenrahmen Sie bei Ihrer Buchführung verwenden, buchen Sie auf der Soll-Seite Bewirtungskosten, nicht abzugsfähige Bewirtungskosten und die abziehbare Vorsteuer an die Haben-Seite, die Ihre Bank oder Kasse bezeichnet.
Beispiel SKR 4:
Bei einer Bewirtung in Höhe von 59,50 Euro inklusive 19 % Umsatzsteuer buchen Sie in SKR 04:
6640 Bewirtungskosten 35,00 €
6644 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 15,00 €
1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €
an 1800 Bank 59,50 €
Beispiel SKR 3:
Im Standardkontenrahmen 3 (SKR 03) buchen Sie für dieses Beispiel:
4650 Bewirtungskosten 35,00 €
4654 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 15,00 €
1576 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €
an 1200 Bank 59,50 €
Trinkgeld und Bewirtungskosten buchen
Buchen Sie zusätzlich zu dem oben genannten Beispiel 5 Euro Trinkgeld hinzu, dann müssen Sie das Trinkgeld ebenfalls zu 70 % den abzugsfähigen und zu 30 % den nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten zurechnen.
Achtung: Das hat keine Auswirkung auf die Umsatzsteuer! Ein Umsatz ist immer eine Leistung für eine Gegenleistung. Beim Trinkgeld gibt es keine Gegenleistung, als ist Trinkgeld nie steuerbar!
Die Rechnung in Höhe von 59,50 € inkl. 19 % Umsatzsteuer zuzüglich 5,00 € Trinkgeld buchen Sie wie folgt in SKR 04:
6640 Bewirtungskosten 38,50 €
6644 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 16,50 €
1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €
an 1800 Bank 64,50 €
So sieht das in SKR 03 aus:
4650 Bewirtungskosten 38,50 €
4654 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 16,50 €
1576 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €
an 1200 Bank 64,50 €
Aus den 35,00 Euro abziehbaren Bewirtungskosten sind 38,50 Euro geworden, da 70 % der 5,00 Euro Trinkgeld (also 3,50 Euro) diesen zuzurechnen sind. Aus den 15,00 Euro nicht abziehbare Bewirtungskosten sind 16,50 Euro geworden, da die übrigen 30 % des Trinkgelds (also 1,50 Euro) hier hinzugekommen sind. Die abziehbare Vorsteuer verändert sich wie bereits erklärt nicht. Der Betrag, der von der Bank abgezogen wird, hat sich entsprechend des Trinkgelds um 5,00 Euro erhöht.
Leserquiz zum Thema Betriebsfeier steuerlich absetzen
