E-Bilanz: Die Umsetzung in der Praxis

Diese Besonderheiten müssen Sie in der E-Bilanz-Praxis beachten
Aktualisiert am: 17.08.2015

Die Erfahrung aus abgeschlossenen E-Bilanz-Umstellungen zeigt, dass in folgenden Bereichen der größte Anpassungsbedarf besteht: Umsatzerlöse, Mieten, Vorräte beziehungsweise Materialaufwand, Löhne und Gehälter. Wir haben einige Praxisbeispiele zusammengestellt, die zeigen, welche Besonderheiten Sie in der E-Bilanz-Praxis beachten müssen. In jedem Praxisbeispiel wird auch zwischen Minimal- und Maximalstrategie unterschieden.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vier Praxisbeispiele zur Umsetzung der E-Bilanz vor. Eine allgemeinere Einführung in die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten an das Finanzamt finden Sie im Artikel E-Bilanz: Die elektronische Bilanz fürs Finanzamt.

Eine Bäckerei bietet neben dem Backwarenverkauf in der Bäckerei einen Catering-Service an. Als Teil der Serviceleistung werden die Speisen aufgebaut und ausgegeben. Damit fällt das Catering nicht unter den ermäßigten Steuersatz, sondern es wird die reguläre Umsatzsteuer fällig. Wenn versehentlich minderwertige Backwaren verkauft werden oder Fehler beim Catering-Service passieren, gewährt die Bäckerei ihren Kunden nachträglich Rabatte (siehe Tabelle). Es wird mit Steuerschlüssel gebucht.

Folgende Umsätze liegen am 21.8.2013 vor:

Wie ist dieser Sachverhalt bei der Minimal- und bei der Maximalstrategie zu erfassen?

Minimalstrategie

Bei den Umsatzerlösen kann die Auffangposition „Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen“ genutzt werden. Eine Unterscheidung, ob die Ware mit 7 % oder 19 % besteuert wird, kann dann unterbleiben. Erlösschmälerungen werden getrennt von den Umsatzerlösen gebucht. Die E-Bilanz sieht dafür das Mussfeld „in Umsatzerlöse verrechnete Erlösschmälerungen“ vor. Auffangpositionen gibt es hierfür nicht.

Maximalstrategie

Unterschiede ergeben sich dahingehend, dass die Auffangposition nicht genutzt wird und die Erlöse nach Umsatzsteuertatbeständen gebucht und gemappt werden.

Vorräte/Materialaufwand richtig differenzieren

Die E-Bilanz erfordert im Buchungsverhalten zwingend eine Differenzierung zwischen der Position „Roh-, Hilfs-  und Betriebsstoffe“, der Position „unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen“ sowie der Position „fertige Erzeugnisse und Waren“; das führt häufig zu Schwierigkeiten und erhöhtem Anpassungsbedarf. Die von der Finanzverwaltung veröffentlichte FAQ-Liste vom September 2012 sieht eine Vereinfachung dahingehend vor, dass eine Aufteilung nur vorzunehmen ist, wenn dies in der bisherigen Buchführungspraxis auch gemacht wurde. Das heißt: Wenn beispielsweise bisher die Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren nicht getrennt verbucht wurden, wird auch künftig nicht beanstandet werden, wenn der gesamte Wareneinkauf unter den Aufwendungen für bezogene Waren ausgewiesen wird.

Beispiel: Der Metzger M bezieht folgende Waren für seine Metzgerei:

Zudem stellt M Dosenwurst selbst her. Dafür lässt er sich Schweinefleisch liefern,  konserviert dieses und packt es mithilfe der zugekauften Konservendosen ab. In seiner Metzgerei verkauft er außerdem die verkaufsfertig bezogenen Salate und die zugekauften Getränke. Wie ist dieser Sachverhalt bei der Minimal- und bei der Maximalstrategie zu erfassen?

Das Schweinefleisch und die Konservendosen stellen Roh,- Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) dar, als Handelswaren gelten die Getränke und die Salate.

Minimalstrategie

Maximalstrategie

Das Buchungsverhalten hat (bei Minimal- und Maximalstrategie) folgende Auswirkungen in der Taxonomie:

Minimalstrategie:                           Maximalstrategie:

Löhne und Gehälter: Sensible Daten in der Buchhaltung

Die Position „Löhne und Gehälter“ beinhaltet sensible Daten. Zu den äußerst sensiblen Daten gehören die Geschäftsführergehälter und die Vergütungen an Mitunternehmer. Offenlegung und Weitergabe dieser Daten sollte mit Bedacht vorgenommen werden. Dies gilt v. a. im Mittelstand, weil diese Unternehmen häufig als Familienun-ternehmen geführt werden und sehr flache Hierarchien aufweisen. Weitere sensible Daten sind beispielsweise die Höhe der Kredite zwischen den Gesellschaftern und der Gesellschaft, oder auch die an Gesellschafter bezahlten Zinsen.

Eine GmbH zahlt ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer ein Jahresgehalt in Höhe von 120.000 EUR. In der Buchhaltung hat man das Gehalt bisher unter „Löhne und Gehälter“ ausgewiesen. Die Gehälter der anderen Mitarbeiter betragen im Jahr insgesamt 150.000 EUR. Wie werden die Gehälter künftig in der Buchführung erfasst?

Minimalstrategie:

Der Ausweis in der Taxonomie erfolgt über die Auffangposition „übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter“. Unter diesen Sammelposten fallen weitere Gehälter, sodass die Ermittlung des Geschäftsführer-Gehalts schwierig wird.

Maximalstrategie:

Hier erfolgt der Ausweis in der Taxonomie über die Position „Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer“ (Mussfeld). In diesem Fall werden die Bezüge offengelegt. Die „Gehälter“ und das „Geschäftsführergehalt“ werden getrennt erfasst.

Mieten: Grundstücke oder Fahrzeuge richtig buchen

An der K-GmbH sind die Gesellschafter G und H beteiligt. G überlässt der GmbH entgeltlich seinen Pkw für 15.000 EUR pro Jahr. Gesellschafter H überlässt der K-GmbH mietweise sein Grundstück für jährlich 70.000 EUR. Wie ist dieser Sachverhalt bei der Minimal- und bei der Maximalstrategie zu erfassen?

Minimalstrategie:

Es wird möglichst wenig differenziert gebucht (Nutzung der Standardkonten). Die Finanzverwaltung kann nicht sehen, ob Verträge mit Fremden/Geschäftspartnern oder mit den Gesellschaftern bestehen.

Maximalstrategie:

Es wird getrennt auf eigene Konten gebucht. Das Finanzamt kann dann erkennen, dass Verträge zwischen den Gesellschaftern und der Gesellschaft bestehen und kann die Angemessenheit der Vergütung an den Gesellschafter (evtl. verdeckte Gewinnausschüttung) prüfen (Fremdüblichkeit).

Fazit: Die Umsetzung bisheriger E-Bilanz-Projekte hat gezeigt, dass der Umstellungsaufwand geringer ist als ursprünglich angenommen. Dies liegt an den umfangreichen Auffangpositionen, die auch im Zuge der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt im Jahr 2011 eingeführt wurden. Der Aufwand ist je nach Umsetzungsstrategie größer oder kleiner. Es wird sich erst in den nächsten Jahren zeigen, wie die Finanzverwaltung mit den Daten umgehen wird, und wie häufig es tatsächlich zu Rückfragen der Finanzverwaltung im Rahmen der Übermittlung der E-Bilanz oder gar zu Betriebsprüfungen kommen wird.

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