Mitarbeiter entlassen: Woran Sie bei der Kündigung denken sollten

So gehen Sie bei der Kündigung von Mitarbeitern rechtlich einwandfrei vor
Aktualisiert am: 04.11.2015

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters ist rechtlich einwandfreies Vorgehen besonders wichtig. Formfehler und unbedachte Äußerungen können schnell teuer werden. Wenn sie einen Mitarbeiter entlassen müssen, sollten Sie deshalb einige Dinge beachten. Welche das sind und wie Sie am besten vorgehen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Arten der Kündigung

Es gibt verschiedene Kündigungsarten:

  • die Kündigung mit Kündigungsfrist (reguläre, fristgerechte Kündigung)
  • die fristlose Kündigung (wenn ein besonderer Grund vorliegt)
  • die Änderungskündigung (wenn Sie die Bedingungen für das Arbeitsverhältnis ändern wollen)

Das A und O jeder Kündigung ist die gründliche Vorbereitung. Schon ein kleiner Fehler kann sie angreifbar machen. Manchmal wird der Arbeitnehmer auch bereit sein, gegen eine Abfindung das Unternehmen zu verlassen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Mitarbeiter entlassen: Wie viel Abfindung muss ich zahlen? Wenn Sie sich für eine Kündigung entschieden haben, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor.

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Rechtliches zur Kündigung

Prüfen Sie als Erstes, ob die Kündigung erlaubt ist.

Arbeitsvertrag
Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag ist die fristgerechte Kündigung generell möglich. Anders ist es beim befristeten Arbeitsvertrag. Einen Mitarbeiter mit befristetem Arbeitsvertrag können Sie normalerweise nicht fristgerecht kündigen.Fristlos können Sie jeden Vertrag kündigen.

Kündigungsgrund
Um einen Mitarbeiter fristlos zu entlassen, brauchen Sie immer einen „wichtigen Grund“, der im Bürgerlichen Gesetzbuch festgeschrieben ist (§ 626 BGB). Es muss für Sie unzumutbar sein, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen. Das Vertrauensverhältnis muss komplett zerrüttet sein, z. B. weil der Mitarbeiter Sie dauernd grob beleidigt.

Für eine fristgerechte Kündigung brauchen Sie im Kleinbetrieb keinen Kündigungsgrund. Ein gewisses Maß an Rücksichtnahme wird aber dennoch vorausgesetzt, wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen. Ein langjähriges Arbeitsverhältnis ohne jeden Zwischenfall dürfen Sie beispielsweise nicht aus nichtigem Anlass und ohne vorangegangene Abmahnung kündigen.

Achtung: Auch für eine fristgerechte Kündigung brauchen Sie einen anerkannten Grund, wenn für Ihren Betrieb das Kündigungsschutzgesetz gilt. Das ist der Fall, wenn Sie mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen. In einem Kleinbetrieb mit weniger Mitarbeitern gilt das Kündigungsschutzgesetz grundsätzlich nicht. Es gibt aber eine wichtige Ausnahme: War der Mitarbeiter schon vor dem 1.1.2004 im Betrieb beschäftigt, hat er Kündigungsschutz, wenn

  • am 31.12.2003 mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigt waren und
  • diese fünf Mitarbeiter auch jetzt noch bei Ihnen beschäftigt sind.

Dann brauchen Sie auch für die fristgerechte Kündigung einen anerkannten Grund. Das kann z. B. ein betrieblicher Grund wie massiver Auftragsrückgang sein, oder auch einer, der im Verhalten Ihres Mitarbeiters liegt. Vorsicht: Im letzten Fall müssen Sie in der Regel zuerst abmahnen, bevor Sie den Mitarbeiter entlassen können. Informieren Sie sich dazu im Beitrag: Welche Rahmenbedingungen muss ich bei der Abmahnung eines Mitarbeiters beachten?

Sonderrechte für Schwangere/junge Eltern/Schwerbehinderte

Eine schwangere Mitarbeiterin dürfen Sie grundsätzlich nicht entlassen. Nur in besonderen Fällen ist die Kündigung mit Zustimmung des Gewerbeaufsichtsamts beziehungsweise des Amtes für Arbeitsschutz ausnahmsweise erlaubt. Auch in den ersten vier Monaten nach der Entbindung ist die Kündigung verboten.

Auch Mitarbeiter in Elternzeit dürfen Sie nur in besonderen Fällen und mit Zustimmung des Gewerbeaufsichtsamts bzw. des Amtes für Arbeitsschutz entlassen.

Für die Kündigung eines schwerbehinderten Mitarbeiters brauchen Sie die Zustimmung des Integrationsamts. Ausnahme: Er ist noch nicht länger als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt.

Berechnung der Kündigungsfrist

Gesetzliche Kündigungsfristen
Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats. In der Probezeit gilt eine Frist von zwei Wochen. Für den Arbeitgeber verlängert sich die gesetzliche Kündigungsfrist mit der Betriebszugehörigkeit:

Betriebszugehörigkeit
Betriebszugehörigkeit Monate
ab 2 Jahren 1 Monat zum Monatsende
ab 5 Jahren 2 Monate zum Monatsende
ab 8 Jahren 3 Monate zum Monatsende
ab 10 Jahren 4 Monate zum Monatsende
ab 12 Jahren 5 Monate zum Monatsende
ab 15 Jahren 6 Monate zum Monatsende
ab 20 Jahren 7 Monate zum Monatsende

Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag
Wenn Sie nicht mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, dürfen Sie im Arbeitsvertrag eine kürzere Grundkündigungsfrist vereinbaren. Sie muss aber mindestens vier Wochen (ohne festen Termin wie z. B. zum Monatsende) betragen.Eine kürzere Kündigungsfrist dürfen Sie mit einer Aushilfe für die ersten drei Monate vereinbaren. Rechtssichere Verträge gestalten Sie übrigens einfach und günstig mit smartlaw.

Tipp: Beugen Sie rechtzeitig vor. Kündigen Sie immer „vorsorglich zum zulässigen Termin“.

Formalitäten der Kündigung

Das sind die Regeln:

  • Die Kündigung muss eindeutig formuliert sein.
  • Sie muss schriftlich erfolgen. Per Telefon, SMS, Fax oder E-Mail kann nicht gekündigt werden.
  • Sie müssen die Kündigung mit Ihrem vollen Namen unterschreiben. Kürzel sind nicht erlaubt.
  • Kündigungsgründe müssen Sie grundsätzlich nicht angeben. Nur in besonderen Fällen z. B. wenn Sie Ihrem Auszubildenden oder einer schwangeren Mitarbeiterin kündigen, ist eine Begründung vorgeschrieben.
Übergabe der Kündigung

Im Zweifel müssen Sie beweisen können, dass der Mitarbeiter die Kündigung erhalten hat. Am besten ist es, die Kündigung im Beisein eines Zeugen zu übergeben. Sie können den Mitarbeiter auch bitten, den Empfang zu bestätigen. Können Sie die Kündigung nicht persönlich aushändigen, können Sie sie in den Hausbriefkasten des Mitarbeiters einwerfen. Sie dürfen auch einen Boten damit beauftragen.Versenden Sie die Kündigung nie als einfachen Brief. Auch das Verschicken als Einschreiben mit Rückschein birgt Risiken. Denn wenn der Mitarbeiter nicht zu Hause ist, liegt lediglich die Rückscheinkarte in seinem Briefkasten, aber nicht die Kündigung. Der Mitarbeiter muss das Einschreiben nicht unbedingt bei der Post abholen.

Praxis-Beispiel: Fehlerhafte Kündigung

Möchte der Mitarbeiter gegen die Kündigung vorgehen, kann er beim zuständigen Arbeitsgericht klagen. Stellt das Arbeitsgericht fest, dass das Arbeitsverhältnis durch die Kündigung nicht aufgelöst wurde, müssen Sie den Mitarbeiter weiter beschäftigen.

Fall: Mitarbeiter M. verlangt wiederholt Ersatz für seine defekten Sicherheitsschuhe. Unternehmer U. wirft ihm vor, die Schuhe bei einem privaten Einsatz selbst beschädigt zu haben. Es kommt zum Eklat. U. wirft M. vor, die ganze Belegschaft aufzuhetzen. Er fordert M. auf, sein Büro zu verlassen. Zwei Tage später kündigt er M., der daraufhin vors Arbeitsgericht zieht. Er meint, U. habe ihm nicht kündigen dürfen. Er habe schließlich das Recht auf neue Sicherheitsschuhe.

Lösung: U. muss M. weiter beschäftigen. Die Kündigung ist unwirksam, weil sie gegen das sogenannte Maßregelungsverbot verstößt. Der Arbeitgeber darf einen Mitarbeiter, der auf zulässige Weise seine Rechte wahrnimmt, nicht mit einer Kündigung zurechtweisen.

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