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Kündigung eines Arbeitnehmers: Woran Sie bei der Entlassung denken sollten

So gehen Sie bei der Kündigung von Mitarbeitern rechtlich einwandfrei vor
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 04.07.2019

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters ist rechtlich korrektes Vorgehen besonders wichtig. Formfehler oder unbedachte Äußerungen können die Kündigung des Arbeitnehmers unwirksam machen und Sie müssen ihn weiter beschäftigen. Worauf Sie bei einer Kündigung achten sollten und wie Sie am besten vorgehen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Arten der Kündigung

Es gibt verschiedene Kündigungsarten:

  • die Kündigung mit Kündigungsfrist (reguläre, fristgerechte Kündigung)
  • die fristlose Kündigung (außerordentliche, wenn ein besonderer Grund vorliegt)
  • die Änderungskündigung (wenn Sie als Arbeitgeber die Bedingungen für das Arbeitsverhältnis ändern wollen)

Das A und O jeder Kündigung ist die gründliche Vorbereitung. Schon ein kleiner Fehler kann sie angreifbar machen. Ist der Arbeitnehmer bereit, gegen eine Abfindung das Unternehmen zu verlassen, können Sie auch über einen Aufhebungsvertrag nachdenken. In diesem Fall sollten Sie zunächst festlegen, in welchem Rahmen sich die Abfindung bewegen soll. Wenn Sie sich für eine Kündigung entschieden haben, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor. Als Erstes prüfen Sie, ob die Kündigung des Arbeitnehmers zulässig ist.

Rechtliches zur Arbeitnehmer-Kündigung

Arbeitsvertrag
Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag ist die fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses generell möglich. Anders ist es beim befristeten Arbeitsvertrag. Einen Mitarbeiter mit befristetem Arbeitsvertrag können Sie als Arbeitgeber nur fristgerecht kündigen, wenn diese Möglichkeit im Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen ist. Fristlos können Sie jeden Arbeitsvertrag kündigen.

Kündigungsgrund
Um einen Arbeitnehmer fristlos zu entlassen, brauchen Sie als Arbeitgeber immer einen sogenannten „wichtigen Grund“. Es muss für Sie unzumutbar sein, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen, z. B. weil er Sie mehrfach grob beleidigt hat.

Für eine fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses brauchen Sie im Kleinbetrieb keinen Kündigungsgrund, solange das Kündigungsschutzgesetz nicht greift. Ein gewisses Maß an Rücksichtnahme wird aber dennoch vorausgesetzt, wenn Sie einen Arbeitnehmer entlassen. Ein langjähriges, völlig unbelastetes Arbeitsverhältnis dürfen Sie beispielsweise nicht aus nichtigem Anlass und ohne vorangegangene Abmahnung kündigen. Der Kündigungsgrund darf auch nicht diskriminierend sein, z. B. im Alter, dem Geschlecht oder der Hautfarbe des Arbeitnehmers begründet liegen.

Achtung: Auch für eine fristgerechte Kündigung brauchen Sie als Arbeitgeber einen anerkannten Grund, wenn für Ihren Betrieb das Kündigungsschutzgesetz gilt. Das ist der Fall, wenn Sie mehr als zehn Arbeitnehmer (ohne Auszubildende) beschäftigen. Dabei sind Teilzeitbeschäftigte mit nicht mehr als 20 Wochenarbeitsstunden mit 0,5, solche mit nicht mehr als 30 Wochenarbeitsstunden mit 0,75 zu zählen. In einem Kleinbetrieb mit weniger Mitarbeitern gilt das Kündigungsschutzgesetz grundsätzlich nicht. Ausnahme: War der Arbeitnehmer schon vor dem 1.1.2004 im Betrieb beschäftigt, hat er schon Kündigungsschutz, wenn

  • am 31.12.2003 mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigt waren und
  • fünf dieser Alt-Mitarbeiter auch jetzt noch bei Ihnen beschäftigt sind.

Wenn das Kündigungsschutzgesetz gilt, brauchen Sie für die fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses einen sogenannten sozial gerechtfertigten Grund. Das kann z. B. ein betrieblicher Grund wie massiver Auftragsrückgang sein, oder einer, der im Verhalten Ihres Mitarbeiters liegt. Vorsicht: Im letzten Fall müssen Sie in der Regel zuerst abmahnen, bevor Sie den Arbeitnehmer entlassen können. Informieren Sie sich dazu im Beitrag: Welche Rahmenbedingungen muss ich bei der Abmahnung eines Mitarbeiters beachten?

Sonderkündigungsschutz für Schwangere/junge Eltern/Schwerbehinderte

Eine schwangere Mitarbeiterin dürfen Sie grundsätzlich nicht entlassen. Nur in besonderen Fällen ist die Kündigung mit behördlicher Zustimmung (Gewerbeaufsichtsamt/ Amt für Arbeitsschutz) ausnahmsweise erlaubt. Auch z. B. in den ersten vier Monaten nach der Entbindung ist die Kündigung verboten.

Arbeitnehmer in Elternzeit dürfen Sie nur in besonderen Fällen und mit Zustimmung des Gewerbeaufsichtsamts bzw. des Amtes für Arbeitsschutz entlassen.

Für die Kündigung eines schwerbehinderten Mitarbeiters brauchen Sie die vorherige Zustimmung des Integrationsamts. Ausnahme: Er ist noch nicht länger als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt. Auch die Nicht-Anhörung der Schwerbehindertenvertretung führt zur Unwirksamkeit der Kündigung.

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Berechnung der Kündigungsfrist

Gesetzliche Kündigungsfristen
Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats. In der Probezeit gilt eine Frist von zwei Wochen. Für den Arbeitgeber verlängert sich die gesetzliche Kündigungsfrist mit der Betriebszugehörigkeit:

Betriebszugehörigkeit
Betriebszugehörigkeit Frist
ab 2 Jahren 1 Monat zum Monatsende
ab 5 Jahren 2 Monate zum Monatsende
ab 8 Jahren 3 Monate zum Monatsende
ab 10 Jahren 4 Monate zum Monatsende
ab 12 Jahren 5 Monate zum Monatsende
ab 15 Jahren 6 Monate zum Monatsende
ab 20 Jahren 7 Monate zum Monatsende

Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag
Wenn Sie nicht mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, dürfen Sie im Arbeitsvertrag eine kürzere Grundkündigungsfrist vereinbaren. Die Frist muss aber mindestens vier Wochen (ohne festen Termin wie z. B. zum Monatsende) betragen. Mit einer Aushilfe, die für höchstens drei Monate beschäftigt wird, dürfen Sie eine kürzere Kündigungsfrist vereinbaren.

Tipp: Kündigen Sie immer auch „vorsorglich zum zulässigen Termin“, dann ist die Kündigung nicht hinfällig, wenn Sie sich bei der Fristberechnung vertun.

Formalitäten der Kündigung

Das sind die Regeln für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses:

  • Die Kündigung muss eindeutig formuliert sein.
  • Sie muss schriftlich erfolgen. Per Telefon, SMS, Fax oder E-Mail kann ein Arbeitsvertrag nicht gekündigt werden.
  • Sie müssen die Kündigung mit Ihrem vollen Namen unterschreiben. Kürzel sind nicht erlaubt.
  • Kündigungsgründe müssen und sollten Sie grundsätzlich nicht angeben. Nur in besonderen Fällen z. B. bei Auszubildenden oder schwangeren Arbeitnehmerinnen, ist eine Begründung vorgeschrieben.

Übergabe/ Zustellung der Kündigung

Im Zweifel müssen Sie als Arbeitgeber beweisen können, dass der Arbeitnehmer die Kündigung termingerecht erhalten hat. Am besten übergeben Sie die Kündigung im Beisein eines Zeugen. Sie können den Mitarbeiter auch bitten, den Empfang zu bestätigen. Können Sie die Kündigung nicht persönlich aushändigen, können Sie sie in den Hausbriefkasten des Mitarbeiters einwerfen. Versenden Sie die Kündigung nie als einfachen Brief. Auch das Verschicken als Einschreiben mit Rückschein birgt Risiken. Denn wenn der Arbeitnehmer nicht zu Hause ist, findet er nur eine Benachrichtigung in seinem Briefkasten. Holt er das Einschreiben nicht ab, ist die Kündigung nicht zugegangen.

Praxis-Beispiel: Fehlerhafte Kündigung im Kleinbetrieb

Fall: Eine ärztliche Gemeinschaftspraxis beschäftigte 4 Mitarbeiterinnen. Die älteste, der gekündigt wurde, war vorwiegend im Labor beschäftigt. Sie meinte, die Kündigung sei unwirksam, weil sie wegen ihres Alters erfolgt sei. Zudem müsse ihr der Arbeitgeber eine Entschädigung wegen Alters-Diskriminierung zahlen.

Der Fehler des Arbeitgebers: Er hatte im Kündigungsschreiben angeführt, die Mitarbeiterin sei „inzwischen pensionsberechtigt“. Beim Arbeitsgericht erklärte er, das habe er nur geschrieben, um die Kündigung freundlich und verbindlich zu formulieren. Der Arbeitnehmerin sei gekündigt worden, weil ein Großteil ihrer Arbeit entfallen sei und die anderen besser qualifiziert und deshalb nicht vergleichbar seien.

Nachdem zunächst zwei Instanzen die Klage abgewiesen hatten, gab das Bundesarbeitsgericht der Klägerin recht und erklärte die Kündigung für unwirksam. Begründung: Der Arbeitgeber habe nicht ausreichend belegt, dass die wegen der Anführung der „Pensionsberechtigung“ im Kündigungsschreiben anzunehmende Altersdiskriminierung nicht vorgelegen habe. Die Entscheidung ob und wenn ja in welcher Höhe eine Entschädigung vom Arbeitgeber zu zahlen sei, sei vom Landesarbeitsgericht noch zu entscheiden.

 

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