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Kündigung eines Arbeitnehmers: Woran Sie bei der Entlassung denken sollten

So gehen Sie bei der Kündigung von Mitarbeitern rechtlich einwandfrei vor
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 20.08.2020

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters ist rechtlich korrektes Vorgehen besonders wichtig. Kleinste Formfehler oder unbedachte Äußerungen können die Kündigung des Arbeitnehmers unwirksam machen. Dann kann er Weiterbeschäftigung verlangen und sie im Ernstfall vor Gericht durchsetzen. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie wissen, unter welchen Voraussetzungen die Kündigung eines Arbeitnehmers möglich ist, welche Fristen gelten und welche Formalien auf jeden Fall einzuhalten sind.

Arten der Kündigung

Soll einem Arbeitnehmer gekündigt werden, ist zunächst zu klären, welche Art der Kündigung infrage kommt. Zu unterscheiden sind:

  • die Kündigung mit Kündigungsfrist (ordentliche, fristgerechte Kündigung)
  • die fristlose Kündigung (außerordentliche, aus „wichtigem Grund“)
  • die Änderungskündigung (Kündigung mit gleichzeitigem Angebot, das Arbeitsverhältnis unter anderen Bedingungen fortzusetzen)

Das A und O jeder Kündigung ist die gründliche Vorbereitung. Schon ein kleiner Fehler kann sie angreifbar und unwirksam machen. Steht die Kündigungsart fest, gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor. Zuerst ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die beabsichtigte Kündigung des Arbeitnehmers vorliegen.

Alternative Aufhebungsvertrag: Sind Sie zur Zahlung einer Abfindung bereit, können Sie auch darüber nachdenken, Ihrem Mitarbeiter einen Aufhebungsvertrag anzubieten. In diesem Fall sollten Sie zunächst überlegen, in welchem Rahmen sich die Abfindung bewegen soll.

Rechtliche Vorgaben zur Arbeitnehmerkündigung

Arbeitsvertrag
Bei einem unbefristeten Arbeitsvertrag ist die fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses generell möglich. Anders ist es beim befristeten Arbeitsvertrag. Einen  befristeten Arbeitsvertrag können Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur fristgerecht kündigen, wenn diese Möglichkeit im Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen ist. Fristlos kann jeder Arbeitsvertrag gekündigt werden, wenn die sonstigen rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Kündigungsgrund
Für eine fristlose Kündigung ist immer ein „wichtiger Grund“ erforderlich. Es muss für Sie unzumutbar sein, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen, z. B. weil er Sie mehrfach grob beleidigt oder einen anderen Mitarbeiter körperlich angegriffen hat.

Für eine fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist im Kleinbetrieb, in dem das Kündigungsschutzgesetz nicht greift, kein Kündigungsgrund nötig. Ein gewisses Maß an Rücksichtnahme wird aber dennoch vorausgesetzt. Ein langjähriges, völlig unbelastetes Arbeitsverhältnis dürfen Sie beispielsweise nicht aus nichtigem Anlass und ohne vorangegangene Abmahnung kündigen. Die Kündigung darf auch nicht diskriminierend, z. B. im Alter, dem Geschlecht oder der Hautfarbe des Arbeitnehmers begründet sein.

Wenn für den Betrieb das Kündigungsschutzgesetz gilt, braucht der Arbeitgeber auch für eine fristgerechte Kündigung einen anerkannten Grund. Das ist der Fall, wenn Sie mehr als zehn Arbeitnehmer (ohne Auszubildende) beschäftigen. Dabei sind Teilzeitbeschäftigte mit nicht mehr als 20 Wochenarbeitsstunden mit 0,5, solche mit nicht mehr als 30 Wochenarbeitsstunden mit 0,75 zu zählen. In einem Kleinbetrieb mit weniger Mitarbeitern gilt das Kündigungsschutzgesetz grundsätzlich nicht. Ausnahme: War der Arbeitnehmer schon vor dem 1.1.2004 im Betrieb beschäftigt, hat er schon Kündigungsschutz, wenn

  • am 31.12.2003 mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigt waren und
  • fünf dieser Alt-Mitarbeiter auch jetzt noch bei Ihnen beschäftigt sind.

Hat der Arbeitnehmer „allgemeinen Kündigungsschutz“ nach dem Kündigungsschutzgesetz, ist für die fristgerechte Kündigung des Arbeitsverhältnisses immer ein sogenannter sozial gerechtfertigter Grund erforderlich. Das kann z. B. ein betrieblicher Grund wie massiver Auftragsrückgang sein, oder einer, der im Verhalten Ihres Mitarbeiters liegt. Vorsicht: Im letzten Fall „verhaltensbedingte Kündigung“ müssen Sie den Mitarbeiter in der Regel zuerst abmahnen, bevor Sie ihn entlassen dürfen. Wie das geht und worauf Sie bei der Abmahnung achten müssen, erfahren Sie hier: Welche Rahmenbedingungen muss ich bei der Abmahnung eines Mitarbeiters beachten?

Besonderer Kündigungsschutz für Schwangere / junge Eltern / Schwerbehinderte

Eine schwangere Mitarbeiterin darf grundsätzlich nicht entlassen werden. Nur in besonderen Fällen ist die Kündigung mit vorheriger behördlicher Zustimmung (Gewerbeaufsichtsamt / Amt für Arbeitsschutz) ausnahmsweise erlaubt.

Auch Arbeitnehmern in Elternzeit darf nur in ganz besonderen Fällen und mit Zustimmung des Gewerbeaufsichtsamts bzw. des Amtes für Arbeitsschutz gekündigt werden.

Für die Kündigung eines schwerbehinderten Mitarbeiters ist die vorherige Zustimmung des Integrationsamts erforderlich. Ausnahme: Er ist noch nicht länger als 6 Monate im Unternehmen beschäftigt. Auch das Nichtanhören der Schwerbehindertenvertretung führt zur Unwirksamkeit der Kündigung.

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Kündigungsfristen

Gesetzliche Kündigungsfristen
Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt nach § 622 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats. In der Probezeit gilt eine Frist von zwei Wochen. Für den Arbeitgeber verlängert sich die gesetzliche Kündigungsfrist mit der Betriebszugehörigkeit:

Betriebszugehörigkeit
Betriebszugehörigkeit Frist
ab 2 Jahren 1 Monat zum Monatsende
ab 5 Jahren 2 Monate zum Monatsende
ab 8 Jahren 3 Monate zum Monatsende
ab 10 Jahren 4 Monate zum Monatsende
ab 12 Jahren 5 Monate zum Monatsende
ab 15 Jahren 6 Monate zum Monatsende
ab 20 Jahren 7 Monate zum Monatsende

Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag
Wenn Sie nicht mehr als 20 Mitarbeiter (ohne Auszubildende) beschäftigen, dürfen Sie im Arbeitsvertrag eine kürzere Grundkündigungsfrist vereinbaren. Die Frist muss aber mindestens vier Wochen (ohne festen Endtermin) betragen. Mit einer Aushilfe, die für höchstens drei Monate beschäftigt wird, dürfen Sie eine kürzere Kündigungsfrist vereinbaren.

Vorsorglich fristgerecht: Kündigen Sie immer auch „vorsorglich zum zulässigen Termin“, dann ist die Kündigung nicht hinfällig, wenn Sie sich bei der Fristberechnung vertan haben.

Formalitäten der Kündigung

Auch beim Kündigungsschreiben sind einige Vorgaben zu beachten:

  • Die Kündigung muss eindeutig formuliert sein.
  • Sie muss schriftlich erfolgen. Per Telefon, SMS, Fax oder E-Mail kann ein Arbeitsvertrag nicht gekündigt werden.
  • Sie müssen die Kündigung mit Ihrem vollen Namen unterschreiben. Kürzel sind nicht erlaubt.
  • Den Kündigungsgrund müssen und sollten Sie grundsätzlich nicht angeben. Nur in besonderen Fällen z. B. bei Auszubildenden oder schwangeren Arbeitnehmerinnen, ist die Begründung im Kündigungsschreiben vorgeschrieben.

Übergabe / Zustellung der Kündigung

Im Zweifel muss der Arbeitgeber beweisen können, dass der Arbeitnehmer die Kündigung fristgerecht erhalten hat. Am besten übergeben Sie die Kündigung im Beisein eines Zeugen. Sie können den Mitarbeiter auch bitten, den Empfang zu bestätigen. Können Sie die Kündigung nicht persönlich aushändigen, können Sie sie in den Hausbriefkasten des Mitarbeiters einwerfen. Sie geht dem Arbeitnehmer dann zu dem Zeitpunkt zu, in dem der Briefkasten normalerweise geleert wird. Versenden Sie die Kündigung nie als einfachen Brief. Auch das Verschicken als Einschreiben mit Rückschein birgt Risiken. Dann findet der Arbeitnehmer vielleicht nur die Benachrichtigung des Postboten in seinem Briefkasten und kann den Zugang verhindern, indem er das Einschreiben einfach nicht abholt.

Praxis-Beispiel: Fehlerhafte Kündigung im Kleinbetrieb

Fall: Eine ärztliche Gemeinschaftspraxis beschäftigte 4 Mitarbeiterinnen. Die älteste, der gekündigt wurde, war vorwiegend im Labor beschäftigt. Sie meinte, die Kündigung sei unwirksam, weil sie wegen ihres Alters erfolgt sei. Zudem müsse ihr der Arbeitgeber eine Entschädigung wegen Altersdiskriminierung zahlen.

Der Fehler des Arbeitgebers: Er hatte im Kündigungsschreiben angeführt, die Mitarbeiterin sei „inzwischen pensionsberechtigt“. Beim Arbeitsgericht erklärte er, das habe er nur geschrieben, um die Kündigung freundlich und verbindlich zu formulieren. Der Arbeitnehmerin sei gekündigt worden, weil ein Großteil ihrer Arbeit entfallen sei und die anderen besser qualifiziert und deshalb nicht vergleichbar seien, nicht weil sie Rente beziehen könne.

Nachdem das Arbeitsgericht und das Landesarbeitsgericht die Klage abgewiesen hatten, gab das Bundesarbeitsgericht der Klägerin recht und erklärte die Kündigung für unwirksam. Begründung: Der Arbeitgeber habe nicht ausreichend belegt, dass die wegen der Anführung der „Pensionsberechtigung“ im Kündigungsschreiben anzunehmende Altersdiskriminierung nicht vorgelegen habe. Die Entscheidung ob und wenn ja in welcher Höhe eine Entschädigung vom Arbeitgeber zu zahlen sei, sei vom Landesarbeitsgericht noch zu entscheiden.

 

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