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Preiskalkulation: Diese Vorteile haben Sie von einer Nachkalkulation

Durch Nachkalkulation die Preiskalkulationen anpassen
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 08.05.2018

Ihr Auftragsbuch ist voll. Der Umsatz stimmt. Doch trotz einer Preiskalkulation für Ihre Aufträge bleibt Ihnen zu wenig Gewinn vom Umsatz. Was tun? Klarheit schaffen kann hier eine strukturierte Nachkalkulation. So gehen Sie den Ursachen auf den Grund und erhöhen Ihren Gewinn bei der Preiskalkulation des nächsten Auftrags.

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Die Ursachen für Unterschiede zwischen dem kalkulierten Preis und den wirklich aufgelaufenen Kosten sind vielfältiger Natur: Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen mehr Arbeitsstunden als ursprünglich veranschlagt. Rohstoffe werden innerhalb der Angebotsfrist teurer. Eine Maschine fällt aus. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Fakt ist: Die tatsächlichen Kosten unterscheiden sich fast immer von denen, die Sie in der Angebotskalkulation berechnet haben. 

Wenn die Unterschiede zwischen Preiskalkulation und den tatsächlichen Kosten zu groß sind oder häufiger auftreten, sollten Sie Ihre Preiskalkulationen anpassen. Auch interne Schwachstellen – etwa die Arbeit mit veralteten Daten – können dazu führen, dass es zu Abweichungen zwischen Preiskalkulation und Ist-Daten kommt. Die Nachkalkulation macht transparent, wo Abweichungen auftreten, und gibt Hinweise darauf, was Sie tun können, um künftig realistischere Angebotspreise zu berechnen. So gehen Sie vor:

  • Nehmen Sie sich eine oder mehrere Preiskalkulationen zur Hand.
  • Erfassen Sie nach der Abwicklung eines Auftrags oder Fertigung eines Produkts alle Zahlen und Daten, die bei der Herstellung von Produkten oder der Erledigung von Aufträgen entstehen, z. B. Materialkosten, Fremdleistungen, eigene Arbeitsstunden und -kosten oder Fracht- und Verpackungskosten.
  • Stellen Sie die Ist-Daten denen der Preis- oder Angebotskalkulation gegenüber und vergleichen Sie diese sorgfältig.

Ergebnis prüfen und Handlungsbedarf festlegen

In der Praxis gibt es so gut wie nie den Fall, dass Plan- und Istwerte genau übereinstimmen. Insofern sind Abweichungen normal, zumindest solange sie sich in Grenzen bewegen. Daher sollten Sie immer prüfen, welcher von 3 grundlegenden Fällen vorliegt und dann entscheiden, was Sie tun sollten.

Fall 1: Preis- und Nachkalkulation stimmen weitgehend überein; die Abweichungen liegen unter 5 %
Diese Abweichungen sind in der Regel unkritisch und Sie haben keinen unmittelbaren Handlungsbedarf. Dennoch sollten Sie auf die Nachkalkulation nicht verzichten und diese immer wieder aufs Neue durchführen, um auch für die Zukunft sicherzustellen, dass es keine Schwierigkeiten gibt.

Fall 2: Preis- und Nachkalkulation weisen Abweichungen von 5- 10 % auf
Sie haben grundsätzlichen Handlungsbedarf und sollten möglichst kurzfristig aktiv werden, um Verbesserungen zu erreichen. Besonders wenn die Nachkalkulation zeigt, dass Sie nicht alle Kosten ansetzen oder einige Kosten nur teilweise erfassen, sollten Sie handeln. Wenn dagegen die tatsächlichen Kosten unter den Kosten der Preiskalkulation liegen, haben Sie eventuell Spielraum für Preissenkungen.

Fall 3: Angebots- und Nachkalkulation weisen Abweichungen von mehr als 10 % auf
Wenn Sie häufiger Abweichungen von mehr als 10 % feststellen, machen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit systematische Fehler in Ihrer Preiskalkulation; Sie vergessen beispielsweise, bestimmte Kosten anzusetzen, Sie greifen auf nicht mehr aktuelle Daten zurück oder verschätzen sich häufiger beim Ansatz von Arbeitsstunden.

6 Maßnahmen zur Gewinnsteigerung

Das Kalkulieren eines Preises für einen Auftrag kann sich mitunter schwieriger gestalten, als es auf den ersten Blick aussieht. Damit an einem Auftrag auch wirklich der gewünschte Gewinn erzielt wird, muss eine exakte Kostenanalyse vorgenommen werden:

  1. Kostenpositionen prüfen
    Prüfen Sie, ob Sie bei der Preiskalkulation wirklich alle Kostenpositionen angesetzt haben.

  2. Aktualität prüfen
    Prüfen Sie, ob es sich um aktuelle Werte handelt und nicht z. B. um Lohndaten aus dem Vorjahr, bei denen die Tariflohnsteigerungen nicht eingerechnet wurden. Gleiches gilt für andere Verträge bzw. Kosten (etwa durch Mieten, Energie, Versicherungen, Wartung etc.).

  3. Daten richtig erfassen
    Prüfen Sie, ob alle Daten richtig erfasst werden; vor allem bei den Arbeitsstunden kommt es regelmäßig zu Erfassungsfehlern, auch wenn Sie mit modernen EDV-Programmen arbeiten.

  4. Arbeitsstunden genau planen
    Die Praxis zeigt, dass ein häufiger Grund für Abweichungen bei der Planung von Arbeitsstunden liegt. Prüfen Sie daher sehr sorgfältig, ob es größere Abweichungen bei den Plan- und den Ist-Stunden gibt, und bei welchen Arbeitsschritten oder Aufgaben dies häufiger vorkommt, z. B. bei der Planung oder Konstruktion, der eigentlichen Fertigung, der Montage, dem Test beim Kunden oder der Nachbereitung.Falls Sie tendenziell zu wenige Stunden ansetzen, sollten Sie ermitteln, wie viele Stunden Sie in der Vergangenheit bei ähnlichen Aufträgen im Schnitt benötigt haben. Auf dieser Basis können Sie bei der nächsten Preiskalkulation die Stundenzahl festlegen. Prüfen Sie bei der nächsten Nachkalkulation, ob Sie mit diesem Ansatz hinkommen oder ob weitere Anhebungen notwendig sind.

  5. Kosten senken
    Prüfen Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, die Kosten zu senken oder Ihre Abläufe zu verbessern. Kostensenkungen führen oft relativ kurzfristig dazu, dass die Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Daten geringer werden. Wenn Sie die Abläufe verbessern (z. B. Einführung eines modernen Produktions- oder Planungssystems, Verzicht auf nicht wirklich notwendige Arbeiten) und den Anteil nicht direkt produktiver Arbeiten verringern (z. B. bestimmte Büroarbeiten nur noch einmal pro Monat vornehmen oder Vertreterbesuche ebenfalls monatlich bündeln), haben Sie in der Regel eher mittelfristige Vorteile. Auch die Qualifikation der Mitarbeiter ist eine Maßnahme, die meist mittelfristig wirkt.

  6. Puffer einbauen
    Wenn Sie regelmäßig mit größeren Abweichungen zu kämpfen haben, sollten Sie versuchen, in die Preiskalkulation einen Puffer für Unvorhergesehenes einzubauen, z. B. 2 - 5 % vom Auftrags- oder Produktpreis. Auch hier müssen Sie sich natürlich darüber klar sein, dass dies den Preis für Ihre Produkte erhöht.

Lesen Sie dazu auch den Beitrag Wie argumentiere ich bei Preiserhöhungen?.

Beispiel aus der Praxis

Bernd Klingenburg fertigt häufiger Schreibtische nach individuellen Vorgaben und Wünschen seiner Kunden. Dann ist er gezwungen, eine Preiskalkulation zu erstellen, ohne dass er über verlässliche Richt- und Vorgabewerte verfügt.Daher führt er nach jedem individuellen Auftrag eine Nachkalkulation durch.

Er stellt fest, dass er bei mehr als 25 % aller Aufträge einen geringeren Gewinn erzielt als geplant. Eine genaue Analyse ergibt, dass die Ursache darin liegt, dass er seinen Kunden im Schnitt 2 Stunden Arbeitszeit zu wenig berechnet.

Das Problem tritt auf, weil Klingenburg den Kunden die Tische liefert, sie dort montiert und aufbaut. Die Untersuchung zeigt, dass Klingenburg für Anlieferung und Montage im Mittel nur 1,5 Stunden kalkuliert, obwohl er häufig bereits Fahrtzeiten von mehr als 1 Stunde hat und die Montage selbst mindestens 1 Stunde dauert.

Die Analyse zeigt weiterhin, dass er Materialeinsatz, Arbeitsstunden für die Herstellung und Fixkosten relativ genau kalkuliert und es zu keinen nennenswerten Abweichungen kommt. Negative und positive Abweichungen halten sich meist die Waage. Abweichungen von mehr als 5 % sind sehr selten.

Daher ändert Klingenburg seine Preiskalkulation und das Angebot an seine Kunden. Ab sofort kalkuliert er nur noch die reine Herstellung. Lieferung und Aufbau stellt er seinen Kunden separat in Rechnung, wobei er hier die tatsächliche Liefer- und Arbeitszeit nach Aufwand berechnet.

Da die Kosten für die Herstellung niedriger sind als die Kosten für Herstellung und Lieferung, erhöht er den Gewinnzuschlag. Dennoch erscheinen die Tische optisch günstiger, da die Kosten für Lieferung und Aufbau im eigentlichen Produktpreis nicht mehr enthalten sind.


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