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Was ist bei der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge zu beachten?

Von Michael Schulz
Aktualisiert am: 22.05.2018

Wenn Sie sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer oder Minijobber beschäftigen sind Sie zur Zahlung von Beiträgen verpflichtet. Doch Vorsicht: Bei verspäteten Zahlungen werden Ihnen Säumniszuschläge in Rechnung gestellt. Das wichtigste zur Beitragsfälligkeit und wie Sie Säumniszuschläge vermeiden, erfahren Sie hier.

Sozialversicherungsbeiträge: Beitragsanspruch

Sobald ein Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 450 EUR monatlich verdient besteht im Regelfall für ihn Versicherungspflicht. Sie melden den Arbeitnehmer bei seiner Krankenkasse an. Diese Anmeldung betrifft die Versicherungszweige Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Die Beiträge für diese vier Versicherungszweige werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV-Beitrag) bezeichnet. Sie zahlen den GSV-Beitrag insgesamt an die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.

Ansprüche auf Beiträge entstehen für die Krankenkasse mit Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung. Allerdings zahlen Sie die Beiträge insgesamt für einen Kalendermonat zum Fälligkeitstermin.

Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge

Der GSV-Beitrag ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.

→ Der Beitrag für den Monat Januar 2018 ist damit am 29. Januar 2018 fällig.

Sie rechnen die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstermin ab?

Wenn Sie die Entgeltabrechnung der Arbeitnehmer bereits vor dem Fälligkeitstermin vornehmen, ist die Bestimmung der zu zahlenden Beitragshöhe unproblematisch.

Beispiel: Erhalten Ihre Arbeitnehmer die Lohn- oder Gehaltszahlung für Januar 2018 z. B. bereits am 13. Januar 2018, zahlen Sie zum Fälligkeitstag am 29. Januar 2018 die daraus resultieren GSV-Beiträge.

Sie rechnen die Löhne und Gehälter nach dem Fälligkeitstermin ab?

Nehmen Sie die Entgeltabrechnung der Arbeitnehmer erst nach dem Fälligkeitstermin vor, ist Ihnen der genau zu zahlende Betrag am Fälligkeitstermin noch nicht bekannt. In diesem Fall zahlen Sie die GSV-Beiträge in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats. Diese Regelung wurde im Mai 2017 vom Gesetzgeber beschlossen und trat rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft. Damit wurde die bisherige Regelung deutlich vereinfacht. Diese sah vor, die voraussichtliche Höhe des GSV-Beitrags zu schätzen und am Fälligkeitstag den geschätzten Betrag zahlen. Ein verbleibender Restbeitrag wurde zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 29. Januar 2018 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2018 vorgenommene Abrechnung für Januar 2018 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Am 26. Februar 2018 sind dann zu zahlen:

Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2018
Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2018 4.400 EUR
+ Nachzahlung für Januar 2018: 300 EUR
Insgesamt 4.700 EUR

Ergibt sich bei der Beitragsabrechnung für Februar 2018 ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 4.300 EUR, sind am 27. März 2018 zu zahlen:

Voraussichtliche Beitragsschuld März 2018:
Voraussichtliche Beitragsschuld März 2018: 4.300 EUR
- Überzahlung für Februar 2018: 100 EUR
Insgesamt 4.200 EUR

Eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld ist für Sie daher nur noch erforderlich, wenn Sie erstmals Beiträge zu zahlen haben. Das gleiche gilt für Fälle, in denen für einen Monat keine Beiträge zu zahlen sind, weil z.B. alle Beschäftigten krank sind und Krankengeld erhalten. Im darauffolgenden Monat müssen Sie dann die voraussichtliche Beitragsschuld schätzen.

Hierbei wird die tatsächliche Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum zu Grunde gelegt. Dann wird geprüft, ob unter anderem folgende Punkte diese Beitragshöhe verändern:

  • Änderungen der Beschäftigtenanzahl
  • Änderungen der Arbeitstage
  • Änderungen der Beitragssätze

Keine Anwendung der Vereinfachungsregel auf Einmalzahlungen

Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld). In den Monaten, in denen Sie den Arbeitnehmern solche Einmalzahlungen gewähren, müssen Sie die darauf entfallenden GSV-Beiträge weiterhin zusätzlich im Wege der Schätzung in voraussichtlicher Höhe ermitteln und zahlen.

Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 29. Januar 2018 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2018 vorgenommene Abrechnung für Januar 2018 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Außerdem erhalten die Arbeitnehmer im Februar eine Einmalzahlung. Die daraus resultieren Beiträge betragen voraussichtlich 2.000 EUR. Am 26. Februar 2018 sind zu zahlen:

Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2018:
Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2018: 4.400 EUR
Schätzung für Einmalzahlung: 2.000 EUR
+ Nachzahlung für Januar 2018: 300 EUR
Insgesamt: 6.700 EUR

Bei der Beitragsabrechnung für Februar 2018 ergibt sich ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 6.200 EUR. Diese setzen sich zusammen aus 4.300 EUR für das laufende Arbeitsentgelt und 1.900 EUR für die Einmalzahlung. Am 27. März 2018 sind zu zahlen:

Voraussichtliche Beitragsschuld März 2018:
Voraussichtliche Beitragsschuld März 2018: 4.300 EUR
- Überzahlung für Februar 2018: 200 EUR
Insgesamt: 4.100 EUR

Zahlungsmöglichkeiten und Tag der Zahlung

Für die Zahlung der Beiträge haben Sie regelmäßig folgende Möglichkeiten:

  • Zahlung durch Scheck
  • Überweisung
  • Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse
  • Einzugsermächtigung

Beachten Sie dabei, dass bei Zahlung durch Scheck, bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse, der Tag der Wertstellung zugunsten der Einzugsstelle als Tag der Zahlung gilt. Sie müssen also sicherstellen, dass der Krankenkasse das Geld am Fälligkeitstag zur Verfügung steht. Andernfalls riskieren Sie Säumniszuschläge.

Achtung: Verspätete Zahlung wird teuer

Zahlen Sie der Krankenkasse die GSV-Beiträge nicht bis zum Fälligkeitstag, fallen Säumniszuschläge in Höhe von 1 % dieser Beiträge an. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nur einen Tag verspätet erfolgt. Kulanzregelungen sind bei den Krankenkassen aufgrund gesetzlicher Vorgaben kaum möglich.

Beispiel aus der Praxis

Der für Januar 2018 zu zahlende Gesamtsozialversicherungsbeitrag beträgt 3.200 EUR: Die Beiträge sind am 29. Januar 2018 fällig. Die Zahlung erfolgt erst am 30. Januar 2018. Die Krankenkasse erhebt in diesem Fall (1 % von 3.200 EUR =) 32 EUR Säumniszuschlag.

Tipp: Einzugsermächtigung erteilen
Erteilen Sie für alle zuständigen Krankenkassen jeweils eine Einzugsermächtigung. So vermeiden Sie eine verspätete Beitragszahlung und die Erhebung von Säumniszuschlägen durch die Krankenkasse.

Früherer Termin für den Beitragsnachweis

Der Beitragsnachweis für die versicherungspflichtigen Arbeitnehmer und die Minijobber ist von Ihnen bereits zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit bei den einzelnen Krankenkassen bzw. der Minijobzentrale einzureichen.

Übersichtstabelle: Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2018

Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen die Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2018.

Monat
Monat Termin Beitragsgutschrift (Drittletzter Bankarbeitstag) Termin Beitragsnachweis (2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge)
Januar 29. 25.
Februar 26. 22.
März 27. 23.
April 26. 24.
Mai 29. 25.
Juni 27. 25.
Juli 27. 25.
August 29. 27.
September 26. 24.
Oktober 29. 25.
November 28. 26.
Dezember 21. 19.
Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig

Der Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) ist der Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu übermitteln. Auch die entsprechenden Beiträge zahlen Sie an die Minijob-Zentrale. Für die zu zahlenden Beiträge gelten dieselben Fälligkeitsregelungen wie bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern.

Tipp: Einzugsermächtigung
Erteilen Sie für die Beiträge für Ihre Minijobber der Minijobzentrale eine Einzugsermächtigung.

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