Lexware myCenter: Mobile Erfassung der Reisekosten

Hier können Inlands- und Auslandsreisen sowie Belege ohne Reise erfasst werden. Für die Erstellung einer Reise werden Abfahrtsort, Zielort, Zwischenorte und der Zweck der Reise eingetragen. Falls in den Mitarbeiter-Stammdaten ein Fahrzeug hinterlegt ist, lassen sich auch Kilometerangaben hinzufügen. Nach Eingabe von Reisebeginn und -ende kann die Reise gespeichert und berechnet werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Angaben zu Belegen oder Tagespauschalen zu erfassen sowie Dokumente zur Reise hinzuzufügen.

Für die Erfassung von Belegen stehen alle Belegarten zur Verfügung, die in Lexware reisekosten bereits angelegt wurden. Sie können auch Belege mit Fremdwährung erfassen. Bei inländischen Belegen wird automatisch anhand des Vorsteuersatzes der Nettobetrag ermittelt. Über die Zahlungsart legen Sie fest, ob die Begleichung der Rechnung durch den Reisenden oder den Betrieb vorgenommen wurde.

Die erfassten Belege werden übersichtlich in der Belegansichtsleiste angezeigt.

Auf der Seite Tagesangaben werden die einzelnen Tage der Reise angezeigt. Hier können bei Bedarf erhaltene Mahlzeiten sowie bei Auslandsreisen die besuchten Länder eingetragen werden. Mithilfe der Kopierfunktion lassen sich Angaben eines Tages bequem auf nachfolgende Tage übertragen. Sonderfälle wie Nachtreisen oder die Gewährung der Berufskraftfahrerpauschale können ebenfalls unkompliziert hinterlegt werden. Die einzelnen Tage sind in der Tagesansichtsleiste übersichtlich aufgeführt.

Auf der Seite Dokumente verbinden Sie beliebige Dateien (max. 5 MB pro Datei), z. B. eingescannte Belege, Reservierungen etc. mit der Reise. Diese Dateien werden auch in der Firmen-Zentrale bei der Reise abgespeichert.

Neben der Ausgabe einer markierten Reise über die Seite „Reisen“ besteht auf der Seite „Berichte“ die Möglichkeit, einen Zeitraum anzugeben. Es kann zwischen dem Reisebericht und dem Reisekostenbericht gewählt werden. Nach Auswahl des gewünschten Zeitraums und Anklicken der Schaltfläche „Suchen“ wird im Datenbestand nach entsprechenden Reisen gesucht und das Ergebnis angezeigt. Dabei können maximal 30 Berichte dargestellt werden. Die Reisen lassen sich in der Vorschau anzeigen, als PDF-Datei speichern oder ausdrucken.

Sobald ein Antrag an einen Mitarbeiter gesendet wurde, erscheint auf der Navigationsleiste der Bereich Führungskräfte mit dem Eintrag Mitarbeiter-Anträge. Gehen Anträge ein, werden diese in der Symbolleiste mit einem Glocken-Symbol und auf der Seite Mitarbeiter-Anträge mit einem farbigem Kreissymbol angezeigt.

Genehmigungsanfragen für Arbeitszeiten, Urlaubanträge, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten sowie für In- und Auslandsreisen werden im Antrags-Center angezeigt.

Bei beantragten Reisen wird die Bezeichnung des Antrags, Zeitraum der Reise sowie Status des Antrages in der Auflistung aufgeführt. Anträge können derzeit nicht gelöscht werden.

Durch Anklicken des Antrages wird die Detailansicht geöffnet.

Die Anträge werden anhand der letzten Statusänderung sortiert. Sie können die Ansicht auch nach z.B. sortiert nach Vorgang oder Bearbeitungsstatus erhalten. Die Suche durchsucht alle Einträge der Antragsbeschreibung nicht aber die darin enthaltenen Details.