Umsatzsteuer: Diese Sonderregelungen gelten für GmbHs

Die Umsatzsteuer ist in Deutschland die wichtigste Einnahmequelle für Bund und Länder. Allein 2016 wurden durch sie rund 165 Mrd. Euro eingenommen. Die gesetzlichen Regelungen zur Umsatzsteuer sind grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensform. Für die GmbH gelten jedoch einige Sonderregelungen. Werden diese nicht beachtet, kann das teuer werden. Hier erfahren Sie, welche speziellen Bestimmungen für die GmbH bestehen und wo Sie einen Umsatzsteuerrechner finden.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der Umsatzsteuer um die Steuer, die auf Umsätze erhoben wird. Sie wird im Allgemeinen auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Die Umsatzsteuer fällt immer dann an, wenn ein Unternehmer mit seinen erbrachten Leistungen (Dienstleistung oder Warenverkauf) einen Umsatz erzielt. Unternehmer in diesem Sinne ist laut Umsatzsteuergesetz, wer eine „gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt“. Soweit die GmbH als juristische Person in diesem Sinne tätig ist, unterliegt sie der Umsatzsteuerpflicht.

Der Regelsteuersatz der Umsatzsteuer beträgt in Deutschland 19 %. Hiervon gibt es allerdings Ausnahmen: Bestimmte Leistungen werden mit einem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert oder sind steuerbefreit. Der ermäßigte Umsatzsteuersatz fällt z. B. bei Grundnahrungsmitteln, Zeitschriften und Büchern, aber auch bei Hotelübernachtungen an.

Die GmbH muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Sie trägt die Steuerlast allerdings nicht selbst, sondern der Endverbraucher. Dieser wird belastet, indem die GmbH den Nettopreis der erbrachten Leistungen bei der Preisgestaltung um die Umsatzsteuer erhöht.

Die GmbH kauft aber auch selbst Leistungen anderer Unternehmer ein, bei denen ebenfalls die Umsatzsteuer auf den Nettoerlös hinzugerechnet wurde, z. B. Büromöbel oder Strom. Da die GmbH selbst Unternehmer ist, darf sie die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern. In diesem Fall spricht man von einem Vorsteuerabzug.

Um das ganze Verfahren zu vereinfachen, kann die GmbH die erhobene Umsatzsteuer, die sie ans Finanzamt abführen müsste, mit der Umsatzsteuer verrechnen, die sie selbst gezahlt hat und somit vom Finanzamt zurückfordern kann. Bestimmte Berufsgruppen können ihre Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen auch pauschal ermitteln. Wird die Leistung in Deutschland erworben und in einem anderen Land verbraucht bzw. genutzt, wird die Umsatzsteuer in der Regel in dem anderen Land erhoben.

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Umsatzsteuer: Ein Beispiel aus der Praxis

Umsatzsteuerrechner im Lexware gmbh wissen

Ein Fahrradhändler möchte für ein verkauftes Fahrrad nach Abzug der Umsatzsteuer 400 EUR erhalten. Also schlägt er 19 % davon (76 EUR) auf diesen Nettopreis drauf. Der Kunde zahlt am Ende 476 EUR für das Fahrrad und der Fahrradhändler leitet 76 EUR an das Finanzamt weiter.

Derselbe Fahrradhändler kauft einen Bürostuhl für 238 EUR. Der Nettopreis beträgt also 200 EUR und der Fahrradhändler hat dafür Umsatzsteuer in Höhe von 38 EUR gezahlt. Diesen Betrag kann er als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Da es ziemlich umständlich wäre, wenn der Fahrradhändler zuerst 76 EUR an das Finanzamt überweist, nur um im Gegenzug 38 EUR erstattet zu bekommen, wird die selbst erhobene Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet. So muss der Fahrradhändler noch 38 EUR an das Finanzamt überweisen.

Wenn Sie den Bruttopreis, den Nettoerlös und die Umsatzsteuer / Vorsteuer schnell ermitteln möchten, bietet sich ein Umsatzsteuerrechner an. Einen solchen Umsatzsteuerrechner finden Sie im Lexware gmbh wissen. Hier geben Sie einfach eine der Kennzahlen ein und der Umsatzsteuerrechner zeigt Ihnen direkt die anderen beiden Kennzahlen an. Der Umsatzsteuerrechner bietet Ihnen auch die Möglichkeit, zwischen dem Regelsteuersatz von 19 % und dem ermäßigten Steuersatz von 7 % zu wählen.

Umsatzsteuer-Sonderregelungen für die GmbH

Da es bei der Umsatzsteuer ja hauptsächlich darum geht, Lieferungen und Leistungen zu besteuern, herrscht die weitverbreitete Annahme, dass die umsatzsteuerlichen Vorschriften unabhängig von der Rechtsform eines Unternehmens gelten und somit für Einzelhandel, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften gleich sind. Dies ist allerdings ein Trugschluss. Für die GmbH gelten verschiedene Sonderregelungen in Hinblick auf die Umsatzsteuer. Werden diese nicht beachtet, kann der Geschäftsführer unter Umständen persönlich haftbar gemacht werden oder der Betriebsprüfer schaut unangemeldet vorbei.

1. Beginn und Ende der Umsatzsteuerpflicht für die GmbH

Laut Umsatzsteuergesetz ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, wenn es „selbstständig gewerblich oder beruflich tätig“ ist. Dies ist bei der GmbH oft schon vor der Eintragung der Gesellschaft ins Handelsregister der Fall. Verstöße gegen die Umsatzsteuerpflicht können für den Geschäftsführer der GmbH gerade im Zeitraum zwischen der Unterzeichnung des notariellen Gesellschaftsvertrages und der Eintragung im Handelsregister besonders schmerzhaft sein. Denn in diesem Stadium haftet noch nicht die GmbH als Gesellschaft, sondern er persönlich.

Die unternehmerische Tätigkeit der GmbH – und damit die Umsatzsteuerpflicht – endet grundsätzlich dann, wenn sie auf Dauer gesehen keine Umsätze mehr erzielt. Dazu zählt aber nicht, wenn die GmbH über einen bestimmten Zeitraum keine Leistungen mehr erbringt.

Die Pflicht zur Umsatzsteuer endet auch nicht mit der Auflösung der GmbH. Eine aufgelöste GmbH kann weiter weiterhin umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigen und bleibt vorsteuerabzugsberechtigt. Sie muss auch weiter die üblichen Erklärungen zur Umsatzsteuer abgeben.

2. Persönliche Umsatzsteuerpflicht des GmbH-Geschäftsführers

Im umsatzsteuerlichen Sinn ist der Geschäftsführer einer GmbH als deren Handlungsorgan grundsätzlich nicht selbstständig tätig und damit auch nicht persönlich umsatzsteuerpflichtig. Hiervon kann es im Einzelfall aber Ausnahmen geben. Dies gilt vor allem dann, wenn er bestimmte Geschäftsführungsleistungen auf eigene Rechnung und mit eigener Verantwortung ausübt. In diesen Fällen ist der Geschäftsführer auch persönlich umsatzsteuerpflichtig.

3. Umsatzsteuerbefreiung für bestimmte Lieferungen und Leistungen

Das Umsatzsteuerrecht sieht für bestimmte Fälle vor, dass keine Umsatzsteuer gezahlt werden muss. Hierzu gehören unter anderem auch Leistungen aus Heilberufen (z. B. Arzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut). In diesem Zuge hat das Bundesverfassungsgericht verneint, dass es im Falle der Heilberufe und der damit verbundenen Befreiung von der Umsatzsteuer auf die Rechtsform ankommt. Damit kann auch eine GmbH die Steuerbefreiung für Heilberufe in Anspruch nehmen, wenn sie die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt. Hierbei ist es auch nicht erforderlich, dass alle Gesellschafter der GmbH die entsprechenden Qualifikationen aufweisen.

4. Kleinunternehmereigenschaft

Laut Umsatzsteuerrecht brauchen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Umsätze im Vorjahr nicht höher waren als 17.500 EUR und im laufenden Geschäftsjahr nicht über 50.000 EUR liegen.

Liegen diese Voraussetzungen vor, darf sich auch eine GmbH beim Finanzamt als Kleinunternehmerin registrieren. Trotzdem muss die Kleinunternehmer-GmbH eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.

5. Haftungsgefahren für den Geschäftsführer

Das Steuerrecht sieht spezielle Haftungsregeln für den Fall vor, dass der GmbH-Geschäftsführer die Pflicht zur Umsatzsteuer vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt und dies dazu führt, dass

  • die Umsatzsteuer nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt wird oder
  • die Umsatzsteuer nicht oder nicht rechtzeitig entrichtet wird.

In diesem Fall muss der Geschäftsführer die Steuerschulden tilgen, wenn die Mittel der GmbH nicht dafür ausreichen.

Neben den hier angeführten Regelungen zur Umsatzsteuer gibt es weitere Sonderbestimmungen für GmbHs. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Lexware gmbh wissen.

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