Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?

Rechnungen zu schreiben, ist eine schöne Aufgabe für Unternehmer. Die Regeln für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind dabei meistens kein Problem. Doch was müssen Sie bei einer Rechnung ins Ausland beachten? Rechnungen, die ein deutsches Unternehmen an einen ausländischen Betrieb stellt oder andersherum von einem ausländischen Betrieb empfängt, unterliegen gesonderten Bestimmungen. Dieser Beitrag zeigt das Wichtigste auf einen Blick.

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 |  Zuletzt aktualisiert am:18.12.2023

Rechnungen ins EU-Ausland richtig stellen

Neben den üblichen Pflichtangaben in nationalen Rechnungen (z. B. fortlaufende Rechnungsnummer, Angabe des Lieferzeitpunktes, Datum der Rechnung) müssen Sie bei der Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union weitere Punkte berücksichtigen. 

Rechnungsangaben innerhalb der EU

Nicht nur Inlandsrechnungen, sondern auch Rechnungen ins EU-Ausland oder an Unternehmen in sog. Drittländern müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Da innerhalb und außerhalb der EU unterschiedliche Vorschriften gelten, sollten Sie vor einer Rechnungsstellung immer erst prüfen, in welchem Land der Abnehmer Ihrer Ware oder Dienstleistung ansässig ist. Die folgenden Punkte sind dabei von besonderer Bedeutung:

1. Der Rechnungsausweis erfolgt ohne deutsche Umsatzsteuer

 

Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten werden grundsätzlich im Herkunftsland ohne Umsatzsteuer ausgewiesen und unterliegen beim Empfänger bzw. der Empfängerinnen im Bestimmungsland der Erwerbsbesteuerung.

Beispiel: Kauft ein französischer Betrieb bei einem in Berlin ansässigen Unternehmen Ware ein, stellt der deutsche Betrieb eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer und der französische Betrieb berechnet die französische Steuer für diese Lieferung und führt sie ab. Da das französische Unternehmen diese Steuer zugleich wieder als Vorsteuer abziehen kann, ist das für das Unternehmen – abgesehen von ein wenig Arbeit – ein Null-Summen-Spiel. Im Fachjargon spricht man hierbei vom „Reverse-Charge-Verfahren“.

2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

 

Sie müssen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden angeben.

Wichtig: Das Finanzamt verlangt von Ihnen als Rechnungssteller, die USt-IdNr. und die Adressdaten Ihrer Kunden auf ihre Gültigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies können Sie auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern in wenigen Minuten erledigen. Unterlassen Sie dies und stellt sich später heraus, dass die Angaben falsch sind, müssen Sie schlimmstenfalls für die Umsatzsteuer geradestehen.

3. Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung angeben

 

Außerdem müssen Sie die steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung unter der USt-IdNr. des Kunden bzw. der Kundin in Ihren „Zusammenfassenden Meldungen“ angeben.

Info

Die Angaben in der Zusammenfassenden Meldung sind ebenfalls wichtig

Oftmals reicht es nicht aus, eine normale Rechnung ins europäische Ausland zu stellen. Das Finanzamt verlangt pro Quartal eine Auflistung aller innergemeinschaftlicher Umsätze. Achten Sie daher zwingend darauf, dass Ihre Zusammenfassende Meldung alle Angaben beinhaltet, die das Amt von Ihnen benötigt: 

  • Meldezeitraum (Quartal) 

  • Innergemeinschaftliche Einkünfte des genannten Zeitraums 

  • Umsatzsteuer-ID (sowohl Ihre als auch die Ihrer Kunden) 

Denken Sie daran, dass diese Meldung nur bei B2B-Geschäften notwendig ist. 

Vorschriften gelten auch für Lieferungen innerhalb eines Unternehmens

Liefern Sie einen Gegenstand zu Ihrer eigenen Verfügung „an sich selbst“, weil Sie zum Beispiel in einem anderen Mitgliedstaat ein Tochterunternehmen führen, gelten dieselben Regelungen. Das Finanzamt verlangt in solchen Fällen, dass Sie eine Proforma Rechnung ausstellen und den Erwerb in dem anderen Land selbst versteuern.

Rechnungen ins Ausland schreiben: Sonderregeln bei Kleinunternehmern

Wenn Sie ein Kleinunternehmen betreiben, d. h. bestimmte Umsatzgrenzen in Deutschland nicht überschreiten, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und können von den genannten umsatzsteuerlichen Vereinfachungsregelungen somit auch keinen Gebrauch machen. Außerdem müssen Sie als deutscher Unternehmer die länderspezifisch unterschiedlichen Lieferschwellen des jeweils anderen EU-Staates prüfen und berücksichtigen. Fällt der Rechnungsempfänger oder die Rechnungsempfängerin unter die dort geltende Kleinunternehmerregelung, ist die Lieferung wie gegenüber einem Verbraucher in Deutschland steuerpflichtig (ausgenommen der Versandhandel).

Ausnahmeregelung bei sonstigen Leistungen

Handelt es sich nicht um eine klassische Lieferung von Waren, sondern um eine sogenannte Sonstige Leistung, kommt es in speziellen Fällen zu einer anderen umsatzsteuerlichen Behandlung, welche einzelfallbezogen geprüft werden muss. Solche Ausnahmeregelungen greifen z. B. bei Veranstaltungsleistungen von Künstlern und Sportlern, einer Montageleistung sowie Personenbeförderungs- oder Restaurationsleistungen.

Rechnungen ins Ausland außerhalb der EU (Drittland) richtig stellen und angeben

Kauft ein ausländisches Unternehmen aus einem Drittland, wie z. B. aus China, Waren bei einem deutschen Unternehmen ein, gilt ebenfalls: Sie stellen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass Sie für Rechnungen, die Sie außerhalb der EU an ausländische Unternehmen stellen, keine Umsatzsteuer abführen müssen.

Ausländische Umsatzsteuerpflicht prüfen

Manche Drittländer, wie etwa die Schweiz, können vergleichbare Umsatzsteuersysteme haben. So können beispielsweise eine umsatzsteuerliche Registrierung oder die Einschaltung eines Fiskalvertreters im betroffenen Land nötig sein. Sie sollten deshalb unbedingt prüfen, ob die Lieferung oder Sonstige Leistung nach dem ausländischen Recht umsatzsteuerpflichtig ist und Sie eine Umsatzsteuer abführen müssen. Das ist außerhalb der EU-Mitgliedstaaten von Land zu Land unterschiedlich.

Ausländische Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe

Bekommen Sie die ausländische Steuer nicht erstattet oder machen Sie von Ihrem Erstattungsrecht keinen Gebrauch, müssen Sie die ausländische Umsatzsteuer zusammen mit den anderen Aufwendungen als Betriebsausgabe buchen.

Tipp

Ausländische Steuer separat buchen

Buchen Sie die ausländische Steuer auf einem separaten Konto, um den Überblick zu behalten.

Rechnungen ins Ausland stellen: So funktioniert die Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland

Ausländische Verbraucher bzw. Privatpersonen in anderen EU-Staaten werden in der Regel genauso behandelt wie inländische Verbraucher, d. h. als deutsches Unternehmen stellen Sie die Rechnung an ausländische Verbraucher nach den deutschen Vorgaben. Die Umsatzsteuerpflicht bleibt im Inland. Nur in seltenen Fällen wird hiervon abgewichen (z. B. bei Fahrzeugen).

Achtung

Umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich

Überschreiten Sie als Unternehmer die Lieferschwelle des anderen EU-Staates, in welchem der Verbraucher wohnt und die Ware in Empfang nimmt, müssen Sie sich umsatzsteuerlich registrieren lassen und mit der Umsatzsteuer des betreffenden Staates abrechnen (sogenannte Versandhandelsregelung).

Dienstleistungsrechnungen ins Ausland stellen

Auch bei Rechnungen für Dienstleistungen gilt: Grundsätzlich unterliegen Leistungen dort der Umsatzsteuer, wo der Leistungsempfänger ansässig ist.

Rechnungen für Dienstleistungen ins Ausland stellen - ein Praxisbeispiel

Ein in Rheinland-Pfalz ansässiger Unternehmensberater, der Leistungen für ein französisches Unternehmen erbringt, ist somit in Frankreich steuerpflichtig. Dies gilt auch dann, wenn ein Großteil der Arbeiten nicht in Frankreich, sondern in Deutschland erbracht wurde, etwa im Büro des Beraters. Der Leistungsort ist für die Rechnung nicht ausschlaggebend, sie müsste also mit französischer und nicht mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt werden. Da ein solches Verfahren bei mehr als zwanzig EU-Ländern kompliziert wäre, gibt es Vereinfachungen.

Innerhalb der EU gilt daher auf der Grundlage der europäischen Mehrwertsteuersystemrichtlinie in allen Mitgliedstaaten beim Leistungsbezug das so genannte Reverse-Charge-Verfahren. Danach berechnet der Leistungsempfänger, im Beispiel das französische Unternehmen, die Steuer selbst nach dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Der Betrag wird dann beim Finanzamt angemeldet und unter den allgemeinen Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen. Ein Ausweis der ausländischen Umsatzsteuer bzw. eine umsatzsteuerliche Registrierung des deutschen Dienstleisters im EU-Ausland ist nicht erforderlich.

Dienstleistungsrechnungen außerhalb der EU

Sitzt der Leistungsempfänger in einem Drittland außerhalb der EU ist die Beurteilung der Situation erheblich schwieriger. Denn hier gilt keine einheitliche Rechtsgrundlage, die Umsatzsteuersysteme der Drittlandstaaten unterscheiden sich zum Teil deutlich. In einigen Fällen gibt es eine dem Reverse-Charge-Verfahren ähnliche Regelung, etwa in der Schweiz. Hier ist der Dienstleistungsempfänger Steuerschuldner für die meisten der an ihn von ausländischen Unternehmern erbrachten sonstigen Leistungen. Grundsätzlich ist es aufgrund der verschiedenartigen Regelungen in den Drittstaaten notwendig, die Regeln des betreffenden Drittstaates zu analysieren oder den Leistungsempfänger nach den gültigen Regelungen zu fragen.

Info

Auskunft bei Unsicherheit bezüglich ausländischen Rechnungen

Hilfestellung können auch die deutschen Auslandshandelskammern (AHK - Die Deutschen Auslandshandelskammern. Weltweit vor Ort) oder der Steuerberater leisten.

Die Anforderungen an die Rechnungsangaben sind gleich, z.B. in Bezug auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Rechnungsstellung an Verbraucher. Die gleichen Regeln gelten auch für Kleinunternehmer.

Gutschriften erfolgen nach nationalen Vorgaben

Vereinbaren die beiden Unternehmen, dass nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Leistung abrechnet (Gutschrift), bleibt es bei den allgemeinen Grundsätzen der Rechnungserteilung nach dem jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht, d.h. in Deutschland nach den §§ 14, 14a UStG.

Gutschrift erleichtert Abrechnung bei fehlenden Informationen

Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die von dem Leistungsempfänger ausgestellt wird. Sie wird gern eingesetzt, wenn es für den Leistungsempfänger einfacher ist, die zur Abrechnung erforderlichen Informationen zu beschaffen.

Beispiel: Vereinbaren Sie, dass Ihre französischen Kunden die von Ihnen gelieferte Ware per Gutschrift abrechnen, sind Sie von Ihrer Pflicht zur Rechnungstellung entbunden. Die französischen Unternehmen rechnen unterdessen per Gutschrift ab.

Eine Stornierung ist keine Gutschrift

Die (im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete) Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung ist keine kaufmännische Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Verwenden Sie in diesem Zusammenhang trotzdem den Begriff „Gutschrift“, hat dies umsatzsteuerlich keine Folgen.

Achtung

Angabe von „Gutschrift“ verpflichtend

Rechnungen müssen im Falle einer Gutschrift neuerdings die Pflichtangabe „Gutschrift“ beinhalten. Dies gilt auch für „gemischte“ Rechnungen, in denen empfangene Leistungen (Gutschrift) und ausgeführte Leistungen miteinander verrechnet werden.

Pflichtangaben der Rechnung in anderen Amtssprachen möglich

Die deutsche Finanzverwaltung erkennt bestimmte in Rechnungen verwendete Begriffe und Formulierungen, wie z. B. „Gutschrift“, in anderen Amtssprachen an. Das erleichtert die Arbeit im Rechnungswesen und hilft, schwer zu berichtigende Fehler zu vermeiden. In ihrem BMF-Schreiben vom 25.10.2013, S. 7-9, hat die Finanzverwaltung alle zugelassenen Formulierungen aufgelistet.

Folgen von falschen oder fehlenden Angaben bei Auslandsrechnungen

Falsche oder fehlende Angaben in Rechnungen ins Ausland können umsatzsteuerliche Folgen für Sie haben. Schlimmstenfalls müssen Sie für die Umsatzsteuer geradestehen, so z. B., wenn sich die USt-IdNr. des Kunden hinterher als falsch herausstellt.

Auch wenn Sie beispielsweise versehentlich den Begriff „Gutschrift“ vergessen, riskieren Sie den Vorsteuerabzug. Kleine begriffliche Unschärfen bleiben jedoch ohne Folge, sofern die Auslandsrechnung alle Pflichtangaben enthält und keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen bei ausländischen Rechnungen

Halten Sie unbedingt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ins oder aus dem Ausland ein. Es empfiehlt sich, für diese Fälle in einem separaten Ordner ein Rechnungs-Doppel abzuheften.

Außerdem müssen Sie als liefernder Unternehmer mittels Belegen nachweisen können, dass der Liefergegenstand tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Sie sollten deshalb – falls vorhanden – neben der Rechnung auch Empfangsbestätigungen, Transportversicherungen, Frachtbriefe, Posteinlieferungsscheine oder Bescheinigungen von Speditionen aufbewahren. Auch können Sie sich die innergemeinschaftliche Lieferung von Endabnehmern über ein ausgefülltes Musterformular, die sog. Gelangensbestätigung, nachweisen lassen.

Beispiel aus der Praxis: Probleme mit der Auslandsrechnung 

Der Fall:

Der deutsche Kleinunternehmer D mit Sitz in Deutschland verkauft an den französischen Unternehmer F Spielwaren. D stellt an den Leistungsempfänger F eine Rechnung in deutscher Sprache, mit allen Pflichtangaben und mit deutscher Umsatzsteuer. F moniert daraufhin, dass er die Rechnung nicht lesen könne und fordert von D, die Rechnung nochmals in französischer oder wenigstens in englischer Sprache zu verfassen. Er wirft D vor, nicht kundenorientiert zu arbeiten. Außerdem weist er darauf hin, dass die in der Rechnung angegebene USt-IdNr. völlig falsch ist. D möchte F nicht noch weiter verärgern und sucht nach einer glimpflichen Lösung.

Die Lösung:

  1. D muss die Rechnung nach den in Deutschland geltenden Vorgaben ausstellen. F hat keinen Anspruch auf eine Rechnungsstellung in seiner Landessprache. Bestimmte anderssprachige Formulierungen und Begriffe sind zwar zulässig, hier aber ohne Belang.
  2. D hat in der Rechnung fälschlicherweise die deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind jedoch im Herkunftsland umsatzsteuerbefreit. D muss deshalb den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber F berichtigen. Andernfalls ist er verpflichtet, den unrichtigen Steuerbetrag gegenüber dem Finanzamt zu begleichen.
  3. D hätte die USt-IdNr. des Franzosen auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern auf ihre Richtigkeit hin prüfen müssen. Da er dies nicht getan hat, trägt er die Verantwortung und schlimmstenfalls auch die Steuerschuld, d. h. er muss möglicherweise für die Umsatzsteuer aufkommen. Die Rechnung muss folglich auch in diesem Punkt berichtigt werden.
  4. Um F nicht noch weiter zu verärgern und womöglich als Kunden zu verlieren, könnte D dem Franzosen F vorschlagen, per Gutschrift abzurechnen. Das hätte zur Folge, dass D von der Rechnungsstellung entbunden wäre und F per Gutschrift in seiner Landessprache und nach französischen Vorgaben abrechnen könnte. Das Problem mit der Rechnungsberichtigung wäre damit auch gelöst.
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