Zusammenfassung
Eintragung ins Handelsregister: Wichtige Fakten
Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, das Unternehmensdaten dokumentiert.
- Eintragungspflicht für bestimmte Unternehmensformen – darunter GmbHs, AGs und Kaufleute
- Eintragung erfolgt elektronisch über einen Notar – Dieser beglaubigt die Dokumente und leitet sie an das zuständige Registergericht weiter
- Veröffentlichung zentraler Unternehmensdaten – darunter Firma, Sitz und Rechtsform
- Vorteile wie Namensschutz und Seriosität – aber auch zusätzliche Pflichten für eingetragene Unternehmen
- Kosten abhängig von Rechtsform und Größe – meist zwischen 200 und 700 Euro
- Änderungen müssen gemeldet werden – So kann die Richtigkeit der Einträge gewährleistet werden
Definition
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein amtliches Verzeichnis, in dem Unternehmen bestimmter Rechtsformen eingetragen werden. Es dient der Transparenz im Geschäftsverkehr, indem es zentrale Informationen über Firmen öffentlich zugänglich macht. Dazu gehören unter anderem der Unternehmenssitz, die Rechtsform und die vertretungsberechtigten Personen. Die Eintragung erfolgt ausschließlich elektronisch über einen Notar und ist rechtsverbindlich.
Ist die Eintragung ins Handelsregister für alle Unternehmen notwendig?
Eine Handelsregistereintragung schützt die Firma und kann demnach insbesondere für Gründer eine wichtige Absicherung sein. Grundsätzlich gilt Folgendes: Für alle Unternehmen, die ein Handelsgewerbe betreiben, ist die Eintragung verpflichtend. Es gibt jedoch auch Unternehmensformen, die dieser Pflicht nicht nachkommen müssen. Es müssen also nicht alle Unternehmen eine Eintragung ins Handelsregister vornehmen.
Info
Fragen Sie bei Unsicherheiten nach!
Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Unternehmen zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist, fragen Sie direkt beim Registergericht nach und lassen Sie sich beraten.
Unternehmen mit Eintragungspflicht
Folgende Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich im Handelsregister anzumelden:
- Kaufleute, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als solche gelten
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG (haftungsbeschränkt)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
- Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea, SE)
- Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
- Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG)
Achtung
Zwangsstrafe bei Nicht-Vornehmen der Eintragungspflicht
Wer trotz Eintragungspflicht keinen Handelsregistereintrag vornimmt, muss mit Zwangsmaßnahmen des Registergerichts wie zum Beispiel mit der Zahlung eines Zwangsgeldes rechnen.
Unternehmen mit freiwilliger Eintragung
Bestimmte Unternehmen können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, um von Vorteilen wie Namensschutz und erhöhter Seriosität zu profitieren. Dazu gehören:
- Kleingewerbetreibende, deren ”Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert." (§ 1 Abs. 2 HGB).
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die durch die Eintragung zur eGbR wird
Wie läuft die Eintragung ab?
Die Eintragung ins Handelsregister wird seit 2007 elektronisch durchgeführt und muss in jedem Fall von einem Notar beglaubigt werden.
Die Anmeldung beim Handelsregister erfolgt in mehreren Schritten:
- Notartermin: Der Notar prüft die Unterlagen und beglaubigt die Anmeldung.
- Kapitalnachweis (bei Kapitalgesellschaften): GmbHs und AGs müssen ihr Stammkapital auf ein Geschäftskonto einzahlen und dies nachweisen.
- Elektronische Übermittlung: Der Notar sendet die beglaubigten Unterlagen an das Registergericht.
- Bearbeitungszeit: Sie kann bis zu acht Wochen dauern.
Diese Kosten entstehen bei der Eintragung ins Handelsregister
Die Kosten für die Handelsregistereintragung hängen von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab. Folgende Faktoren spielen bei der Zusammensetzung aller Kosten eine Rolle:
- Gerichtsgebühren für die Anmeldung beim Registergericht
- Notarkosten für die Beglaubigung der Dokumente
- Zusätzliche Gebühren – etwa für die Beurkundung von Satzungen bei Kapitalgesellschaften
Für Einzelunternehmen belaufen sich die Kosten meistens auf 200 bis 300 Euro. Bei Kapitalgesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und einem hohen Kapital handelt es sich um einen Betrag von bis zu 700 Euro oder mehr.
Achtung
Gefälschte Rechnungen nach der Eintragung ins Handelsregister
Nach der Eintragung erhalten einige Unternehmen gefälschte Rechnungen von angeblichen Handelsregisterstellen. Rechnungen sollten immer mit den offiziellen Angaben des Bundesanzeigers abgeglichen werden.
So beschleunigen Sie die Eintragung ins Handelsregister
Eine Eintragung ins Handelsregister dauert in der Regel drei bis fünf Tage. Überlegen Sie sich vorab den Namen Ihres Unternehmens und lassen Sie ihn von der IHK prüfen. Es ist nämlich durchaus möglich, dass es diesen oder einen ähnlichen Namen bereits gibt. Falls Sie einen Handwerksbetrieb führen, sollten Sie für eine rechtzeitige Gewerbeerlaubnis vorher Kontakt zur Handelskammer aufnehmen. Eine zügige Eintragung erfolgt nur unter der Voraussetzung, dass alle relevanten Dokumente abgegeben werden.
Vor- und Nachteile der Handelsregistereintragung
Auch wenn die Handelsregistereintragung für ein Unternehmen überwiegend sinnvoll ist, stehen den Vorteilen auch Nachteile gegenüber. Im Folgenden werden diese näher beleuchtet.
Vorteile der Eintragung ins Handelsregister
Aus diesen Gründen kann eine Eintragung ins Handelsregister positiv sein:
- Erhöhtes Vertrauen bei Geschäftspartnern und Banken: Durch eine Handelsregistereintragung tritt Ihr Unternehmen professioneller und seriöser auf. Sie haben nämlich den Status eines Kaufmannes. Somit ist die Grundlage sämtlicher Geschäftstätigkeiten nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB).
- Rechtlicher Schutz der Firma: So können keine anderen Unternehmen denselben Namen nutzen.
- Bessere Marktstellung: Viele Fachverbände fordern nämlich eine Handelsregistereintragung als Voraussetzung.
- Möglichkeit zur Gründung einer Zweigniederlassung: Hierfür ist die Eintragung ins Handelsregister notwendig.
Nachteile der Eintragung ins Handelsregister
Bei der Handelsregistereintragung entstehen jedoch auch gewisse Pflichten, die somit folgende Nachteile mit sich bringen:
- Kostenpflichtige Anmeldung: Bei der Eintragung ins Handelsregister fallen Kosten an, auch für spätere Änderungen und Löschungen. Darunter fallen nicht nur die Notarkosten, sondern auch ein Industrie- und Handelskammer-Grundbetrag sowie eventuelle zusätzliche Kosten aufgrund Bilanzierungspflicht und Inventur.
- Zusätzliche Buchführungspflichten: Sie sind als kaufmännisch geführter Betrieb zur Bilanzierung verpflichtet und müssen demnach eine doppelte Buchführung machen.
- Einhaltung der HGB-Vorgaben: Dadurch haben Sie wesentlich mehr und striktere Regeln. So wird zum Beispiel verlangt, dass Sie über fach- und kaufmännisches Wissen verfügen.
Welche Handelsregister-Abteilungen gibt es?
Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen unterteilt, in denen die verschiedenen Rechtsformen festgehalten werden.
- Abteilung A (HRA)
Zu dieser Abteilung gehören die Rechtsformen, Einzelkaufleute (e. K.), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG) sowie die Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigung (EWIV). - Abteilung B (HRB)
Hierzu zählen die Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), GmbH & Co. KG sowie der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit.
Was steht im Handelsregister?
Das Handelsregister enthält folgende Unternehmensangaben:
- Firma und Sitz
- Anschrift und Rechtsform
- Gegenstand des Unternehmens – bei Abteilung B
- Inhaberin – bei Abteilung A
- Vertretungsberechtigte Personen – Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen
- Kapitalangaben – zum Beispiel Stammkapital einer GmbH
- Höhe der Kommanditeinlage – bei einer KG
- Vorstandsmitglieder – bei einer AG
- Handelsregistereintrag der Geschäftsführer – bei einer GmbH
- Löschung einer Firma
- Haftungsausschlüsse
- Insolvenzvermerke
- Prokuristen
Info
Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht nur für die Gründung Ihres Unternehmens relevant!
Denken Sie daran, dass sämtliche Veränderungen in Ihrem Unternehmen ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden müssen. Dies ist beispielsweise bei einer Satzungsänderung, einer Erhöhung des Stammkapitals, Verlegung des Sitzes oder bei personellen Veränderungen der Fall.
Veröffentlichung der Handelsregistereinträge und Handelsregisternummer
Jedes eingetragene Unternehmen erhält eine eindeutige Handelsregisternummer, die unter anderem in folgenden Dokumenten angegeben werden muss:
- Im Impressum der Unternehmenswebsite
- Auf Rechnungen, Lieferscheinen und Geschäftsbriefen
- In E-Mails
Die Handelsregisternummer besteht aus HRA oder HRB, gefolgt von einer mehrstelligen Identifikationsnummer. Eine gesonderte Beantragung ist nicht erforderlich – sie wird mit der Eintragung automatisch vergeben.
Info
Diese Angaben auf Geschäftsbriefen müssen enthalten sein!
Auf Geschäftsbriefen sind nicht nur die Handelsregisternummer notwendig, sondern auch der Firma, die Rechtsform sowie der Unternehmenssitz.
Welche Pflichten bestehen für eingetragene Unternehmen?
Mit der jeweiligen Rechtsform sind verschiedene Pflichten verbunden, die je nach Größe, Mitarbeiteranzahl und Bilanzsumme variieren können:
- Buchführungspflicht: Erstellung einer doppelten Buchführung und einer Bilanz
- Publikationspflicht: Offenlegung von Jahresabschlüssen im Bundesanzeiger
- Anzeigepflicht: Meldung von Änderungen, z. B. Wechsel der Geschäftsführung oder Sitzverlegung
- Aufbewahrungspflichten: Für Geschäftsunterlagen von bis zu zehn Jahren
Rechtsverbindlichkeit der Handelsregistereinträge
Eintragungen im Handelsregister haben rechtliche Verbindlichkeit. Verträge, die mit einem Unternehmen geschlossen werden, das unter einem bestimmten Namen im Register eingetragen ist, bleiben gültig – auch wenn das Unternehmen später seinen Namen ändert, dies aber nicht im Handelsregister aktualisiert. Bevor ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung eingeht, sollte stets geprüft werden, ob die im Handelsregister eingetragene Geschäftsführung oder Prokura aktuell und korrekt ist.
