Lean Management
Der effiziente Einsatz von Ressourcen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. In diesem Zusammenhang ist Lean Management seit Mitte des 20. Jahrhunderts weit verbreitet. Der Managementansatz geht auf den japanischen Automobilhersteller Toyota zurück, bei dem für kontinuierliche Verbesserungen das Prinzip „Kaizen“ entwickelt wurde. Doch was bedeutet Lean und welche Ziele verfolgt dieses Konzept genau? Im Beitrag beantworten wir diese Fragen und beleuchten zudem die Vorteile und Methoden von Lean Management.
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Zusammenfassung
Lean Management im Überblick
- Lean Management ist eine Unternehmensphilosophie. Sie verfolgt das Ziel, Prozesse zu verschlanken und effizienter zu machen.
- Die verbesserten Prozessabläufe sollen die Produktivität steigern, die Kosten senken und besten Ergebnisse erzielen.
- Innerhalb des Lean Managements gelten die Prinzipien Kundenorientierung, Kostensenkung, Reduzierung von Verschwendung und kontinuierliche Optimierung.
- Einige Vorteile von Lean Management sind Kundenzufriedenheit, Qualitätsverbesserung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.
- Bekannte Methoden im Lean Management sind unter anderem Kanban, 5S und der PDCA-Zyklus.
Definition
Was ist Lean Management?
Das Lean-Management-System versucht, einzelne Arbeitsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Die Verschlankung geschieht über alle Unternehmensbereiche hinweg. Sie umfasst damit die gesamte Wertschöpfungskette. Auf Deutsch übersetzt bedeutet Lean Management „schlankes Management“. Es handelt sich um eine kontinuierliche Optimierung und keine einmalige Aufgabe. Ziel ist es, mit möglichst wenig Aufwand die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Dabei besteht der Anspruch, die Produktivität stetig zu steigern, während Kundenbedürfnisse im Fokus bleiben.
Alle Vorgänge und Tätigkeiten vom Produktionsprozess an bis zur Auslieferung werden im Lean Management unter dem Begriff „Wertstrom“ zusammengefasst.
Welche Grundprinzipien verfolgt Lean Management?
Wenn sich im Sinne der Unternehmensführung die Frage „Was ist Lean?“ ergibt, so lässt sich diese am besten damit beantworten, dass es sich um eine klare, geradlinige und bedachte Unternehmensführung handelt, bei der alle Mitarbeiter ihren Blick stehts auf das Wesentliche richten. Folgende vier Grundsätze sind wegweisend für alle Entscheidungen, Verfahren und Abläufe.
- Kundenorientierung: In erster Linie geht es beim Lean Management darum, die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen. Wichtig sollte nicht sein, was das Unternehmen möchte, sondern der Kunde. Verbesserungen wie günstigere Preise, schnellere Lieferzeiten und technologische Neuerungen zielen auf die Kundenzufriedenheit ab.
- Kostensenkung: Für Unternehmen ist es essenziell, profitabel zu sein. Die glücklichsten Kunden und beste Reputation bringen Ihnen nichts, wenn Sie nicht gewinnbringend arbeiten. Daher analysiert das Lean Management permanent, welche Betriebsausgaben eliminiert oder verschlankt werden können sowie welche Ressourcen günstiger zu beziehen sind.
- Reduzierung von Verschwendung: Die Verschwendung von Ressourcen wie Zeit, Rohstoffe oder finanzielle Mittel haben einen negativen Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens. Das ist wiederum schädlich für die Kundenzufriedenheit und -loyalität. Daher gilt die Vermeidung von Verschwendung als ein weiteres wichtiges Grundprinzip im Lean Management.
- Kontinuierliche Optimierung: Lean Management muss als Teil der Unternehmensphilosophie tief in Ihrem Geschäftsmodell verankert sein. Unternehmen müssen Arbeitsprozesse dauernd beobachten, analysieren und auf mögliche Fehlerquellen und Optimierungspotenziale prüfen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen aktuelle Standards und sich entwickelnde Kundenbedürfnisse erfüllt.
Info
Was ist Lean Production?
„Lean Production“ heißt auf Deutsch „schlanke Produktion“. Während es beim Lean Management um die Verschlankung aller Unternehmensprozesse geht, konzentriert sich Lean Production auf Produktionssysteme. Ein Beispiel für Lean Management in diesem Bereich sind sämtliche Fabriken, etwa für die Herstellung von Laptops und Smartphones. Konkret bedeutet es, dass Produktionsfaktoren wie Rohstoffe, Werkzeuge, Geld und Personal effizient eingesetzt werden sollen. Ein bekannter Ansatz der Lean Production ist die Just-in-Time-Methode. Um Lagerbestände zu reduzieren, werden Materialien genau zum benötigten Zeitpunkt geliefert.
Welche Vorteile bringt Lean Management einem Unternehmen?
Die Verinnerlichung der Lean Kultur darf nicht zum Selbstzweck werden. Der Fokus auf effiziente Arbeitsprozesse bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich.
- Fehlerreduktion: Indem Sie Ihre Arbeitsschritte, auch inder Produktion, näher beobachten und ständig optimieren – unter anderem durch eine Wertstromanalyse –, reduzieren Sie Fehlerquoten und steigern Ihre Effizienz. Weniger Fehler bedeuten auch weniger Kosten. Das macht sich letztlich in der Profitabilität und im Wert Ihres Unternehmens bemerkbar.
- Qualitätsverbesserung: Die Fehlerreduktion hat die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistung zur Folge. Denn Lean Management ermöglicht es, Probleme und Fehler zeitnah zu behandeln. Die Qualitätssteigerung fördert gleichzeitig die Entwicklung und Umsetzung neuer Angebote.
- Kundenzufriedenheit: Kunden möchten für ihr Geld Qualität bekommen. Kontinuierliche Optimierungen haben einen positiven Effekt auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Günstigere und leistungsfähigere Produkte machen sie langfristig zu Stammkunden.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Insbesondere junge, talentierte Mitarbeiter wünschen sich häufig Agilität und Innovation in ihrem Arbeitsumfeld. Die Lean Kultur befähigt sie dazu, Arbeitsprozesse aktiv mitzugestalten und umzusetzen, die Mitarbeitermotivation auf einem hohen Level zu halten und somit zur Unternehmensentwicklung beizutragen.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Hochwertige Produkte und Dienstleistungen, glückliche Kunden, Profitabilität und gutes Personal sind maßgeblich für den Unternehmenserfolg. Zugleich verschafft Ihnen das einen wesentlichen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.
- Maximale Flexibilität: Die Fähigkeit, effiziente Prozesse zu gestalten und auf Mängel zu reagieren, macht Ihr Unternehmen flexibel. Dadurch sind Sie besser für die Zukunft gewappnet. So können Sie einfacher auf technologische, gesellschaftliche und rechtliche Änderungen reagieren. Das steigert folglich die Chancen der unternehmerischen Überlebensfähigkeit.
Umsatzzuwachs: All diese Faktoren münden idealerweise in höhere Umsatzzahlen. Gewiss ist die Etablierung des Lean Managements zunächst mit Kosten und auch gewissen Risiken verbunden. Langfristig verbuchen Unternehmen jedoch einen Aufschwung Ihres Umsatzes.
Tipp
Qualifizierung zum Lean Manager
Damit Lean Management funktioniert, müssen Sie es zum Teil Ihrer Unternehmensführung werden lassen. Es gibt zahlreiche Lehrgänge und Weiterbildungen für die Qualifizierung zum Lean Manager. Darin lernen Sie Lean-Werkzeuge sowie Tools kennen und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen anwenden. Entsprechende Angebote gibt es beispielsweise bei der IHK oder privaten Institutionen.
Für welche Unternehmen ist Lean Management geeignet?
Lean Management beschränkt sich nicht auf produzierende Unternehmen. Sie können es unabhängig von der Branche in jedes Unternehmen einführen. Es gibt einzelne Unterbereiche, in denen sich diese Philosophie umsetzen lässt. Einige Beispiele sind:
- Lean Projektmanagement: Der Lean-Gedanke passt hervorragend ins Projektmanagement. Da geht es beispielsweise darum, Aufgaben nach Kundenrelevanz zu priorisieren, klare Verantwortungsbereiche zu definieren und eine offene Fehlerkultur bei Projektergebnissen zu etablieren.
- Lean Administration: Lean Administration setzt ein Zeichen gegen Bürokratie. Ziele sind hier unter anderem vereinfachte Geschäftsprozesse und schnellere interne Absprachen.
Lean Organisation: Das Konzept der Lean Organisation betrachtet das Unternehmen als gesamtes Konstrukt. Beispiele für mehr Effizienz sind etwa flachere Hierarchien, mehr Abstimmung innerhalb einzelner Abteilungen und klar strukturierte Arbeitsgruppen.
Welche Methoden gibt es beim Lean Management?
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls Lean Management einführen bzw. umsetzen, benötigen Sie die passenden Lean Methoden. Wir haben Ihnen drei Vorschläge zusammengetragen.
Die Kanban-Methode
Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet Karte, Schild oder Tafel. Diese Strategie läuft folgendermaßen ab:
- Die Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Teams schreiben ihre Aufgaben auf Karten.
- Im nächsten Schritt kategorisieren Sie diese Aufgaben in „noch zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“.
- Das Kanban-Board bietet den Mitarbeitern einen Überblick und zeigt ihnen, in welcher Phase sich die einzelnen Aufgaben befinden.
- Es hilft dabei, Arbeitsschritte zu visualisieren, zu gliedern und zuzuordnen.
Die Kanban-Methode funktioniert sowohl digital als auch schriftlich auf einer Tafel oder einem speziellen Flipchart.
Die 5S-Methode
Ziel des 5S-Prinzips im Lean Management sind ordentliche und saubere Arbeitsplätze. Diese Maßnahme lässt sich genauso gut in Büros, im Homeoffice wie auch in Werkstätten anwenden. Innerhalb dieses Prozessablaufes sind fünf Schritte maßgeblich:
Sortieren: Entfernen Sie nicht mehr benötigte Gegenstände und Unterlagen von Ihrem Arbeitsplatz. Das sorgt für Ordnung und einen guten Überblick.
Systematisieren: Räumen Sie die übrig gebliebenen Dinge auf. Dabei sollten Sie diese nach Relevanz ordnen und zugänglich machen.
Säubern: Jetzt reinigen Sie die Gegenstände auf Ihrem Arbeitsplatz. Das macht es einfacher, Mängel zu erkennen.
Standardisieren: Die drei ersten Punkte führen Sie regelmäßig durch. Sie setzen sie als Regel in Ihrem Arbeitsalltag fest.
Selbstdisziplin: Im finalen Schritt versuchen Sie, diese Methode dauerhaft anzuwenden und zu verinnerlichen. Als Führungskraft machen Sie gelegentlich Kontrollen bei Ihren Mitarbeitern.
Der PDCA-Zyklus
PDCA steht für die englischen Begriffe „plan“, „do“, „check“ und „act“. Diese Lean-Management-Methode repräsentiert einen Kreislauf, bei dem es um eine fortlaufende Prozessoptimierung geht.
- Plan (planen): Zunächst analysieren Sie den Status-Quo. Daraufhin definieren Sie das Problem und setzen sich ein Ziel am Ende des Verbesserungsprozesses. Das kann beispielsweise in Bezug auf einen Softwarefehler oder den mangelhaften Kundenservice sein. Dazu entwickeln Sie konkrete Maßnahmen.
- Do (machen): Im Anschluss an die gründliche Vorbereitung setzen Sie die geplanten Aktionen um.
- Check (prüfen): Nach einer gewissen Testphase prüfen Sie den Erfolg der umgesetzten Maßnahmen. Haben Sie das Ziel nicht erreicht, beginnen Sie von vorne und planen neue Schritte. Im Erfolgsfall geht es mit dem letzten Schritt „act“ weiter.
- Act (agieren): Schließlich untersuchen Sie, ob Sie das Ziel erreicht haben. Andernfalls wiederholen Sie den PDCA-Zyklus. Nach erfolgreicher Zielerreichung etablieren Sie die Arbeitsschritte in der Wertschöpfung.
