Homeoffice als Arbeitsplatz einrichten: Darauf müssen Arbeitgeber achten

Homeoffice ist seit dem Beginn der Corona-Pandemie eine gute Maßnahme, um Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den Betrieb am Laufen zu halten. Auch wenn es keine Homeoffice-Pflicht mehr geben soll, gewinnt die Möglichkeit zum Homeoffice als Arbeitsplatz Richtung Herbst/Winter wieder an Bedeutung. Doch wie können Sie Ihren Mitarbeiter kurzfristig Homeoffice ermöglichen und was müssen Sie als Arbeitgeber dabei beachten?

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Definition

Definition: Was bedeutet Homeoffice?

Unter dem Begriff „Homeoffice“ verstehen viele Menschen ein privates Büro. Es gibt zwar keine gesetzliche Definition, aber zum Beispiel erklärt der Duden Homeoffice als Arbeitsplatz im privaten Wohnraum.
Das Konzept des Homeoffice ist dem der Telearbeit sehr ähnlich. Es handelt sich hierbei um eine flexible Arbeitsform, bei welcher Mitarbeiter teilweise oder vollständig ihren Beruf in einem privaten Umfeld bzw. außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten ausführen können. Das bedeutet nicht, dass man dafür zu Hause sein muss, mobiles Arbeiten ist mit Homeoffice ebenfalls möglich, zum Beispiel in der Bahn oder im Flugzeug.
Der Name „Telearbeit“ leitet sich davon ab, dass die Arbeit mithilfe von Telekommunikation wie dem Internet oder Telefon geleistet werden kann. Deshalb ist Homeoffice auch nicht in jedem Job möglich.

In der Corona-Krise bietet ein Homeoffice-Arbeitsplatz viele Vorteile

Gegenüber seinen Arbeitnehmern gibt es eine Schutz- und Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. In Corona-Zeiten bedeutet dies, dass Sie dafür sorgen müssen, dass die Erkrankungsrisiken sowie die Gesundheitsgefahren für Ihre Beschäftigten so gering wie möglich sind. Deshalb war es auf dem Höhepunkt der Coronapandemie naheliegend, so viele Mitarbeiter wie möglich ins Homeoffice zu schicken und in der eigenen Wohnung arbeiten zu lassen. Dadurch wurde das Risiko der Ansteckungsgefahr unter den Angestellten reduziert.

Das Homeoffice als Arbeitsplatz war auch eine Möglichkeit, wenn das Firmengebäude aufgrund einer Corona-Infektion geschlossen wurde oder wenn sich Mitarbeiter in Quarantäne begeben mussten. In beiden Fällen konnten die Mitarbeiter produktiv im Homeoffice weiterarbeiten, sofern ihre Position es zuließ. Dies konnte Unternehmen helfen, die wirtschaftlichen Schäden durch die Corona-Krise zumindest etwas abzumildern.

Welche neuen Herausforderungen ergeben sich durch die Möglichkeit zum Homeoffice-Arbeitsplatz?

Seit dem Höhepunkt der Corona-Pandemie und der damit einhergehenden Homeoffice-Pflicht ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Mitarbeiter zur Normalität geworden. In vielen Fällen verschiebt sich das Arbeitsleben einer großen Anzahl an Arbeitnehmern komplett in die eigenen vier Wände. Sie müssen daher gewährleisten, dass allen Mitarbeitern am Homeoffice-Arbeitsplatz die notwendige Hard- sowie Software zur Verfügung steht, damit sie Ihre Aufgaben genauso gut erledigen können, als wenn sie im Büro wären. 

Zudem sollten Sie dafür sorgen, dass Sie die Angestellten nicht aus den Augen verlieren. Die persönliche Kommunikation fehlt nicht nur Ihnen, sondern auch den Mitarbeitern untereinander. Deshalb ist es wichtig, selbst auf die Distanz ein angenehmes Betriebsklima zu bewahren, zum Beispiel durch regelmäßige Video-Konferenzen.

Die Vor- und Nachteile von Homeoffice-Arbeitsplätzen im Überblick

Zusammengefasst bietet ein Homeoffice-Arbeitsplatz genauso viele Vor- wie Nachteile. Es ist daher nicht besser oder schlechter als die traditionelle Arbeit in den Betriebsräumen, sondern stellt eine sinnvolle Alternative dar:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

Vorteile
VorteileNachteile
Zeitersparnis für Arbeitnehmer, da lange Arbeitswege entfallen Informationsfluss gestaltet sich schwieriger
Weniger Arbeitsausfälle durch fehlende Kinderbetreuung Work-Life-Balance leidet, häufig mehr Überstunden
Reduzierung der Ansteckungsgefahr vor Covid-19 Soziale Kontakte zu Mitarbeitern fehlen, Isolation möglich
Fixkosten für den Arbeitgeber sinken Mehr Ablenkung durch Kinderbetreuung

Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann weder angeordnet noch eingefordert werden

So attraktiv Homeoffice für Sie als Arbeitgeber und Ihre Beschäftigten sein kann, müssen Sie jedoch auch in Corona-Zeiten die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten. Der allererste Punkt dabei ist, dass Sie als Arbeitgeber das Homeoffice als Arbeitsplatz nicht einfach anordnen können. In Deutschland und Österreich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Das gilt aber genauso für Ihre Beschäftigten: Selbst während Corona hat kein Arbeitnehmer das Recht auf Homeoffice.

Wo ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich allein nach dem Arbeitsvertrag. Ist dort kein Homeoffice vorgesehen, gilt die Betriebsstätte als zentraler Arbeitsort. Andererseits aber ist das Arbeiten im Homeoffice aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber:in und Ihren Beschäftigten jederzeit möglich.

Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Homeoffice-Arbeitsplatz?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten lassen, empfiehlt es sich daher, eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag aufzusetzen, welche das mobile Arbeiten klar definiert. Diesen sollten Sie sich von Ihren Mitarbeiter:innen unterschreiben lassen. In dieser legen Sie zusätzliche Details zum Homeoffice fest, wie:

Außerdem sollte eine Datenschutzklausel in der Vereinbarung enthalten sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollte ergänzend auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung für das Homeoffice getroffen werden.

Arbeitszeit und Arbeitsplatz im Homeoffice

Beim Homeoffice als Arbeitsplatz gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch. Allerdings können und sollten Sie flexible Regelungen vereinbaren, die Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, Corona-bedingte familiäre Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können. Dies erschwert im Homeoffice zwar die Zeiterfassung, denkbar wären aber z. B. bestimmte Zeitfenster oder eineKernzeit, in der Ihre Beschäftigten arbeiten und erreichbar sind, ansonsten aber ihre Arbeitszeit frei einteilen können.

Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten als Arbeitgeber aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) nachzukommen haben. Das bedeutet, dass Sie im Prinzip kontrollieren müssen, dass ein ergonomischer Arbeitsplatz im Homeoffice angemessen ausgestattet sowie die Gesundheit Ihrer Beschäftigten nicht gefährdet ist. Um dies tun zu können, benötigen Sie für den Arbeitsschutz ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet. Solche Mitarbeiterkontrollen dürfen Sie nur nach vorheriger Ankündigung ausführen.

Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber wissen müssen

Haben Sie einen weiteren Firmenstandort im Ausland, in welchem Ihre Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein möchten, gibt es keine Probleme. Ist dies nicht der Fall, unterscheidet man grundsätzlich, ob es sich um einen dauerhaften Arbeitsplatz im Ausland handelt oder um einen zeitlich begrenzten

Im ersteren Fall ist der Aufwand deutlich größer, ansonsten greift die 183-Tage-Regelung. Dies betrifft während der Corona-Pandemie besonders häufig Grenzgänger. Aufgrund des Lockdowns sowie anderer rechtlicher Bestimmungen erweiterte die EU für solche Personen die Homeoffice-Regelung auf bis zu 24 Monate. Somit gibt es in diesen Fällen keine sozialversicherungspflichtigen Änderungen.

Wie beim Homeoffice in Deutschland, gibt es keinen allgemeinen Anspruch darauf, im Ausland arbeiten zu dürfen. Daher müssen Sie solchen Bitten nicht nachgeben.

Homeoffice als Arbeitsplatz: Versicherungsschutz

Ihre Beschäftigten sind während der Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz über die gesetzliche Unfallversicherung sowie die Berufsgenossenschaft abgesichert. Allerdings war in der Praxis die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit oft nur schwer zu treffen.

Ehemalig galt folgende Regelung:

Ist ein Beschäftigter in einen Unfall verwickelt und bricht sich das Bein, weil er im Flur ausgerutscht ist, kommt es darauf an, ob er auf dem Weg zum Drucker (dienstlich) oder zur Toilette (im Homeoffice privat) war. Handelt es sich um eine private Tätigkeit, griffen im Homeoffice die privaten Versicherungen des Beschäftigten.

Seit dem 18.06.2021 gelten folgende Regeln: 

Der Gesetzgeber erweiterte den Unfallversicherungsschutz bei Tätigkeiten am Homeoffice-Arbeitsplatz. Neu ist, dass nicht nur sogenannte Betriebswege (z. B. der Gang zum Drucker in einem anderen Raum), sondern auch Wege im eigenen Haushalt zur Nahrungsaufnahme oder zum Toilettengang versichert sind. Darüber hinaus wurde der Unfallversicherungsschutz auf Wege ausgedehnt, die Ihre Beschäftigten zur Betreuung ihrer Kinder außer Haus zurücklegen

Homeoffice als Arbeitsplatz: Ausstattungskosten

Normalerweise müssen Sie als Arbeitgeber für sämtliche Aufwendungen und Kosten aufkommen, die für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes (Mobiliar, Material und Geräte) entstehen. Dabei ist der Arbeitgeber ebenso dafür verantwortlich, den Homeoffice-Arbeitsplatz ergonomisch zu gestalten – beispielsweise mit höhenverstellbaren Schreibtischen oder Drehstuhl. Für das Homeoffice gilt das unter anderem für Stromkosten sowie andere laufende Beiträge wie für:

  • Telefon
  • Internet
  • Arbeitsmaterial

Außerdem haften Sie in einem Versicherungsfall. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Arbeitsmittel nicht vorsätzlich beschädigt wurde. Abweichende Regelungen sollten Sie in der Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren.

Info

Praxistipp: Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend machen

Ihre Beschäftigten können ihren häuslichen Arbeitsplatz bzw. das Homeoffice normalerweise nur in den wenigsten Fällen steuerlich absetzen. Voraussetzung ist, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Heimbüro ein eigens eingerichtetes Arbeitszimmer ist.

Im besonderen Fall der Corona-Krise sind einige Finanzverwaltungen allerdings bereit, den Jahresbetrag für das Homeoffice anteilig für die Zeit der coronabedingten Heimarbeit in der Steuererklärung zu berücksichtigen. Auch, wenn ein regulärer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Zusätzlich dürfen Ihre Mitarbeiter seit 2020 Werbungskosten aufgrund der neuen Pauschale für Homeoffice-Arbeitsplätze in der Steuer geltend machen, wenn sie ihr Homeoffice nicht in einem Arbeitszimmer eingerichtet haben, sondern beispielsweise im Wohnzimmer arbeiten.

Wichtig: Das Jahressteuergesetz 2022 hat bestimmt, dass die Homeoffice-Pauschale entfristet und von 600 EUR über 120 Tage auf 1.000 EUR pro Jahr (ab 2023) und somit auf 200 Tage erhöht wurde.

Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz

Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema, weshalb Sie vorhandene Verordnungen berücksichtigen müssen. Ihre Beschäftigten arbeiten schließlich auch hier mit betrieblichen Daten und tauschen diese über die Kommunikationsmittel mit Ihnen sowie anderen Mitarbeitern aus. Dies muss auf möglichst sichere Weise geschehen. Als Arbeitgeber müssen Sie dabei gewährleisten, dass der Datenschutz, den die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert, am Homeoffice-Arbeitsplatz vorhanden ist. Zudem darf es nicht zu einer Vermengung von betrieblichen und privaten Daten bzw. Informationen kommen. Im Zweifelsfall haften Sie, nicht Ihre Beschäftigten, sofern diese nicht grob fahrlässig gehandelt haben. Unabhängig davon sollten Sie für Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr treffen sowie Ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass:

  • es zu keiner Vermengung von betrieblichen und privaten Daten kommt
  • keine Privatgeräte eingesetzt werden
  • Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben dürfen

Jeder Mitarbeiter sollte zudem wissen, dass WhatsApp und Facebook nicht für die interne betriebliche Kommunikation genutzt werden sollten.

Achtung

Hilfestellungen für Unternehmer und Selbstständige

Weitere Fachartikel, Online-Schulungen und Arbeitshilfen mit wichtigen Informationen sowie Hilfestellungen für Unternehmer rund um die Corona-Krise finden Sie auf unserer Corona-Themenseite.

In 6 Schritten zum Homeoffice-Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter

Für das Homeoffice gelten gewissen Anforderungen. Doch wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren Mitarbeitern kurzfristig die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen möchten? Um möglichst schnell startklar zu sein, empfehlen sich die folgenden 6 Schritte für den Einstieg:

1. Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?

Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, einen externen IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Diese:r kann Sie umfassend beraten.

2. Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten Arbeitnehmer nicht mit ihrem privaten PC arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass sich die betrieblichen Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.

3. Netzwerklaufwerk für Daten

Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Mitarbeiter freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.

4. Rufumleitung einrichten

Lassen Sie eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) Ihrer Beschäftigten einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.

5. Kostenlose Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit

Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams werden zu Corona-Zeiten auch für den Unternehmenseinsatz vorübergehend kostenlos angeboten. Damit können Ihre Mitarbeiter mit den anderen Teilnehmer im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.

6. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen

Damit Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, effektiv im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technikschulen. Hierbei helfen auch Checklisten, die während der Arbeit im Homeoffice abgehakt werden können oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind, z.B.:

  • „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“
  • „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit meinen Kollegen?“
  • „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“  

Außerdem sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.

Holen Sie sich finanzielle Unterstützung vom Staat!

Speziell aufgrund der Corona-Krise wurde das Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie angepasst. Im Rahmen der Förderung werden 50 Prozent der Beratungskosten für die Einführung digitaler Lösungen wie zum Beispiel für das Homeoffice übernommen. Seit der Corona-Krise zählt hierzu nun auch ausdrücklich die Einrichtung des Homeoffice durch den Arbeitgeber. In unserem Fachartikel „Coronavirus: So beugen Unternehmen finanzielle Risiken vor“ erfahren Sie weitere Hinweise und Strategien, die Ihnen während der Pandemie weiterhelfen können.

Tipp: Praktische Tools für den Homeoffice-Arbeitsplatz

Microsoft Teams

  • Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, im Team zusammenarbeiten, Dokumente teilen

Teamviewer

  • Funktionen: Fernzugriff auf anderen Bildschirm, digitale Meetings

Cisco WebEx

  • Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, in Teams zusammenarbeiten
  • Freeware ist zeitlich unbegrenzt und erlaubt Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer; Unterstützung bei der Einrichtung durch Cisco-Partner

Adobe Connect

  • Funktionen: Webinare, E-Learning, Videokonferenzen, digitale Meetings