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Aktualität ist Pflicht

Von Thomas Schirmer
Aktualisiert am: 16.10.2017

In allen Unternehmen und Betrieben muss Software nicht nur technisch und funktional, sondern auch inhaltlich aktuell sein. Gesetzliche Änderungen, Steuertermine, Melde- und Abgabefristen müssen unverzüglich eingearbeitet werden, damit die Programme immer aktuelle Informationen liefern. Wenn zum Jahreswechsel der Mindestlohn von 8,50 EUR auf 8,84 EUR steigt oder neue Krankenkassenzusatzbeiträge gelten, können Lohnabrechnungsprogramme die Änderungen nur dann berücksichtigen, wenn sie entsprechend aktualisiert wurden. Gleiches gilt natürlich auch für alle Änderungen, die betriebliche Abläufe und Informationspflichten betreffen, kritisch sind oft die Bereiche Arbeitsschutzmaßnahmen und Datenschutz.

Sorgfaltspflicht und Haftung

Die meisten Softwarehersteller unternehmen große Anstrengungen, um die inhaltliche Aktualität ihrer Programme zu gewährleisten. Doch auch die größten Anstrengungen nützen nichts, wenn die Programme nicht auch vor Ort aktualisiert werden. Dabei gehört der Einsatz aktueller Software auch zur "erforderlichen Sorgfalt", die z. B. das Handelsrecht in § 86 HGB vorschreibt. Dort wird Software zwar nicht explizit erwähnt, es gibt aber einige Gerichtsurteile, die diesen Zusammenhang feststellen. Rechtlich eindeutig geklärt ist die Frage beim Online-Banking: Betrogene Online-Banking-Kunden bekommen Schadenssummen nur dann erstattet, wenn sie nachweisen können, dass alle verfügbaren Sicherheitsupdates auch tatsächlich durchgeführt wurden und die Virenschutzprogramme auf dem neuesten Stand waren.

Alle Unternehmen sind verpflichtet, die geltenden Gesetze und Richtlinien einzuhalten. Die Regeltreue, neudeutsch Compliance, kann zusätzlich aber auch noch weitere freiwillige Verpflichtungen umfassen. In vielen größeren Unternehmen ist die Verwendung aktueller Software in den Compliance-Richtlinien bereits ausdrücklich festgelegt.

In einigen Fällen ist sogar denkbar, dass der Einsatz veralteter Software einen Straftatbestand darstellt. So gibt es im Strafgesetzbuch (STGB) im Paragrafen 203 für Ärzte, Rechtsanwälte und andere bestimmte Berufsgruppen Sonderregelungen, die sogar Freiheitsstrafen vorsehen, wenn vertrauliche Angaben von Patienten, Mandanten oder Klienten ohne deren Einwilligung in die Öffentlichkeit gelangen. Kann einem Arzt oder Rechtsanwalt fahrlässiger Umgang mit seinem Computersystem nachgewiesen werden, weil dieser es z. B. versäumt hat, seine Computeranlagen mit einer Firewall zu schützen oder Sicherheitsupdates durchzuführen, drohen diesem empfindliche Strafen.

Im Umgang mit personenbezogenen Daten ist immer besondere Sorgfalt geboten: Verstöße gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikationsgesetz (TKG) werden verstärkt verfolgt und geahndet. Die Haftung ist dabei übrigens nicht beschränkt: Vorstände, Geschäftsführer, aber auch Abteilungsleiter und Arbeitnehmer haften für etwaige Straftatbestände sogar mit dem Privatvermögen. Die Bandbreite der Vergehen reicht von der widerrechtlichen Herausgabe personenbezogener Daten, über Bewerbungsunterlagen und Lohnsteuerübersichten im Altpapiercontainer bis zur Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten, der ja bei Firmen, die mehr als 9 Mitarbeiter mit Zugriff auf personenbezogene Daten beschäftigen, zwingend vorgeschrieben ist.

Bereits im Mai 2016 ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) in Kraft getreten, die am 25. Mai 2018 ohne weitere Übergangszeit wirksam wird. Sie soll das Datenschutzniveau in der EU vereinheitlichen, ersetzt das Bundesdatenschutzgesetz und gibt dem Thema Datenschutz eine noch höhere Relevanz: Die EU DSGVO sieht nicht nur deutlich höhere Bußgelder vor, sondern verpflichtet Unternehmen u. a. Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten nachzuweisen und ein Informationssicherheitskonzept zu garantieren. Dies ist nur mit aktueller Software möglich.

Datenaustausch

Ein weiterer inhaltlicher Aspekt betrifft den Datenaustausch: Aktuelle Programme arbeiten mit aktuellen Datenformaten, sodass sichergestellt ist, dass der Datenaustausch reibungslos funktioniert und neue Möglichkeiten unverzüglich genutzt werden können. Dies betrifft insbesondere die Datenkommunikation mit Banken und Steuerberatern, ist aber auch beim Datenaustausch mit Behörden wie dem Finanzamt wichtig. Sobald es Änderungen an DATEV-Schnittstellen, ELSTER-Spezifikationen oder den Formaten für Sammelüberweisungen gibt, werden diese über Updates in die Programme, die damit umgehen, integriert. Die älteren Austauschformate sind oft zwar noch über einen längeren Zeitraum nutzbar, bieten dann aber nur den gewohnten und damit eingeschränkten Funktionsumfang.

Die DATEV hat zum 1. Januar 2017 ein neues Dateiformat für den Datenaustausch eingeführt, um Buchungsstapel und Stammdaten aufzubereiten. Auch viele andere Programmanbieter nutzen DATEV-Formate für den Datenaustausch. Das alte KNE-Format wird von DATEV nicht mehr fortgeführt und läuft demnächst aus.

Grundlage für professionelles Auftreten

Viele Programme helfen auch bei der Präsentation von Inhalten und bieten entsprechende Dokumente und Übersichten z. B. für Rechnungen, Kalkulationstabellen, Bilanzen oder Einnahmen- und Ausgabenübersichten. Auch diese Dokumente und Übersichten werden aktualisiert und von Zeit zu Zeit neuen Designtrends angepasst. Aktuelle Programme mit professionell gestalteten Vorlagen und Formularen mit neuen, frischen Designs geben auch kleineren Unternehmen die Möglichkeit, professionell aufzutreten und Seriosität zu signalisieren. Ganz nebenbei ergibt sich aus der professionellen Gestaltung oft eine zusätzliche Sicherheit beim Umgang mit Auftraggebern und Kunden.


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