Debitorenbuchhaltung: Was Sie dazu wissen müssen! /fileadmin/_processed_/2/8/csm_Debitorenbuchhaltung_d5fbe50d6b.png 2015-09-28 Lexware

Debitorenbuchhaltung: Was Sie dazu wissen müssen!

Zahlungsmoral der Kunden fördern durch Debitorenbuchhaltung
Von Lexware Redaktion
Aktualisiert am: 28.09.2015

Besonders Kleinunternehmen leiden häufig unter der schlechten Zahlungsmoral einiger Kunden. Dabei sind pünktliche Zahlungen gerade für Kleinunternehmen mit geringer Liquidität sehr wichtig, um teure Zwischenfinanzierungen zu vermeiden. Ein Ausweg ist der Ausbau eines professionellen Forderungsmanagements. Grundlage dafür ist eine funktionierende Debitorenbuchhaltung.

Debitorenbuchhaltung: Was ist das?

Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens ist Teil der Finanzbuchhaltung und beschäftigt sich mit den offenen Forderungen gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern.
Debitor bedeutet Schuldner; gemeint ist beispielsweise der Kunde, der noch eine offene Rechnung zu begleichen hat. Neben der Kontrolle und Buchung von Rechnungen kann die Debitorenbuchhaltung auch die Bearbeitung von Reklamationen, Gutschriften oder z.B. auch die Überwachung von gewährten Ratenzahlungen beinhalten. Debitorenbuchhaltung ist damit ein Teilbereich des Forderungsmanagements. Um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern, zielt das Forderungsmanagement darauf ab, Zahlungsausfälle möglichst gering zu halten.
Das Gegenstück der Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hier werden die Rechnungen verwaltet, die das Unternehmen zu zahlen hat. Gerade in Kleinunternehmen werden diese – und viele andere – Aufgaben der Buchhaltung meist von einem einzigen Mitarbeiter erfüllt. Diese Universalisten sind zwar in der Regel gut auf die vielfältigen buchhalterischen Basisanforderungen in einem Kleinunternehmen vorbereitet, geraten aber in organisatorischen und rechtlichen Details häufig an ihre Grenzen. Umso wichtiger ist es für Sie als Unternehmer, den Mitarbeiter mit einem klar strukturierten Forderungsmanagement-Prozess zu unterstützen, und ihn mit den dafür notwendigen Anforderungen an die Debitorenbuchhaltung vertraut zu machen.

Debitorenbuchhaltung als Teil des Forderungsmanagements

Als Unternehmer müssen Sie dafür sorgen, dass stets eine ausreichende Liquidität vorhanden ist. Wichtiger Grundpfeiler einer Liquiditätsplanung ist ein effizientes Forderungsmanagement. Denn nur wenn Sie wissen, wann, in welcher Höhe und mit welcher Wahrscheinlichkeit (Ausfallquote) Rechnungen beglichen werden, können Sie Material oder Waren einkaufen, Gehälter zahlen oder Investitionen seriös planen.
Das Forderungsmanagement wird in der Praxis häufig auch einfach Mahnwesen genannt. Oftmals sammeln die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung also nicht nur wichtige Informationen über die Kunden (wie z.B. deren Zahlungsmoral), sondern übernehmen auch direkt noch das Mahnwesen. Wenn Sie ein funktionierendes Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen aufbauen wollen, sollten Sie im ersten Schritt versuchen, Zahlungsausfälle und –verzögerungen vorzubeugen. Das geht am einfachsten durch rechtliche Absicherung im Vorfeld. Einige Beispiele dafür sind:

  • Präzise AGBs formulieren
  • Verträge rechtssicher gestalten
  • korrekte Rechnungen zu stellen

Mehr Infos dazu finden Sie auch in unserem Beitrag Zahlungsausfälle verhindern: Zehn Tipps für die Praxis. Im zweiten Schritt sollten Sie Ihr Mahnverfahren professionalisieren.

Buchhaltung und Mahnwesen leicht gemacht

Lexware buchhaltung ist perfekt auf Kleinunternehmen, Freiberufler und Handwerksbetriebe zugeschnitten und garantiert Liquiditätssicherung durch ein automatisch ablaufendes Forderungsmanagement. Damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können.

So bauen Sie ein effizientes Forderungsmanagement auf

Je nach Verhältnis zum Kunden können Debitorenbuchhalter verschiedene Möglichkeiten des Mahnverfahrens einsetzen.

Schriftliches, dreistufiges Mahnverfahren

Die in der Praxis am weitesten verbreitete Variante ist das schriftliche, dreistufige Mahnverfahren.

  • Im ersten Mahnschreiben sollte höflich auf die offene Forderung, das ursprünglich vereinbarte Zahlungsziel sowie auf eine Fristsetzung zur Zahlung hingewiesen werden.
  • War die erste Mahnung nicht erfolgreich, sollte in der zweiten Mahnung eine weitere Frist gesetzt werden und nach Ablauf dieser auf ein zwangsweises Verfahren hingewiesen werden. D.h. das bei Nichtzahlung die Forderung an einen Rechtsanwalt weitergegeben wird und das Ganze in einem gerichtlichen Mahnverfahren endet.
  • Hat der Kunde nach Ablauf der Frist des zweiten Mahnverfahrens seine Schulden immer noch nicht bezahlt, empfiehlt es sich die Forderung direkt an einen Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen weiterzugeben.

Mündliches Mahnverfahren

Grundsätzlich kann auch mündlich gemahnt werden bzw. am Fälligkeitstag den Schuldner persönlich auf die Forderung anzusprechen. Erfolgt daraufhin keine Zahlung, wird nach wenigen (maximal fünf) Tagen ein einziges Mahnschreiben verschickt, das bereits einen Termin mit Verzugszinsen und Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens enthält.

Vorlagen zu Mahnungen finden Sie auch in unserem Download Mahnschreiben. Ganz besonders einfach und effizient organisieren Sie Ihr gesamtes Forderungsmanagement übrigens mit einem Warenwirtschaftsprogramm. Dieses erledigt neben allen anstehenden Buchhaltungsaufgaben auch rechtssicher das gesamte Mahnwesen.

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