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Kontenrahmen: Was Unternehmer wissen sollten

Ein systematisches Verzeichnis aller Konten der Buchführung: Der Kontenrahmen
Von Peter Schmitz
Aktualisiert am: 24.09.2019

Der Kontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Konten der Buchführung eines Wirtschaftszweigs. Mit ihm wird die Vielzahl der Konten verbindlich sortiert. Zugleich ordnet der Kontenrahmen die Konten den einzelnen Kontenklassen zu. Außerdem dient er als Vorlage für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans. Was Sie als Unternehmer zum Kontenrahmen wissen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Wer braucht einen Kontenrahmen?

Für Einzelkaufleute, Handels- und die meisten Personengesellschaften (außer GbR) besteht laut Handelsgesetzbuch (HGB) eine Buchführungspflicht. Mit der Eintragung im Handelsregister erlangt der Unternehmer Kaufmannseigenschaft und muss sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht eine doppelte Buchführung einrichten und eine Bilanz erstellen.

Um die Buchhaltung zu ordnen, brauchen Sie einen Kontenrahmen. Zwar könnte jeder Unternehmer theoretisch auch willkürlich Konten verwenden. Dies wäre jedoch extrem unübersichtlich und für den Datenaustausch mit externen Partnern (Steuerberater) oder staatlichen Stellen (Finanzamt) nicht praktikabel. Deshalb sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater abstimmen und für Ihre Buchhaltung auf jeden Fall auf einen Standardkontenrahmen zurückgreifen. Für die meisten Kleinunternehmer kommen vor allem die Standardkontenrahmen 03 und 04 (SKR 03 und SKR 04) in Betracht.  

Was ist ein Kontenrahmen?

Wie gesagt: Jeder Unternehmer und Freiberufler könnte Konten willkürlich bezeichnen und verwenden. Da dies aber unübersichtlich ist, werden Kontengruppen vereinheitlicht und zu Kontenklassen in einem standardisierten Kontenrahmen zusammengefasst. Jeder Kontenrahmen hat verbindliche Kontenbezeichnungen und ordnet die Konten den einzelnen Kontenklassen zu.  

Der Kontenrahmen ist also ein systematisches Verzeichnis (eine Art Organisationsplan) aller Konten der Buchführung eines Wirtschaftszweigs. Zugleich dient der Kontenrahmen als Richtlinie und Empfehlung für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans.

Hierdurch wird das Rechnungswesen einheitlich aufgebaut, damit eine ordnungsmäßige Buchung der Geschäftsvorfälle möglich ist. Auch ein überbetrieblicher Vergleich zwischen einzelnen Unternehmen bzw. Praxen wird erleichtert.

Im Kontenrahmen sind alle Konten aufgeführt, die in der Gewinnermittlung vorkommen.

Um eine aussagefähige Kostenrechnung zu erstellen, muss jede einzelne Kostenart in der Buchführung exakt erfasst werden. Hierfür ist es unter Umständen erforderlich, im Kontenrahmen neue Konten anzulegen.

Welche Kontenrahmen gibt es?

 

Bevor mit der Gewinnermittlung begonnen wird, müssen sich Unternehmer und Freiberufler entscheiden, welcher Kontenrahmen der Richtige ist. In der Praxis werden verschiedene Kontenrahmen verwendet. Im Einzelnen unterscheidet man:

  • Einzelhandelskontenrahmen
  • Großhandelskontenrahmen
  • Handwerks-Kontenrahmen
  • Gemeinschaftskontenrahmen
  • Industriekontenrahmen
  • Kontenrahmen für Branchen
  • DATEV-Kontenrahmen

 

 

Die DATEV eG ist eine Datenverarbeitungsorganisation für die Angehörigen der steuerberatenden Berufe und hat eine Reihe von Standardkontenrahmen entwickelt. Beispielsweise SKR 03 (Prozessgliederungsprinzip), SKR 04 (Abschlussgliederungsprinzip), SKR 14 (Land- u. Forstwirtschaft), SKR 45 (Pflege), SKR 49 (Verein) SKR 70 (Hotel- u. Gaststätten), SKR 80 (Zahnärzte), SKR 81 (Ärzte).

Standardkontenrahmen (SKR) bieten viele Vorteile

Der SKR 03 und SKR 04 sind in fast allen Softwareprodukten zur Gewinnermittlung hinterlegt. Beide Kontenrahmen eignen sich besonders für Existenzgründer und Kleinbetriebe.

Der SKR 03 wurde nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut. Berücksichtigt werden hierbei besonders die betrieblichen Abläufe; das heißt, der Kontenrahmen orientiert sich am Geschäftsablauf des Unternehmens.

Der SKR 04 ist nach dem Abschlussprinzip aufgebaut und orientiert sich am Aufbau des handelsrechtlichen Jahresabschlusses.

Standardkontenrahmen gliedern die Konten in Kontenklassen. Das sieht im SKR 03 und SKR 04 wie folgt aus:

SKR 03
SKR 03 SKR 04
0: Anlage- und Kapitalkonten 0: Anlagevermögen
1: Finanz- und Privatkonten 1: Umlaufvermögen
2: Abgrenzungskonten 2: Eigenkapitalkonten
3: Wareneingangs- und Bestandskonten 3: Fremdkapitalkonten
4: Betriebliche Aufwendungen 4: Betriebliche Erträge
7: Bestände an Erzeugnissen 5 und 6: Betriebliche Aufwendungen
8: Erlöskonten 7: Weitere Erträge und Aufwendungen
9: Vortrags- und statistische Konten 9: Vortrags- und statistische Konten
Die Reihenfolge entspricht dem Prozessgliederungsprinzip Die Reihenfolge entspricht dem Abschlussgliederungsprinzip

   

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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB bzw. GoBD) und die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) bilden zusammen die grundlegenden Regelungen für die Buchführung. Diese müssen von allen Kaufleuten beachtet werden. 

Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sowie Freiberufler müssen lediglich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB bzw. GoBD) beachten. Für diese Gruppe gelten die Vorschriften im Handelsgesetzbuch nicht.

Hinweis: Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Anwendung eines Kontenrahmens. Jeder Unternehmer und Freiberufler kann theoretisch seinen eigenen Kontenrahmen entwickeln, der aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen muss.    

So richten Sie die Software zur Buchhaltung oder zur Gewinnermittlung ein

  • Bevor es ans Eingemachte geht, sollten die kompletten Firmendaten in die Software eingegeben werden. Diese Daten werden später in Ausdrucken, Geschäftsbriefen etc. übernommen.
  • Im nächsten Schritt muss eine Entscheidung zur Gewinnermittlungsart getroffen werden. Zur Auswahl stehen Betriebsvermögensvergleich und Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Der Betriebsvermögensvergleich ist die klassische Buchführung mit Bilanz, Gewinn- u. Verlustrechnung. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wird auch als einfache Buchführung bezeichnet. Hier werden lediglich die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben aufgezeichnet.
  • Im weiteren Schritt wird der Kontenrahmen abgefragt. Es kann ein Standardkontenrahmen, ein bestehender Kontenrahmen oder ein leerer Kontenrahmen angelegt werden. Ein leerer Kontenrahmen sollte nur von Fachleuten gewählt werden, die eine gute Übersicht über die im Unternehmen verwendeten oder benötigten Konten besitzen.
  • Zum Schluss kommen noch einige programmspezifische Eingaben und dann können Sie schon mit der Eingabe der Geschäftsvorfälle beginnen.

Bei kleinen Unternehmen und bei Freiberuflern bieten sich die DATEV-Standardkontenrahmen (SKR) 03 und 04 an, wobei der SKR 03 überwiegend genutzt wird. Durch Verwendung eines allgemein anerkannten Kontenrahmens wird sichergestellt, dass der Aufbau der Gewinnermittlung die gesetzlichen Vorschriften erfüllt. SKR03 und SKR04 enthalten annähernd dieselben Konten. Die Konten sind lediglich anders nummeriert, weil ihnen ein anderes Gliederungsprinzip zugrundeliegt.

Bilanz und EÜR: Die Unterschiede

Die Bilanz bildet die Grundlage der doppelten Buchführung. Sie hat 2 Seiten:

Auf der Aktivseite (links) werden alle Vermögenswerte ausgewiesen. Auf der Passivseite (rechts) werden sowohl das Fremdkapital (Schulden) als auch das Eigenkapital/Betriebsvermögen (Wert des Unternehmen) dargestellt. Die Summe beider Seiten muss immer gleich sein.

In der Gewinn- u. Verlustrechnung (GuV) werden Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt. Die Differenz zwischen beiden Werten ist der Gewinn oder Verlust.  

Hinweis: Bilanz und die Gewinn- u. Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.  

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) genügt vor allem vielen Freiberuflern, um den steuerlichen Gewinn zu ermitteln. Hier werden lediglich Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt. Bestandswerte (Anlagevermögen, Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.) müssen nicht unbedingt erfasst werden. Diese werden in der Einnahmenüberschussrechnung nicht ausgewiesen. Lediglich als Anlage zur EÜR wird ein Kontennachweis der sonstigen Konten erstellt.  

Auswirkung auf den Gewinn haben die Betriebseinnahmen und -ausgaben erst im Zeitpunkt der Zahlung. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Bei der Anschaffung von Anlagegütern, die abgeschrieben werden, ist der Zeitpunkt der Anschaffung maßgeblich.  

Fast keine Unterschiede bei Buchhaltungssoftware

Egal welche Art der Gewinnermittlung ein Unternehmer oder Freiberufler bevorzugt, die Handhabung der Software ist fast identisch.  

Doppelte Buchführung (Bilanz)

Hier muss sowohl auf einem Sollkonto als auch auf einem Habenkonto gebucht werden. Ein Beispiel:

SKR 03 Soll
SKR 03 Soll SKR 03 Haben
320 – Pkw * 30.940 EUR an 1200 - Bank 30.940 EUR
SKR 03 Soll
SKR 03 Soll SKR 03 Haben
1000 – Kasse 1.190 EUR an 8400 - Erlöse 19 % USt ** 1.190 EUR

* Das Konto 320 ist ein Automatikkonto. Die Vorsteuer von 19 % ist hinterlegt. Das heißt: 26.000 EUR werden auf das Konto 320 gebucht und die abziehbare Vorsteuer in Höhe von 4.940 EUR auf das Konto 1576.

** Das Konto 8400 ist ebenfalls ein Automatikkonto. Die Umsatzsteuer von 19 % ist hinterlegt. Das heißt: 1.000 EUR werden auf das Konto 8400 gebucht und die Umsatzsteuer in Höhe von 190 EUR auf das Konto 1776.

Für diese beiden Geschäftsfälle ergibt sich die folgende Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung:

Einnahmenüberschussrechnung

Bei der Einnahmenüberschussrechnung müssen zwar ebenfalls 2 Konten angesprochen werden. Hier reicht es aber aus, wenn die Werte der Kontoauszüge oder die Werte der Kassenaufzeichnungen in die Eingabemaske eingetragen werden.

SKR 03 Soll
SKR 03 Soll SKR 03 Haben
320 – Pkw * 30.940 EUR an 1200 - Bank 30.940 EUR
SKR 03 Soll
SKR 03 Soll SKR 03 Haben
1000 – Kasse 1.190 EUR an 8400 - Erlöse 19 % USt ** 1.190 EUR

* Das Konto 320 ist auch bei der Einnahmenüberschussrechnung ein Automatikkonto. Die Vorsteuer von 19 % ist hinterlegt. Das heißt: 26.000 EUR werden auf das Konto 320 gebucht und die abziehbare Vorsteuer in Höhe von 4.940 EUR auf das Konto 1576.

** Bei der Einnahmenüberschussrechnung ist auch das Konto 8400 ein Automatikkonto. Die Umsatzsteuer von 19 % ist hinterlegt. Das heißt: 1.000 EUR werden auf das Konto 8400 gebucht und die Umsatzsteuer in Höhe von 190 EUR auf das Konto 1776.

Für diese beiden Geschäftsfälle ergibt sich die folgende Einnahmenüberschussrechnung:

In der Eingabemaske werden bei Automatikkonten sowohl die Vorsteuer als auch die Umsatzsteuer in einem zusätzlichen Feld ausgewiesen. Diese Werte sollten immer mit dem ausgewiesenen Wert des Buchungsbelegs verglichen werden. So können bereits im Vorfeld Fehler vermieden werden (beispielsweise wenn in Rechnungen keine Umsatzsteuer oder Vorsteuer ausgewiesen ist, weil Wirtschaftsgüter von Kleinunternehmern gekauft werden, die keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug haben und keine Umsatzsteuer ausweisen).

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