Kontenplan: Alle wichtigen Grundlagen für Unternehmer

Viele kleine und mittlere Unternehmer lassen die Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen. Das ist meist teuer und nicht unbedingt notwendig, denn: Buchhaltung ist kein Hexenwerk. Wie Sie sich mit gängigen Standardkontenrahmen (SKR) die Arbeit erleichtern und wie Sie einen individuellen Kontenplan, der ihre Unternehmensfinanzen abbildet, zusammenstellen, lesen Sie hier. Erfahren Sie außerdem in praxisnahen Beispielen, wie Sie Ihren individuellen Kontenrahmenplan richtig einrichten. Wie filtern Sie die relevanten Konten?  Welche Posten gehören in welches Konto? Und, im Anschluss daran, wie arbeiten Sie effektiv und mit wenig Aufwand mit Ihrem neu erstellten Kontoplan? Antworten auf diese Fragen finden Sie hier. 

Definition: Was ist ein Kontenplan?

Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Konteneines Unternehmens und fester Bestandteil der doppelten Buchführung. Mit Einrichtung der Buchführung muss der Kontenplan so erstellt werden, dass die unternehmerische Situation des Betriebs sinnvoll abgebildet ist. Der Kontenplan wird einmalig für das jeweilige Unternehmen festgelegt. Durch diese Zuordnung werden die einzelnen Konten für alle laufenden Buchungen von Geschäftsvorfällen bestimmt. Die korrekte Einrichtung Ihres Kontenplans unterstützt Sie im Weiteren dabei, Ihre Buchführung korrekt und effizient abzuarbeiten.

Unterschied Kontenrahmen und Kontenplan

Ein Kontenrahmen ist umfassender als ein Kontenplan und besteht aus sehr viel mehr Kontenklassen, als ein Unternehmen normalerweise verwendet. Bekannte Kontenrahmen sind beispielsweise SKR 03 und SKR 04 von DATEV. Aus dem Kontorahmen werden die jeweils relevanten Kontenklassen genommen und ein Kontenplan erstellt. Ein Kontenplan ist somit ein "kleinerer", auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnittener Kontenrahmen.

Der Kontenplan: Die Basis der Buchhaltung

Der Kontenplan ist immer die Basis der Buchhaltung in einem Unternehmen und gehört damit im weitesten Sinne zum Rechnungswesen. Darin werden, wie schon in der Definition genannt, alle Finanzbewegungen sowie sämtliche Geschäftsvorfälle notiert. Somit lässt sich das Soll und Haben des Unternehmens von der Buchhaltung schnell abgleichen. Es gibt im Kontenplan unterschiedliche Kontenarten, die an die firmenspezifische Buchführung angepasst werden. 

Im Regelfall werden bei kleinen und mittleren Unternehmen die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 vom Anbieter DATEV verwendet. In unserem Artikel Kontenrahmen finden Sie alle wichtigen Informationen zusammengefasst. Kontenpläne werden aus den Standardkontenrahmen entwickelt und sollten bei Bedarf  in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Geschäftsführung möglichst schnell angepasst werden. Für die Übergangszeit kann der zuständige Mitarbeiter unter Umständen „Auffangpositionen“ verwenden. Diese Notfalllösung eignet sich für Konten, die nicht zugeordnet werden können.

Was versteht man unter Kontieren?

Unter dem Begriff Kontieren versteht man das Festlegen des Buchungssatzes für die spätere Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Hierbei werden auf dem Buchungsbeleg die Konten vermerkt, die durch diesen Geschäftsvorfall angesprochen sind. Zudem kann auch der zu buchenden Betrag notiert oder kenntlich gemacht werden.

Tipp

Gut zu wissen: Kontenklassen an Ihr Unternehmen anpassen

Beim Kontieren haben Sie keinen eigenen Entscheidungsspielraum, Sie müssen sich an das Konzept des Kontenplans halten. Dieser ist bereits im Vorfeld durch die spezifische Auswahl von Kontenklassen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst. Dann werden die Geschäftsvorfälle einem Konto zugeordnet. 

Tipp

eBook mit Tipps zur richtigen Kontierung

Das Lexware eBook "Kontieren und buchen" erklärt Ihnen nicht nur, welche verschiedenen Konten es gibt und wie mit ihnen zu verfahren ist, es zeigt auch, wie Erlöse, Kosten, Zinsen und Aufwendungen richtig zu verbuchen sind. Darüber hinaus lernen Sie, betriebliche Vorgänge nachzuvollziehen und einzuordnen.

Aufbau: Wie ist ein Kontenplan aufgebaut?

Ein Kontenplan ist immer systemisch aufgebaut. Das bedeutet, dass die Konten im Kontenplan in verschiedene Bereiche untergliedert sind. In der Regel ist ein Kontenrahmen in zehn unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt. Jedem Buchungskonto auf der Liste wird eine vierstellige Ziffer zugewiesen. Jede Ziffer entspricht einer Gliederungsebene:

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Ziffer
ZifferGliederungsebene
Ziffer 1 Kontenklasse
Ziffer 2 Kontengruppe
Ziffer 3 Kontenuntergruppe
Ziffer 4 Einzelkonto

Exkurs: Der Standard-Kontenrahmen

Der Standardkontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Buchführungskonten, die in einer bestimmten Branche gebraucht werden. Er dient Ihnen als Vorlage. Aus ihm wählen Sie diejenigen Konten aus, die Sie für die Buchhaltung Ihrer Einzelfirma benötigen. Da es Standardkontenrahmen

  • für Freiberufler
  • den Einzelhandel
  • die Land- und Forstwirtschaft
  • das Hotel- und Gaststättengewerbe
  • Industriebetriebe (IKR Kontenplan) sowie
  • etliche andere Branchen, Wirtschaftszweige und Unternehmensformen

wie zum Beispiel GmbHs gibt, sollten Sie sich zunächst für eine geeignete Vorlage entscheiden. Vorlagen für Kontenpläne mit allen Buchungskonto erhalten Sie beispielsweise als Muster in Excel-Format. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und ihm am Jahresende Ihre Daten überspielen wollen, sollten Sie sich unbedingt abstimmen.

Tipp

Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater alle wichtigen Abschlüsse geben

Hat Ihr Steuerberater bisher Ihre Buchführung erledigt, sollten Sie sich von ihm die letzte Summen- und Saldenliste oder den Jahresabschluss mit Kontennachweis geben lassen. Darin sehen Sie alle Konten, die er bisher für Ihre Belege verwendet hat. So vermeiden Sie langwierige, nachträgliche Anpassungen. 

Wenn Sie sich für einen Standard-Kontenrahmen entschieden haben, dann müssen Sie noch die passenden Konten für Ihren individualisierten Kontenplan herausfiltern. Wählen Sie nur die Konten aus, die Sie tatsächlich für Ihre Buchhaltung benötigen. In der Regel ist der Kontenplan untergliedert in folgende Sachkonten und Positionen:

  • Anlagevermögen (mit den Konten Pkw, Maschinen, Büroeinrichtung, Computer etc.)
  • Umlaufvermögen (Kundenforderungen, Vorsteuer, Kasse, Banken)
  • Fremdkapital (Lieferantenrechnungen, Darlehen, Umsatzsteuer)
  • Eigenkapital (Private Ausgaben)
  • Betriebseinnahmen, Erträge (Erlöse)
  • Betriebsausgaben, Aufwendungen (Wareneinkauf, Raum-, Personal- und Kfz-Kosten)

Die wichtigsten Konten für alle Unternehmer

Es gibt einige Konten, die Sie ziemlich sicher für die Buchhaltung benötigen; und zwar unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind. Folgende Konten müssen also in Ihrem Kontenplan vorhanden sein:

  • Konten aus dem Bereich Anlagevermögen brauchen Sie, wenn Ihr Unternehmen Vermögensgegenstände besitzt, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind, beispielsweise Maschinen, Computer oder Pkw. Auf das jeweilige Konto buchen Sie die Anschaffung sowie die Abschreibung dieser Anlagegüter.
  • Aus dem Bereich Umlaufvermögen brauchen Sie sicher die Konten Kasse und Bank, um Ihre Kassenbelege und Kontoauszüge zu erfassen. Wer eine Bilanz erstellt, braucht hier außerdem das Konto Forderungen bzw. die Debitorenkonten für die Erfassung der Kundenrechnungen.
  • Aus dem Bereich Fremdkapital brauchen Sie das Konto Darlehen, falls Ihr Unternehmen ein Darlehen aufgenommen hat. Wer bilanziert, braucht hier das Konto Verbindlichkeiten bzw. die Kreditorenkonten für die Erfassung der Eingangsrechnungen.
  • Aus dem Bereich Eigenkapital brauchen Personenfirmen die Konten Privatentnahmen und Privateinlagen. Wenn Sie als Gesellschafter eine GmbH einen Betrag für private Zwecke entnehmen oder privates Geld einlegen, verwenden Sie dafür die Konten Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Gesellschafter.
  • Aus dem Bereich Betriebseinnahmen und Erträge suchen Sie sich das Konto aus, das zu Ihren Umsätzen passt (19 oder 7 % Umsatzsteuer bzw. Erlöse als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer).
  • Aus dem Bereich Betriebsausgaben und Aufwendungen brauchen Sie sicher die Konten Wareneinkauf, Bürobedarf, Versicherungen, Porto, Telefon und einige mehr.

Vorgehen: Wie erstelle ich einen Kontenplan?

Der Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) enthält folgende Konten für Wirtschaftsgüter, die nicht sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, bei denen unter Umständen erst die Abschreibung zu Betriebsausgaben führt: 

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Konto
KontoBezeichnung
00080 Bauten auf eigenen Grundstücken u. grundstückgleichen Rechten Grundstücke
00085 Grundstückswerte eigener bebauter Grundstücke Grundstücke
00090 Geschäftsbauten Grundstücke
00100 Fabrikbauten Grundstücke
00110 Garagen Grundstücke
00111 Außenanlagen Grundstücke
00112 Hof- und Wegbefestigungen Grundstücke
00113 Einrichtungen für Geschäfts- u. Fabrikbauten Grundstücke
00115 Andere Bauten Grundstücke
00140 Wohnbauten Grundstücke
00145 Garagen Grundstücke

Da aber bestimmte Konten für den Betrieb nicht in Frage kommen, kann der Kontenplan entsprechend angepasst werden:

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Konto
KontoBezeichnung
00090 Geschäftsbauten Grundstücke
00110 Garagen Grundstücke
00113 Einrichtungen für Geschäfts- und Fabrikbauten Grundstücke

Das Gleiche gilt auch für Konten des SKR 03 für laufende Betriebseinnahmen. Der Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) enthält im allgemeinen Aufbau folgende Konten:

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Konto
KontoBezeichnung
8195 Erlöse Kleinunternehmer § 19 UStG Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8196 Erlöse aus Geldspielautomaten 19 % USt Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8200 Erlöse Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8310 Erlöse EG-Lieferungen 7 % USt Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8315 Erlöse EG-Lieferungen 19 % USt Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8320 Im anderen EG-Land steuerpflichtige Lieferungen Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8330 Erlöse - Inl. steuerpfl. EG-Lief. 16 % USt Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8335 Erlöse Lieferung Mobilfunkgeräte/Schaltkreise nach § 13b UStG Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8336 Erlöse sonst. Leistungen im and. EG-Land stpfl., 13b UStG Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8337 Erlöse aus Leistungen nach § 13b UStG Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8338 Nicht steuerbare Umsätze Drittland Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8339 Nicht steuerbare Umsätze EG-Land Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8340 Erlöse 16 % Umsatzsteuer Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer Umsatzerlöse Betriebseinnahmen

Da aber bestimmte Konten für den Betrieb nicht in Frage kommen, kann der Kontenplan entsprechend angepasst werden:

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Konto
KontoBezeichnung
8300 Erlöse 7 % Umsatzsteuer Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8320 Im anderen EG-Land steuerpflichtige Lieferungen Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8338 Nicht steuerbare Umsätze Drittland Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8339 Nicht steuerbare Umsätze EG-Land Umsatzerlöse Betriebseinnahmen
8400 Erlöse 19 % Umsatzsteuer Umsatzerlöse Betriebseinnahmen

So gehen Sie für jede einzelne Kategorie in Ihrem Kontenplan vor.

Praxis-Beispiel eines Kontenplans

Ein selbstständiger Programmierer will aus dem Standardkontenrahmen 03 (SKR 03) die Konten filtern, die er für die Buchführung seines Einzelunternehmens braucht, um sich so einen einfachen Kontenplan zu erstellen. Er hat ein Büro gemietet: Darin stehen Aktenschränke, einige Computer und 2 Schreibtische. Außerdem besitzt er einen Geschäftswagen. Seine Rechnungen zahlt er grundsätzlich über dasselbe Bankkonto (die Kontonummer wird ebenfalls im Plan notiert), auf dem auch die Geldeingänge seiner Kunden verbucht werden. Zu seinen regelmäßigen Ausgaben gehören: Büromiete, Kfz-Kosten, Büromaterial, Telefonkosten, Porto, Fachliteratur. Um die richtigen Konten zu finden, sieht er sich nacheinander die Konten der verschiedenen Bereiche an.

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Anlagevermögen?

SKR 03

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SKR 03
SKR 03BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
0320 PKW Die Anschaffung und Abschreibung des PKW
0420 Büroeinrichtung Die Anschaffung und Abschreibung der Büromöbel
0490 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung Die Anschaffung und Abschreibung der Computer

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Umlaufvermögen?

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SKR 03
SKR 03BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
1200 Bank Alle Zahlungen und Geldeingänge, die über das Bankkonto fließen
1410 Forderungen Bilanzierende Unternehmen buchen auf dieses Konto die offenen Kundenrechnungen

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Fremdkapital?

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SKR 03
SKR 03BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
1705 Darlehen Ein Darlehen von der Bank
1610 Verbindlichkeiten Bilanzierende Unternehmen buchen auf dieses Konto die offenen Eingangsrechnungen

Welche Konten braucht er aus dem Bereich Eigenkapital?

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SKR 03
SKR 03BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
1800 Privatentnahmen Alle Überweisungen vom Geschäftskonto auf das Privatkonto sowie Zahlungen für private Zwecke, die vom Geschäftskonto abgebucht werden
1890 Privateinlagen Alle Überweisungen und Einzahlungen vom Privatkonto auf das Geschäftskonto

Im Bereich Betriebseinnahmen hängen die Konten davon ab, ob der Programmierer aus unserem Beispiel seinen Kunden Umsatzsteuer berechnen will oder nicht:

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SKR 03
SKR 03BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
8195 Erlöse als Kleinunternehmer Alle Erlöse, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung beantragt haben und Ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen
8400 Umsatzerlöse 19 % USt Alle Erlöse, wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich 19 % Umsatzsteuer in Rechnung stellen

Die Konten aus dem Bereich Betriebsausgaben (Büromiete, Versicherungen, Porto, etc.) sind selbsterklärend. Denken Sie aber immer daran, dass nur die Ausgaben anerkannt werden, die notwendig und angemessen sind, um Ihr Unternehmen zu führen und um Erträge zu erzielen.

Kontenplan – Besser buchen mit Buchhaltungskenntnissen

Für das richtige Kontieren der laufenden Geschäftsvorfälle sind Kenntnisse um die Grundsätze der Buchhaltung hilfreich. Denn bei der Bildung der Buchungssätze werden keine individuellen rechtlichen Wertungen vorgenommen. Buchungsbelege werden Geschäftsvorfällen nach festen Buchhaltungsregeln zugeordnet und diese in dem Kontenplan zugeteilt. Die Kontierung von Belegen ist ein schematisierter Abgleich des Kontos mit dem Belegsachverhalt bei Geschäftsvorfällen - unter Beachtung des betrieblichen Kontenplans. Der zuständige Mitarbeiter prüft zum Beispiel nicht, ob Aufwendungen für Geschenke zu den Betriebsausgaben gehören oder nicht. Er sucht aus dem Plan des Betriebs das dem Vorgang entsprechend Konto und Gegenkonto heraus.  

Achtung

Gut zu wissen: Entscheidungsspielraum beachten

Der Kontenplan kann weder die Kontierung ersetzen, noch als sonstige Buchungsanweisung gelten. Er ordnet den einzelnen Geschäftsvorfall nicht zwingend und eindeutig einem Konto zu, sondern lässt dem Kontierer einen Entscheidungsspielraum, welches Konto er auswählt.

Keine steuerlichen Entscheidungen ohne Steuerberater

Im Rahmen der Kontierungen werden keine steuerlichen Fragen entschieden. Soweit eine besondere steuerliche Beurteilung erforderlich ist, ist dies Aufgabe des Abschlussprüfers. Dies ist bei der Erstellung des Jahresabschlusses meistens ein Steuerberater. So wird beispielsweise bei Aufwendungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Grundstücke und Gebäude) bei der Kontierung nicht entschieden, ob das Wirtschaftsgut abgeschrieben werden kann. Wird kein Steuerberater eingeschaltet, muss der Unternehmer anhand des Kontenplans diese Entscheidungen im Jahresabschluss selbst treffen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie die Kosten für Ihren Steuerberater senken können.

Welche Aufbewahrungsfristen muss ich bei Kontenplänen einhalten?

Kontenpläne sind Teil der Buchhaltung. Daher gelten auch für sie, wie für alle Buchführungsunterlagen, die gesetzlichen Regelungen der Aufbewahrungsfristen. Laut § 147 AO entspricht das zehn Jahren. Übrigens, auch alle Kontenplanänderungen müssen so lange aufbewahrt werden.