Die elektronische Rechnung wird Pflicht im B2B-Bereich: Das kommt auf Unternehmen zu

Unternehmen sollen künftig verpflichtet werden, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Die gesetzliche Grundlage dafür soll mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen werden. Doch ab wann wird die elektronische Rechnung für Unternehmen verpflichtend und für wen gilt sie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

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Person arbeitet im Büro an einem Laptop
© Julia Amaral - Getty Images
 |  Zuletzt aktualisiert am:26.01.2024

Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. In diesem Fall müssen Rechnungen die Anforderungen der so genannten E-Rechnungsverordnung erfüllen.  

Ansonsten hatten Unternehmen bisher die Wahl, in welcher Form ihre Rechnungen gestellt werden, beispielsweise als:

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Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1.1.2025 soll es hier eine wesentliche Änderung geben: Nach den derzeitigen Plänen sind Unternehmen dann grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen. Was bedeutet das genau?

Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) handeln.

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Die elektronische Rechnung wird Pflicht – Was ist Ihre Meinung dazu?

Was halten Sie von der bevorstehenden E-Rechnungspflicht? Inwiefern sind Sie davon betroffen? Ihre Meinung interessiert uns!

Was genau ist eine E-Rechnung?

An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen

Die Finanzverwaltung hat gegenüber verschiedenen Verbänden bereits Stellung zu der Frage genommen, welche Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Dabei wurde u.a. klargestellt, dass die Formate ZuGFeRD und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen. Klärungsbedarf zeichnet sich u.a. für das EDI-Verfahren ab.

Eine Rechnung in Papierform oder beispielsweise einer PDF zählt nicht dazu und gilt dann als „sonstige Rechnung“. 

Eine entsprechende gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht in Deutschland soll durch das sog. Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz erfolgen. 

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Für elektronische Rechnungen gelten die gängigen Pflichtangaben

Auch eine elektronische Rechnung muss die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten. Nur ordnungsgemäße Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.

Wann erfolgt die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung?

Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur elektronischen Rechnung sollen bereits ab dem 1.1.2025 gelten. Allerdings werden auch Übergangsfristen diskutiert, um die Umstellung zu erleichtern:

  • Derzeit ist vorgesehen, dass bis zum 31.12.2026 für Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden können, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
  • Bis zum 31.12.2027 soll dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich sein, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
  • Doch ab 2028 soll die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.

Achtung

Wir halten Sie über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden!

Die Regelungen zur E-Rechnungspflicht sind noch nicht final verabschiedet. Im Gesetzgebungsverfahren können sich noch Änderungen ergeben. Wir informieren Sie in diesem Artikel und in unserem Newsletter über aktuelle Entwicklungen.

Wie ist der aktuelle Stand in der Gesetzgebung?

Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung ist mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz geplant. Hier sind entsprechende Neuregelungen im Umsatzsteuergesetz vorgesehen.  

Das Wachstumschancengesetz wurde zwar bereits vom Bundestag verabschiedet, der Bundesrat hat jedoch den Vermittlungsausschuss einberufen. Dieser tagt am 21. Februar 2024. Hier werden die Regelungen des Wachstumschancengesetzes noch diskutiert. Dies gilt auch für die Neuregelungen zur elektronischen Rechnung. Es bleibt daher abzuwarten, zu welchem Ergebnis der Vermittlungsausschuss kommen wird.

Klar ist jedoch bereits jetzt: Unternehmen müssen sich auf eine Umstellung ihrer Rechnungsprozesse einstellen

Warum kommt gerade jetzt die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich?

Die Digitalisierung in der EU soll vorangetrieben werden – auch im Bereich der Umsatzsteuer. Denn gerade in diesem Bereich kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Prozesse nur schwer aufzudecken sind. Eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age - kurz: ViDA) hat daher ein Maßnahmenpaket erarbeitet. Dieses sieht unter anderem die Verpflichtung zur Einführung elektronischer Rechnungen und ein zentrales Meldesystem vor.

Die Pläne durch das Wachstumschancengesetz sollen bereits erste Schritte in die Wege leiten, damit die ViDA-Maßnahmen zeitnah in nationales Recht umgesetzt werden können.  

Elektronische Rechnungen als Vorteil für Unternehmen

Elektronische Rechnungen können Unternehmen viele Vorteile bieten: 

  • Durch entsprechende Softwarelösungen können viele Arbeitsprozesse vereinfacht werden
  • Bezahlprozesse funktionieren dank rascherer Durchlaufzeiten schneller
  • Die Fehleranfälligkeit sinkt
  • Es fallen weder Papierkosten noch Porto an

Auf Dauer sind elektronische Rechnungen also auch kostengünstiger als die Ausstellung von Papierrechnungen. 

Die E-Rechnungspflicht: So sollten Unternehmen jetzt handeln

Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen versenden, müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse durchleuchten. Sie sollten prüfen, ob ihr Rechnungsprogramm dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Ist dies nicht der Fall, sollten sie sich bereits Gedanken über die nötige Umstellung machen. 

Die derzeit diskutierten Übergangsfristen sollten nicht dazu verleiten, das Thema auf die lange Bank zu schieben: Eine korrekte Rechnungsstellung ist für Unternehmen eine wichtige Grundlage, um Umsätze zu realisieren und zeitnah Liquidität zu sichern. Dieser Prozess muss reibungslos funktionieren. 

Die aktuellen Neuregelungen erhöhen die Anforderungen an den Rechnungsprozess. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Sie sollten sich daher bereits jetzt auf die Einführung vorbereiten, ihre Prozesse frühzeitig anpassen und die aktuellen Entwicklungen im Blick behalten.

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