Digitale Personalakte: Software für dein ganzes Team
„Wo liegt noch mal der Arbeitsvertrag von Lena?“ Du suchst im Ordner, dann im Schrank, dann im Mailpostfach. Fünf Minuten für ein Dokument, das längst griffbereit sein sollte. Mit der digitalen Personalakte in Lexware Office Lohn & Gehalt ist Schluss damit.
- Alle Mitarbeiterdaten und Lohndokumente an einem Ort
- In Sekunden gefunden statt im Ordner gesucht
- Geschützt: Jeder sieht nur, was er sehen darf
Automatische Ablage
Alte Lohndokumente findest du in Sekunden
Alte Abrechnungen suchst du nicht mehr in Ordnern. Sobald du eine Lohnabrechnung abschließt, erzeugt Lexware Office die passenden Dokumente und ordnet sie der richtigen Person zu.
Lohnabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, Meldebescheinigung und Lohnkonto sammelst du so ganz ohne Nachsortieren. Alle Dokumente der Lohnabrechnung findest du in der Übersicht – sortiert nach Jahr und Monat. So findest du auch drei Jahre später noch die richtige Abrechnung.
Eigene Unterlagen lädst du selbst dazu: Einfach Dateien hochladen und einer Person oder dem Unternehmen zuordnen. Die Dateibezeichnung für den Dateiexport vergibt Lexware Office automatisch – konform mit den Vorgaben für die Betriebsprüfung.
- Lohndokumente entstehen automatisch mit jeder Abrechnung
- Jedes Dokument liegt bei der richtigen Person
- Nach Jahr und Monat sortiert und in Sekunden gefunden
In 3 einfachen Schritten die digitale Personalakte anlegen
Erfasse Name, Adresse, Steuermerkmale und Krankenkasse einmalig in Lexware Office.
Rechne wie gewohnt ab. Lexware Office erzeugt die Lohndokumente und ordnet sie der richtigen Person zu.
Lade deine Mitarbeiter zu den Self Services ein und vergib die passenden Zugriffsrechte.
Funktionen
Alles für die Personalakte deines Teams
Von der Zugriffssteuerung über den Self Service für deine Mitarbeiter bis zum Umstieg vom Papier – die wichtigsten Funktionen der digitalen Personalakte in der Lohnsoftware Lexware Office im Überblick.
Zugriffsrechte
Wer die Löhne sieht, entscheidest du
Eine Personalakte enthält sensible Daten. Deshalb legst du pro Person fest, wer was sieht. Die Personalabteilung sieht beispielsweise die ganze Akte.
Wechselt jemand die Abteilung, entziehst du die Rechte mit einem Klick. So hat jeder nur Zugriff auf das, was er für seine Arbeit braucht.
- Rollen und Zugriffsrechte je Benutzer vergeben
- Lohndaten von der Buchhaltung trennen
- Rechte anpassen oder entziehen, wann immer nötig
Self Service
Schluss mit Drucken, Falten, Kuvertieren
Immer das gleiche zum Monatsende: Du druckst acht Abrechnungen, faltest, kuvertierst, verteilst. Zwei Kollegen sind im Urlaub. Deren Umschläge liegen noch Mitte des Monats auf deinem Schreibtisch. Mit Lexware Office fällt das weg. Jeder Mitarbeiter bekommt einen persönlichen, passwortgeschützten Zugang und eine E-Mail, sobald neue Dokumente da sind. Dein Team holt sich die Unterlagen selbst – jederzeit, von überall. Das spart Zeit und Geld: Ausdrucke, Umschläge und Porto sparst du dir.
- Persönlicher und passwortgeschützter Zugang je Mitarbeiter
- Automatische Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
- Zugriff über Browser und native App für iOS und Android
Umstieg
Der Aktenschrank muss nicht an einem Wochenende weg
Der Aktenschrank steht seit Jahren im Büro, und niemand will die Akten an einem Wochenende einscannen. Muss auch nicht sein. Starte mit den laufenden Vorgängen. Ältere Unterlagen digitalisierst du nach und nach.
- Schrittweise digitalisieren
- Neue Dokumente entstehen direkt digital
- Archivierung in deutschen Rechenzentren
Pflicht ab 2027
Ab 2027 wird die elektronische Akte zur Pflicht
Ab dem 1. Januar 2027 müssen laut Beitragsverfahrensverordnung bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt und für die Betriebsprüfung digital vorhanden sein. Auf Antrag kannst du dich noch bis Ende 2026 von der rein elektronischen Führung befreien lassen.
Eine Software mit einer elektronischen Personalakte nimmt dir die meiste Arbeit ab, weil neue Dokumente gar nicht erst auf Papier entstehen.
Checkliste
Woran du eine gute digitale Personalakte Software erkennst
Nicht jede Lösung passt zu deinem Betrieb. Achte deshalb weniger auf die Länge der Funktionsliste als darauf, ob die Software deinen Anforderungen entspricht. Diese Punkte solltest du prüfen:
- GoBD-konform: revisionssichere Speicherung der Dokumente
- Zugriffsrechte: abgestufte Rollen, damit nur berechtigte Personen die für sie relevanten Teile der Akte sehen
- Verbindung zur Abrechnung: Mitarbeiterdaten und Lohndokumente in einem System statt in zwei Tools
- Bedienung: verständlich auch ohne HR-Vorkenntnisse und ohne Schulung
- Testphase: die Möglichkeit, die Software vor dem Kauf in Ruhe auszuprobieren
Tipp
Die digitale Personalakte ist Teil von Lexware Office Lohn & Gehalt
Du kannst Lexware Lohn & Gehalt ab 12,90 € pro Monat zubuchen, aktuell 6,45 € in den ersten 3 Monaten (50 % Rabatt). Passend für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Alle Lohn-Tarife ansehen
Kundenmeinungen
Warum wechseln jeden Tag Selbstständige zu Lexware Office Lohn & Gehalt?
Weit über 450.000 Kunden vertrauen bereits auf die Online-Buchhaltung von Lexware. Als Testsieger ist Lexware Office für Gründer, kleine Unternehmen und Freiberufler aus allen Branchen die richtige Wahl.
Zertifikate
Deine Daten sind in sicheren Händen
Die Buchhaltungssoftware von Lexware Office verlässt sich nicht nur auf die üblichen Sicherheitskonzepte, sondern erreicht bei der Datensicherheit ein Niveau, welches du sonst nur von Banken gewohnt bist. Das bestätigt auch der TÜV.
Unabhängig geprüft
Vom TÜV für gut befunden: Du kannst dich auf höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards verlassen.
Rundum rechtssicher
Deine Buchführung bleibt korrekt und hält so jeder Betriebsprüfung stand. Darauf kannst du dich verlassen.
Volle Kontrolle
Deine Daten werden nach strengsten Datenschutz-Regeln verarbeitet und gespeichert.
Daten in Deutschland
Entwicklung, Hosting und Datenschutz komplett aus Deutschland: Deine Daten sind bestens aufgehoben.
Auszeichnungen
Lexware Office ist mehrfacher Testsieger
FAQ
Antworten auf die häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte
Was gehört in eine digitale Personalakte?
In die digitale Personalakte gehört alles, was auch die Papierakte enthielt. Typisch sind:
- Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag samt Zusatzvereinbarungen
- Stammdaten wie Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer
- Lohnabrechnungen, Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigungen
- Nachweise über Fortbildungen, Zeugnisse und Beurteilungen
- Abmahnungen, Kündigung und Arbeitszeugnis
Nicht hinein gehören Angaben, die du für das Arbeitsverhältnis nicht brauchst. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Eine Personalakte bietet dir viele Vorteile – eine Pflicht, die komplette Personalakte digital zu führen, gibt es aber nicht. Du darfst frei entscheiden, ob du die Akte auf Papier oder elektronisch führst.
Einzelne Unterlagen musst du allerdings digital vorhalten: Für elektronische Entgeltunterlagen (euBP) gilt seit 2022 eine entsprechende Pflicht, die Übergangsfrist läuft am 31. Dezember 2026 aus.
Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?
Zugriff bekommt nur, wer die Daten für seine Arbeit braucht.
Der Mitarbeiter selbst darf seine Akte nach § 83 BetrVG jederzeit einsehen und dabei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Bei einer digitalen Akte löst du das am einfachsten über abgestufte Zugriffsrechte in der Software.
Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja, sofern du die Vorgaben einhältst. Du erhebst nur die Daten, die du wirklich brauchst, schützt sie vor unbefugtem Zugriff und löschst sie, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Bei einer Cloudlösung schließt du zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ab. Lexware Office verarbeitet deine Daten in deutschen Rechenzentren und ist DSGVO-konform.
Wie lange muss ich eine Personalakte aufbewahren?
Das hängt vom einzelnen Dokument ab, eine einheitliche Frist für die gesamte Akte gibt es nicht. Die Spanne reicht von wenigen Monaten bis zu 30 Jahren:
- Lohnkonten: sechs Jahre nach § 41 EStG
- Unterlagen mit Belegcharakter: acht Jahre
- Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten: sechs Monate
- Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge: bis zu 30 Jahre
Ist die Frist abgelaufen, musst du die Daten löschen. Auch das spricht für eine digitale Akte: Dort entfernst du gezielt einzelne Dokumente und musst keine Aktenordner mehr durchsuchen.
Wie stelle ich Papierakten auf eine digitale Personalakte um?
Starte mit einem Stichtag: Ab diesem Datum entstehen alle neuen Unterlagen nur noch digital. Anschließend scannst du die Papierakten der aktiven Mitarbeiter ein, entweder selbst oder über einen Dienstleister.
Beim Scannen gelten die GoBD. Einzelne Dokumente solltest du zusätzlich im Original behalten, etwa handschriftlich unterschriebene Verträge.
Was kostet eine Software für die digitale Personalakte?
Das hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter du abrechnest und welche Funktionen du brauchst. Reine HR-Systeme rechnen meist pro Mitarbeiter und Monat ab.
Bei Lexware Office ist die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und Lohndokumente Teil von Lohn & Gehalt. Welche Version zu dir passt, siehst du auf unserer Preisübersicht. Vorher testest du den vollen Funktionsumfang 30 Tage lang kostenlos.
