CleverReach

DSGVO-konformes E-Mail Marketing dank Synchronisation der Lexware Office-Kontakte mit den CleverReach Empfängerlisten

Das Bild zeigt eine Person, die an einem Laptop arbeitet. Auf dem Holztisch liegen Stifte, Papier und weitere Arbeitsutensilien. Sonnenlicht fällt sanft auf die Szene.

Automatisch mit CleverReach abgeglichene Lexware Office Kontakte überzeugten Matthias Mader

Die E-Commerce-Agentur nice one agency® nutzt Lexware Office als zentrale Schaltstelle für Angebote, Rechnungen und die gesamte Kundenstammdatenpflege inklusive der Ansprechpartner und E-Mail-Adressen. CleverReach wurde als Tool für E-Mail-Marketing angebunden. Über diese Integration werden die in Lexware Office gepflegten Kontakte automatisiert mit CleverReach synchronisiert, wo sie dann segmentiert und für Newsletter-Kampagnen genutzt werden. So entsteht ein smarter und schlanker Workflow: Kundendaten werden nur einmal sauber in Lexware Office  eingepflegt und im Newsletter-Tool liegen jederzeit aktuelle Verteiler für Kunden und Lieferanten vor.

Diese Kombination entstand nicht aus einem großen IT-Projekt, sondern aus einem pragmatischen „Ich probiere das jetzt aus“-Moment: Matthias arbeitete schon seit Jahren mit CleverReach, entdeckte später in Lexware Office die Erweiterung, verknüpfte beide Systeme und sah, dass seine Kundendaten automatisch in CleverReach landen: Für ihn der Startpunkt, diese Kombination der beiden Anwendungen dauerhaft als Standard-Setup einzusetzen.

Matthias Mader, nice one agency®: „Ich habe die Integration gesehen, draufgeklickt und geschaut, was passiert – und ab da war klar: Das machen wir so.“
 

Case Study

Lexware Office Buchhaltung mit der Integration: CleverReach E-Mail Marketing

Anforderungen

 

Matthias Mader organisierte sowohl Buchhaltung als auch Kundenverwaltung von nice one agency®  manuell mit Excel und stieß damit schnell an Grenzen.  Er brauchte ein System, mit dem er komfortabel und rechtssicher Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen schreiben konnte und gleichzeitig eine saubere zentrale Kundenbasis, die sich für Kommunikation und Marketing weiterverwenden ließ.

Zudem sollte das Setup nicht nur für ihn funktionieren, sondern auch auf eine wachsende Agentur mit mehreren Mitarbeitenden übertragbar sein, mit klaren Rollen und Prozessen und ohne doppelte Pflege von Daten in verschiedenen Tools. Er wünschte sich also eine technische Basis auf dem hohen professionellen Niveau seiner Agentur.
 

Umsetzung

 

Matthias entschied sich für Lexware Office als Unternehmenslösung und als Rechnungsprogramm, in dem alle Kunden mit ihren Ansprechpartnern gepflegt werden, einschließlich der E-Mail-Adressen als Pflichtfeld für die weitere Systemanbindung. Nachdem er in dann in Lexware Office die CleverReach-Erweiterung entdeckt hatte, verknüpfte er beide Tools und bereinigte seine Stammdaten: statt zehntausender Altdatensätze wurde ein neuer, schlanker Account mit echten Kunden und Lieferanten aufgebaut.

Die Ansprechpartner mit E-Mail-Adressen werden in Lexware Office geführt und automatisch in CleverReach repliziert; dort ordnet nice one agency®  sie in Segmente wie „Kunden“ und „Lieferanten“ ein und nutzt sie für Newsletter und Agenturkommunikation. Die Ansprechpartner werden in Lexware Office gepflegt, der Rest läuft dann automatisch in das CleverReach-Tool über.
 

Lösung

 

Für nice one agency®  funktioniert der integrierte Workflow: Lexware Office fungiert als einziges System für Finanzprozesse und Stammdaten, CleverReach als darauf aufsetzende E-Mail-Marketing-Plattform. Angebote, Rechnungen und Kundenbeziehungen werden in der Lexware Office Unternehmenslösung gemanagt, die relevanten Kontakte landen automatisiert in CleverReach, wo dann Newsletter, Informationen zu Agentur-Updates oder Einladungen gesteuert werden.

Wichtig: CleverReach wird gezielt für Marketing- und Beziehungskommunikation genutzt, nicht für Pflichtmitteilungen. Rechtlich relevante Informationen versendet nice one agency®   bewusst nicht via Newsletter, sondern über separate Kanäle, weil sich Empfänger aus Newslettern austragen können und diese für Matthias daher keinen rechtskräftigen Kanal darstellen.
 

Ergebnisse

 

Durch die Kombination aus Lexware Office und CleverReach hat nice one agency®  heute eine aufgeräumte Datenbasis und kann Newsletter-Kampagnen ohne zusätzlichen Pflegeaufwand steuern. Neue Kunden und Ansprechpartner landen automatisch in den richtigen Segmenten; manuelle Ex- und Importe oder Excel-Listen entfallen, und der Agenturalltag bleibt trotz Wachstum strukturiert.
Zugleich stärkt das Setup die Agentureigenmarke: nice one agency®  zeigt seinen Kunden, dass sie selbst ebenfalls mit modernen, integrierten Tools arbeiten, so wie sie sie auch in Kundenprojekten einsetzen. Die Integration der beiden professionellen Tools spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft eine professionelle, skalierbare Grundlage für die weitere Expansion im Enterprise-Segment. 
 

Matthias Mader

Matthias Mader absolvierte eine Ausbildung zum IT-Kaufmann bei einem großen japanischen Technologiekonzern und wurde anschließend als IT Specialist für Local Infrastructure übernommen. Vorher hatte er als Webdesigner eines Motorsport-Unternehmens bereits die Gelegenheit genutzt, die steigenden Anforderungen an moderne Websites aus erster Hand kennenzulernen. So wusste er bereits, wie spannend und ertragreich es sein kann, als Experte für intelligentes Webdesign und zielgerichtetes Online-Marketing maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. 2019 gründete er dann seine Agentur nice one agency® , die Marken bei der strategischen Umsetzung von Sichtbarkeit unterstützt und dabei unter anderem auf förderfähige Projekte setzt.

Matthias Mader: „Ich weiß, wie wichtig es ist, Investitionen effizient zu optimieren und helfe dir gerne dabei, Fördermittel zu nutzen, um deine digitalen Projekte zu realisieren. Mit meinem Team aus erfahrenen Experten entwickeln wir innovative Webseiten, die nicht nur ansprechend aussehen, sondern auch ein nahtloses Benutzererlebnis bieten.“
Typisch für Matthias ist eine Kombination aus technischem Pragmatismus, Serviceorientierung und Unternehmergeist: Er baut lieber verlässliche, tiefe Kundenbeziehungen auf, als ständig neue Leads zu jagen, fährt für wichtige Projekte persönlich zum Kunden und denkt viel über Skalierung ohne Qualitätsverlust nach:  „Ich suche nicht ständig neue Kunden – ich mache es für die, die ich habe, einfach richtig gut.“
 

Über nice one agency®

Marktplatzanbindungen, JTL Hosting, Support und individuelle Softwareentwicklung: T4DT ist als Software-Agentur auf E-Commerce nice one agency®  ist die 2019 von Matthias Mader gegründete E-Commerce-Agentur, deren Dienstleistungen sich an beratende Berufe, Agenturen und mittelständische Unternehmen richten. Unter dem Motto der zukunftsweisenden Unterstützung beim Erreichen strategischer Ziele betreut nice one agency®  ambitionierte Unternehmer durch Beratung, Hosting und Webdesign sowieso Content Marketing inklusive Umsetzung. 
Inhaltlich liegt der Schwerpunkt auf komplexen Shopify-Setups, Integrationen und skalierenden E-Commerce-Projekten, bei denen technische Exzellenz und verlässlicher Support entscheidend sind. Die Agentur versteht sich als Partner, der mit seinen Kunden in langfristigen Setups arbeitet – von der Shop-Technik über Automatisierung bis hin zu Marketing-Stacks wie der Kombination aus Lexware Office und CleverReach. Expertise sichtbar zu machen durch digitale Markenführung und kontinuierliche Content-Produktion ist für Firmen eine der größten Herausforderungen. nice one agency®  bietet daher auch Expertise bei der Erstellung individueller Websites sowie für die Optimierung von Online-Shops an. Das Team von Matthias Mader erstellt WordPress-Websites und Shopify-Stores und bietet SEO, SEA und Newsletter-Marketing an:

nice one agency®  kombiniert strategische Beratung mit praxisnaher Umsetzung, operativen Tools und Frameworks für die Content-Erstellung. Durch den modularen Aufbau lassen sich die Maßnahmen flexibel in bestehende Marketing- und Kommunikationsprozesse integrieren. Mit Erreichung der Projektziele endet nicht die Zusammenarbeit, sondern es beginnt die Phase der Überwachung, Analyse und kontinuierlicher Verbesserungen. 

https://n1-agency.com/ 


 

Über CleverReach

Bereits seit 2007 gestaltet CleverReach mit und für seine Kunden die Möglichkeiten des E-Mail-Marketing durch eine Vielzahl an gut durchdachten professionellen Funktionen. Mit mehr als 400.000 Kunden gilt CleverReach als Deutschlands führendes E-Mail-Marketing-Tool für den Mittelstand. Die intuitive Lösung für Newsletter, Kampagnen und Automatisierung bietet unter anderem einen Drag-and-drop-Editor mit KI-Content-Generator, Vorlagen, Segmentierung, Landingpages, Reporting und DSGVO-konforme Formulare mit Double-Opt-in-Prozess.

Mit CleverReach lassen sich Empfängerlisten, personalisierte Mailings und automatische Serien einfach verwalten. Die cloud-basierte App richtet sich an Einsteiger ebenso wie an KMU, Agenturen und größere Unternehmen, die professionelles E-Mail-Marketing skalieren möchten und kann durch die entsprechende Integration mit der Lexware Office Unternehmenslösung verbunden werden.

 

10 Vorteile der Verbindung von Lexware Office und CleverReach

  1. Nur eine Datenpflege
    Kunden, Ansprechpartner und E-Mail-Adressen werden ausschließlich in Lexware Office gepflegt; CleverReach übernimmt sie automatisch, doppelte Datenerfassung entfällt.
  2. Immer aktuelle Verteiler
    Änderungen wie neue Kontakte, neue E-Mail oder andere Firma in Lexware Office schlagen automatisch in CleverReach durch, Newsletter-Verteiler sind dadurch stets aktuell.
  3. Saubere Segmente ohne Excel
    Statt manueller Ex- und Importe über Tabellen entstehen in CleverReach segmentierte Listen wie zum Beispiel Kunden versus Lieferanten direkt aus den Lexware Office-Daten.
  4. Weniger Fehlerquellen
    Eine zentrale Datenbasis reduziert Tippfehler, veraltete E-Mail-Adressen und Dubletten deutlich. Der Versand läuft stabiler und mit weniger Bounces.
  5. Zeitersparnis im Agenturalltag
    Angebote, Rechnungen und Newsletter bauen auf denselben Stammdaten auf; das spart Zeit beim Onboarding neuer Kunden und beim regelmäßigen Versand. 
  6. Besserer Überblick über Kundenbeziehungen
    Lexware Office bildet die finanzielle Beziehung durch Angebote, Rechnungen, Finanzstatus ab, CleverReach die kommunikative Ebene durch Newsletter und Infos.
  7. Skalierbarer Workflow für ein wachsendes Team
    Mitarbeitende haben klare Zuständigkeiten: Backoffice pflegt Lexware Office, Marketing arbeitet in CleverReach; Prozesse bleiben auch bei mehr Köpfen konsistent. 
  8. Professioneller Auftritt gegenüber Enterprise-Kunden
    nice one agency®  zeigt, dass sie selbst mit integrierten Tools arbeitet, wie sie sie in Kundenprojekten empfiehlt – das wirkt glaubwürdig und verkürzt Erklärungswege. 
  9. Schnelle Kampagnen ohne IT-Projekt
    Neue Newsletter-Kampagnen lassen sich starten, ohne erst Daten aufzubereiten; die Integration übernimmt den technischen Unterbau.
  10. Grundlage für weitere Automatisierung
    Die Verbindung legt den Grundstein für erweiterte Automationen wie eventbasierte Mailings oder segmentierte Serien, weil beide Systeme über definierte Schnittstellen miteinander sprechen.
     

Weitere Case Studies

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