Spesenfuchs
Papierfrei, rechtssicher, zeitsparend – um Updates und Gesetzesänderungen kümmert sich der Anbieter
Smarter arbeiten und aufwandlos fehlerfrei abrechnen dank digitaler Lösungen
Um Gesetzesänderungen und System-Updates für die Cloud kümmern sich die Lösungsanbieter: Papierfreie, rechtssichere und zeitsparende Prozesse für alle Mitarbeitenden.
Als Dr. Denis Stogl sein Technologie- und Beratungsunternehmen b-robotized in Karlsruhe gründete, entschied er sich nach dem Studium der Elektrotechnik mit Schwerpunkt Automatisierung für Robotik als Geschäftsfeld, um Lösungen für Maschinenbau- und andere Industrieunternehmen zu realisieren und Firmen beim Einstieg in diese hochkomplexen Themen zu beraten. Auch für die administrativen Vorgänge seiner inzwischen international tätigen Firma setzt Denis konsequent auf modernste Technik und papierfreie digitale Prozesse: Mit Lexware Office erstellt er Angebote und Abrechnungen, gewährt der Steuerkanzlei seines Vertrauens Zugriff auf die Daten und erfasst parallel mit der Spesenfuchs-Anwendung alle Abläufe rund um Reisekosten und Belege. Beide Lösungen in Kombination sorgen für zeitsparende Organisation sowie tagesaktuellen Überblick über die Finanzen und damit eine gute Grundlage für Entscheidungen.
Case Study
Die smarte Verbindung von Spesenfuchs für alle Mitarbeiter und Lexware Office als Rückenfreihalter in Sachen Buchhaltung
Anforderungen
Für sein Engineering- und Beratungsunternehmen suchte Denis nach einer intuitiv bedienbaren und rechtssicheren Anwendung für alle Buchhaltungsvorfälle wie Angebote, Rechnungen, Belegerfassung und -buchung sowie steuerliche Anforderungen beziehungsweise Datenexportmöglichkeiten und entschied sich ab Unternehmensgründung für Lexware Office. Mit der Spesenfuchs-Lösung verknüpft, werden Reisekosten und Belege mobil und regelkonform erfasst und können direkt in der Buchhaltung landen: Ohne manuelle Umwege wie Excel-Tabellen oder andere Medienbrüche - und ohne dass Denis und sein Team Gesetzesänderungen und Anpassungen von Pauschalen selbst nachhalten müssen.
Umsetzung
Die intuitiven Nutzeroberflächen der beiden miteinander verknüpften Lösungen erforderten keine Schulung oder Einarbeitung, auch die Einbindung der Schnittstelle erfolgte mit wenigen Klicks und Daten von Spesenfuchs werden zu Lexware Office in die Buchhaltungslösung übertragen. b robotized erstellt bereits seit Firmengründung Angebote, Rechnungen und Buchhaltung mit Lexware Office und nutzt die integrierten Dashboards für den tagesaktuellen finanziellen Überblick. Alle Angestellten arbeiten außerdem mit Spesenfuchs für Reisekosten und sonstige Erstattungen, so dass Belege ohne Medienbrüche direkt gescannt und automatisiert in die Buchhaltung übertragen werden. Beide Tools liegen komfortabel in der Cloud und liefern rechtskonforme Ergebnisse.
Lösung
Alle wesentlichen administrativen und kaufmännischen Abläufe laufen bei b-robotized digital in einem papierfreien rechtssicheren Prozess zusammen – inklusive der reibungslosen Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei, die sich eigenständig orts- und zeitunabhängig einen Datenexport ziehen kann. Mit der Spesenfuchs Anwendung erfasst das Team Reisekosten und andere Auslagen, indem alle Belege fotografiert und Projekten sauber zugeordnet werden. Lexware Office erfüllt alle Anforderungen an eine moderne digitale Buchhaltungslösung. Die beiden Lösungen greifen sauber ineinander und bieten Denis Stogl jederzeit einen Überblick über alle relevanten Daten und Zahlen.
Ergebnisse
Kein Papier, keine Medienbrüche und immer alle Zahlen im Blick: Durch die Verknüpfung von Spesenfuchs mit Lexware Office werden wichtige administrative Aufgaben automatisiert. Besonders wichtig für Denis und sein Team: Niemand muss sich „manuell“ darum kümmern, immer auf Grundlage der neuesten gesetzlichen Regelungen zu arbeiten, denn Aktualisierungen von Spesensätzen und Anforderungen an beispielsweise die E-Rechnung werden von den beiden Software-Anbietern seiner Wahl gelöst. Durch die smarte digitale Arbeitsweise werden Übertragungsfehler vermieden und sowohl Papier als auch Zeit und Nerven gespart. Skalieren der Prozesse und das Hinzufügen weiterer Mitarbeitender ist problemlos möglich: Ambitioniertes Wachstum ist für b-robotized problemlos ohne Anpassung der Vorgehensweise machbar - Denis und sein Team können sich ganz auf Robotikentwicklung und -Beratung konzentrieren.
Dr. Denis Stogl
Dr. Denis Stogl studierte nach einem Abstecher in die Informatik das Fach Elektrotechnik mit dem Schwerpunkt Automatisierung und promovierte in Robotik. Während er die ersten eigenen Roboter entwickelte, hat er bereits erkannt, dass die Industrie der Forschung teilweise um Jahrzehnte hinterherhinkt und wechselte aus der Wissenschaft in die Selbständigkeit. Robotik ist für Denis der Bereich, in dem Maschinenbau, Elektrotechnik und Informatik zusammenfließen und damit die Arbeitswelt grundlegend verändern - als beispielsweise eine mögliche Antwort auf strukturelle Probleme wie den Fachkräftemangel. Heute beschäftigt er zehn Ingenieure, die weltweit Maschinenbauer und Industrieunternehmen bei neuartigen, oft Open Source basierten Robotiklösungen unterstützen.
Über b-robotized
Als Denis Stogl Anfang 2021 seine Firma „Stogl Robotics“ gründete, war der Ausgangspunkt die Idee, langjährige Erfahrung aus Robotikforschung und Robotersteuerung in anwendbare industrielle Lösungen zu überführen. Bereits seit 2024 wird der Geschäftsbereich Engineering und Consulting jetzt von ihm unter der Marke b»robotized by Stogl Robotics geführt:
Die Kombination aus ROS-2-Kompetenz, Open-Source-Orientierung, Systemintegration und einer pragmatischen Vorgehensweise von der Simulation bis zur industriellen Anwendung macht b-robotized zu einem hochspezialisierten Technologie- und Beratungspartner für Unternehmen, die ihren Bereich Robotik entweder auf hohem Niveau einführen oder weiter ausbauen wollen.
Als Ansprechpartner für moderne Robotersteuerung, skalierbare Sequenzsteuerung und den professionellen Übergang von der reinen Forschung hin zur industriellen Anwendung liefert b-robotized Konzepte für den professionellen Einsatz von ROS 2 sowie für die moderne und flexible Ansteuerung, Überwachung und Verwaltung unterschiedlichster Automatisierungs- und Robotiklösungen.
Über Spesenfuchs
Spesenfuchs ist die Reisekosten-Software und Ausgabenverwaltung, die die Erfassung, Prüfung und Übergabe von Spesen deutlich vereinfacht – rechtssicher, digital und effizient. Alle relevanten Funktionen wie Belegerfassung, Pauschalen, Kilometerabrechnung, Auswertungen sowie der Export in Buchhaltungssysteme wie Lexware Office und andere Systeme sind integriert.
Gegründet wurde die Spesenfuchs GmbH 2018 in Breisach am Rhein. Das Unternehmen bietet mit der Spesenfuchs-Anwendung für Solopreneure und KMU den digitalen Reisekostenprozess als durchgängigen „alles in einem“-Workflow. Für Teams gibt es Freigabeprozesse, Stellvertreterfunktionen und eine Mitarbeiterverwaltung.
Weil sich Spesenfuchs sowohl auf dem Smartphone oder Tablet als auch auf dem Desktop-PC nutzen lässt, können Spesen jederzeit orts- und zeitunabhängig und von jedem Internetzugang aus abgerechnet werden.
10 Vorteile, wenn man Spesenfuchs mit Lexware Office nutzt
- Pauschalen, Kilometer und Belegdaten: Reisekostenabrechnungen werden automatisch in die Buchhaltung übertragen und entsprechen immer dem neuesten gesetzlichen Stand.
- Papierbelege werden reduziert, die Spesen durchsuchbar, rechtssicher und digital erfasst.
- Dank E-Rechnung wird das Original an die Buchhaltung übergeben, auch die Belegbilder zu den erfassten Daten können mit übertragen und direkt ebenfalls erfasst werden.
- Bei der Übertragung zu Lexware Office kann ausgewählt werden, ob pro Reise alle Belege einzeln übertragen werden oder ob für privat bezahlte ein Sammelbeleg erstellt wird.
- Dabei kann auch gewählt werden, ob diese Buchungen auf das hinterlegte Kreditorenkonto des Mitarbeiters oder auf den Sammelkreditor übertragen werden.
- Teams können ihre Reisekosten strukturiert erfassen und anschließend sauber in die Buchhaltung weitergeben. Genehmigungsworkflow Mitarbeiter erfasst, Vorgesetzter oder Buchhaltung prüft und gibt frei.
- Der Beleg wird nur einmal erfasst und direkt in Lexware gebucht: Fehler durch manuelle Erfassung und Übertragung werden vermieden, die Schnittstelle spart Zeit und Nerven.
- Assistenzfunktionen sorgen für reibungslose Einrichtung von Spesenfuchs und beim Anlegen relevanter Konten.
- Automatische Belegerkennung dank KI. Auch mehrere Mehrwertsteuersätze auf einem Beleg können erkannt und korrekt verbucht werden.
- Abgeschlossene Reisen können jeweils nachts automatisch, aber auf Wunsch auch manuell übertragen werden.
Die Kombination von Spesenfuchs für die Ausgabenverwaltung mit der Buchhaltungslösung von Lexware Office sorgt für den Echtzeit-Überblick über Ausgaben, Buchungen und offene Prozesse. Das macht die Verbindung der beiden Apps ideal für Selbstständige, Freiberufler und KMUs, die ihre administrativen Prozesse smart entschlacken wollen.
Weitere Case Studies
Mit dem passenden Partnerangebot zur idealen Buchhaltungsanbindung
So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Branchen und deines Unternehmens sind – mit unserem flexiblen Partner-Angebot bieten wir dir die passende Lösung für die Buchhaltungsanbindung. Erfahre durch unsere Case Studies, welche Vorteile Lexware Office dem jeweiligen Unternehmen bieten, und überzeuge dich von unserer Software sowie Services in der Anwendung.
