Univents

Univents - Event Planung leicht gemacht.

Univents ist eine Event-Management-Plattform für Caterer, Veranstaltungsorte und Event-Agenturen. Bis zu 47 % Arbeitszeit lassen sich pro Mitarbeiter:in einsparen, indem Abläufe, die zuvor über Tabellen, Mailpostfach und Papier verteilt waren, automatisiert und an einem Ort zusammengeführt werden. Anfragen, Angebote, Buchungen, Personal, Küche und Abrechnung laufen in einem System – vom ersten Kundenkontakt bis zur bezahlten Rechnung.
Univents strukturiert die Zusammenarbeit im Team: Aufgaben werden verteilt und in Echtzeit nachverfolgt, Schichten geplant und Arbeitszeiten erfasst. Die Kommunikation nach außen läuft über ein integriertes E-Mail-Postfach und die Synchronisierung mit Google- und Microsoft-Kalendern. Angebote und Rechnungen entstehen direkt in der Software, Auswertungen zu Umsatz, Kosten und Marge stehen jederzeit bereit – und die Belege wandern automatisch nach Lexware Office.

Funktionen im Detail:

• Anfragen und Buchungsmanagement
  Anfragen laufen zentral ein, werden im Kanban nachverfolgt und lassen sich mit einem Klick in ein Angebot überführen.
• Aufgaben- und Ablaufmanagement
  Strukturierte Aufgabenverteilung, Ablaufpläne und Function-Sheets sorgen dafür, dass am Veranstaltungstag jede und jeder weiß, was zu tun ist.
• Angebote und Rechnungen
  Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften mit eigenem Layout, digitaler Unterschrift und automatischer Übertragung nach Lexware Office.
• Kontaktmanagement und Kundenportal
  Alle Kundendaten an einem Ort; Kundinnen und Kunden sehen Angebote, Dokumente und Änderungen in einem eigenen Portal.
• Personalplanung und Zeiterfassung
  Schichtplanung mit Verfügbarkeitsprüfung, mobile Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Lohnauswertung – inklusive App für die Mitarbeitenden.
• Dokumente und Whiteboards
  Gemeinsame Dokumente, Dateiablage je Veranstaltung und teilbare Whiteboards.
• Verträge mit eSignatur
  Verträge aus Vorlagen erstellen, versenden und rechtssicher digital unterschreiben lassen.
• Finanzplanung, Budgets und Auswertungen
  Budgets je Veranstaltung, Soll-Ist-Vergleich, Wareneinsatz und Margen – ausgewertet nach Zeitraum, Event, Kunde oder Produkt.
• E-Mail- und Kalender-Integration
  Postfach und Kalender direkt in Univents: E-Mails werden Veranstaltungen und Kontakten zugeordnet, Termine landen automatisch im Kalender.
• Vorlagen für alle Bereiche
  Vorlagen für Angebote, Verträge, Mails, Ablaufpläne und Veranstaltungen beschleunigen die Planung und halten alles einheitlich.
• Küchen- und Produktionsplanung
  Produktionslisten, Rezepte und ein Küchenmonitor zeigen dem Team in der Küche, was wann in welcher Menge fertig sein muss – inklusive Allergenen.
• Buchungsseiten und Webshop
  Eigene Buchungs- und Shopseiten, über die Kundinnen und Kunden direkt anfragen oder buchen; die Anfrage landet automatisch im System.
• Mitarbeiter-App
  Mitarbeitende sehen Schichten, erfassen Zeiten, beantragen Urlaub und laden Dokumente hoch – am Handy, mit oder ohne eigenen Login.
• Ticketing und Einlass
  Ticketverkauf für öffentliche Veranstaltungen samt Einlasskontrolle per Scanner.
• Raum- und Bestuhlungsplanung
  Tische, Bestuhlung und Sitzplätze grafisch planen und mit der Gästeliste verbinden.
• KI-Assistent
  Ein Assistent, der Angebote aus bestehenden PDFs übernimmt, Fragen zu Veranstaltungen beantwortet und wiederkehrende Aufgaben abnimmt.
• Newsletter und Kampagnen
  Newsletter und Kampagnen direkt aus Univents – mit Empfängerlisten aus den eigenen Kontakten, dokumentierter Einwilligung und Auswertung, wer geöffnet und geklickt hat.
• Automatisierungen
  Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst: Regeln nach dem Muster „wenn X passiert, dann Y“ verschicken Nachfass-Mails zu offenen Angeboten, legen Aufgaben an oder erinnern an Zahlungen.
• Zahlungsabgleich und Kontoauszug-Import
  Kontoauszüge im Format CAMT.053 einlesen, Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuordnen und bezahlte Belege abhaken.
• E-Rechnung
  Rechnungen als XRechnung im gesetzlich geforderten Format erzeugen und mitversenden – für Auftraggeberinnen und Auftraggeber aus der öffentlichen Hand.
• Eingangsrechnungen und Lieferanten
  Lieferantenangebote und Bestellungen je Veranstaltung, Eingangsrechnungen mit Zuordnung zum Event und Budget-Umschläge, die zeigen, wie viel vom geplanten Wareneinsatz noch übrig ist.
• Inventar, Lager und Beschaffung
  Produkte, Pakete und Rezepte mit Einkaufs- und Verkaufspreisen, Mindestbestände und ein Nachbestellvorschlag, der aus den gebuchten Veranstaltungen entsteht.
• Formulare für Mitwirkende
  Referentinnen und Referenten, Ausstellerinnen und Aussteller tragen ihre Daten über einen eigenen Formular-Link selbst ein – inklusive Dateien; der Stand ist jederzeit einsehbar.
• Gästeliste, Zusagen und Galerie
  Einladungen mit Zu- und Absage, Gästelisten je Veranstaltung und eine teilbare Fotogalerie nach dem Event.
• Schnittstellen für Entwicklerinnen und Entwickler
  Eine dokumentierte REST-API und ein öffentlicher Veranstaltungs-Feed, mit dem sich der eigene Website-Kalender automatisch füllen lässt.