Beachten Sie:
- Beachten Sie die Unterscheidung von Fahrrädern/E-Bikes und S-Pedelecs. Die nachfolgenden Ausführungen gelten nicht für S-Pedelecs.
In Lexware lohn+gehalt werden folgende Begriffe verwendet:- (Elektro-) Fahrrad bis 25 km/h: Fahrräder und E-Bikes bis 25km/h
- Elektro-Fahrrad über 25km/h: S-Pedelecs und E-Scooter
Bei Bewertungsfragen wenden Sie sich an Ihren steuerlichen Berater.
Definition Fahrräder und E-Bikes bis 25 km/h (Pedelecs)
Pedelecs (Pedal Electric Cycle) sind Fahrräder, die nach der StVO mit einem max. 250 Watt starken Motor betrieben werden dürfen, welcher auf 25 km/h begrenzt ist. Für derartige Räder gilt keine Kennzeichen- bzw. Versicherungspflicht.
Mit Änderung des Einkommensteuergesetzes zum 01.01.2019 wurde die private Nutzung von Fahrrädern neu gefasst (§ 3 Nr. 37 EStG):
Steuerfrei sind "... zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 ist;"
Die Steuerbefreiung ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet (§ 52 Abs. 4 Satz 7 EStG).
Folge: Bei der Abrechnung muss daher unterschieden werden:
Fall 1: Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt
- Wenn der Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad privat nutzen darf, ist der geldwerte Vorteil ab dem Jahr 2019 steuer- und beitragsfrei. Eine Anrechnung auf die monatliche (Sachbezugs-) Freigrenze von 50,00 € (ab 01.01.2022) findet nicht statt. (§ 3 Nr. 37 EStG).
- Beachten Sie: Die Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils ist nur im Rahmen der Einkommen-/Lohnsteuer anzuwenden. Bei der Berechnung der Umsatzsteuer ist die private Nutzung mit 1% des Durchschnittswerts (unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers) anzusetzen. Wenn der anzusetzende Wert des Fahrrads unter 500 EUR liegt, ist umsatzsteuerlich kein geldwerter Vorteil anzusetzen
Hinweis:
Wie Sie ein Dienstrad abrechnen können, haben wir für Sie in dem folgenden Video erklärt.
Eingaben im Programm
Beispiel:
Ein Unternehmen stellt einem Mitarbeiter ein Dienstrad zur privaten Nutzung zur Verfügung.
Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers / Händlers liegt bei 4.905,00 EUR.
- Erfassen Sie die Bezeichnung des Dienstrades und den Bruttolistenpreis (UVP).
- Wählen Sie die zutreffende Antriebsart aus.
- Wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist oder die unverbindliche Preisempfehlung unter 500 EUR liegt, klicken Sie die Check-Box ' Firma ist nicht umsatzsteuerpflichtig' an.
Hinweis: In der Buchungsliste entfallen dann die umsatzsteuerlichen Korrekturbuchungen (Zeilen XXXX9017 und XXXX9018).
Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Dienstrads berechnet sich wie folgt:
| Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers | 4.905,00 EUR |
| davon 25% | 1.226,25 EUR |
| abgerundet auf volle 100 EUR | 1.200,00 EUR |
| davon 1% | 12,00 EUR |
Darstellung auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung
Hinweis: Der geldwerte Vorteil wird steuer- und sozialversicherungsfrei abgerechnet.
Ausweis auf der Buchungsliste
Berechnung der Umsatzsteuer in unserem Beispiel:
37 EUR / 1,19 x 0,19 + 12 EUR / 1,19 x 0,19 = 5,91 EUR + 1,92 EUR = 7,82 EUR
(≙ 4.900 EUR x 1% / 1,19 x 0,19 = 7,82 EUR)
Fall 2: Überlassung mit Entgeltumwandlung
Die Höhe des anzusetzenden Listenpreises ist davon abhängig, wann das Fahrrad erstmalig einem Arbeitnehmer überlassen wurde.
Für die Bewertung des lohnsteuerlichen geldwerten Vorteils sind folgende Zeiträume zu beachten:
| Erstmalige Überlassung | Bemessungsgrundlage (UVP) |
| bis zum 31.12.2018 | 1,00% |
| ab 01.01.2019 | 0,50% |
| ab 01.01.2020 | 0,25% |
Für Fahrräder, die erstmalig ab 01.01.2019 überlassen wurden, ist für Zeiträume ab 01.01.2020 ein Viertel des Durchschnittswerts (UVP) anzusetzen.
Hinweise:
- Für die Bewertung des umsatzsteuerlichen geldwerten Vorteils ist immer 1,00% der Bemessungsgrundlage anzusetzen.
- Die Dienstradregelung behandelt Fahrräder und Pedelecs/E-Bikes gleich. Die vereinfachte Bewertungsmethode gilt somit auch für Fahrräder ohne Elektromotor-Unterstützung.
In der Regel kann nur die Leasingrate durch Arbeitsentgelt umgewandelt werden.
Beispiel: (Neuregelung, Überlassung nach dem 31.12.2018 für das Jahr 2023:
| Unverbindliche Preisempfehlung (inkl. USt) | 4.040,00 € |
| davon 25% | 1.010,00 € |
| abrunden auf volle 100 = Bruttolistenpreis | 1.000,00 € |
| davon 1% | 10,00 € |
| Entgeltumwandlung (z. B. Leasingrate) | 126,00 EUR |
Hinweise zur Leasingrate und der darauf entfallenden Umsatzsteuer
- Der Arbeitgeber ist Vertragspartner der Leasinggesellschaft. Die Leasingraten stellen Betriebsausgaben für den Arbeitgeber dar, die an den Arbeitnehmer weiterbelastet werden.
Ob der Brutto- oder Nettobetrag der Leasingsrate als Entgeltumwandlung anzusetzen ist, ist davon abhängig, ob der Arbeitgeber vorsteuerabzugsberechtigt ist.
Fall 1: Arbeitgeber ist vorsteuerabzugsberechtigt:
Die (Netto-)Leasingrate in dem o.g. Beispiel (126,00 / 119 x 100) beträgt 105,88 EUR, die auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden kann. Die in der Leasingrate enthaltene Vorsteuer wird über die UStVA vom Finanzamt an den Arbeitgeber verrechnet. Erfassen Sie den Nettobetrag der Leasingrate in Lexware lohn+gehalt.
Fall 2: Arbeitgeber ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt:
Der Arbeitgeber ist in unserem Beispiel mit einer Leasingrate in Höhe von 126,00 EUR belastet, die er auf den Arbeitnehmer in Form der Entgeltumwandlung abwälzen kann.
Erfassen Sie den Bruttobetrag in Lexware lohn+gehalt.
- Für die Buchung der an die Leasinggesellschaft gezahlten Leasingraten steht Ihnen in Lexware buchhaltung das Konto "Mietleasingaufwendungen für Elektrofahrzeuge und Fahrräder, die gewerbesteuerlich hinzuzurechnen sind" (SKR03 – 4575 | SKR 04 – 6565) zur Verfügung.
Wie Sie eine Entgeltumwandlung mit Lexware lohn+gehalt abrechnen können, haben wir für Sie auch in in dem folgenden Video erklärt.
Vorgehen in Lexware lohn+gehalt
- Erfassen Sie auf der Seite 'Dienstfahrzeug' die Bezeichnung des Dienstrades.
- Geben Sie im Feld 'Bruttolistenpreis' die 'unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers' ein.
- Wählen Sie die 'Antriebsart/Fahrzeugart' aus.
- Aktivieren Sie im Bereich 'Das (Elektro-) Fahrrad wird überlasen durch' die Option 'durch Entgeltumwandlung (steuerpflichtig)'.
- Erfassen Sie die monatliche Entgeltumwandlung (Leasingrate).
Hinweis: Der unter 'Monatlicher Eigenanteil Mitarbeiter' erfasste Betrag' kürzt den geldwerten Vorteil (analog eines betrieblichen Fahrzeugs).
Wichtig: Zusatzkosten, die im Rahmen des Leasingvertrags auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden, sind hier nicht zu erfassen.
- Wenn Ihre Firma nicht umsatzsteuerpflichtig ist, aktivieren Sie die Check-Box ' Firma ist nicht umsatzsteuerpflichtig'. Das Gleiche gilt, wenn die UVP geringer als 500 EUR ist. In diesem Fall unterbleibt die umsatzsteuerliche Differenzbuchung auf der Buchungsliste.
- Speichern Sie Ihre Angaben.
Hinweis: Zum Ende der Leasing-Laufzeit hat der Arbeitnehmer i.d.R. ein Optionsrecht zum Kauf des Fahrrads. Nutzen Sie zur Abrechnung des geldwerten Vorteils die Lohnart '2913 Übereignung betriebliches Fahrrad pauschal 25%'.
Darstellung auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung
Hinweise:
- Der Buchstabe "L" in den Spalten St (Steuerpflichtig) und SV (sozialversicherungspflichtig) zeigen an, dass der geldwerte Vorteil des geldwerten Vorteils wie auch der Entgeltumwandlung in die laufende Berechnung der Steuer und Sozialversicherung einfließen.
- Die Bezeichnungen auf der Lohnabrechnung sind derzeit nicht änderbar. Es findet keine Differenzierung zwischen Dienstwagen und Dienstrad statt.
Ausweis auf der Buchungsliste.
Hinweise zur Abrechnung
- Für die private Nutzung eines Fahrrads / E-Bikes, welches nicht als Kraftfahrzeug zugelassen ist, sind keine Fahrten Wohnung zu erster Tätigkeitsstätte etc. zu erfassen. Mit der monatlichen 1%-Bewertung ist die private Nutzung abgegolten.
- Wenn das Dienstrad / E-Bike nicht während des ganzen Monats überlassen wird, muss dennoch der Betrag für die Privatnutzung ungekürzt für den Kalendermonat angesetzt werden.
- Bei der umsatzsteuerlichen Bewertung des geldwerten Vorteils wird 1% des UVP angesetzt. In der Buchungsliste wird die Differenz zur lohnsteuerlichen Buchung automatisch vorgenommen.
Wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist, aktivieren Sie die Check-Box ' Firma ist nicht umsatzsteuerpflichtig'. Gleiches gilt, wenn der anzusetzende Wert des Fahrrads weniger als 500 EUR beträgt. - In Entgeltbescheinigungen wird das gekürzte Arbeitsentgelt bescheinigt, die Leasingrate kürzt das Arbeitsentgelt.
- Zum Ende der Leasing-Laufzeit hat der Arbeitnehmer i.d.R. ein Optionsrecht zum Kauf des Fahrrads. Zur Abrechnung des geldwerten Vorteils steht Ihnen die Lohnart '2913 Übereignung betriebliches Fahrrad pauschal 25%' zur Verfügung.
Vom Arbeitnehmer getragene Zusatzkosten abrechnen.
Zusatzkosten aus dem Leasingvertrag können entweder vom Arbeitgeber übernommen oder vom Arbeitnehmer getragen werden. Bei den Zusatzkosten kann es sich z. B. um eine Service- oder Wartungspauschale, Versicherungsprämien etc. handeln.
Wenn die Kosten auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden, ist ein Nettoabzug in der Abrechnung vorzunehmen. Legen Sie hierzu eine Nettoabzugslohnart an.
Beispiel: Neben der Leasingrate wird vom Leasinggeber eine monatliche Servicepauschale von 9,00 EUR erhoben.
- Rufen Sie das Menü 'Verwaltung–Lohnarten' auf.
- Markieren Sie im Bereich 'Netto Be- und Abzüge' die Lohnart '6002 Abzug Berufskleidung'
Hinweis: Diese Lohnart dient als Kopiervorlage. Beim Monatswechsel bleibt der Nettoabzug erhalten. Die Kontierung wird von der Lohnart 'Abzug Berufskleidung' übernommen. - Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neue Lohnart'.
- Aktivieren Sie die Option 'Kopie von Firma'.
- Benennen Sie die neu angelegte Lohnart. In unserem Beispiel heißt die Lohnart 'Servicepauschale'.
- Klicken Sie auf 'Weiter >' und speichern Sie Ihre Angaben.
- Wechseln Sie in die Abrechnung und erfassen Sie auf der Seite 'Netto Be- und Abzüge' in der neu angelegten Lohnart die vom Arbeitnehmer getragenen Zusatzkosten.
