S-Pedelec abrechnen

Definition S-Pedelecs:

S-Pedelecs sind Fahrräder mit einem Elektroantrieb, wobei das Rad schneller als 25 km/h fahren kann (Unterstützung meist bis 45 km/h, Motorleistung 250 Watt und mehr). Solche Räder gelten verkehrsrechtlich als Kleinkraftrad.
Davon zu unterscheiden sind Diensträder / E-Bikes bis 25 km/h. Die gesetzlichen Vorschriften und das Vorgehen in Lexware lohn+gehalt für Fahrräder/E Bikes finden Sie in unserer FAQ:Dienstfahrrad / E-Bike (Leasing-Modell) abrechnen.

Alle Fahrzeugmodelle können zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt oder durch Entgeltumwandlung dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.

Hintergrund:

Die Bewertung des Vorteils aus der verbilligten oder unentgeltlichen Überlassung eines sog. S-Pedelecs erfolgt nach den für die Überlassung von Kraftfahrzeugen (Pkw) geltenden Grundsätzen.

Der Vorteil aus der Privatnutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung ist unter Anwendung der sog. Listenpreismethode wie folgt zu bewerten:

• 1,00% der Bemessungsgrundlagen (bzw. 25% des Listenpreises- siehe Neuregelung EStG 2020) für die private Nutzung,
• 0,03% der Bemessungsgrundlage je Entfernungskilometer (0,38% ab dem 21. Entfernungskilometer) für Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte und
• 0,002% der Bemessungsgrundlage je Entfernungskilometer für Familienheimfahrten.

Die Höhe des anzusetzenden Listenpreises ist davon abhängig, zu welchem Zeitpunkt das Fahrrad erstmalig dem Arbeitnehmer überlassen wurde. 

Neuregelung EStG 2020
Mit Änderung des Einkommensteuergesetzes 2020 ist für ein S-Pedelec, welches im Zeitraum nach dem 01.01.2020 neu angeschafft oder zum ersten Mal an einen Arbeitnehmer überlassen wird, nur 1/4 des Bruttolistenpreises anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG). Die lohnsteuerliche Bewertung des geldwerten Vorteils ergibt sich aus 1/4 des abgerundeten Bruttolistenpreises / unverbindliche Preisempfehlung. Die lohnsteuerliche Begünstigung ist bis zum 31.12.2030 begrenzt.

Umsatzsteuer: Unabhängig von der Antriebsart wird die private Nutzung mit 1% des Bruttolistenpreises bewertet.

Beispiel:
Zum 2. Januar 2024 wird einer Mitarbeiterin ein S-Pedelec im Wert von 7.680,00 EUR überlassen. Die einfache Entfernung 'Wohnung - erste Tätigkeitsstätte' beträgt 14 km.
 Berechnung der privaten Nutzung in Lexware lohn+gehalt mit der pauschalen 1% Regelung:

Hinweise:

• Wenn das Dienstfahrzeug nicht während des ganzen Monats überlassen wird, muss dennoch der Monatsbetrag für die Privatnutzung angesetzt werden. Eine zeitanteilige Kürzung ist gesetzlich nicht vorgesehen.
• Bei der Umsatzsteuer ist für den Sachbezug der volle Bruttolistenpreis zugrunde zu legen (UStAE 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 1). Daher sind bei der Verbuchung des geldwerten Vorteils umsatzsteuerliche Ergänzungsbuchungen vorzunehmen. Die Ergänzungsbuchungen erstellt Lexware lohn+gehalt automatisch.
  Wenn Ihr Unternehmen keine umsatzsteuerlichen Umsätze tätigt, aktivieren Sie die Check-Box '☐ Firma ist nicht umsatzsteuerpflichtig'.
• Überlassung vor dem 1. Januar 2019
  Für S-Pedelecs, die vor dem 01.01.2019 angeschafft und an einen Arbeitnehmer überlassen wurden, bleibt es bei der bisherigen Regelung: Die Privatnutzung ist mit 1% + 0,03% des vollen Bruttolistenpreises anzusetzen.
• Eine Familienheimfahrt pro Woche ist steuerfrei. Zusätzliche Fahrten werden mit 0,002% steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Anstelle der Listenpreismethode kann der geldwerte Vorteil nach der sog. Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Wird für die Ermittlung der Privatnutzung die Fahrtenbuchmethode angewendet, wird bei der Ermittlung der Abschreibung nur ein Viertel der Anschaffungs- und anschaffungsnahen Kosten angesetzt. Die Bewertung der Privatnutzung kann für Zwecke der Umsatzbesteuerung übernommen werden.

Vorgehen in Lexware lohn+gehalt

Wie Sie ein S-Pedelec in Lexware lohn+gehalt anlegen können, sehen Sie in dem Video:

Wählen Sie im Assistenten die Antriebsart/Fahrzeugart 'Elektro-Fahrrad über 25km/h' aus.

Abrechnung Privatnutzung/Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte:

Erfassen Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite 'Dienstfahrzeug' den anzusetzenden Bruttolistenpreis / unverbindliche Preisempfehlung des S-Pedelecs.​

Hinweis:

• Ein 'monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters' reduziert den geldwerten Vorteil. 
  Wenn sich der Mitarbeiter an den Kosten des Fahrzeugs beteiligt, dann erfassen Sie den monatlichen Eigenteil.
  Der Nutzungswert für Privatfahrten (1% des Listenpreises) wird dann um den Eigenanteil des Mitarbeiters gemindert.

Abrechnung Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte:

Wenn das Dienstfahrzeug für regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, ist zusätzlich zu der 1%-Regelung der Nutzungswert für diese Fahrten zu berücksichtigen.
Aktivieren Sie den Bereich 'regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte'.​
Die Fahrten zur Wohnung/erste Tätigkeitsstätte können Sie entweder nach einer Monatspauschale oder nach Anzahl der tatsächlichen Nutzungstage abrechnen.

• Monatspauschale: Hierbei werden pauschal 15 Arbeitstage pro Monat unterstellt.
  Berechnung: 0,03% des Bruttolistenpreises x Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
  Erfassen Sie die 'Entfernung in Kilometer (einfache Strecke)' und tragen Sie die 'Arbeitstage im Monat' ein.
  
  Beispiel:
  Auf der Lohnabrechnung wird der geldwerte Vorteil 19,00 EUR (1% Regelung aus 7.600 EUR) in der Lohnart 9111 ausgewiesen.
  Zusätzlich wird der Nutzungswert aus 'Fahrten Wohnung-Tätigkeitsstätte' mit 7,98 EUR (0,03% aus 1.900 EUR x 14 km) in der Lohnart '9112-Dienstwagen (KM)' ausgewiesen.
  Im Nettobereich wird der geldwerte Vorteil in einer Summe abgezogen.
  
  
   
• Besondere Berechnung nach Anzahl der tatsächlichen Nutzungstage (Einzelbewertung-Fahrtenbuchmethode):
  Statt der Monatspauschale können Sie auch die tatsächlichen Nutzungstage für die Berechnung zugrunde legen.
  Berechnung: 0,002% des Bruttolistenpreises x Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte x tatsächlicher Anzahl der Arbeitstage (Nutzungstage).
  
  Wichtig:
  Bei dieser Berechnungsmethode (Einzelbewertung) müssen Sie die besonderen Aufzeichnungspflichten des Arbeitnehmers bzw. Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers beachten.
  Der Arbeitnehmer muss eine schriftliche, datumsgenaue Aufzeichnung (Fahrtenbuch) einreichen. Die tatsächlichen Nutzungstage laut Fahrtenbuch dienen als Grundlage für den Lohnsteuerabzug.
  Das Wahlrecht ist fahrzeugbezogen und kann für das jeweilige Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden. Ein Wechsel zwischen der 0,03% Monatspauschale und der Einzelbewertung mit 0,002% ist während des Jahres nur beim Wechsel des Dienstfahrzeugs zulässig.
  
  Erfassen Sie die 'Arbeitstage im Monat/Jahressumme.'
  
  Beispiel:
  Die Mitarbeiterin fährt 10 Tage im Monat mit dem S-Pedelec zur ersten Tätigkeitsstätte.
  Auf der Lohnabrechnung werden 5,32 EUR (0,002% v. 7.600 EUR Listenpreis *14 km* 10 Arbeitstage) in der Lohnart 9012 ausgewiesen.
   
• 'Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber':
  Wenn Sie die Option 'Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber' wählen, wird die Höhe der Entfernungspauschale mit 15% pauschal versteuert und in der Lohnsteuerbescheinigung Zeile 18 ausgewiesen. Lexware lohn+gehalt begrenzt die Pauschalierung (lt. Einkommensteuergesetz) auf höchstens 0,30 EUR (ab dem Jahr 2026: 0,38 EUR) je Kilometer und Arbeitstag.  Übersteigt der geldwerte Vorteil diesen Betrag, dann wird der übersteigende Teil als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Nutzungswert in die Lohnabrechnung übernommen.

Entgeltumwandlung (Leasing)

Auch ein S-Pedelec kann im Wege der Entgeltumwandlung dem Arbeitnehmer überlassen werden. Erfassen Sie in diesem Fall die Höhe der Entgeltumwandlung. Die Bruttowerte (Steuer-, Sozialversicherungs- und Gesamtbruttowerte) werden entsprechend gekürzt. 

Vom Arbeitnehmer getragene Zusatzkosten abrechnen

Zusatzkosten aus dem Leasingvertrag können entweder vom Arbeitgeber übernommen oder vom Arbeitnehmer getragen werden. Bei den Zusatzkosten kann es sich z. B. um eine Service- oder Wartungspauschale, Versicherungsprämien etc. handeln.
Wenn die Kosten auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden, ist ein Nettoabzug in der Abrechnung vorzunehmen. Legen Sie hierzu eine Nettoabzugslohnart an.

Beispiel: Neben der Leasingrate wird vom Leasinggeber eine monatliche Servicepauschale von 9,00 EUR erhoben.

1. Rufen Sie das Menü 'Verwaltung-Lohnarten' auf.
2. Markieren Sie im Bereich 'Netto Be- und Abzüge' die Lohnart '6002 Abzug Berufskleidung'
   Hinweis: Diese Lohnart dient als Kopiervorlage. Beim Monatswechsel bleibt der Nettoabzug erhalten. Die Kontierung wird von der Lohnart 'Abzug Berufskleidung' übernommen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neue Lohnart'.
4. Aktivieren Sie die Option 'Kopie von Firma'.
5. Benennen Sie die neu angelegte Lohnart. In unserem Beispiel heißt die Lohnart 'Servicepauschale'.
   
6. Klicken Sie auf 'Weiter >' und speichern Sie Ihre Angaben.
7. Wechseln Sie in die Abrechnung und erfassen Sie auf der Seite 'Netto Be- und Abzüge' in der neu angelegten Lohnart die vom Arbeitnehmer getragenen Zusatzkosten.