E-Mail-Versand via SMTP in Lexware einrichten

Hintergrund

Der SMTP-Versand ist der empfohlene, moderne, sichere und zukunftssichere Standard für den E-Mail-Versand aus Lexware heraus. Im Gegensatz zum Versand über ein externes E-Mail-Programm kommuniziert Lexware beim SMTP-Versand direkt mit dem Mailserver – unabhängig davon, ob ein E-Mail-Client geöffnet oder überhaupt installiert ist und ist daher viel weniger fehleranfällig.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Stabilität: Weniger fehleranfällig, da kein externes E-Mail-Programm benötigt wird
• Sicherheit: Verschlüsselte Übertragung via TLS/SSL
• Unabhängigkeit: Funktioniert ohne geöffneten E-Mail-Client
• Zukunftssicherheit: Kompatibel mit modernen Sicherheitsrichtlinien

Wir empfehlen daher, den SMTP-Versand in Lexware zu konfigurieren und zu nutzen.

Voraussetzungen für den SMTP-Versand

Stellen Sie sicher, dass für Ihren E-Mail-Account folgende Punkte erfüllt sind:

• Ihr E-Mail-Provider erlaubt den Zugriff per SMTP.
• Die Option POP/IMAP erlauben ist bei Ihrem Provider (z. B. GMX, Web.de,...) aktiviert.
• Bitte prüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Providern, ob ein sogenanntes App-Passwort erforderlich, das Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Providers (z. B. T-Online, AOL) generieren.
  • Beispiel-WEB.DE:
    • POP3 und IMAP Zugriff erlauben: Klicken Sie auf Einstellungen - E-Mail - POP3/IMAP Abruf - WEB.DE Mail über POP3 & IMAP. Setzen Sie den Haken bei POP3 und IMAP Zugriff erlauben und klicken Sie auf Speichern.
    • Anwendungsspezifische Passwörter: 
      • Der SMTP-Versand mit einer WEB.DE-E-Mail-Adresse funktioniert nur mit einem anwendungsspezifischen Passwort.
      • Dieses richten Sie unter Einstellungen - Sicherheit - Passwort/Konto - Login & Sicherheit - Anwendungsspezifische Passwörter ein.
      • Bitte hinterlegen Sie in Ihrer Software folgende Einstellungen:
        • Server: smtp.web.de
        • Port: 465
        • Verschlüsselung: SSL
        • Benutzername: Ihre vollständige web.de-E-Mail-Adresse
        • Passwort: Ihr selbst erstelltes Anwendungspasswort (App-Passwort) – bitte ohne Leerzeichen eintragen
          Hinweis: Sobald Sie die Einstellungen übernommen haben, empfehlen wir, über die Schaltfläche 'Testmail senden' zu prüfen, ob der Versand erfolgreich ist.
  • Beispiel-T-Online: Anleitung - Passwort für E-Mail-Programme.
  • Beispiel-AOL: Anleitung - AOL-Kontoseite Sicherheit
  • Beispiel-GMX: Anleitung: GMX
  • Yahoo

Unterstützte Anbieter:

E-Mail-Adressen von den folgenden Providern können im Lexware-Programm hinterlegt werden:

• Web.de, GMX, T-Online, Freenet, AOL, Yahoo, ...
• Microsoft (Outlook, Office365) E-Mail-Adressen
• Mail-Hoster: Ionos, Strato, ...

Nicht unterstützte Anbieter:
Google-Mail-Adressen (@gmail.com, @googlemail.com) können nicht für den SMTP-Versand genutzt werden.

Wichtige Hinweise zur Nutzung

• OAuth2: Aktivieren Sie diese Option nur bei Microsoft-E-Mail-Adressen. Für andere Anbieter (z. B. GMX, Web.de, ...) darf OAuth2 nicht aktiviert sein.
• Für Mail-Hoster mit Domänen-E-Mail-Adressen gilt: Hier müssen Sie die Serverdaten (SMTP-Server, Port, Verschlüsselung) manuell hinterlegen. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Provider. 

Vorgehen

1. Klicken Sie auf EXTRAS – OPTIONEN – E-Mailversand.
2. Klicken Sie auf SMTP.  
     
3. Klicken Sie auf SMTP verwalten.
   
4. Hinterlegen Sie für den BCC-E-Mail-Versand Ihre E-Mail-Adresse.
   Wichtig: E-Mails, die über SMTP versendet werden, erscheinen nicht automatisch im Gesendet-Ordner Ihres E-Mail-Programms. Hinterlegen Sie daher Ihre eigene E-Mail-Adresse im Feld Bcc – E-Mail. Dadurch schicken Sie sich selbst eine Kopie jeder gesendeten E-Mail und können diese bei Bedarf manuell in den Ordner Gesendete Elemente verschieben.
    
5. Klicken Sie auf SMTP-Konten verwalten.
   
6. Es öffnet sich die Übersicht E-Mail-Konten.
   
   1. Die bereits hinterlegte E-Mail-Adresse finden Sie unter (1).
   2. Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen möchten, klicken Sie unter (2) auf das + Zeichen.
   3. Wenn Sie eine bestehende E-Mail-Adresse löschen möchten, dann markieren Sie eine unter (1) hinterlegte E-Mail und klicken Sie unter (2) auf das - Zeichen.
7. Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen möchten klicken Sie unter (2) auf das + Zeichen.
   
8. Wählen Sie nun die Versandart aus. Klicken Sie hierzu auf Bitte wählen.
   
   Als Auswahl erhalten Sie hier nun SMTP oder OAuth2.
   1. Wählen Sie SMTP, wenn Sie kein Microsoft-Konto hinterlegen möchten.
   2. Wählen Sie OAuth2, wenn Sie ein Microsoft-Konto hier hinterlegen möchten.  
9. Versandart SMTP:
   
   1. Wählen Sie unter Versandart SMTP.
   2. Hinterlegen Sie Ihren Namen, E-Mail-Adresse und Passwort.
   3. Der Inhalt unter Benutzername und E-Mail-Provider wird automatisch, nach Eingabe der E-Mail-Adresse hinterlegt.
   4. Klicken Sie unter (3) auf SMTP-Konfiguration abrufen.
      
   5. Bei den bekannten Providern wie Web.de, Gmx.de, Freenet.de, T-Online.de,... wird der Server, der Port und die Verschlüsselungsmethode automatisch hinterlegt.
      
   6. Im nächsten Schritt hinterlegen Sie, ob Sie diese E-Mail als Standard verwenden möchten.
   7. Zum Schluss klicken Sie auf Testmail senden.
   8. Klicken Sie nach der Erfolgsmeldung Die Testmail wurde erfolgreich versendet auf OK.
   9. Klicken Sie auf Übernehmen, um die E-Mail-Einrichtung abzuschließen.
10. Versandart: OAuth2 bei Microsoft-Konten:
    1. Wählen Sie unter Versandart OAuth2.
    2. Hinterlegen Sie nun Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und den Benutzernamen.
    3. Hinterlegen Sie ggf. den Haken bei Als Standard verwenden.
    4. Klicken Sie auf Testmail senden.
    5. Hinterlegen Sie nun die Microsoft-Konto-Daten in der separaten Abfrage.
    6. Klicken Sie zum Abschluss auf Übernehmen.