Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) mit Lexware buchhaltung pro/premium

Hintergrund

Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, prüfungsrelevante Daten aus der Finanzbuchführung elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) zu übermitteln. Für die Jahre 2025 und 2026 können Sie sich auf Antrag von der elektronischen Abgabe befreien lassen. Der Antrag ist formlos und wird direkt an die DRV gestellt. 
Mit unserem neuen euBP-Assistenten in Lexware buchhaltung pro/premium unterstützen wir ab dem Jahr 2026 erstmals die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP). Mit dem Assistenten übermitteln Sie Ihre prüfungsrelevanten Finanzbuchhaltungsdaten sicher und automatisch an die DRV. Dadurch entfällt die manuelle Bereitstellung von Unterlagen und die Daten werden sicher und standardisiert übertragen.

Mehr zum Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) unter Elektronische Betriebsprüfung | Lexware
 
Den euBP-Assistenten finden Sie unter 'Extras - Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) - Daten senden'
 
Für die Nutzung des euBP-Assistenten ist eine Registrierung für das Lexware meldecenter über das Lexware Service Center verpflichtend durchzuführen. Informationen zur Aktivierung des Lexware meldecenter finden Sie in unserer FAQ Lexware meldecenter in Lexware buchhaltung aktivieren und nutzen

Der Assistent unterstützt:
 

• Betriebsprüfung: Wählen Sie Betriebsprüfung aus, wenn Ihnen eine Prüfungsankündigung der DRV vorliegt. Ab dem Prüfungszeitraum 2022 kann eine vollständige Übermittlung der Daten erfolgen.
   
• Systemwechsel (ab 2027 verfügbar): Wählen Sie Systemwechsel aus, wenn Sie Ihre Buchhaltung künftig dauerhaft über einen anderen Software-Anbieter führen möchten. Die Meldung eines Systemwechsels an die DRV ist ab der Jahresversion 2027 möglich.
   
• Dienstleisterwechsel (ab 2027 verfügbar): Wählen Sie Dienstleisterwechsel aus, wenn Sie Ihre Buchhaltung künftig dauerhaft über eine andere abrechnende Stelle (z. B. Wechsel zu einem Steuerberater oder einem Dienstleistungsbüro) führen möchten. Ein Anbieterwechsel ist ab der Jahresversion 2027 möglich.
   
• Storno: Wählen Sie Storno aus, wenn Sie bereits Daten an die DRV übermittelt haben. Eine Stornierung ist nur möglich, solange die Daten durch die DRV noch nicht weiterverarbeitet wurden. Den letzten Status bei der DRV erfahren Sie unter dem Button 'DRV-Status'.
   
• DRV-Status: Wählen Sie DRV-Status, um den aktuellen Status Ihrer Betriebsprüfung abzufragen. Der DRV-Status zeigt immer den Status Ihrer letzten Übermittlung an.

1. Betriebsprüfung

Wählen Sie 'Betriebsprüfung' aus, wenn Ihnen eine Prüfungsankündigung der DRV vorliegt.

Angaben zur Betriebsprüfung

1. Wählen Sie die Jahre des 'Prüfungszeitraums' lt. Prüfungsankündigung aus. Der Prüfungszeitraum wird immer automatisch mit den letzten vier Jahren vor dem aktuellen Jahr vorbelegt. 
2. Erfassen Sie im Feld 'Unternehmen' die 8-stellige Betriebsnummer Ihres Unternehmens. Diese finden Sie auch auf der DRV-Prüfungsankündigung. Die Betriebsnummer wird auf formelle Richtigkeit geprüft.  
3. Erfassen Sie in dem Feld 'Abrechnungsstelle' die Betriebsnummer der Lohnabrechnungsstelle. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen selbst erstellen, brauchen Sie keine Betriebsnummer erfassen. Wenn die Lohnabrechnungen durch einen Steuerberater oder Dienstleister erstellt werden, erfassen Sie dessen Betriebsnummer. 
4. Erfassen Sie im Feld 'Aktenzeichen' das Aktenzeichen aus Ihrer DRV-Prüfungsankündigung – sofern vorhanden. Sie können auch ein eigenes internes Aktenzeichen vergeben. 
5. Stellen Sie sicher, dass für die Jahre des Übermittlungszeitraums keine Buchungen im Stapel vorhanden sind. Sofern nicht alle Stapel verarbeitet sind, erscheint die folgende Meldung:
   
6. Die nicht verarbeiteten Stapel übertragen Sie über die Funktion 'Stapel verarbeiten' in das Journal. 

Konten 

Diese Ansicht bietet Ihnen einen Überblick der Konten, die für die Übermittlung an die DRV bereitgestellt werden. Die angezeigten Konten sind durch die DRV vorgegeben und können nicht geändert werden. Über die Suchfunktion können Sie nach einzelnen vorhandenen Konten suchen. Es handelt sich dabei um vorgegebene prüfungsrelevante Konten der DRV.

Wenn Sie neue Konten anlegen, die prüfungsrelevant sind, weil sie sich in der gleichen Kontoklasse befinden, wie die bereits vorhandenen prüfungsrelevanten Konten, empfehlen wir Ihnen, die gleichen Kontenkategorien zu hinterlegen.

Öffnen Sie den 'Kontenplan'. Wählen Sie das neu angelegte Konto aus. Wechseln Sie auf die Seite 'Allgemein' und wählen Sie die passende Kategorie aus.

Die folgenden Konten-Kategorien von Lexware buchhaltung werden für euBP unterstützt:

• Finanzkonten
• Betriebsausgaben
• Verbindlichkeiten
• Geleistete Anzahlungen
• Privat
• Darlehen
• Rückstellungen
• Interimskonten
• Kreditoren

 
Über die Seite 'Konten' im euBP-Assistenten können Sie prüfen, ob Ihr Konto für die prüfungsrelevanten Daten vorhanden ist.

Vorschau 

In der Vorschau finden Sie einen Überblick über die bereitgestellten Daten:

• Der Prüfungszeitraum lt. Prüfungsankündigung der DRV. 
• Der Übermittlungszeitraum wird durch die Anwendung vorgegeben und kann nicht verändert werden. Gemäß den gesetzlichen Verjährungsfristen und den DRV-Vorgaben wird automatisch auch das Jahr vor dem eigentlichen Prüfungszeitraum mit übermittelt. Dies kann nicht geändert werden. 
• Die Betriebsnummer des Unternehmens.
• Die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle. Diese wird automatisch mit der Betriebsnummer des Unternehmens vorbelegt, sofern bei den Angaben zur Betriebsprüfung keine gesonderte Nummer erfasst wird. 
• Ein evtl. vorhandenes Aktenzeichen.

 
Im Bereich 'Daten' werden alle Konten mit Buchungen sowie Konten mit einem rechnerischen Saldo von 0 für den gesamten Übermittlungszeitraum angezeigt.

 
  
Wir empfehlen Ihnen, über den Button 'Nach CSV exportieren' eine Sicherung der zu übermittelnden Daten auf Ihrem Computer abzulegen. Der Export kann Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt für den Abgleich der übermittelten Daten oder bei Supportfällen hilfreich sein.

Rückmeldung

Die Finanzbuchführungsdaten für die euBP werden an das Lexware meldecenter übermittelt. Den aktuellen Bearbeitungsstand durch die DRV können Sie jederzeit im euBP-Assistenten über den Button 'DRV-Status' abrufen. Die Rückmeldung der DRV kann etwas Zeit (in manchen Fällen auch mehrere Wochen) in Anspruch nehmen. 
 
Bis die Prüfungsdaten an den prüfenden Rentenversicherungsträger weitergeleitet werden, ist es möglich die Daten zu stornieren. Eine erneute Übermittlung an die DRV ist nur nach einer vorherigen Stornierung möglich – es sei denn, die Daten wurden bereits durch die DRV gelöscht.
 
In vereinzelten Fällen kann es auch zu einem Fehler bei der Übermittlung kommen.

  
Prüfen Sie in diesem Fall, ob eine Internetverbindung besteht oder ein VPN-Client die Verbindung nicht zulässt und Sie beim Lexware meldecenter richtig angemeldet sind.

2. Storno

Über den Button 'Storno' können Sie Ihre letzte Sendung an die DRV stornieren. Eine Stornierung ist nur möglich, solange Ihre Daten noch nicht durch die DRV weiterverarbeitet werden.

Vor der Stornierung werden Ihnen die allgemeinen Daten der letzten Übermittlung an die DRV - ohne Konten und Buchungen - angezeigt. Die Angaben können nicht verändert werden.

3. DRV-Status

Wählen Sie 'DRV-Status' aus, um den Status Ihrer letzten Übermittlung an die DRV abzufragen.

Es wird immer nur der Status der letzten Übermittlung angezeigt.

  
 
Überblick der Statuscodes

Weitere wichtige Links zur euBP

Lexware meldecenter: Ablauf der Identifizierung (Authentifizierung) für meldende Benutzer

Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung
 
Deutsche Rentenversicherung: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
 
Lexware: Elektronische Betriebsprüfung