Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: So klappt’s

Einen der ersten Schritte in die Selbstständigkeit markiert der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Was unter dem steuerlichen Erfassungsbogen zu verstehen ist, wozu man den Fragebogen braucht und worauf du achten musst, erklären wir dir im Folgenden.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

 |  Zuletzt aktualisiert am:18.07.2023

Wer muss einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Die Antwort auf die Frage, wer einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben muss, ist recht einfach: Alle Personen, die ein Unternehmen neu gründen und beim Gewerbeamt anmelden oder sich als Freiberufler selbstständig machen, müssen den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen. Denn das Finanzamt braucht den ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, um die Steuerlast abzuschätzen.

Diese Pflicht besteht für alle Gründer und Start-ups unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens. Einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen entsprechend folgende Unternehmer, die eine Gründung planen, ausfüllen:

  • Einzelunternehmen: Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Kaufmann oder Kauffrau e. K.
  • Personengesellschaften: GbR, OHG, KG
  • Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG

Denn ohne den steuerlichen Erfassungsbogen gibt es keine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – und diese gehört zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Bis wann du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgegeben haben solltest bzw. die Übermittlung an das Finanzamt erfolgen muss, ist damit klar: Idealerweise schon bevor du deine erste Rechnung stellst. Dasselbe geht aus einer Vorschrift hervor: Laut Paragrafen § 138 der Abgabenordnung (AO) musst du dich innerhalb von vier Wochen beim Finanzamt melden, nachdem du dein Unternehmen beim Gewerbeamt angemeldet hast.

Wozu dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragst du für deine Gründung nicht nur eine Steuernummer, du triffst in den Angaben auf dem Fragebogen auch weitere Entscheidungen, die für dein Unternehmen wichtig sind:

  • Kleinunternehmerregelung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibst du an, ob du als Kleinunternehmer behandelt werden möchtest. Tust du das, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
  • Steuervorauszahlungen: Auch die Höhe der Steuervorauszahlungen an das Finanzamt werden anhand des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung festgelegt. Da es dabei teilweise um viel Geld geht, solltest du diesen Schritt nicht unterschätzen.
  • Soll- oder Ist-Versteuerung: Möchtest du nicht gemäß der Kleinunternehmer-Definition steuerlich behandelt werden, musst du die Umsatzsteuer, die du einnimmst, an das Finanzamt abführen. Dabei kannst du zwischen Soll- und Ist-Versteuerung unterscheiden – was ebenfalls einen Einfluss auf die Finanzen in deinem Unternehmen hat.

Wie erhalte ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Wenn du ein Gewerbe anmeldest oder dein Unternehmen im Handelsregister eintragen lässt, schickt dir das Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Anders bei Freiberuflern: Wenn du zur Berufsgruppe der Freiberufler gehörst, bist du selbst dafür verantwortlich, dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu besorgen. Denn in diesem Fall gibt es weder eine Gewerbeanmeldung noch einen Eintrag ins Handelsregister.
Bist du Freiberufler bzw. Gründer kannst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung folgendermaßen erhalten:

  • Ruf beim Finanzamt an und bitte darum, dir den steuerlichen Erfassungsbogen zuzuschicken.
  • Auf der Seite des Bundesministeriums der Finanzen gibt es die entsprechenden Formulare ebenfalls. Der Vorteil: Du kannst dir den steuerlichen Erfassungsbogen direkt downloaden oder online ausfüllen.
  • Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du auch direkt über das Online-Finanzamt ELSTER online ausfüllen.

Wo bekomme ich Hilfe beim Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens?

Falls du Probleme haben solltest, den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen, kannst du dich direkt an das Finanzamt wenden. Bei kleineren Problemen und Rückfragen helfen die Mitarbeitenden der Behörde sicherlich gerne weiter.
Solltest du jedoch tiefergehende Fragen haben, die über allgemeine Tipps und Tricks zum Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung hinausgehen, solltest du dich vermutlich eher bei einem Steuerberater informieren. Ein von dir beauftragter Steuerberater vertritt eben deine Interessen – das muss bei Mitarbeitenden der Finanzbehörde nicht zwingend der Fall sein. Auf der anderen Seite musst du den Steuerberater für seine Leistungen aber bezahlen. Das kann unter Umständen ins Geld gehen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung selbst ausfüllen und an das Finanzamt senden

Im Gesetz oder anderen Vorschriften ist nicht festgehalten, dass du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht selbst ausfüllen darfst. Es spricht also nichts dagegen, es selbst zu versuchen. Andererseits kann sich die Beratung durch einen Experten wie einen Steuerberater auszahlen. Denn im steuerlichen Erfassungsbogen machst du Angaben, die sich unter anderem auf die Höhe deiner Steuervorauszahlung auswirken. Unter Umständen können dich falsche oder zu gering bzw. zu hoch eingeschätzte Steuervorauszahlungen in Schwierigkeiten bringen. Denn – wir erinnern uns – die Festsetzung des Finanzamts orientiert sich an den Angaben, die du bei der steuerlichen Erfassung machst.

Das gibt es beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung zu beachten

Zunächst einmal ist darauf zu achten, dass du den richtigen Fragebogen ausfüllst. Denn je nach Rechtsform musst du unterschiedliche Fragebögen zur steuerlichen Erfassung wählen. Es gibt dabei folgende Varianten:

  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Kaufmann e. K.)
  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Personengesellschaft (GbR, KG, GmbH, GmbH &Co. KG, OHG, Grundstücks- oder Erbengemeinschaft)
  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einer Kapitalgesellschaft (UG, AG, SE, Genossenschaft…)

Diese sind unterschiedlich umfangreich.
 

Diese Angaben musst du auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mache

Wenn du dir nicht sicher bist, wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen kannst und welche Angaben du machen musst bzw. welche zur Registrierung nötig sind, findest du im Netz zahlreiche Muster oder PDF, an denen du dich orientieren kannst. Mit unserer kleinen Ausfüllhilfe wollen wir dir eine Anleitung an die Hand geben, die anschaulich erläutert, worauf du achten solltest, um den Fragebogen als Einzelunternehmer richtig auszufüllen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 1: Allgemeine Angaben

In diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Anmeldung gehören allgemeine Angaben zu dir und zu deinem Unternehmen. Ganz wichtig dabei: Die Bankverbindung. Im Fragebogen hast du die Option, zwischen „Personenerstattungen“ und „Betriebserstattungen“ zu unterscheiden (Punkt 1.5 Bankverbindung(en). Das solltest du tun, denn dadurch kannst du Betriebserstattungen direkt auf dein Geschäftskonto verbuchen lassen – das ist übersichtlicher.

Tipp

SEPA-Lastschrift

Melde dich am besten jetzt schon für das SEPA-Lastschriftverfahren an (Zeile 36). Denn hat das Finanzamt eine Einzugsermächtigung, kannst du keine Steuervorauszahlung verpassen.

Übrigens: Das Feld „Steuernummer“ lässt du zunächst noch frei. Denn die bekommst du erst im nächsten Schritt vom Finanzamt.

Ausfüllhilfe Abschnitt 2: Angaben zur Tätigkeit

In diesen Zeilen des Erfassungsbogens geht es um deine Gründung bzw. um das neu gegründete Unternehmen. Wenn du Freiberufler bist und aus dem Homeoffice arbeitest, brauchst du zu dem Punkt "unternehmerische Betriebsstätten“ keine Angaben machen. Denn der stimmt mit deiner Privatadresse überein.

Den Beginn deiner selbstständigen Tätigkeit musst du ebenfalls in diesem Abschnitt eintragen.

Als Freiberufler wirst du zum Punkt „2.4. Handelsregistereintragung“ keine Angaben machen müssen, denn eine Eintragung brauchst du nicht. Vollziehst du die Neugründung des Unternehmens dagegen als Kaufmann , musst du diesen Punkt beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 3: Vorauszahlungen festsetzen

Die Angaben in dem nun folgenden Abschnitt im Fragebogen sind nicht mehr ganz so einfach auszufüllen wie die beiden vorausgegangenen. Denn in diesen Zeilen geht es hauptsächlich darum, deine Einnahmen und Gewinne und damit auch deine Umsätze im ersten sowie im Folgejahr realistisch abzuschätzen. Aufgrund deiner Schätzung wird das Finanzamt nämlich die Höhe der Vorauszahlungen festlegen.

Und das kann beachtliche Auswirkungen auf deine Liquidität haben:

  • Setzt du deine Schätzung zu gering ein, fallen deine Vorauszahlungen niedriger aus. Das bedeutet, dass du am Ende des Jahres mit einer saftigen Nachzahlung rechnen musst.
  • Liegst du mit deiner Schätzung dagegen weit über deinen tatsächlichen Einkünften, kann auch das zu finanziellen Problemen führen. Dann ist die Vorauszahlung unter Umständen nämlich höher, als du es finanziell stemmen kannst.

Ausfüllhilfe Abschnitt 4: Angaben zur Gewinnermittlung

Dieser Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist zwar recht kurz, sollte deshalb aber nicht leichtfertig beantwortet werden. Diese Zeilen befassen sich mit den Angaben zur Art der Gewinnermittlung – und auch die kann weitreichende Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit haben.
Für Freiberufler bietet sich dabei in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an. Denn diese Form der Gewinnermittlung ist schneller und einfacher durchzuführen als die Bilanzierung. Firmierst du jedoch als Kaufmann nach HGB, musst du bilanzieren.
 

Ausfüllhilfe Abschnitt 5: Freistellung vom Steuerabzug

Auch dieser Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist recht kurz und gilt darüber hinaus nur für eine kleine Gruppe unter den Selbstständigen: Nämlich denen im Baugewerbe. Diese können unter diesem Punkt beantragen, sich von Steuerabzügen freistellen zu lassen.

Ausfüllhilfe Abschnitt 6: Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Dieser Abschnitt des steuerlichen Erfassungsbogens betrifft dich nur dann, wenn du Mitarbeitende beschäftigst. In diesem Fall kannst du dich in diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für den passenden Anmeldezeitraum für die voraussichtlich zu zahlende Lohnsteuer entscheiden.

Ausfüllhilfe Abschnitt 7: Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer

Bei diesem Punkt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung hast du die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung für dein Unternehmen zu beantragen. Das kannst du tun, wenn du im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 22.000 Euro erwirtschaftet hast und im laufenden Kalenderjahr vermutlich weniger als 50.000 Euro einnehmen wirst.

Solltest du dagegen Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, kannst du dich in diesem Abschnitt des Fragebogens außerdem zwischen Soll- und Ist-Versteuerung entscheiden. Wenn du gerade dabei bist, lohnt es sich außerdem, sich über die verschiedenen Steuersätze zu informieren. Diese liegen entweder bei 19 oder 7 Prozent.

Wenn du Geschäftskontakte im Ausland hast, solltest du ebenfalls daran denken, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Denn diese brauchst du, wenn du Rechnungen ins Ausland stellst. Da die Beantragung der Umsatzsteuer-ID weder Nachteile hat, noch etwas kostet, kannst du in dieser Zeile ein Häkchen setzen, wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst. Denn so hast du die Nummer zur Hand, falls du in Zukunft ins Ausland expandierst.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt: Und dann?

Wenn du alle Angaben ausgefüllt und auch an die Anlagen gedacht hast, die du vielleicht noch brauchst, kannst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt abgeben.

Die Übermittlung kannst du persönlich, per Post oder per E-Mail machen. Dann heißt es Geduld haben, denn bis du deine Steuernummer bekommst, können einige Wochen vergehen. Danach kann es aber mit der Gründung und deiner Selbstständigkeit sofort losgehen und du kannst deine Rechnungen mit allen Pflichtangaben versehen.

Lexware Newsletter

Möchten Sie zukünftig wichtige News zu Gesetzes­änderungen, hilfreiche Praxis-Tipps und kostenlose Tools für Unternehmen erhalten? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.