Digitale Personalakte einführen mit Betriebsrat

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat immer dann ein Mitbestimmungsrecht, wenn durch technische Einrichtungen die Leistung oder das Verhalten von Mitarbeitenden überwacht werden kann. Noch ist nicht höchstrichterlich geklärt, ob das auch für die digitale Personalakte gilt. Je nach verwendeter Software kann es durchaus möglich sein, dass der zuvor genannte Paragraf greift. Darum ist es sinnvoll, den Betriebsrat bei der Einführung der elektronischen Personalakte einzubinden.

Nein, von sich aus nicht. Zur Einsicht des Betriebsrats in die Personalakte kursiert viel Halbwissen, deshalb der genaue Blick in § 83 Absatz 1 BetrVG.

• Deine Beschäftigten dürfen jederzeit in ihre eigene Akte schauen.
• Sie dürfen ein Mitglied des Betriebsrats mitnehmen. Den Anstoß gibt der Beschäftigte, nicht der Betriebsrat.
• Dieses Mitglied muss Stillschweigen bewahren. Es darf niemandem erzählen, was in der Akte steht.

Ohne Einverständnis des Beschäftigten bekommt der Betriebsrat die Akte also nicht zu sehen. Das gilt für Papierakten und digitale Akten gleichermaßen, und zwar bei jeder Einsichtnahme. Bei einer digitalen Personalakte erfüllst du das Einsichtsrecht am einfachsten mit einem Lesezugriff im System.

Bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten greift die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Relevant sind vor allem § 26 Absatz 1 BDSG sowie Artikel 6 der DSGVO.
Was für besonders geschützte Daten gilt, steht im Beitrag zum Datenschutz bei der digitalen Personalakte.

Die Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte ist das Ergebnis, das ihr aushandelt. Sie hat zwei Aufgaben: Sie setzt die Mitbestimmung um und schafft die Grundlage für den Datenschutz.

Das gehört hinein:

• Zweck und Geltungsbereich: für welche Beschäftigten, welche Standorte und welches System die Regeln gelten
• Inhalte der Akte: eine feste Liste, welche Dokumente hineindürfen und welche nicht
• Berechtigungen: wer welche Dokumente sehen darf, geregelt über Rollen, statt über freigegebene Ordner
• Protokolle: welche Zugriffe das System speichert und wer diese Protokolle ansieht
• Verbot der Leistungskontrolle: schriftlich, samt der Zusage, solche Daten nicht gegen Beschäftigte zu verwenden
• Einsichtsrecht: wie Beschäftigte an ihre Akte kommen und wie sie den Betriebsrat dazuholen
• Löschkonzept: Fristen und Zuständigkeit, siehe unten
• Externer Anbieter: wer die Daten für dich speichert und wo die Server stehen
• Schulungen: wen du schulst und wie oft
• Laufzeit: was passiert, wenn du das System wechselst oder ein Update kommt

1. Betriebsrat früh informieren. Der Betriebsrat erfährt von der digitalen Personalakte, bevor du dich für eine Software entscheidest.
2. Anforderungen gemeinsam festlegen. Rollen, Protokolle und Löschfristen gehören in die Kriterien für die Auswahl.
3. Anbieter gemeinsam ansehen. Der Betriebsrat sitzt bei den Präsentationen mit dabei.
4. Betriebsvereinbarung verhandeln. Parallel zur Einführung, nicht erst danach.
5. Datenschutz dokumentieren. Dazu gehören ein Verzeichnis aller Verarbeitungen, der Vertrag mit dem Anbieter und je nach Fall eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
6. Schulen und starten. Erst Berechtigungen einrichten, dann alte Akten übernehmen, dann freischalten. Wie die technische Umstellung abläuft, steht im Beitrag zur digitalen Personalakte.

Noch ist nicht abschließend geklärt, ob der Betriebsrat bei der Einführung der digitalen Personalakte ein Mitbestimmungsrecht hat. Je nach genutzter Software ist es aber möglich, dass § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift. Darum ist es sinnvoll, den Betriebsrat bereits von Anfang an mit einzubeziehen. So bist du auf der sicheren Seite und dem Umstieg auf die elektronische Personalakte steht nichts mehr im Weg.